Экспертиза ценности документов
Вопрос 18. Экспертиза ценности документов
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве, не менее трех человек.
Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.
Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Отбор производится непосредственно персоналом делопроизводственной службы.
Экспертная комиссии работает в контакте с экспортно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.
Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с ЭПК архивного органа при выделении документов к уничтожению.
Рекомендуемые материалы
Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:
Вам также может быть полезна лекция "10 - Жильные минералы, сопутствующие оруденению".
— постоянного хранения в государственных архивах;
— временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
— временного хранения (до 10 лет);
— подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.
Уничтожение документов и дел оформляется по актам. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.