Учимся составлять план на неделю
4 Учимся составлять план на неделю
Чтобы достигнуть жизненного равновесия, иметь возможность регулярно уделять время своим жизненным ролям, а также быстрее выполнять задания из группы В в будние дни, необходимо составить себе предварительный план на предстоящую неделю. С помощью «галечного» принципа (Соуеу 8. Р. Оег Мед 2ит , 2еИтападетеп{ с!ег у!ег*еп бепегайоп. 1997) Вы заложите «фундамент» на следующую неделю, на основе которого позднее сможете «построить» дневные планы.
- Планирование на неделю за счет своей гибкости дает возможность достаточно свободно распределить все дела и оставить место для каких-то внезапных, незапланированных происшествий и «горящих» заданий из А – группы, не сваливая все в одну кучу. В то же время неделя довольно хорошо обозрима во временном плане.-
Планируем по «галечному» принципу
«Галечным» этот принцип назван из-за следующего ассоциативного сравнения. Возьмите большой стеклянный кувшин и заполните его на 40 % водой. Затем насыпьте туда большое количество песка и под конец киньте немного гальки. Теперь уже наш кувшин наполнен до краев. И все же Вам нужно опустить в него еще несколько больших камней, однако уже после второго камня вода начнет переливаться через край. Этот образ символизирует собой лихорадочный, незапланированный день, в котором все внимание уделено срочным мелочам (в нашем кувшине это вода, песок и галька), а на действительно важные дела места уже не хватает. Вполне возможно, что какое-то большое дело Вам все-таки удастся туда поместить, поскольку оно является срочным и важным одновременно. При этом Вы чувствуете, что Вам просто необходимо «положить в кувшин» еще одно задание из группы А, поскольку его невыполнение может «стоить Вам головы» (примерами такого задания являются встреча правления, заключение договора/сделки с крупными клиентами); поэтому Вы старательно «втискиваете» в план Вашего дня оба этих задания. Со всеми этими делами Вы, в конце концов, чувствуете себя словно «белка в колесе». Кроме того, большие задания из группы В, выполнение которых Вы отложили на будущее, и предстоящие Вам «горящие» дела А, оставленные в стороне, оказываются полностью проигнорированными Вами.
Начинайте всегда с важных дел
Когда у Вас много работы, Вы не должны приступать к ней бессистемно и лихорадочно. Подумайте сперва, какие из дел для Вас самые важные, например, это может быть проект договора, декларация о подоходном налоге или же какие-либо важные решения вроде покупки машины. Эти-то дела и обязанности Вы должны учитывать при составлении плана в первую очередь. Алгоритм составления разумного плана на неделю может выглядеть следующим образом.
1. Прежде всего положите в «кувшин» самые большие и тяжелые камни. Это будет означать, что Вы запланировали дела в соответствии с главными приоритетами (А и В, см. с. 32). Ваша неделя при планировании должна быть настолько заполнена, чтобы оставалось еще место для менее важных дел и для «запасного» времени (вспомните о правиле 60:40, см. с. 58).
2. Затем добавьте к «большим камням» «мелочь» (воду, песок и гальку). Здесь речь идет о заданиях из групп Си О. Для многих из них нужно совсем немного пространства. Такими делами могут оказаться телефонный разговор, отправка и просмотр электронной почты, беглый просмотр менее важных поступивших предложений и т.д.
Рекомендуемые материалы
3. Вполне возможно, что при таком подходе какая-то часть дел останется невыполненной, но то, что осталось «снаружи», — вещи менее важные по сравнению с теми, которые Вы уже распланировали и для которых выделили время.
- Не слишком увлекайтесь интерпретацией вышеописанного образа. Суть состоит в следующей: выделяя прежде всего время для самых важных дел, Вы получаете возможность успешно выполнить большую часть задуманного.-
Пример: планирование на неделю с успешным распределением всех дел
Люди также интересуются этой лекцией: 22 Средства интерактивной коммуникации.
В субботу вечером г-н Нейманн завершил свою рабочую неделю составлением нового плана. Это заняло у него всего полчаса. Г-н Нейманн сделал краткий обзор прошедшей недели и составил новый список необходимых дел, в который вошли как новые, так и старые невыполненные задания. При этом невыполненные и неважные дела из старого списка он не стал «перетаскивать» в новый, а просто подчеркнул. Затем г-н Нейманн посмотрел на список своих жизненных ролей и соответствующих им целей. Он выделил для каждой роли по одному заданию из группы В и отвел на их выполнение по 90 минут ежедневно. Таким образом, за неделю он уделит время каждой из семи ролей. Если же на неделе выдастся меньше заранее оговоренных встреч и дел (переговоры, поездки), он сможет вставить в уже составленные планы некоторых дней еще одно задание из группы В. В конце г-н Нейманн составил себе подробный план на понедельник. Исходя из своего десятичасового рабочего дня, он отвел шесть часов на выполнение тех заданий, которые имели для него наибольшую важность и соотносились с приоритетами из групп А и В.
В понедельник г-н Нейманн начал работу в соответствии с составленным им заранее планом. Через некоторое время один коллега обратился к нему с небольшой проблемой, которую он легко решил за полчаса. Ему повезло: больше ничего непредвиденного не произошло, и он отклонился от
Планируйте свои задачи и время
плана всего на один час. Оставшиеся два с половиной часа свободного времени он сможет потратить на что-то более важное. Потом в течение полутора часов г-н Нейманн работал над следующими пунктами своего плана, запланировал на вторник некоторые другие важные задачи В и заранее назначенные встречи и решил посвятить оставшиеся часы улучшению своего плана и графика работы.
Для планирования на неделю «галечный» принцип является наиболее оправданным. Кроме того, Вы вполне можете отдельно распланировать какие-то определенные дни.
--Составленный Вами по «галечному» принципу план не неделю, в котором первое место отведено действительно важным заданиям, а оставшееся пространство может использоваться по Вашему личному усмотрению, является ключом к разумному использованию времени и к уравновешенной жизни. --