Система информационно-библиографической документации

1.4 система информационно–библиографической документации (СИБИД)

1.4.1 Общие понятия

В соответствии с приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28–ст ГОСТ Р ИСО 15489–1– 2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования" утвержден и вводится в действие с 01.07.07. В чем же заключается значимость этого события?

Ни для кого не секрет, что Казахстан имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления "классическими" документами (документами на бумажной основе). И в этой связи ИСО 15489–1–2007 не является для нас уникальным документом.

Вместе с тем, все нормативно–методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), адресованы исключительно государственным органам. На вопросы, как же правильно организовать работу с документами коммерческим организациям, которые хотят добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе и главное – как это сделать, ответ каждая из них находит по своему усмотрению.

И здесь ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 приходится как нельзя кстати.

Во–первых, стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций.

Во–вторых, он четко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций.

Рекомендуемые материалы

Еще одной важной отличительной особенностью этого стандарта стали изложенные в нем принципы ответственности.

Цитата: "ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всех сотрудников организации с тем, чтобы было предельно ясно, кто конкретно несет ответственность за работу с конкретными документами".

Кроме того, впервые точно указано, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, с учетом занимаемой должности и степени сложности работы с документами, а также то, что эта ответственность должна быть зафиксирована в должностных инструкциях и организационно–распорядительных документах, утвержденных руководителем организации. Таким образом, руководитель также вовлекается в процесс управления документами организации и несет за него ответственность.

Для казахстанских пользователей стандарт ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 представляет интерес еще и тем, что в нем представлен широкий набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота, например, таких как "метаданные", "конвертирование", "миграция" и др. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу ДОУ (ГОСТ Р 51141–98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"), уже не охватывает терминологию, присущую новому "электронно–цифровому" направлению в ДОУ.

Говоря об электронном документообороте, следует подчеркнуть, что стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т. д. Большой и очень интересный раздел стандарта посвящен непосредственно процессам управления документами и контролю за ними.

Интересно деление функции контроля на контроль за действиями, совершаемые с документом, и контроль его местонахождения. Это в очередной раз подчеркивает тесную связь стандарта с системами электронного документооборота.

Таким образом, ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 на сегодняшний день заполняет собой брешь, образовавшуюся в сфере нормативно–методического обеспечения в области управления документами. Кроме того, он корректирует позицию специалистов системы менеджмента качества, зачастую навязывающих свое видение процессов и правил документирования деятельности организации и игнорирующих действующие в Казахстане правила документирования. Стандарт расставляет точки над "I", т. к. является основным в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента качества, выстраиваемую по международным стандартам ИСО.

1.4.2 Термины и определения

В системе информационно–библиографической документации  применены следующие термины с соответствующими определениями:

· архивный орган; архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.

· система управления документами (records system): Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

· документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

· доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.

· индексирование (indexing): Процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.

· классификация (classification): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.

· конвертирование (conversion): Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция (см. 3.11).

· контроль (tracking): Создание, включение в систему управления документами и сохранение информации о движении и использовании документов.

· контроль действий (action tracking): Процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.

· метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

· миграция (migration): Перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Ср. конвертирование (см. 3.7).

· обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.

· отбор и передача (disposition): Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение. '

· перемещение (transfer) (в отношении места хранения): Изменение места хранения документа.

· передача (transfer) (в отношении способа хранения): Изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы.

· отчетность (accountability): Принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия.

· регистрация (registration): Присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

· уничтожение (destruction): Ликвидация документов без какой–либо возможности восстановления.

· управление документами (records management): Совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие, то есть должен содержать подробное библиографическое описание. Кроме этого документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчетности.

Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При этом:

a) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;

b) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники),

c) в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

Управление документами распространяется на практическую деятельность лиц, осуществляющих управление документами, а также лиц, создающих или использующих документы в ходе своей деловой деятельности.

Управление документами в организации включает в себя:

a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

b) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;

d) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;

e) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

f) интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность.

Документы позволяют организациям:

- осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;

- предоставлять информацию последовательно и объективно;

обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;

-обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

- повышать эффективность деятельности всей организации;

- обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

- соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

- обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

- защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

- обеспечивать и документировать научно–исследовательские и опытно– конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;

предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;

- обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;

- поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.

Принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих характеристиками, указанными в I–IV.

· Аутентичность

Документ является аутентичным, если он:

a) соответствует установленным правилам;

b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).

· Достоверность

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

· Целостность

  Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.

· Пригодность для использования

  Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены.

1.4.3 Система управления документами

Система управления документами должна обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами, описанные в разделе 9.

При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением системы управления документами и поддерживанием ею процессов управления документами, следует принимать во внимание необходимость их соответствия организационным структурам управления.

· Документирование операций

Системы управления документами должны полно и точно отражать все операции, произведенные непосредственно с конкретным документом, а также процессы, связанные с ним. Эти сведения могут быть зафиксированы в метаданных о документе или в контрольных протоколах системных процессов. Протоколы контроля системных процессов следует хранить, как минимум, столько же, сколько хранят документ, к которому они относятся.

При проектировании системы управления документами следует выбирать подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения. Выбор носителя информации зависит от сроков хранения документов. Система управления документами должна быть подготовлена к чрезвычайным ситуациям так, чтобы определять и уменьшать риски. Во время и после восстановления деятельности организации, пострадавшей от чрезвычайных ситуаций, система управления документами должна сохранять свою целостность и демонстрировать это.

· Распределенное управление

Системы управления документами должны быть способны поддерживать альтернативные варианты размещения документов. В некоторых случаях, если правовая и нормативная среда позволяют это, документы допускается физически хранить в одной организации, а управление ими и ответственность за них можно возлагать либо на организацию–создателя, либо на другой полномочный орган. Такой порядок размещения, различающий хранение, владение и ответственность за документы, характерен для электронных документов, размещенных в электронных системах управления документами. Перемещение документов может происходить в любое время, при этом оно должно быть контролируемо и документально оформлено.

· Конвертирование и миграция

Вместе с этой лекцией читают "Конкурентоспособное государство и конкурентоспособное население".

Системы управления документами следует проектировать так, чтобы документы оставались аутентичными, надежными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе управления документами (в том числе при конвертировании форматов, миграции между техническим оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями) в течение всего периода их хранения (в соответствии с 8.5).

· Доступ, поиск и использование

Системы управления документами должны обеспечивать своевременный и эффективный поиск и доступ к документам, необходимым для осуществления деловой деятельности и отчетности.

Системы управления документами должны иметь и применять средства контроля доступа, чтобы обеспечивать сохранность документов. Они должны обеспечивать создание и поддержку протокола контроля системных процессов или другие методы, позволяющие эффективно защищать документы от несанкционированного использования, изменения или уничтожения.

· Хранение и уничтожение документов

Системы управления документами должны обеспечивать процессы хранения, отбора и передачи документов для последующего хранения или уничтожения. Действия по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение могут быть предприняты в любой период жизненного цикла документа, в том числе на стадии проектирования системы управления документами. Должна быть предусмотрена возможность автоматического отбора (изъятия) документов из системы управления документами для передачи их на дальнейшее хранение или уничтожение. Системы управления документами должны поддерживать протоколы контроля системных процессов или другие методы, обеспечивающие отслеживание всех действий по отбору и передаче документов ' на дальнейшее хранение или уничтожение.