Работа секретариата

Лекция 2.

«работа секретариата»

ПЛАН

1. Задачи секретариата и обязанности главного секретаря.

2. Организация работы секретариата.

3. Подготовка документации (прием заявок и карточек, правила проведения жеребьевки, определение победителей).

1. Задачи секретариата

Современный уровень проведения соревнований включает следующие требования к их проведению:

Рекомендуемые материалы

- создание наиболее благоприятных условий для выступления участников, а также для деятельности всех категорий лиц, принимающих участие в организации и проведении соревнований;

- своевременное информационное обеспечение всех групп потребителей информации;

- современное техническое обеспечение соревнований, способствующее повышению объективности и организованности судейства, а также оперативности и точности информационного обслуживания.

Исходя из этих требований можно определить задачи главного секретаря и руководимой им службы – секретариата. Это документирование подготовки, проведения и итогов соревнования с одновременным документальным и информационным обеспечением всех потребителей информации, а именно:

- участников;

- представителей организации, проводящей соревнования;

- представителей команд;

- судейских бригад и служб, службы информации;

- пресс-центра.

Обязанности главного секретаря

Главный секретарь подчиняется главному судье соревнований и руководит специальной службой – секретариатом.

Главный секретарь обязан:

- разработать структуру и схему организации работы секретариата и осуществлять руководство этой службой;

- разработать схему документооборота;

- организовать прием именных заявок, выдачи нагрудных номеров, проведение жеребьевки;

- осуществлять взаимодействие со всеми другими подразделениями судейской коллегии;

- вести протокол заседания ГСК и совещаний с представителями команд.

До соревнований главный секретарь должен решить следующие вопросы:

С организацией, проводящей соревнования:

- ознакомления с Положением о соревновании и сметой;

- обеспечения деятельности секретариата: а) материальное обеспечение - бланки, канцелярские принадлежности и т.д.; б) техническое обеспечение - калькуляторы, связь, печатающая и множительная техника;

- предоставления нагрудных номеров (расчет количества по группам);

- согласования условий допуска спортсменов, участвующих в соревновании лично и вне конкурса;

- согласования форм и заголовков всех информационных материалов, распространяемых     секретариатом, а также их тиражи;

- уточнения списка рекордов и обеспечения бланков на случай установления новых;

- согласования места и времени работы мандатной комиссии.

С главным судьей:

- составления регламента соревнований (в том числе уточнение Положения, программы, расписания и т.д.);

- согласования структуры секретариата и схемы документооборота;

- подбора кадров судей секретариата (на основные должности);

- подготовки пропусков для секретариата;

- подготовки помещения для размещения секретариата и средства связи;

- определения перечня документов и видов информации для всех категорий потребителей, а также путей и способов их доставки;

- определения мест сбора участников и вывески протоколов;

С представителями команд:

- порядка работы секретариата и его взаимодействия с представителями;

- порядка информационного обеспечения (выдача стартовых протоколов,   места  и  сроки  вывески  стартовых и итоговых протоколов, освещение хода

  командной борьбы, выдача итоговых материалов).

2. Организация работы секретариата во время соревнования

Соревнования подразделяются на следующие группы:

1. Многодневные соревнования с большим количеством участников.

2. Кубки и матчи.

3. Марафоны и кроссы.

4. Эстафеты на местности.

Кроме того, соревнования могут быть личными, командными и лично-командными. В зависимости от того, к какому типу относится проводимое соревнование, структура и порядок работы секретариата будут различными.

Во всех случаях необходимо разработать свою структуру и схему работы секретариата, а также пути движения документов внутри секретариата.

В тех случаях, когда имеется возможность использовать ПК, необходимо включение ее в общую схему структуры секретариата, что существенно повысит не только скорость обработки результатов, но и качество выдаваемых документов.

И хотя применение в практике судейства легкоатлетических соревнований средств компьютерной техники налагает на деятельность секретариата и судейской коллегии дополнительные требования, которые связаны с необходимостью разработки и применения новых форм сбора, контроля и ввода информации в ПК, общая схема работы секретариата при этом остается неизменной.

 На многодневных соревнованиях (1 группа) с лично-командной системой зачета в секретариате организуется следующие группы:

а) группа выдачи документов;

б) группа приема судейской документации;

в) группа обработки (документации) результатов;

г) группа командных результатов;

д) группа статистики и рекордов;

е) группа размножения материалов.

Практика проведения соревнований в последние годы показывает, что очень важно иметь в секретариате справочный центр, который сосредотачивал бы у себя всю имеющуюся в секретариате информацию, осуществлял его связь с пресс-центром и другими службами судейской коллегии, немедленно передавал бы полученную информацию заинтересованным службам (информации, табло, группе награждения и др.), обеспечивал бы информацией всех заинтересованных лиц, обратившихся в секретариат.

Группа выдачи документов:

- подбирает и обеспечивает печатными материалами всех потребителей информации;

- вывешивает стартовые протоколы в установленных местах на позже чем за один час до  начала соревнований.

- выдает стартовые, промежуточные и итоговые протоколы согласно перечню потребителей информации:

Группа приема судейской документации:

- получает от комиссии по допуску участников заявки и карточки, проверяет их и раскладывает для жеребьевки;

- печатает стартовые и рабочие протоколы;

- принимает судейскую документацию от судей и проверяет правильность ее заполнения;

- вывешивает копии протоколов проведенного круга соревнования не позже чем через десять минут после окончания круга соревнования;

- в случае окончания дисциплины направляет карточки в группу статистики и рекордов;

- в случае проведения следующего круга соревнования готовит жеребьевку и направляет карточки в группу размножения материалов;

- накапливает протоколы и другую судейскую документацию в архиве, куда также возвращаются документы из группы размножения материала после формирования итогового протокола;

- сводит  материалы  (протоколы,  карточки  участников) всех групп и кругов

  данного вида в одну подборку.

Группа обработки карточек:

- занимается полной обработкой полученных карточек для формирования итоговых протоколов;

- проставляет в карточке: скорость ветра; место, занятое участником; выполненный разряд; очки (в том числе поощрительные);

- передает карточки в группу командных результатов.

Группа командных результатов:

- занимается подсчетом итогов командного зачета;

- заполняет на вывеске для представителей таблицу хода командной борьбы;

- сообщает в справочный центр (через него в службу информации и табло) положение команд после прошедших видов;

- передает карточки в группу размножения материала.

Группа статистики и рекордов:

- занимается подсчетом статистических данных;

- следит за установлением рекордов, выполнением званий мастера спорта и мастера спорта международного класса;

- готовит и оформляет акты на установление рекордов;

- направляет карточки, полученные из группы приема судейской документации после проверки рекордов, в группу обработки карточек;

- получает из группы размножения материалов копии итоговых протоколов;

- заполняет бланк отчета главного судьи по соответствующим разделам.

Группа размножения материалов:

- печатает и проверяет стартовые, рабочие, промежуточные и итоговые протоколы всех кругов соревнований;

- печатает различную судейскую документацию;

- размножает документацию в необходимом объеме;

- передает материалы в группу выдачи документов;

- направляет обработанные карточки в архив.

На соревнованиях различного ранга количество групп, число секретарей и связи между ними могут меняться. 

3. Подготовка документации

Вся судейская документация на легкоатлетических соревнованиях условно делится на три группы: документы, выпускаемые до начала, во время и по окончании соревнований.

Документы, выпускаемые до начала соревнований:

- списки участников (для проведения жеребьевки);

- первичные стартовые протоколы, т.е. протоколы первых кругов соревнования во всех видах программы. В них указываются составы участников первого круга в порядке их выступления по серии в квалификации или дорожкам в забеге, справочные данные на каждого участника (год рождения; разряд; команда; спортивное общество; лучший результат участника в текущем году; фамилия, имя, отчество тренера и т.д.);  

  условия выхода в следующий круг соревнования;

- рабочие протоколы первого круга соревнования во всех видах программы, содержащие состав участников первого круга в порядке их выступления, которые оформляются в установленном законном порядке с указанием всех необходимых нормативно-справочных данных (время вида программы, квалификационный норматив, рекорды, место проведения и др.).

 Документы, выпускаемые во время соревнования:

- списки участников, вышедших в следующий круг соревнования, в которых спортсмены расставлены в порядке, определенном соответствующей жеребьевкой или правилами (эти документы утверждаются главным судьей или его заместителем (рефери) по данному виду);

- рабочие протоколы соревнования следующего круга;

- оперативные результаты закончившегося круга соревнования, т.е. официальный протокол, в котором участники внутри забегов, серии квалификационных и основных соревнований располагаются по показанным ими на этих этапах  соревнований результатам.

Документы, выпускаемые по окончании соревнования:

- итоговый протокол, содержащий все сведения об этом виде программы (результаты всех попыток каждого участника с указанием скорости ветра в каждой попытке (для прыжков в длину и тройным) или в забеге, промежуточное время на отрезках дистанции в беге, время проведения каждого круга соревнования по дням и пр.).

- результаты личного первенства определяются по следующей формуле: занятое место; фамилия, имя, отчество; республика, город, общество, спортивная школа; результаты по всем кругам соревнования; выполненный разряд; оценка в очках для командного зачета; фамилия, имя, отчество тренера.

Эти материалы выдаются потребителям информации по мере их выпуска, они также накапливаются для официального итогового сборника, который по окончании соревнования выдается официальным лицам, организации, проводящей соревнования, представителям команд и прессе.

В итоговый сборник включаются также результаты командного первенства по всем группам зачета, состав главной судейской коллегии, сведения о выполнении участниками разрядных нормативов, перечень рекордов и высших достижений, установленных на этих соревнованиях, сравнительную таблицу результатов данных соревнований с предыдущими такого же ранга.

Прием заявок и карточек

Допуск участников к соревнования осуществляется комиссией по допуску (мандатной комиссией), в которую входят представители главной судейской коллегии и секретариата.

Заявки должны быть просмотрены и завизированы мандатной комиссией и врачом.

Форма № 1

ЗАЯВКА

На участие в соревнованиях ___________________________________

От команды   ________________________________________________

Руководитель организации ________________________________

Представитель ___________________________________________

Врач ___________________________________________________

 «____» ___________________ 200 _ г.

На заявке мандатная комиссия указывает, кто из участников допущен и общее количество допущенных спортсменов.

2. Главный секретарь при приеме заявки просматривает:

- фамилию, имя участника;

- возраст участника;

- спортивный разряд;

- виды,  в которых заявлен участник и их количество (в случае, когда участник выступает в виде программы лично, в заявке проставляется буква «л», карточка перечеркивается одной диагональной чертой с нижнего левого в правый верхний угол, а если участник выступает вне конкурса двумя и обозначается буквами «в/к»);

- лучший результат участника в течение года в каждом виде;

- количество участников на виде;

- спортивную форму, в которой выступает команда;

- фамилию представителя и подписи официальных лиц.

2. Участникам выдаются нагрудные номера, номер каждого участника вносится в заявку и карточку. Существует несколько вариантов выдачи номеров:

- номера выдаются команде подряд по количеству участников;

- номера выдаются по порядку отдельно для мужчин и для женщин;

- номера выдаются участникам по группам выступления (например, возрастным);

- номера различного цвета или формата для различных групп участников.

3. По заявке принимаются четко заполненные карточки, в которых просматривается заполнение всех необходимых граф, и производится их индексация.

Форма № 2

КАРТОЧКА УЧАСТНИКА

                                           ____________________

   Пол, возрастная группа            дисциплина                         № участника

___________________      __________________     ____________________

      Фамилия, имя                    год рождения                          разряд

___________________________     _______________

   Республика, область, город               команда                   Индекс команды

________________________      ___________________________________

          Организация                                          Ф.И.О. тренера

                                                                                 ______________________

                                                                                     Заявленный результат

4. Составляется список всех представителей с указанием фамилии, имени, отчества, наименования команды.

5. По мере поступления заявок оперативно составляется ведомость количества участников по видам программы, а также заполняются различные статистические справки.

6. Карточки раскладываются по видам программы (покомандно или по возрастанию заявленных результатов).

Основные положения и способы жеребьевки, порядок выступления

1. Комплектование забегов, групп для выступления может производиться тремя способами:

1) Общая (чистая) жеребьевка для участников каждого вида программы;

2) Распределение участников с учетом заявленных результатов, которое проводится так, чтобы участники с примерно равными результатами были распределены по разным забегам (способ «змейка»). Для этого необходимо: а) на основании указанных лучших результатов спортсменов в текущем году, карточки складываются в порядке ухудшения заявленных результатов; б) далее карточки раскладываются по забегам (группам выступления), например, проводится шесть забегов, тогда карточки раскладываются на шесть стоп (забегов):    1, 2,  3,  4, 5, 6,

                                  12,11,10, 9, 8, 7,

                                  13,14,15,16 и т.д.;

в) после этого проводится жеребьевка участников в забеге по дорожкам или порядке выступления в прыжках и метаниях; г) затем разыгрывается порядок проведения забегов, т.е. их очередность, и группы в технических видах.

3) Распределение участников «по силам» с составлением сильнейшего забега или группы.

2. Если соревнования по бегу проводятся в несколько кругов, то жеребьевка первого круга проводится обязательно способом «змейкой». Определение спортсменов, получивших право на выход в следующий круг соревнований, может проводиться  следующим образом:

а) по лучшему времени, показанному участниками в предыдущем круге, однако при равенстве результатов преимущество получает спортсмен, занявший более высокое место в забеге (если иное условие не оговорено в Положении о соревновании. Например, право на участие получают спортсмены, показавшие лучшее время в предыдущем круге);

б) по определенным местам, занятым участниками в предыдущем круге (т.е. из каждого забега предыдущего круга допускаются в следующий круг одинаковое число участников (не менее двух, занявших лучшее место));

в) комбинированно: по местам, занятым участниками в предыдущем круге, с добавлением до необходимого числа участников следующего круга спортсменов, показавших лучшие результаты (т.е. из каждого забега предыдущего круга в следующий круг допускается одинаковое количество участников и к ним добавляется определенное количество спортсменов, показавших лучшие результаты среди участников, не вошедших в следующий круг по занятым ими местам, а в случае если добавляемые спортсмены имеют разные результаты, их допуск проводится аналогично положению, изложенному в пункте а).

В некоторых соревнованиях допускается проведение дополнительных финалов. В этом случае основной финал «А» проводится последним. В дополнительный финал включаются участники, занявшие в полуфиналах последующие места за спортсменами, вошедшими в основной финал (определяется Положением о соревновании).

3. Распределение участников по дорожкам во всех кругах соревнования проводится по жеребьевке.

4. В технических видах проводятся квалификационные соревнования, и все спортсмены, выполнившие квалификационный норматив (причем сразу по его выполнении спортсмен должен прекратить выступление), допускаются к основным соревнованиям. Если квалификационный норматив выполнило меньше двенадцати человек, то к основным соревнованиям допускаются участники, показавшие лучшие результаты, до общего количества участников – 12. Если двенадцатый результат показан несколькими спортсменами, то все они допускаются к участию в основных соревнованиях. При проведении соревнований по прыжкам в высоту и с шестом судейская коллегия может остановить соревнования до квалификационной высоты, если количество спортсменов, продолжающих прыжки, близко к двенадцати (например, 10 или 14), тогда к основным соревнованиям будут допущены все взявшие высоту, после преодоления которой прервано соревнование.

 После квалификационных соревнований очередность выступления участников в основных соревнованиях распределяется следующим образом. Спортсмен, показавший лучший результат, выступает последним по очередности, а показавший худший результат – первым. После выполнения всеми участниками трех попыток в основных соревнованиях восьми участникам, показавшим лучшие результаты, предоставляется право выполнить еще три попытки. Если восьмой результат имеют несколько спортсменов, то все они допускаются в финал. А если в основных соревнованиях восемь или меньше восьми человек, то все они имеют право на шесть попыток. Очередность выступления в финале сохраняется та же, что и в основных соревнованиях.                       

5. В многоборьях очередность выступления спортсменов в каждом виде определяется жеребьевкой: а) при большом количестве участников их разбивают на группы, состав которых и очередность выступления в них также определяют жеребьевкой; б) допускается комплектование групп многоборцев по силам; в) в последних видах многоборья участники, имеющие лучшую сумму очков после проведенных видов, должны объединяться в один забег (кроме матчевых встреч, где жеребьевка всех видов проводится до начала соревнования).

6. Как порядок составления кругов соревнования, так и их составы должны быть утверждены заместителем главного судьи (рефери) по данному виду соревнования.

Определение занятых участниками мест

Беговые виды программы.

1. При проведении соревнования в один круг место определяется по лучшему результату.

2. При проведении соревнования в несколько кругов определение победителя и мест, занятых спортсменами на данной дистанции, производится по результатам финала независимо от времени, показанного участниками в предварительной части соревнования. Среди участников, не вошедших в финал, места определяются по результатам, показанным в предшествующей части соревнований.

3. При проведении дополнительных финалов места спортсменов распределяются  согласно  результатам  финала «А», затем финала «Б», «В» и

дальше по результатам, не вошедшим в число финалистов.

4. Спортсмен, не явившийся на один из этапов соревнования без уважительной причины, дисквалифицируется, а его результат аннулируется. Он не допускается также к участию в соревновании по другим видам.

5. Неявка по уважительной причине дает спортсмену последнее место в данном круге соревнования.

Прыжки в высоту и с шестом.

1. Места распределяются согласно результатам, показанным в основных соревнованиях.

2. Если высоту преодолело несколько спортсменов, то преимущество получает спортсмен, затративший на нее наименьшее количество попыток.

3. При равенстве предыдущего показателя преимущество получает спортсмен, имеющий  наименьшее  количество  неудачных попыток в данном соревновании на всех высотах (считая последнюю взятую высоту).

4. При равенстве двух предыдущих показателей преимущество получает спортсмен, имевший меньшее количество попыток на всех высотах (считая последнюю взятую высоту).

5. При невозможности определить победителя по приведенным выше показателям назначается перепрыжка, она является продолжением соревнования и в обязательном порядке заносится в протокол.  

Метания, толкание ядра, прыжок в длину и тройным.

Распределение мест между спортсменами, выступающими в одном из этих видов программы, проводится между участниками финала по лучшим результатам из всех шести попыток, показанных в основном и финальном соревновании. Для всех остальных участников – по результатам основного соревнования.

Если два или несколько участников показали одинаковые результаты, то места между ними распределяются по лучшим результатам, показанным в остальных попытках (в рамках основного и финального соревнования).

Многоборье.

1. Результаты, показанные в каждой дисциплине, оцениваются в очках по специальной таблице. Окончательные итоги выводятся по сумме очков, полученных за все виды, входящие в состав данного многоборья.

В лекции "7.2 Шина PCI (Peripheral Component Interconnect bus)" также много полезной информации.

2. Все беговые результаты берутся либо с точностью до 0,01 секунд, либо (если нет фотофиниша) с точностью до 0,1 секунд.

3. При равной сумме очков у нескольких многоборцев преимущество имеет  спортсмен,  который  в  большем  количестве  видов  многоборья   был

впереди конкурента.

4. При равенстве предыдущего показателя преимущество получает спортсмен, имеющий наибольшую оценку в очках за какой-нибудь вид многоборья.

5. За неявку на соревнование по одному из видов многоборья участник снимается с соревнования.

6. Получение нулевой оценки не является причиной для снятия участника.