Составление номенклатуры дел
Тема 10. СОСТАВЛЕНИЕ НАМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ИХ ПОДГОТОВКА К СДАЧЕ В АРХИВ
Вопрос 17. Составление номенклатуры дел
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.
Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. ГОСТ-Р 51141-98 определяет дело как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». На каждой обложке (папке) помешается заголовок-этикетка типа «Приказы ректора университета за 2003 г., «Переписка с организациями о поставке комплектующих» и т. п. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел.
Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.
Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатуры дел структурных подразделений.
В целях унификации группировки документов для организаций и предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел.
9 - Геологические карты - лекция, которая пользуется популярностью у тех, кто читал эту лекцию.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура. Ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба.
По форме, структуре и реквизитам сводная номенклатура дел организации и номенклатура дел ее структурных подразделений аналогичны. Приведем форму сводной номенклатуры дел организации (рис. 10.1).
Примерная последовательность расположения разделов в номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, секретарь-референт, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный, профсоюзная организация и т. д.
Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии (у секретаря-референта), второй — используется в качестве рабочего экземпляра, третий — находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.
После окончания делопроизводственного года сводную номенклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных за год дел по категориям учета и их общее число. О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
