Рациональное использование ежедневников и электронных записных книжек

Рациональное использование ежедневников и электронных записных книжек

Обзор различных систем планирования времени

Поскольку мы не можем держать все в голове, то возникает необходимость делать себе различные по­метки. На самый худой конец хоть на бумажке или в блокноте. Однако большое количество листочков может вскоре выйти из-под контроля и привести к беспорядку на рабочем месте. Гораздо удобнее при планировании времени пользоваться ежедневни­ком или электронной записной книжкой. Ниже мы расскажем о различных системах для каждого ко­шелька, и Вы обязательно найдете для себя что-ни­будь подходящее.

Планируем свое время с помощью списка необходимых дел

Одним из самых простых средств, помогающих эф­фективно справляться с бесконечно встающими пе­ред нами задачами, является уже упомянутый выше список необходимых дел. На одной стороне листа за­пишите все, что необходимо сделать именно сегодня. А на другой стороне отметьте все то, что нужно будет сделать на неделе или же с какими сферами жизни Вам необходимо разобраться. Добавьте также к полученному списку колонки для указания группы прио­ритетов и для даты исполнения намеченного. Преимущества: очень просто и дешево, все необходи­мое можно достать в любом доме и в любом офисе — можете начать прямо сейчас.

Недостатки: в списках необходимых дел нет места для планирования на долгий срок с сильно удален­ным временным горизонтом, адресов или же кратких заметок.

n Если Вы еще не выборали для себя подходящую систему планирования времени, то начните со списка необходимых дел. –

Календарь

Рекомендуемые материалы

Календарь с местом для записей отвечает более вы­соким требованиям (например, настенный календарь, настольный календарь, календарь, в котором каждая неделя располагается в отдельной строке, или кар­манный календарь). В Германии ежегодно раскупает­ся 250 миллионов календарей, большая часть из ко­торых потом раздаривается. И хотя по статистике выходит, что календарь должен быть у каждого тре­тьего, в реальности же около 50 % всех немцев вооб­ще им не пользуются, у них нет даже того маленького бумажного календарика, который обычно носят с со­бой в бумажнике.

Преимущества: дешевое и доступное средство плани­рования времени, его можно даже просто получить

Рациональное использование ежедневников и электронных записных книжек

в подарок. В последнее время увеличилось число рек­ламных календарей, раздаваемых бесплатно.

Недостатки: очень часто в календарях хватает места только на одну — три записи в день. К тому же кален­дарь придуман только для сроков, он не предполага­ет достаточного места для записи каких-либо дел, за­даний и т.п.

   •  Если Вы пользуетесь календарем, то присоедините к нему свой ранее составленный список необходимых дел. –

Выбор средств для облегчения управления временем просто огромен

Простой ежедневник

Ежедневники, находящиеся в нижнем диапазоне цен (около 100 руб.), обладают уже более расширенными возможностями. Самый дешевый ежедневник имеет кольцевой механизм, с помощью которого Вы може­те вставлять и вынимать из него листы. Дата, простав­ленная на каждой странице, а также листы для само­контроля позволяют осуществлять планирование на день и на неделю, распределять свои дела в соответ­ствии с приоритетами. Также в ежедневниках доста­точно места для заметок и памяток. Преимущества: низкая цена, простота применения, много места для записей и уже готовые бланки для листов самоконтроля.

Недостатки: для пополнения ежедневника на кольцах достаточно сложно найти подходящий «продыряв­ленный» календарь или блок запасных листов (напри­мер, в октябре их еще нет в продаже, в декабре они уже распроданы, а в следующем году, возможно, во­обще не выйдут в продажу). Весьма ограниченный (а иногда вообще отсутствует) выбор бланков.

n Экономия времени начинается тогда, когда человек не просто записывает два-три предстоящих дела в день (стоматолог, встреча), а планирует его так, как было рассказано в предыдущей главе, и плюс устанавливает жесткие сроки для наиболее важныз задач.—

Планирование времени с помощью профессиональных органайзеров

Данное средство для планирования времени — гораз­до более совершенное, поэтому не зря его называют органайзером.  Кроме различных календарей (на­пример, по странице на день или же по неделе на двух страницах), в них содержатся также специаль­ные разделы для подведения итогов месяца и года, контрольные таблицы, место для заметок, адресная книга и еще целый ряд полезной информации о школьных каникулах, расстояниях, тарифах, между­народных праздниках, часовых поясах и т.д. В неко­торых даже есть цитаты и фазы луны. Профессиональные «планировщики» времени можно найти в магазинах или же заказать на весь офис. Сто­ят они около 600 руб. Однако такую высокую цену придется заплатить лишь при первой покупке, так как в последующие годы Вам придется покупать лишь сменные блоки. К тому же Вы получаете не только ка­лендарь, но также различные бланки, шаблоны и спе­циальные принадлежности (в некоторые органайзеры входят также калькулятор, набор линеек, ручка и т.п.).

Преимущества: действительно профессиональное ре­шение, при этом оно хорошо систематизировано. Ог­ромное количество всякой вспомогательной информа­ции, адресная книга, место для заметок, разделы для подведения итогов месяца и года; огромный выбор футляров различных цветов, размеров и материалов; есть место для письменных принадлежностей, визит­ных и кредитных карточек; благодаря цветным разде­лителям можно легко систематизировать записи.

Недостатки: дорог, особенно при первом приобрете­нии. Использование тоже требует некоторых затрат. К недостаткам органайзера можно также отнести ог­ромное количество ненужной информации, дат. К то­му же Вам стоит больших трудов хотя бы раз в год во­время подвести итог месяца.

Электронные записные книжки

В Европе в первые годы появления электронных за­писных книжек случился покупательский бум. Одна только фирма Ра1т продала свыше двух миллионов экземпляров. Наряду с «игрушками» из супермарке­тов, в продаже также имеются уже подержанные ап­параты. Верхний ценовой предел достигает иногда тысячи долларов. Кроме наличия дат, адресов, пред­стоящих дел и заметок, маленькие универсальные по­мощники обладают «способностью» управлять (в за-

Рациональное использование ежедневников и электронных записных книжек

висимости от модели и опций) Вашей электронной почтой, расписанием транспорта, важными докумен­тами, они могут даже хранить в памяти несколько книг в электронном формате, презентации, передава­емые с помощью инфракрасного порта сразу на про­ектор или экран монитора, и много других вещей. Достоинства и недостатки электронных органайзеров мы рассмотрим ниже.

Бумага или электроника?

Было время, когда органайзеры и ежедневники явля­лись предметами культа и их, разумеется, делали из кожи и бумаги. Тем временем появляется все больше серебряных органайзеров, созданных из холодного металла и получивших название «карманный компью­тер». Однако, несмотря на то что они созданы по по­следнему слову техники, они подходят далеко не каждому, и в некоторых случаях их испытанные вре­менем коллеги оказываются намного удобнее. Цель этой главы - заставить Вас задуматься и выбрать для себя то, что подходит именно Вам.

Какими достоинствами обладают электронные органайзеры?

Карманный компьютер по своим размерам меньше, чем достаточно массивный органайзер. Его главное преимущество перед бумажным «собратом» - почти безграничные возможности. Самые маленькие совре­менные модели содержат в себе сотни адресов и за­писей, с их помощью можно распланировать свою жизнь на пять лет вперед, читать книги, хранящиеся в памяти в электронном формате, и делать многое другое.

С их помощью Вы можете систематизировать всю ин­формацию по принципу ее представления в Вашем компьютере: например, записать в отдельные папки адреса, телефоны, задачи, события, электронные письма, документы в форматах /Уогс1 и Ехсе1, пакеты данных РОР, презентации, созданные в РомегРот*. Это значит, что когда Вы заносите какие-то даты в Ваш карманный компьютер или же «перетаскивае­те» их из обыкновенного ПК, то можете добавить к ним какие-нибудь дополнительные данные. Кроме того, карманный компьютер обладает следую­щими преимуществами.

•    Вы каждый раз можете стирать, менять, допол­нять или даже полностью переписывать занесен­ную информацию. На бумаге же все исправления очень быстро становятся неясными.

•    Он отлично подходит для простого и ежедневно­го обеспечения безопасности данных (или их ко­пий).

•    Всю информацию можно закодировать.

•    Возможно несколько вариантов сортировки ин­формации: лишь при помощи одного клика Вы можете выстроить свои задания и дела в соответ­ствии с приоритетами или же другими категория­ми (например, планом или жизненными ролями), а время от времени рассортировывать их по дате.

•    Карманные компьютеры обладают разными сис­темами поиска. Например, можно искать информацию по темам (встречи, назначенные на эту неделю; встречи с г-ном Мейером; встречи по поводу проекта А).

•    Вы можете объединиться в одну сеть карманных компьютеров с Вашими коллегами (это позволит планировать совместные встречи, облегчит поиск свободного времени в календаре Ваших коллег, облегчит совместную работу над документами).

•    Вы можете объединять самую различную инфор­мацию.

Пример

Некий менеджер по работе с клиентами, имеющий карман­ный компьютер, узнает клиента по номеру входящего звон­ка, открывает подходящую папку с телефонами и именами, а также файл с последним договором, заключенным между этим клиентом и фирмой, и находит в записной книжке свои пометки по поводу предстоящего разговора.

Недостатки электронных органайзеров

•    Достаточно высокая цена (календаря хватит на всю Вашу оставшуюся жизнь, но на практике каж­дый владелец карманного компьютера меняет его в среднем один раз в два-три года, даже если об­ращался с ним все это время очень бережно).

•    Необходимы батарейки, многоразовые аккумуля­торы или розетка.

•    Статистика: в любой момент может случиться вре­менный или долгосрочный выход из строя, к тому же серьезные поломки вполне вероятны раз в два года.

Планируйте свои задачи и время

в памяти в электронном формате, и делать многое другое.

С их помощью Вы можете систематизировать всю ин­формацию по принципу ее представления в Вашем компьютере: например, записать в отдельные папки адреса, телефоны, задачи, события, электронные письма, документы в форматах /Уогс1 и Ехсе1, пакеты данных РОР, презентации, созданные в РомегРот*. Это значит, что когда Вы заносите какие-то даты в Ваш карманный компьютер или же «перетаскивае­те» их из обыкновенного ПК, то можете добавить к ним какие-нибудь дополнительные данные. Кроме того, карманный компьютер обладает следую­щими преимуществами.

•    Вы каждый раз можете стирать, менять, допол­нять или даже полностью переписывать занесен­ную информацию. На бумаге же все исправления очень быстро становятся неясными.

•    Он отлично подходит для простого и ежедневно­го обеспечения безопасности данных (или их ко­пий).

•    Всю информацию можно закодировать.

•    Возможно несколько вариантов сортировки ин­формации: лишь при помощи одного клика Вы можете выстроить свои задания и дела в соответ­ствии с приоритетами или же другими категория­ми (например, планом или жизненными ролями), а время от времени рассортировывать их по дате.

•    Карманные компьютеры обладают разными сис­темами поиска. Например, можно искать информацию по темам (встречи, назначенные на эту неделю; встречи с г-ном Мейером; встречи по поводу проекта А).

•    Вы можете объединиться в одну сеть карманных компьютеров с Вашими коллегами (это позволит планировать совместные встречи, облегчит поиск свободного времени в календаре Ваших коллег, облегчит совместную работу над документами).

•    Вы можете объединять самую различную инфор­мацию.

Пример

Некий менеджер по работе с клиентами, имеющий карман­ный компьютер, узнает клиента по номеру входящего звон­ка, открывает подходящую папку с телефонами и именами, а также файл с последним договором, заключенным между этим клиентом и фирмой, и находит в записной книжке свои пометки по поводу предстоящего разговора.

Недостатки электронных органайзеров

•    Достаточно высокая цена (календаря хватит на всю Вашу оставшуюся жизнь, но на практике каж­дый владелец карманного компьютера меняет его в среднем один раз в два-три года, даже если об­ращался с ним все это время очень бережно).

•    Необходимы батарейки, многоразовые аккумуля­торы или розетка.

•    Статистика: в любой момент может случиться вре­менный или долгосрочный выход из строя, к тому же серьезные поломки вполне вероятны раз в два года.

Планируйте свои задачи и время

•    Ввод данных требует повышенного внимания (даже опытные пользователи карманных ком­пьютеров признают, что вносить какие-либо пометки при телефонном разговоре или же при личной беседе, как мы привыкли это делать на бумаге, весьма неудобно и утомительно).

•   Жесткая структура программ.

Преимущества бумажных органайзеров

•   Хорошо знакомое нам средство, не требуется ни­какого предварительного обучения.

•    Можно безо всякого труда и в любое место встав­лять картинки, наброски, иллюстрации.

•   Лучший обзор (возможность быстро разложить перед собой несколько страниц или планов сразу).

•    Возможна вставка пометок в любом месте.

•    Вы можете располагать страницы календаря так, как Вам удобно (например, вставить раздел с те­лефонными звонками в план дня).

•    «Разумная структура», инстинктивно располага­ющая по порядку все ключевые заметки. В элек­тронном варианте Вы должны располагать ин­формацию в строго заданном линейном порядке. На бумаге же Вы можете организовать свой текст так, как захотите, кроме того, некоторые вещи можно разделить графически (например, сведе­ния о контактах можно разместить в верхнем пра­вом углу, то, что нужно сделать, — в правом ниж­нем углу, слева — краткие заметки, а посереди­не — три ключевых высказывания). Как уже было

Рациональное использование ежедневников и электронных записных книжек

сказано выше, при беседе можно делать краткие пометки на бумаге или же просто что-то дописы­вать; проделывать подобное на карманном ком­пьютере гораздо сложнее.

Недостатки бумажных органайзеров

•    В большинстве случаев довольно сложно менять уже записанную информацию.

•    Сложно обеспечить безопасность хранения дан­ных. Их потеря может привести к катастрофе.

•    Сложно заранее управлять какими-либо сроками.

•    Весьма затруднительно сопоставлять информа­цию с данными какой-либо электронной системы.

Найдите свою «систему» управления временем

Каждый поступает с документами, планированием, установкой сроков и заметками по-своему. Вспомога­тельный «инструмент» должен служить Вам, а не пре­вращать Вас в раба. Пользуйтесь какой-нибудь одной главной «системой», а если почувствуете необходи­мость, то можете взять в дополнение к ней другую. Ежедневник, в котором Вы делаете краткие пометки, рисунки и небольшие наброски во время телефонно­го разговора и в который вкладываете различные проспекты и «рекламки», может быть отличным до­полнением к карманному компьютеру. Если же Вы не представляете свою жизнь без элек­троники, но при этом в течение многих лет отлично справлялись с «бумажными системами», то, возмож-Планируйте свои задачи и время

но, наилучшим дополнением к ним станет электрон­ный органайзер, который Вы сможете использовать как адресную книгу.

Контрольная таблица: Аргументы в пользу вы­бранного Вами средства для планирования вре­мени

Испытываете ли Вы затруднения при работе с компьютером или другой электронной техникой, несмотря на то что уже достаточ­но часто имели с ней дело? Если да, то тогда обыкновенный бу­мажный ежедневник должен стать Вашим главным помощником

Борьба с «пожирателями» времени

Здесь мы поможем Вам распознать «вора» Вашего времени, выявить причины, мешающие Вам сосредо­точиться на работе, и дадим несколько важных сове­тов, как со всем этим бороться.

Опознайте «пожирателя» Вашего времени

Просмотрите приведенную ниже таблицу.  Нет ли в ней потенциального «вора» Вашего времени?

Контрольная  таблица:   Кто   (или   что)   отнимает у Вас время?

Вы должны определить «пожирателя» Вашего вре­мени и начать с ним целенаправленную войну. Най­дите способ одержать над ним победу. Разделывай­тесь с этими «ворами» по очереди и с помощью кон­кретных целей.

Как сократить число отвлекающих Вас от работы и мешающих Вам факторов?

Определить, что именно отвлекает Вас от работы,

- просто необходимо для успешного выполнения заданий и достижения целей. Нижеследующие советы помогут Вам в том случае, если Вас часто отвлекают окружающие.

Советы для руководителей

•    При проведении переговоров всегда следуйте приоритетам, чтобы не тратить основное время на

обсуждение маловажных вещей, им можно уде­лить небольшое внимание лишь в конце.

•   Определите для себя время, в которое Вы сво­бодны для переговоров.

•   Учитесь управлять в виде исключения. Это значит, что Ваши сотрудники должны действовать в неко­торой степени самостоятельно, а Вы должны про­являть активность (например, давать совет, ока­зывать помощь или давать указания) лишь в том случае, когда что-то не ладится или же выбивает­ся из намеченного плана. В остальном же Вы должны ограждать себя от будничной рутины.

•    Занесите сроки, связанные со стратегическими задачами в план Вашего дня (см. «тихий час», с. 60).

Советы для сотрудников

Очень часто нам не удается избежать помех в работе, но не надо сдаваться. Как можно быстрее расправь­тесь с помешавшим Вам делом, а не то придется по­тратить много времени на то, чтобы снова вернуться к работе. Избегайте (длительных) перерывов.

•    Будьте честны. Если Вы действительно заняты, то прямо скажите об этом помешавшему (или поме­шавшей) Вам. Вы можете вполне дружелюбно на­мекнуть об этом и попросить понять Вас: «Мне очень жаль, но сейчас у меня просто аврал. Этот доклад должен быть готов к сегодняшнему вече­ру. Ты же знаешь, как это бывает...».

Борьба с «пожирателями» времени

Предложите перенести разговор на более удоб­ное для Вас время.

Когда Вас беспокоят клиенты, Вы, разумеется, просто не можете их проигнорировать. В этом слу­чае выясните, действительно ли Вы тот, с кем им необходимо переговорить.

Вот один хитрый способ сократить количество по­мех в работе: всегда вставайте и идите навстречу неожиданным посетителям. Проследите, чтобы вблизи Вашего рабочего стола не стояло ни одно­го стула.

Если Вы вдруг столкнулись с любителем побол­тать или же он просто сидит за соседним с Вами рабочим столом, то в этом случае бывает край­не сложно избежать или сократить число ненуж­ных разговоров. Договоритесь с коллегами о ка­ком-то общем сигнале, чтобы в критический мо­мент они смогли «прийти Вам на помощь». Сократите все личные контакты с болтунами. Даже контакт глаз является приглашением перекинуться парой слов.

Всегда держите дверь закрытой.  Если же Вы работаете в большом общем офисе, то просто поставьте какой-нибудь цветок между собой и своими коллегами, таким образом Вы «отгороди­те» свое личное пространство. Переставьте мебель на своем рабочем месте так, чтобы не сидеть лицом к проходу или двери. Придумайте вместе с Вашими коллегами какой-нибудь знак, говорящий о том, что в данный мо-

Планируйте свой рабочий день

мент Вас не следует беспокоить (например, это может быть табличка или же просто переверну­тая вниз головой плюшевая игрушка). Распланируйте свой «тихий час». Для особенно важных дел, требующих от Вас полной отдачи и концентрации внимания, исполь­зуйте свободные комнаты, например Вы можете перейти на время в комнату переговоров, в биб­лиотеку или же просто в кабинет коллеги, находя­щегося в данный момент в отпуске. Если Вам нужно что-то обсудить, то сперва быст­ро проговорите это про себя. Сразу же переходи­те к главному и будьте последовательны. Если же Вас все-таки оторвали по какой-либо причине от работы, то, как только Вам удастся ос­вободиться, сразу же приступайте к своим обя­занностям.

Борьба с «пожирателями» времени

Как преодолеть себя и справиться с «отсрочками»?

Часто случается так, что человек откладывает принятие решений или выполнение каких-либо заданий на не­сколько дней, а иногда и недель вперед. В определен­ный момент эти невыполненные дела переходят в раз­дел «горящих», и на них приходится тратить массу сил и времени, не говоря уж о стрессах, при этом качество выполнения может оказаться гораздо ниже, чем в том случае, когда все было бы сделано вовремя. Подобные «отсрочки» можно объяснить тремя глав­ными причинами.

•    Мы  избегаем  малоприятных вещей  и  гораздо охотнее занимаемся пустяками.

•    Мы сознательно избегаем сложных дел.

•   Мы избегаем задач, требующих от нас сложных ре­шений.

В большинстве случаев именно эти неприятные, труд­ные дела и сложные решения как раз и являются клю­чами к нашему успеху.

Упражнение

• Проведите анализ и выясните: какие именно дела Вы стараетесь отложить? Какие меры Вы можете при­нять против этого и когда? _______________Планируйте свой рабочий день

•   Придумайте для себя правило, следуя которому Вы сможете справиться с «отсрочками».   ______

Боритесь со своими «отсрочками»

Никогда не откладывайте выполнение неприятных дел. Сложные задачи тоже не станут от этого легче. Этим Вы только рискуете потерять здоровье и пострадать от стрессов.

•   Выясните для себя, почему данная вещь Вам не нра­вится.

•   Решитесь наконец прибегнуть к самодисциплине и не действовать больше по принципу «нравит­ся - не нравится». Попробуйте найти для себя стимул: если, например, Вы наконец-то решитесь посвятить час скучному, давно откладываемому составлению отчета по командировочным расхо­дам за прошлый месяц, то двумя днями позже у Вас на счету будет на 500 долларов больше -кто еще может похвастаться столь высокой «по-ЧЗС&&&Й& оплатой?

ш   Подумайте: Вы смажете убавиться от действую­щих Вам на нервы, скучных, но при этом совер­шенно необходимь/х дел лишь тогда, когда рас­правитесь с ними.

•   Осознанно планируйте каждый следующий шаг. Не теряйте из виду свою цель. Например, когда Вы, пол-

Борьба с «пожирателями» времени

ностью изнуренный жарой, уже целый час медленно тащитесь в пробке и вдруг видите табличку «Строи­тельный участок 2 км», то эта надпись заставляет Вас приободриться: теперь Вы знаете причину про­исходящего и понимаете, что, как только Вы минуе­те этот участок, движение наладится. Ваша цель — это та же самая табличка. Она должна быть для Вас «светом в конце туннеля» и облегчать Вам выполне­ние сложных и неприятных дел.

•   Вознаградите сами себя после выполнения како­го-нибудь неприятного задания. Также Вы должны задать себе следующие вопросы.

•   Используете ли Вы какие-нибудь другие важные обязанности и дела в качестве самооправдания при уклонении от менее приятных дел?

•   Возможно, у Вас есть некоторое предубеждение относительно перепоручения обязанностей кол­легам?

•   Возможно, Вы чересчур сильно стремитесь к со­вершенству?

•   Вероятно, Вы не знаете мзх приступить к новому неприятному или сложному делу?

•   Возможно, Вам кажется, что какие-то любимые дела быстрее приведут Вас к удовлетворению?

Разработайте свою стратегию в борьбе с «отсрочка­ми». Если после прочтения всего вышесказанного Вы почувствовали сильную необходимость приступить к действию, то подумайте, не записаться ли Вам на тренинг.

Планируйте свой рабочий день

Как эффективно проводить встречи и вести телефонные переговоры?

Мы тратим огромную часть нашего времени на телефон­ные звонки и переговоры. С помощью приведенных здесь некоторых правил и планирования мы сможем справляться с ними если и не быстрее, то уж точно го­раздо успешнее.

Советы по проведению телефонных переговоров

Прежде всего Вам необходимо выучить все функции Вашего телефона: перевод звонков, бесшумный ре­жим, быстрый набор номера, повтор набора номера, список поступивших звонков, автоответчик, громкая связь и т.п. — эти опции весьма полезны и испытаны. Если Вам приходится часто звонить и принимать звонки, то, очевидно, Вам очень пригодится опре­делитель номера и синхронизация его с ПК. На­пример, Вы можете установить на своем компьютере специальную программу, так называемый Айгезз-тападег, открывающийся одним щелчком мышью. При входящем звонке автоматически открывается Ас1ге55тападег, который выбирает из списка нужный Вам номер вместе с пометками о звонящем и цели разговора.

С помощью громкой связи, параллельной линии и т.п. Ваши коллеги тоже смогут принять участие в раз­говоре.

кок эффективно проводить встречи и вести телефонные переговоры? щ

Как сэкономить время при звонках по телефону?

•    Распределите телефонные звонки по группам и приступайте к ним по очереди. Составьте себе план телефонных звонков.

•   Предварительно сделайте для себя краткие по­метки, запишите ключевые слова, наметьте во­просы и цели предстоящего разговора. Подумай­те об аргументах, которые Вы должны привести, об альтернативных и компромиссных решениях, о том, какие аргументы может привести партнер. Подготовьте документы, которые могут Вам пона­добиться в ходе разговора.

•    Прежде чем начать разговор, представьтесь и кратко изложите цель Вашего звонка. Если Вы в течение нескольких минут будете излагать свои проблемы «не по адресу», то попусту потратите свое и чужое время.

•    Если Вам предстоит долгий разговор, то поин­тересуйтесь сперва, располагает ли временем Ваш собеседник.

•   Делая краткие заметки по ходу разговора, Вы из­бавите себя от мучительной неловкости при пере-спрашивании и от повторов. («Так, когда, значит, будет эта встреча?»)

•   Запишите все результаты и выводы, сделанные после этого разговора.

Планируйте свой рабочий день

•    Будьте кратки и умейте быстро закончить разго­вор. При этом будьте максимально вежливы. В конце подведите итоги разговора — это также поможет Вам запомнить самое важное.

•   Если же Вы попали на автоответчик, то будьте пре­дельно кратки. Повторите свой номер еще раз. Если же Вы не хотите оставлять голосовое сооб­щение, то повесьте трубку до того, как услышите гудок.

•   Если Вы звоните сами, если спешите, то избегайте любых посторонних разговоров. С помощью про­стого вопроса «Чем могу быть полезен?». Вы на­прямую перейдете к делу. Если же телефонный разговор длится слишком долго или Вы очень за­няты, то можете, извинившись, прервать разговор и попросить собеседника перезвонить.

Отдыхайте от телефона

Выделите себе несколько часов тишины. Попросите своего коллегу взять на себя поступающие Вам звон­ки, а через некоторое время поменяйтесь с ним мес­тами. Активируйте на Вашем автоответчике функцию прослушивания, с ее помощью Вы можете прослуши­вать входящие звонки, не отрываясь от работы, и под­ходить к телефону в особенно важных случаях. Толь­ко не обманывайте и не заставляйте других придумы­вать истории, например: «К сожалению, он вышел. Может, я смогу Вам чем-нибудь помочь? Перезвони­те, пожалуйста, после 16:00».

Как эффективно проводить встречи и вести телефонные переговоры? щ

Что делает встречу успешной?

Совещание - современная альтернатива работе

«Вы одиноки? Приходите на совещание! Там Вы смо­жете:

•   встретить милых и интересных людей;

•   почувствовать себя важным;

•   строить графики и диаграммы;

•   произвести сильное впечатление на своих коллег;

•   насладиться кофе, напитками и печеньем ...и все это — в самый разгар рабочего дня.»

Как ни странно, в этом шуточном объявлении, заме­ченном нами в одном бюро, содержится немало прав­ды. Допустим, Вы и пятеро Ваших коллег ждете в те­чение пятнадцати минут двух других запаздывающих участников или же потратили впустую целый час сво­его времени на бесполезную или плохо подготовлен­ную встречу. Во что Вам это обошлось? Вы можете также подсчитать свои годовые временные затраты. Если же совещания проводятся каждые две недели, то потери будут огромные. Результат — Вы постарае­тесь избегать их, как просто бесполезную трату вре­мени.

Вы сможете провести встречу с гораздо большим ус­пехом, если будете следовать нескольким простым, но при этом очень четким правилам, которые, к сожа­лению, часто игнорируются.

Планируйте свой рабочий день

Контрольная таблица: Секреты успешного прове­дения совещаний

Составьте четкую повестку дня

Определите цели. Напишите также, к каким результа­там необходимо прийти

Позаботьтесь о том, чтобы все документы были розда­ны заранее, а не непосредственно в ходе совещания

Участники должны подготовиться к совещанию заранее

Составьте четкий план заседания

Старайтесь придерживаться установленных временных рамок. Не опаздывайте. Не уходите раньше, чем за­планировано

Различные графики и диаграммы являются наглядным подтверждением Ваших слов. Они облегчают ответы на вопросы и позволяют быстрее достигнуть промежу­точных результатов

Короткие паузы и свежий воздух помогают восстано­вить силы и повышают внимательность

Протокол заседания должен быть коротким и четким. Все задачи следует занести в так называемый список необходимых дел. (Кто? Что? Когда?)

как эффективно проводить встречи и вести телефонные переговоры?!

О чем нужно помнить при проведении переговоров и совещаний?

«Лучшие переговоры — те, которые не состоялись». Это не всегда так, но тем не менее Вы всегда должны искать альтернативы. Например, две встречи можно объединить в одну (особенно в том случае, если уча­стники должны прибыть на них в одно и то же место). Возможно, наилучшим решением будет телеконфе­ренция или же решение, вынесенное по данному во­просу высокопоставленными лицами. Избавьте себя и своих коллег от бесполезной траты времени на пустые разговоры. По возможности со­кратите число участников. Вот основные вопросы, ко­торые необходимо решить перед организацией сове­щания.

•    Кого непосредственно могут коснуться решения, принятые в ходе дискуссии? Может быть, будет достаточно одного заместителя?

•    Кто обладает специальными знаниями и без кого нельзя обойтись?

•    На ком лежит ответственность (финансовая, адми­нистративная, правовая) за вынесение решений? Кто выносит решения? Будет ли достаточным, ес­ли эти лица просто узнают о вынесенном решении из протокола?

•   Действительно ли необходим руководитель сове­щания? Кто из присутствующих может взять на себя эту роль?

Планируйте свой рабочий день

т    Подумайте, кому из участников необходимо при­сутствовать лишь при обсуждении первых пунктов плана заседания. В соответствии с этим составьте повестку дня.

Правила игры при проведении переговоров или совещаний

Всегда соблюдайте общепринятые правила поведе­ния при коммуникации и совместной работе. Сюда от­носятся: ограничение времени, отведенного на вы­ступление; образ действий в запутанных ситуациях; правила «обратной связи», правила принятия реше­ний.

Договоритесь со своими коллегами назначать суровые штрафы опоздавшим на внутренние совещания. Напри­мер, тот, кто придет слишком поздно, должен будет по­том убрать комнату переговоров или оплатить всем обед, либо он не сможет принять участия в данном со­вещании. Это может показаться слишком жестоким, однако подобные меры — единственный способ избе­жать промедлений по вине постоянно опаздывающих. Главное при этом — чтобы подобные санкции не стали скрытой наградой для остальных («Кто у нас сегодня благородный спонсор мороженого?») и чтобы все бы­ли с ними согласны. Вот увидите, после того как Вы три

Учитесь перепоручать свои обязанности другим

раза подряд примете подобные меры, опоздания пре­кратятся.

Как сэкономить время в ходе переговоров?

Во время проведения совещания обращайте внима­ние на следующие «злободневные» вещи: посторон­ние разговоры, отклонения от темы, затянувшиеся разногласия, банальную борьбу за власть, «мертвые точки»; неверная информация и преждевременные заключения тоже могут помешать Вам достигнуть на­меченной цели. Иногда короткая пауза или перенесе­ние совещания на следующий день может оказаться лучше, чем длительное и утомительное решение всех проблем сразу.

В конце заседания подведите итоги. Запишите, что, когда и кем должно быть исполнено. Если необходи­мо, договоритесь о следующих переговорах. Сразу же перепишите протоколы совещания в свою записную книжку, потом Вы сможете разослать их по почте (распечатать и раздать) всем участникам встречи. Оптимальным вариантом будет продемон­стрировать протокол всем собравшимся с помощью видеопроектора — таким образом можно сразу же устранить все недоразумения.

Учитесь перепоручать свои обязанности другим

Многие люди часто делают сами даже ту часть работы, с которой гораздо лучше и быстрее справились бы их Планируйте свой рабочий день

коллеги или сотрудники. В качестве оправдания все и всегда приводят одни и те же причины, например:

•    перепоручать кому-то свои задания весьма риско­ванно;

•    гораздо интереснее делать все самому;

•   у меня это получится гораздо лучше; я же, в кон­це концов, эксперт в таких делах;

•   если я буду делать все сам, то все получится го­раздо быстрее;

• я с удовольствием выполню эту работу. Истинные же мотивы почти никогда не рассматривают­ся. Например, человек не хочет признать себя слабым и неуверенным в своих силах («А вдруг у моего колле­ги Мюллера это получится гораздо лучше, чем у ме­ня?»). Или он не хочет потерять контроль над своими задачами и обязанностями. Или этот человек просто слишком горд и считает себя незаменимым работни­ком. Или же он просто боится потерять власть. К тому же передача своих обязанностей не только помогает сэкономить Ваше время, но обладает и еще несколькими преимуществами, часто упускаемыми из виду.

•   Вы можете гораздо эффективней использовать знания и умения в какой-нибудь другой области.

•   Многие Ваши коллеги, которым Вы передали часть своих обязанностей, только выиграют от этого и будут Вам за это благодарны.

•    Вы можете использовать освободившееся время для других проектов, обучения или повышения

Учитесь перепоручать свои обязанности другим

квалификации, планирования, творческих зада-

ний и т.д.

Искусству перепоручать свои обязанности можно лег­ко научиться, при этом не обязательно занимать ру­ководящий пост. Если Вы чувствуете, что разрывае­тесь между многочисленными делами и обязанностя­ми, и не хотите, чтобы так продолжалось и дальше, то Вам просто необходимо приобрести этот навык.

Перепоручайте свои обязанности с успехом

Если позволяет иерархическая структура предпри­ятия, то наиболее часто Вы должны перепоручать другим свои обязанности из группы Си О. Основные принципы: если Вы перепоручили свои обя­занности кому-либо из Ваших сотрудников или кол­лег, то он в первую очередь должен:

•    понять, чего Вы от него хотите;

•    убедиться в том, что данное задание отвечает и его интересам тоже;

•    быть уверенным в том, что выполнение данного задания важно для успешной работы предпри­ятия;

Планируйте свой рабочий день

•    быть в состоянии выполнить данное задание, оно должно быть ему по силам.

Имейте в виду, что все, о чем Вы забудете или просто не сообщите Вашему коллеге, может помешать ему выполнить данное задание. Загляните еще раз в уже испытанную Вами контрольную таблицу (см. с. 72) и передайте ее коллеге, которому Вы перепоручили выполнение данного дела — это поможет ему лучше во всем разобраться. В нижеприведенном списке Вы найдете еще несколько пунктов, на которые следует обратить внимание.

Десять правил успешного перепоручения обязанностей

1 Подумайте, что именно Вы хотите кому-то перепору­чить.

2 Решите, кому именно Вы хотите это доверить.

3 Запишите, что необходимо при этом сделать.

4 Разъясните Вашему сотруднику или коллеге неко­торые детали выполнения данного задания.

5 Если необходимо, проведите с Вашим коллегой не­сколько тренировок.

6 Задания должны давать возможность Вашему кол­леге разрабатывать свои собственные методы ре­шения.

7 Обсудите с Вашим коллегой все, что может иметь отношение к перепорученному ему делу.

8 Ваше вмешательство разрешено только в том слу­чае, если оно заранее оговорено.

Наведите порядок на своем рабочем месте

9 Постоянная коммуникация — залог Вашего общего успеха.

10 Последующий контроль: оцените и похвалите ра­боту, выполненную Вашим сотрудником или кол­легой.

Наведите порядок на своем рабочем месте

Порядок и систематичность являются главными сла­гаемыми экономии времени. Здесь мы поделимся с Вами секретами того, как именно нужно организо­вывать порядок на рабочем столе для экономии вре­мени и пространства.

Порядок на Вашем столе и то, как Вы храните доку­менты, напрямую зависят от Вашего индивидуального режима работы. Многие люди при этом думают, что только в полном беспорядке они могут стать творчес­кой личностью. Для других загроможденный стол — сплошное наказание, потому что это постоянно их от­влекает. Оптимальное решение — то, при котором Вы сразу, не тратя времени на поиски, можете найти на своем рабочем месте необходимую документацию, записи, диски и т.п.

Планируйте свой рабочий день

Храните на столе только необходимое

На многих рабочих столах можно часто увидеть стопки бумаг, горы папок, прозрачных файлов, дис­кет и т.п., — все это мы берем в руки лишь для того, чтобы переложить на другое место, поскольку еще не решили, что с этим делать.

Выход из положения следующий. Взять в руки каж­дый лист бумаги и быстро пробежать его глазами. Девиз «Чем меньше стол — тем больше корзина для бумаг» может быть также применен и к самой мусор­ной корзине (вспомните о приоритете Д с. 34). Даже если Вы не уверены, пригодится ли Вам когда-ни­будь еще эта бумага, без сожаления выбрасывайте ее. Всегда задавайте себе вопрос: произойдет ли что-нибудь ужасное, если я не буду хранить это письмо?

То, с чем Вы не можете сразу разобраться, надо бу­дет просмотреть позднее. Если Вы знаете точную да­ту, когда все должно решиться, то положите эти бума­ги в отдельную папку и отметьте в ежедневнике день, когда их снова можно будет просмотреть.

Наводим порядок по системе

Есть только четыре способа разделаться с бумагами и документами: выбросить их, передать коллеге, про­работать или отложить их «до лучших времен». Если на Вашем столе полный беспорядок, то примите следующие меры.

1 Рассортируйте все документы в соответствии с их приоритетом.

Наведите порядок на своем рабочем месте

2 Выбросите все, что больше никогда не понадобит­ся ни Вам, ни остальным. Для этого выделите себе специальный ящик для старых бумаг.

3 Передайте своим коллегам те бумаги, относитель­но которых Вы не можете вынести самостоятельно­го решения. Предварительно снабдите эти доку­менты краткими пометками.

4 В первую очередь просмотрите все бумаги, относя­щиеся к приоритету А Разумеется, не сразу. Те, с которыми Вы уже разобрались, переложите в от­дельную папку. Работу же над оставшимися доку­ментами Вы сможете продолжить после того, как полностью разберете свой стол.

5 Отодвигать на будущее Вы имеете право лишь те бумаги и документы, на проработку и приведение в порядок которых у Вас еще есть время. Однако их тоже нужно как-то систематизировать и разо­брать! Чтобы не забыть вернуться к ним позднее, запишите об этом в своем ежедневнике или орга-найзере.

Как поступить с оставшимися документами?

«Всякую работу можно растягивать до бесконечнос­ти». Вполне естественно, что Вы не располагаете аб­солютно всей необходимой информацией и что к со­вершенству можно стремиться до бесконечности. Но так ли это необходимо? Обязательно ли состав­лять каждый внутренний документ по всем правилам? Вовсе нет, очень часто в качестве ответа на письмо бывает достаточно и пары строк, написанных от руки Планируйте свой рабочий день

(если только речь идет о внутренней переписке со-трудников). Чтобы не растрачивать свои силы пона-лржяу, &&Д&ЛЖЯ& заранее определить для себя ко­нечную точку работы.

Пример

Вам необходимо составить коммерческое предложение. Прежде чем приступить к работе, посмотрите на часы и ска­жите себе: «Сейчас 11:30. Я должен закончить это письмо через десять минут». Если же к 11:35 Вы одолели только приветствие и обращение, то просто «подстегните» себя: «У меня осталось только пять минут. Вперед», — и Вы обя­зательно продвинетесь!

Как можно сэкономить время при чтении?

Чтение специальных журналов необходимо для того, чтобы повышать свою квалификацию и чтобы всегда иметь представление об основных тенденциях разви­тия. Кроме того, подобная литература может послу­жить «толчком» для Ваших собственных идей. Одна­ко редко у кого находится время на чтение подобных публикаций, ведь наш рабочий день и так перегружен непрекращающимся потоком документов и коррес­понденции.

Наведите порядок на своем рабочем месте

Читайте только то, что Вам действительно может пригодиться

Составьте для себя список пу&лнкацяя которые Вы бы хотели просмотреть. Выделите себе для них отдельную папку. Остальную поступающую специальную литературу и документацию сразу же откладывайте в сторону или просто передавайте кол­легам. Ни в коем случае не принимайтесь тут же лис­тать попавший к Вам в руки журнал. В противном же случае Вы не сможете избежать опасности бессис­темного чтения и просто «утонете» в объеме инфор­мации. Результат — Вы зря потратите свое время. Вместо этого постарайтесь ежемесячно выделять для себя день и время, которое Вы будете тратить на ра­боту со специальной литературой. Занесите эту дату в свой ежедневник. Когда же подойдет время, сле­дуйте следующим правилам.

•   Сначала прочитайте содержание. Принимайтесь за чтение какой-либо статьи лишь в том случае, когда ее заголовок обещает Вам действительно интересное и полезное чтение.

•    Если же Вы уже несколько раз подряд не смогли найти для себя в каком-то определенном пери­одическом издании ничего интересного, то пре­кратите его заказывать.

•    Ваше чтение должно быть оправдано. Если кто-то дал Вам что-то прочитать, то это вовсе не значит, что данная публикация будет интересна и полезна для Вас.

Планируйте свой рабочий день

•   Научитесь технике быстрого чтения. Для этого Вы можете записаться на курсы или же просто при­обрести учебник. Однако если при этом не упраж­няться, то можно быстро потерять скорость чте­ния, наработанную Вами в процессе обучения.

Справляемся с потоком электронных писем

Руководящие сотрудники ежедневно получают более дюжины электронных писем. И не только они: от беско­нечного потока электронной корреспонденции в той или иной мере страдают все, кому приходится много и часто работать с компьютером. И это не удивительно, ведь те­перь по электронной почте можно отправить все то, что раньше приходилось посылать с помощью обычного классического письма, и это намного быстрее, дешевле и удобнее. Однако именно благодаря скорости рассыл­ки это средство коммуникации обладает следующим не­достатком: в Ваш ящик поступает множество информа­ции — нужной и бесполезной, важной и второстепенной. Около половины писем оказываются вообще совершен­но бесполезными и несущественными для Вашей рабо­ты, к таковым, например, относятся рассылки новостей, всякая посторонняя реклама (так называемый спам), информационная рассылка для зарегистрированных пользователей каких-либо сайтов и т.п. Подобные пись­ма приходят к нам ежедневно и просто «забивают» наш ящик. Как же со всем этим справиться? Создайте регистратор в своем электронном почтовом ящике.

Справляемся с потоком электронных писем

Выделите себе отдельный день, в который Вы сможе­те заняться наведением порядка в своем электронном почтовом ящике. Создайте в нем систему папок. Тог­да Вы сможете рассортировывать входящие письма в соответствии с проектами, клиентами или внутрен­ними задачами. Выделите на каждую рабочую об­ласть от трех до семи папок, при этом самих областей должно быть не более трех.

Пример

Все новости с помощью установленного фильтра автомати­чески помещаются в папку для новостей. Кроме того, Вы за­вели отдельные папки для каждого проекта, отделив при этом текущие проекты от уже завершенных. Как менеджер по товару, Вы можете также сортировать входящие письма в соответствии с видами товара или же сериями. При этом Вы можете как различать фазу производства и дату выпус­ка продукции, так и комбинировать их.

Используйте принцип Эйзенхауэра

Держите ящик входящих писем пустым. Иерархию приоритетов, составленную на основе диаграммы Эйзенхауэра (см. с. 32), вполне можно применять и к электронным письмам. В большинстве случаев решить, к какому именно приоритету следует отнести то или иное письмо, можно с помощью адреса от­правителя или темы письма. Подумайте, возможно, будет разумнее распределить папки в соответствии с А- и В-приоритетами входящих в них писем. Письма,

Планируйте свой рабочий день

Вам останется только добавить туда необходимые данные.

Как нужно писать электронные письма?

Следующие правила, которые также можно отнести к правилам этикета, помогут сэкономить Ваше время и время получателя.

•    Всегда заполняйте поле, отведенное для темы письма. Формулируйте ее кратко и четко.

•    Если между моментом получения письма и Вашим ответом на него прошло всего несколько минут, то сформулируйте тему более подробно. Это помо­жет адресату понять, на какое именно письмо Вы ответили. Если необходимо, то укажите в скобках тему первоначального письма. В случае внутрен­них сообщений, отправляемых сотрудниками фир­мы друг другу, тема письма часто бывает важнее самого текста.

•    Избегайте длинных, бесполезных формулировок и не пишите «ответных» писем (например, благо­дарственных) по каждому пустяку (отвечайте лишь на те сообщения, которые этого требуют, или в каких-либо особенных случаях). Помните, что электронная почта — это по большей части ин­формационное средство коммуникации.

•    Использование в качестве темы таких общеприня­тых словосочетаний, как «информация для Вас», «к сведению», обычно указывают на то, что ответ не требуется.

•    Отвечая, сотрите все, начиная с исходного сооб­щения, что не является необходимым для понима-

'•"

Справляемся с потоком электронных писем

ния Вашего ответа. Оставьте лишь те пункты или вопросы, на которые Вы даете односложные от­веты «да» или «нет».

При пересылке электронных писем будьте пре­дельно осмотрительны — делайте это лишь тогда, когда отправитель согласен на нее. В сомнитель­ных случаях будет лучше спросить его разреше­ния.

Формулируйте свои мысли настолько коротко и ясно, насколько это возможно. Используйте также такой элемент оформления, как абзац и следующая за ним пустая строка. Все это сэко­номит время получателя и уменьшит возможность того, что самые главные пункты Вашего письма останутся незамеченными.

Приложения должны быть маленькими по объ­ему, их количество не должно превышать двух-трех. Особенно это касается графиков. Сжимайте большие по объему файлы, сохраняйте их в гаг-или г/р-формате (прикрепленные данные, по объ­ему превышающие 500 Кб, повлекут чрезмерные затраты времени на открытие и пересылку). Пересылайте только те данные, которые сохране­ны в стандартных форматах (например, в рс!т-фор-мате). В противном же случае Ваш адресат просто не сможет их открыть.

Посылайте копию письма другим людям лишь тог­да, когда это действительно необходимо. Число по­лучателей должно быть настолько маленьким, на­сколько это возможно.

Планируйте свой рабочий день

•    Если это уж так необходимо, то пересылайте анекдоты и шутки лишь тем людям, для которых они не окажутся помехой в работе. Сразу же сти­райте все письма с непристойным юмором и по­шлыми картинками. Если Вы больше не хотите получать подобные письма, то поговорите об этом с отправителем, иначе их число никогда не уменьшится.

Перед отпуском установите функцию автоматическо­го извещения о Вашем отсутствии. Благодаря этому Ваши коллеги и клиенты будут знать, что Вы сможете прочесть отправленные Вам письма только несколько недель спустя.

Станьте хозяином своего времени

Управление временем — не универсальное средство и подходит оно далеко не всем. Найдите для себя то, что подойдет именно Вам и сможет сразу дать положительный результат.

Станьте хозяином своего времени

Все управляют временем по-разному. К какому типу принадлежите Вы?

Все люди разные. В то время как одному, например, нравится аккуратно заполнять готовые бланки, друго­му необходимы спонтанность и свобода для творчес­тва. Один растрачивает свои силы на излишнее стрем­ление к совершенству, другой - на составление пла­нов и чрезмерное рвение, он хочет сделать все, быстро и сразу. Для успешного управления временем важно следующее: Вы должны выбрать для себя то, что отвечает Вашим индивидуальным особенностям и предпочтениям.

На следующих страницах мы представим Вам четыре различных типа личности: доминантного, инициатив­ного, организованного и добросовестного менедже­ра собственного времени.

Среди этих типов обязательно найдется один или два, наиболее близкие Вам. Чтобы узнать, к какому именно типу Вы принадлежите и каким советам Вам нужно следовать, используйте так называемые контрольные таблицы. В каждой из четырех таблиц отметьте те высказывания, которые относятся к Вам. После этого посмотрите, в каких таблицах Вы нашли для себя наибольшее число верных утвер­ждений и прочитайте следующие за ними советы. Нижеописанная типология принадлежит фирме 0150 (л/лм.с!15д.с1е). Тесты 0150 помогают лучше понимать себя и остальных. Данное же описание типов «вре-

Все управляют временем по-разному, к какому типу принадлежите вы?!

менных» менеджеров приводится здесь с любезного разрешения бемеП/Оау «Оаз 1x1 с!ег РегзопПсИ-КеК», Э.АиЛ., ОКепЬасМ 2003.

Контрольная таблица: Вы доминантный мене­джер?

Станьте хозяином своего времени

Десять советов для доминантного менеджера

1 Расставляйте приоритеты. Выделите себе время и определитесь со своими целями, ожиданиями и приоритетами.

2 Прежде чем приступать к какому-то важному зада­нию, тщательно продумайте все детали и опреде­лите, сколько Вам потребуется времени на его вы­полнение.

3   Будьте терпеливее с окружающими, давайте им иногда фору.

4  Не загружайте других большим количеством дел и проектов сразу.

5  Старайтесь как можно реже отрывать других от работы, больше прислушивайтесь к окружающим.

6   Будьте вежливы и всегда смотрите в глаза собе­седнику.

все управляют временем по-разному, к какому типу принадлежите Вы?

7  Меньше соревнуйтесь и больше работайте совме­стно с коллегами.

8 Сначала подумайте, а потом (неспешно) присту­пайте к работе.

9 «Притормозите», не предъявляйте к окружающим больших требований, чем к самому себе.

10 Отдых тоже полезен. Выделяйте себе иногда спе­циальное время для него.

Контрольная таблица:  Вы инициативный мене­джер?

Станьте хозяином своего времени

Десять советов для инициативного менеджера

1 Прежде чем приступить к новому заданию, закон­чите предыдущее.

2 Не позволяйте окружающим отрывать Вас от рабо­ты и не пользуйтесь подобными перерывами в каче­стве повода побездельничать.

3 Работайте последовательно над начатым Вами про­ектом.

4 Научитесь быть пунктуальным.

5 Не бросайтесь выполнять второстепенные задания и не растрачивайте понапрасну Ваши силы и энер­гию.

6 Письменно фиксируйте все задания. Составьте се­бе список необходимых дел и приоритетов, старай­тесь придерживаться его.

7 Упорядочите Ваш рабочий день и составьте его план.

Все управляют временем по-разному. К какому типу принадлежите Вы?!

8   Заведите ежедневник или органайзер, используй­те его также как средство самодисциплины.

9   Разберите свой рабочий стол и очистите корзину для бумаг.

10 Не позволяйте отвлекать Вас по личным вопро­сам. Ограничьте время на разговоры, будьте ме­нее общительны.

Контрольная таблица:  Вы организованный ме­неджер?

111

Станьте хозяином своего времени

Десять советов для организованного менеджера

1  Поищите новые, более короткие пути к достиже­нию намеченных целей взамен уже испытанных старых.

2 Увеличьте свою производительность труда и ус­корьте рабочий процесс.

3   Обменивайтесь опытом с коллегами, расспросите их, как они распределяют свои дела и приоритеты.

4   Вовремя распознавайте проблемы и решайте их. Умейте также находить решения и в межличност­ных конфликтных ситуациях.

5   Чтобы избежать спешки и не зависеть от времени, старайтесь начинать свой рабочий день раньше.

6   Меньше думайте о затратах труда и больше о ре­зультате.

7   Чтобы не попасть в цейтнот, вовремя обращайте внимание на конечные сроки.

Все управляют временем по-разному. К какому типу принадлежите Вы?|

8   Относитесь позитивно к любым изменениям, они обогащают Вашу жизнь.

9   Решайте свои задачи сами, при этом начинайте с малого.

10. Больше доверяйте себе, говорите громче. Чаще говорите «нет».

Контрольная таблица: Вы добросовестный мене­джер?

Станьте хозяином своего времени

Десять советов для добросовестного менеджера

1 Еще раз тщательно просмотрите и продумайте свой план. Если Вы запланировали слишком много, то у Вас останется слишком мало времени на его пе­реработку или на внесение внезапных изменений.

2 Сконцентрируйтесь на результате, а не на безуп­речном выполнении.

3 Вы не можете избежать всех возможных рисков. Постарайтесь это понять.

4 Принимайте наиболее приятные для Вас решения, даже если не обладаете достаточной информа­цией.

5 Не тратьте столько времени на исследование и ана­лиз.

6   Установите себе четкие временные границы для выполнения каждого задания.

7   Поставьте перед собой достижимую цель. Не тре­буйте от себя слишком многого.

Как менять свои привычки?

8   Знайте, что совершенство тоже имеет свои грани­цы: «хорошо» лучше, чем «превосходно».

9   Не будьте слишком требовательны к себе и окру­жающим. Проявляйте снисходительность.

10 Люди гораздо важнее, чем строгие уставы и ди­рективы. Не забывайте об этом.

Как менять свои привычки?

В теории управления временем есть как «сильные» факторы (система планирования времени, принцип Парето, планирование цели и т.п.), так и «слабые», которые являются не менее важными (а может, даже и более), чем первые. О них-то и пойдет речь в заключительной части.

Ваша внутренняя установка на успех

Горькая правда состоит в том, что для успешного уп­равления временем прежде всего необходима само­дисциплина. И самыми важными факторами здесь яв­ляются Ваш внутренний настрой и стимул к действи­ям — Вы должны быть активны в достижении цели. Мы не можем управлять временем как таковым, но мы вполне можем менять наши с ним отношения. Для то­го чтобы иметь возможность достигать большего за меньшее время, не нужно никакой магии, просто до­статочно знать, где мы хотим оказаться, что для нас является самым главным, чего именно мы хотим до­биться и как это сделать.

Станьте хозяином своего времени

Злейший «пожиратель» времени

Если мы предварительно не проанализируем ситуа­цию, то потеряем потом огромное количество време­ни. То же произойдет и в том случае, если мы будем совершать ошибки и не принимать их во внимание, ес­ли будем, как страусы, прятать голову в песок. Вспом­ните, ведь очень часто мы прекращаем начатое лишь из-за ложной уверенности в том, что «у нас ничего не выйдет» или что мы «жертва внешних обстоятельств» (к таким «внешним обстоятельствам» относятся шеф, коллеги, клиенты, поставщики или даже погода, судь­ба, звезды, пятница 13-го и т.п.). И поэтому у нас уже нет сил бороться с проблемой.

;_:^:1;Ш1'_:Щ _:;^^

;;.; ^З^^^

Тем не менее полный анализ ситуации показывает нам, что именно из-за нашей реакции на внешние обстоя­тельства и может возникнуть проблема и что, возмож­но, по-другому было бы лучше. Этот животрепещущий вопрос мы решили проиллюстрировать примером.

Пример: моя проблема - непунктуальность

В прошлом моей самой большой проблемой была ужасаю­щая непунктуальность. Я приходил вовремя лишь на самые важные деловые встречи. Когда я собирался в гости к мое­му лучшему другу Маркусу и его жене Марайе, то им посто­янно приходилось ждать меня около получаса, а иногда и дольше. Каждый раз что-нибудь случалось. Например, однажды прямо перед отъездом я получил электронное письмо, на которое надо было «срочно» ответить, в следу-

Как менять свои привычки?

ющий раз мне захотелось заехать по дороге в магазин за новым адаптером к мобильному телефону. Однако прода­вец смог найти его на складе только 20 минут спустя, и к то­му же я встал в самую длинную очередь к кассе. А еще как-то прямо за 10 минут до выхода у меня зазвонил телефон, и хотя разговор не был срочным, я потратил на него 45 минут. В другой раз я опоздал из-за того, что попал в пробку. Плюс ко всему на всех пяти светофорах, как только я к ним подъ­езжал, как назло загорался красный свет, а строительство на одном из участков дороги стало последней каплей.

Почему у меня всегда идет все не так?

Как видите, я ничего не мог с этим сделать, не так ли? Я просто становился жертвой обстоятельств, которые не мог изменить: продавец, очередь, пробка на доро­ге, телефон и т.д. Я был ни при чем. Действительно, на светофорах загорался красный, продавец был медлительный и т.п. Но ведь те же са­мые вещи происходят и с другими людьми, однако они при этом остаются пунктуальны. Я ведь не рассчи­тывал, что такое произойдет? (Теперь Вы видите, на­сколько важно всегда иметь дополнительный запас времени?)

^   ^

0 ||^кйй^%щ выходящей из-йод %д$$фэ^^:1^^ шей жизни! ; •;;'•. .- '."..    ''^,    •. '  •.. ,^:    '."''   . ;,.^: • •;' • •"';'''?;.•';,. Й."'^М

Возьмите на себя ответственность!

Однажды я решил заново проанализировать все свои бесчисленные опоздания, и внезапно я понял: «Да я же сам был виноват в них!». Я всегда хотел использо­вать все время до конца и из-за этого всегда

станьте хозяином своего времени

занимался сразу несколькими делами. Это осознание имело следующие последствия: поскольку теперь я знал, что сам виноват в своих опозданиях, то мог уже что-то изменить. Если мне предстояло какое-то серь­езное мероприятие, то я уже не затевал перед выез­дом никаких сложных и долгих дел и всегда отправ­лялся в путь заранее.

Мы в состоянии сами поменять свой образ жизни

Действительно, в большинстве случаев мы сами несем ответственность за все то, что с нами происходит. Мы можем повлиять на происходящее с нами и на внешние обстоятельства благодаря нашему образу жизни и на­шим внутренним установкам. При этом последние два фактора мы в состоянии изменить. Мы, конечно, мо­жем просто сидеть и жаловаться на то, что «все равно не сможем ничего поменять». Или же мы можем на­учиться принимать во внимание то, на что мы не можем повлиять и попытаться найти какой-нибудь приемле­мый для нас способ изменить сложившуюся ситуацию. И тогда мы понимаем, что нет ничего, что мы не могли бы изменить. Ключ к избавлению от стрессов, перегру­зок и цейтнота находится в нас самих.

Как менять свои привычки?

Самое главное - наличие стимула

Следующий важный фактор — это стимул (или моти­вация), и он тесно связан с нашей внутренней установ­кой, а оба они гораздо важнее всяких техник и вспо­могательных средств. Сравните, например, рабочую производительность какого-нибудь дня, в который Вы были рассеяны и не имели ни малейшего желания работать, с производительностью дня, предшество­вавшего Вашему отпуску. Вспомните, как тогда Вы просидели до вечера в офисе и выполнили все остав­шиеся задания.

Будьте оптимистичны

Когда мы негативно настроены по отношению к че­му-то, то это мешает нам и сбивает нас с толку. И из-за этого многие из нас слишком рано сдаются.

Пример

Г-н Неудачников, который с удовольствием бегает трусцой, пришел как-то в офис и спросил двух своих коллег: «Не же­лали бы Вы совершить завтра вместе со мной утреннюю про­бежку?». На прошлой неделе у его коллег всегда находи­лось время для продолжительных бесед, однако на этот раз они ответили: «Нет, у нас слишком много дел». Г-н Неудач­ников обиделся и после этого старался обходить обоих сто­роной. Будучи пессимистом, он воспринял этот ответ как «Я терпеть тебя не могу». А о том, что эти его коллеги должны были в срочном порядке подготовить к завтрашнему дню очень важный проект, он не знал. Поэтому, чтобы вникнуть в суть дела, ему просто следовало тогда спросить: «Может, Вам будет удобнее послезавтра? Или час - это слишком много для Вас?».

Станьте хозяином своего времени

Как менять свои привычки?

Никогда не исходите из самого худшего предположе­ния, вместо этого попытайтесь взглянуть на происхо­дящее с оптимизмом. Однако это все равно не осво­бождает нас от предвидения всех возможных рисков, таких, например, как оценка возможного падения стоимости проекта или же как необходимость взять с собой зонтик, если за окном серое облачное небо.

|||||:Щ^^

Проявите дисциплину и мужество. Помните, что ключ к удачному управлению временем, эффективной ра­боте и достижению цели лежит в нас самих, и он зави­сит от наших установок и самодисциплины. Плани­руйте, начните что-то делать, и трудности отступят.

Как разработать правильную стратегию?

Если у меня утром перед семинаром заболел зуб, то я приму какую-нибудь таблетку. Но на следующий день я обязательно пойду к дантисту, потому что таблет­ка лишь кратковременное решение. Часто мы решаем многие наши профессиональные проблемы с помо­щью «таблеток». Сначала действительно приходит облегчение, но потом, как правило, все становится только хуже.

Пример

Г-н Майер часто теряет важные документы. И ему часто при­ходится срочно их искать, что занимает очень много време­ни. Почему? Да потому, что на столе у него беспорядок. Да-

же если г-н Майер и уберется как-нибудь на столе, все рав­но через какое-то время его рабочее место будет снова за­хламлено.

Если же Вы действительно пришли к осознанию сво­ей проблемы и решили что-то изменить, то Вам необ­ходимо будет следовать трем правилам.

1 Идентифицируйте источник Вашей проблемы.

2 Боритесь с причинами, а не с симптомами.

3 Составьте себе план действий.

Пример

В случае с г-ном Манером своеобразной «таблеткой» было бы разобрать свой стол. Однако через какое-то время г-н Майер должен был задаться вопросами: «Почему на моем столе всегда возникает беспорядок? Да потому, что у меня нет никакой системы и никакого места для хранения важ­ных и уже просмотренных мною документов. А почему я не разработал такую систему? Потому что был очень занят. Почему? Потому что занимался неважными делами, с низ­ким приоритетом, но которые доставляли мне удовольст­вие, вместо того чтобы заняться тем, что действительно бы­ло важно и срочно, но менее приятно».

Наиболее правильным решением данной проблемы для г-на Майера будет выработка системы с правиль­ными приоритетами. При этом создание места для хранения документов будет соответствовать в ней са­мому высокому приоритету. Также в данном случае необходима и самодисциплина. Время, которое пона­добится на это, как раз и будет соответствовать тому времени, которое г-н Майер до настоящего момента тратил на поиск пропавших документов. Разработка вышеуказанной системы займет у него самое боль-Станьте хозяином своего времени

Как менять свои привычки?

шее пять часов. Но при этом сил на поддержание этой системы понадобится в результате гораздо меньше, чем на бесконечные поиски.

Начните прямо сейчас!

1  Найдите в этой книге прямо сейчас одну или две из­ложенные проблемы, над которыми Вам нужно ра­ботать прежде всего. Выпишите их.

2 Выявите причины. Выработайте стратегию по их ус­транению. Найдите кого-то, кто сможет вам в этом помочь, проконтролирует Вас и придаст Вам сти­мул к действию. Поставьте перед собой четкие и достижимые цели.

3 Придумайте сами себе какую-нибудь награду, ко­торую Вы получите, как только достигнете наме­ченной цели.

4 Сделайте, наконец, короткую паузу и расширьте план своих действий, чтобы потом с новыми силами взяться за решение следующей проблемы!

Семинары и тренинги

Благодаря этой книге у Вас теперь есть необходимый материал для самообучения. И хотя посещение семи­наров не является необходимым, благодаря им Вы сможете легче и быстрее понять вышеизложенный материал. Находясь в группе единомышленников, Вы сможете послушать других участников семинара, по­делиться с ними опытом, узнать их точки зрения и по­лучить массу полезной информации. К тому же на се­минарах Вы сможете освежить полученные знания и проработать наиболее сложные места. Это как

в спорте: дополнительные тренировки еще никому не

помешали.

Преимущества семинаров:

• в течение какого-то времени Вы сможете полно­стью отключиться от своих ежедневных забот и пол­ностью сконцентрироваться на предмете. Вы сможете гораздо глубже погрузиться в темы, рассмотренные в данной книге;

•    Вы сможете задать вопросы ведущему семинара. Последний также будет составлять для вас спецналь-ные упражнения, подходящие именно для Ваших за­дач и для Вашего рабочего дня. Результат: большинство участников нашего семинара после каждого занятия уже могут (независимо от спо­собностей) сэкономить около 30 минут времени за день. Кроме того, Ваш успех через один - три месяца полностью окупит время и деньги, потраченные Вами на семинары.

Тренинги способствуют успеху

Профессиональные тренинги по управлению време­нем очень важны, ведь с их помощью Вы сможете ре­шать свои личные проблемы. Тренинг поможет Вам работать над своей собственной целью. Ведущий по­добных тренингов анализирует индивидуальный стиль Вашей работы и в соответствии с ним подыски­вает наиболее подходящую Вам программу. Таким образом, Вы можете не тратить время и силы на усво­ение чуждых Вам образцов поведения, а выбрать для себя то, что подходит именно Вам и не противоречит Вашим привычкам.

ТАЗСНЕНСШВЕ

Просто! Практично!

Вольфганг Ментцелъ

Деловой разговор с сотрудниками как инструмент управления (Искусство ведения разговора с сотрудниками).

Эберхард Г.Фелау

Конфликты на работе. Как их распознавать, разрешать, предотвращать.

Райнер Нирмайер, Манюелъ Зайфферт Мотивация.

Фриделъ Ион, Габриеле Петере-Кюлингер Практика психологического давления.

Андреас Эдмюллер, Томас Вильгельм Техники манипуляции.

Матиас Нёлке Техники креативности.

Роланд Гейсселъхарт, Кристиане Хофманн-Буркарт Прощай, стресс! Лучшие техники релаксации.

Ханс-Д. Литке, Илонка Кунов Проектный менеджмент (Управление проектами).

Барбара Шотт Как вести переговоры?

Клаудш Нёльке Проведение презентаций.

Анита Бишоф, Клаус Бишоф Самоменеджмент.

Йорг Кноблаух, Хольгер Вёлтъе Управление временем.

Вольфганг Крюгер Руководство командой.

Управление временем

ОМЕГА-Л

Оптовая продажа осуществляется ТД «Учкнига»:

Центральный офис: 123022, Москва, Столярный пер., 14, под. 2;

для почты: 123022, Москва, а/я 34

Тел./факс: (095) 258-08-38,253-46-82,252-29-25,253-46-25,253-12-29,

253-15-11

Е-таП: тагке*@отеда-1.ги; 2аКаг@отеда-1.ги

Информационный сайт: /улм.отеда-1.ги

Хотите сделать заказ? Выбирайте любой вариант:

Позвоните по телефонам: (095) 253-46-25/15-11/12-29, 258-08-38.

Пришлите заказ по факсу: (095) 253-12-29/46-25.

Посетите наш сайт: лплгуу.отеда-1.ги.

Пришлите заказ по электронной почте: 2акаг@отеда-1.ги.

Посетите лично наш офис: Москва, Столярный пер., д. 14, п. 2

(с 9.00 до 19.00).

Закажите книги по почте: 123022, Москва, а/я 34 (только для

юридических лиц).

Свяжитесь с нашими региональными дилерами. (лм/уу.отеда-1.ги).

Интернет-магазин тт.зрппгег.ш

117105, Россия, Москва, Варшавское ш., 9, пав. 515-09 Тел.: (095) 737-03-77, доб. 5017; т*о@зрпп*ег.ги

Фирменные магазины «О'кей-книга»

«Деловая литература» на книжной ярмарке «Центральная»

(м. «Тульская», Варшавское шоссе, д. 9, эт. 5, павильон 515-09); тел.:

(095) 737-03-77, доб. 5017

Всех клиентов и покупателей мы будем рады видеть в сети наших розничных магазинов, где представлен весь спектр деловой и учебной литературы издательства «Омега-Л» и более 800 ведущих московских и региональных издательств. Это более 35 000 книг по всем наукам!

Ещё посмотрите лекцию "18. Колл-центры" по этой теме.

В режиме свободного доступа Вы сможете выбрать любую книгу, профессиональные консультанты ответят на все Ваши вопросы.

Для постоянных клиентов предусмотрена система скидок, накопи­тельных бонусов, распродажи. Нашим клиентам бесплатно предостав­ляются каталоги продукции, осуществляется подписка на рассылку прайс-листов.

Об авторах

Профессор, доктор Йорг Кноблаух-один

из руководителей компаний: Р1гтеп дгПЬох (специа­лизирующейся на производстве кассет), {етриз (л/ллл/Летри5.с1е, система управления собственным временем, семинары), 0150 (л/ллл/.сП5д.с1е, развитие личностных качеств); разработчик ТЕМР-методики (было продано свыше 100 000 написанных им книг на тему самопланирования, управления временем и выработки целей); автор многочисленных книг о планировании профессиональных и жизненных целей, лауреат премии «Лучшее предприятие года». Широко известен в Германии благодаря многочис­ленным выступлениям на телевидении. Его элект­ронный адрес: КпоЫаисЬ@1еглри5.с1е.

Хольгер Вёлтье — дипломированный инженер; разработчик проекта 1етри$-Тгатег для семинаров «Управление собственным временем с помощью карманного компьютера и программы ОиНооК», а также «Овладение навыками работы с офисной техникой и управление потоком информации» (лмлМетри5.с1е); автор многочисленных статей о карманных компьютерах, написанных им для ком­пьютерного журнала «сЧ». Его электронный адрес: