Порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов в бухгалтерском учете

1. Порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов в бухгалтерском учете.

Значение инвентаризации для реального достоверного отражения данных об имуществе и обязательствах предприятий.

Виды инвентаризации.

Статья 12 ФЗ №129 «Инвентаризация имущества и обязательств» =

= Положение по ведению бухучета и бух. отчетности в РФ» № 34н от 29.07.1998 г.

п.1 = п.26. Для обеспечения достоверности данных БУ и БО организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

 Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

п.2 = п.27. Проведение инвентаризации обязательно:

-  при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

Рекомендуемые материалы

-  перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков);

-  при смене материально ответственных лиц;

-  при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

-  в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

-  при реорганизации или ликвидации организации;

-  в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

п.28. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными БУ отражаются на счетах БУ в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты (у коммерческой организации) или увеличение доходов (у некоммерческой организации);

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты (у коммерческой организации) или увеличение расходов (у некоммерческой организации).

Значение инвентаризации − для реального достоверного отражения данных об имуществе и обязательствах предприятий.

Инвентаризация − это проверка, в ходе которой выявляют соответствие фактического наличия имущества и обязательств данным БУ, отраженным на счетах.

Она является спосо­бом уточнения показателей учета и последующего контроля за сохран­ностью имущества организации.

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление факти­ческого наличия имущества;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• проверка полноты отра­жения в БУ обязательств.

• выявление ценностей, частично потерявших свое качество.

• проверка соблюдения правил и условий хранения ТМЦ, денежных средств, а также содержания и эксплуатации оборудования.

Виды инвентаризации

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обяза­тельств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды иму­щества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например только денежные средства, ма­териалы и т.п.

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в за­ранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответ­ственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, след­ственных и контрольных органов.

Сроки проведения инвентаризации

В зависимости от вида и характера имущества периодичность проведения инвентаризации следующая:

ОС − 1 раз в 3 года, библиотечные фонды − 1 раз в 5 лет.

Капитальные вложения (сч. 08) − 1 раз в год.

1 раз в год, не ранее 1 октября − НЗП, готовая продукция (на складе), сырье и материалы.

Денежные средства (касса) − 1 раз в 2 месяца (6 раз в год).

Расчеты по платежам в бюджет − 1 раз в квартал (4 раза в год).

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами − не менее 2-х раз в год.

Расчеты с банками − по мере поступления выписок, а по переданным в банк расчетным документам − на 1-ое число каждого месяца.

По остальным ценностям и расчетам предприятия самостоятельно разрабатывают графики проведения инвентаризации.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия

Инвентаризацию проводят в соответствии с ФЗ №129 «О БУ», «Положением по ведению БУ и БО в РФ» № 34н от 29.07.1998 г. и «Методическими по инвентаризации указаниями имущества и финансовых обязательств» (утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49)

Для проведения инвентаризации в организации создастся посто­янно действующая инвентаризационная комиссия в составе: руководитель (заместитель), работники бухгалтерии, другие специалисты − экономисты, инженеры, технологи и т.д.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении ин­в-ции служит основанием для признания результатов инв-ции недействительными.

При большом объеме работ для одновременного проведения ин­в-ции имущества и финансовых обязательств создаются ра­бочие инв-нные комиссии.

До начала инв-ции оформляют приказ руководителя, в котором указывают сроки ее проведения, состав инв-нной комиссии, назначается ее председатель. Перед началом инвентаризации его вручают председателю комиссии.

Также до начала проверки инв-нной комиссии необходимо получить от МОЛ последние на момент инв-ции приходные и расходные документы.

МОЛица должны дать Расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей.

РАСПИСКА

«К началу проведения инв-ции все приходные и расходные документы на ТМЦ сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход»

МОЛица:

Кладовщик      (подпись)       Лукьянов С.А.

Зав. хоз.           (подпись)        Амиров Р.В.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены МОЛиц принявший имущество расписыва­ется в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

При внезапных инв-ях документы к проверке готовят непосредственно после прихода комиссии.

Если складских помещений несколько, то их опечатывают или опломбируют.

Если инв-ция имущества проводится в течение несколь­ких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инв-нной комиссии должны быть опечатаны. Во вре­мя перерывов в работе инв-нных комиссий (на обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хра­ниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводит­ся инв-ция.

Материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешива­ют ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей.

Председатель инв-нной комиссии визирует все приход­ные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на «...» (дата)», что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инв-ции по учетным данным.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечива­ющие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Порядок проведения инвентаризации

Сам процесс инв-ции выглядит весьма просто: один (или несколько) членов комиссии считают и взвешивают, а другой составляет инв-нную опись, МОЛ просто присутствует.

Инвентаризации подлежат всё имущество организации независи­мо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инв-ции подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числя­щиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хране­нии, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, неучтенное по каким-либо причинам.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаков­ке поставщика (например пачки книг в книжном магазине), количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на вы­борку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) нава­лочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов (п2.7 «Методических указаний...» №49).

Инв-ция имущества производится по его местонахождению и каждому МОЛицу.

Фактическое наличие имущества при инв-ции определяют путем подсчета, взвешивания, обмера − при обязательном присутствии МОЛ.

Результаты подсчета, обмера и взве­шивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентари­зации (форма № ИНВ-4, 6, 8 и т.д.) не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии и МОЛица.

Описи составляют по формам, содержащихся в «Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету результатов инв-ции» (утв. Постанволением Госкомстата России от 18.08.98 №88). Для каждого вида имущества предусмотрена отдельная форма инв-онной описи: для ОС это № ИНВ-1; для НМА − № ИНВ-1а; для ТМЦ − № ИНВ-3; для наличных денежных средств −№ ИНВ-15 и т.д.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендо­ванное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

МОЛица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

Инв-онные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники, так и вручную. В последнем случае описи оформляют шариковой ручкой − четко, ясно, без помарок и подчисток.

На каждой странице описи указывают прописью число порядко­вых номеров материальных ценностей и общий итог количества в на­туральных показателях, записанных на данной странице, независи­мо от того, в каких единицах измерения указаны эти ценности (штуках, килограммах, метрах и т.д.).

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инв-онной комиссии и МОЛицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркива­ются и должна быть сделана отметка о проверке цен и таксировки, произведен подсчет итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т п.) заявить об этом председате­лю инв-онной комиссии. Инв-онная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтвержде­ния производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты (о порче ТМЦ по форме ТОРГ-15), в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, ви­новных в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без их записи в инвентари­зационной описи.

В межинвентаризационный период в организациях с большой но­менклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентариза­ции материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

По окончании инвентаризации

По завершении инв-ции члены инв-онной комиссии и МОЛица подписывают инвентаризационные описи, составленные не менее чем в двух экземплярах. Они не должны иметь неоформленных соответствующим образом исправлений. При наличии исправлений их вносят во все экземпляры описей.

Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгал­терию, где их проверяют, затем сравнивают данные о фактическом наличии средств с данными БУ.

Результаты сравнения запи­сывают в сличительные ведомости − для ОС форма № ИНВ-18, для остальных ТМЦ − форма № ИНВ-19. Их составляют только по имуществу, при инв-ции которого были выявлены отклонения от учетных данных − излишки или недостачи.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арен­дованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

В сличительных ведомостях них указывают фактическое на­личие средств по данным инв-ции (количество и сумма), на­личие средств по данным учета и результаты сравнения.

Суммы излишков и недостач ТМЦенностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

По выявленным расхождениям составляют акт, в котором МОЛ дает объяснение обнаруженных результатов − неправильное документальное оформление, обвес; неучтенный товар, не принадлежащий организации. Затем руководитель выносит приказ о наказании.

Инв-онная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инв-ции. Выводы, предло­жения и решения комиссии оформляют протоколом, который представляют на рассмотрение руководителю организации. Он принимает окончательное решение о зачете излишков или недостач. После его утверждения решения руководителя результаты инв-ции отражают в БУ.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Выявленные при инв-ции расхождения между фактичес­ким наличием имущества и данными БУ отражают­ся на счетах БУ в следующем порядке:

а) излишек имущества подлежит немедленному оприходованию на счета БУ по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующую сумму зачисляют на финансовые результаты и подлежит налогообложению;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естествен­ной убыли относят на издержки производства или обращения, сверх норм − на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списывают на финансовые результаты.

Результаты инв-ции должны быть отражены в БУ и отчетности того месяца, в котором была закончена инв-ция. А по годовой инв-ции − в годовом бух. балансе.

Для учета недостач используют активный счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По дебету отражают возникновение недостачи, а по кредиту − ее списание.

Для расчетов по возмещению недостачи с виновных лиц используют активный счет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».