Потребность во времени и скольким временем мы располагаем

2  Потребность во времени и скольким временем мы располагаем

Какую часть от общего времени нужно планировать?

Планируйте только какую-нибудь определенную часть Вашего рабочего времени, как показывает опыт, она должна составлять около 60 %. Остальные же 40 % Вы должны освободить для всяких неожиданностей, прежде всего для внезапных перебоев в работе и для «пожирателей» времени, чтобы потом не расстрои­лась оставшаяся часть Вашего плана. Кроме того, ста­райтесь избегать ситуаций, когда запланированное Вами дело занимает больше времени, чем Вы плани­ровали.

Правило 60:40

                                                  Рабочее время

Распланированное время: 60%          Время, оставленное свободнымя всяких

                                                               неожиданностей: 40%

Рекомендуемые материалы

Для обычного десятичасового рабочего дня соотно­шение 60:40 означает, что утром Вы подвергаете пла­нированию только шесть часов от всего дня. Осталь­ные же четыре часа Вы оставляете свободными для непредвиденных происшествий и всяческих задер­жек, чтобы иметь возможность вовремя все исправить. Если же ничего непредвиденного не происхо­дит, то Вы просто выполняете задания из Вашего спи­ска необходимых дел, соблюдая при этом иерархию приоритетов. (Для того чтобы посмотреть, как выгля­дит такой список, дочитайте до с. 67.)

Вопросы, которые необходимо задать себе перед планированием

1 Сколько времени из этих 60 % Вы можете распла­нировать самостоятельно? Сколько уже запланиро­вано благодаря назначенным встречам и распоря­жениям шефа? Оцените процентное соотношение!

2 Определите главных «пожирателей» Вашего вре­мени: какой тип людей, заданий или ситуаций на­иболее часто что-то от Вас «хочет»? Наблюдается ли в этом какая-нибудь закономерность? Какая?

3 Руководство, как правило, может самостоятельно планировать Ваше время, и иногда, например, Ваш день может напоминать работу сотрудника «горя­чей линии». Кроме того, это влечет за собой боль­ше неожиданностей и непредвиденных ситуаций. Найдите для себя в случае необходимости свой собственный ключ, подходящий к Вашей профес­сиональной сфере и кругу задач. Вы вовсе не обя­заны сразу же прийти к «золотому решению». Экспериментируйте в течение двух-трех недель с каким-нибудь одним показателем, который после недолгих размышлений покажется наиболее ос­мысленным. И как только Вы почувствуете, что этот показатель подходит Вам практически, остано­витесь.

Соединяйте однородные задания в одно

Вместо того чтобы выполнять задания в том порядке, в котором они возникают, связывайте похожие зада­ния в своем плане в одно — это намного разумнее. Наиболее полезным является блок, составленный из следующих разделов:

•   телефонные разговоры;

•    написание писем или отправка электронной почты;

•    работа с отраслевыми журналами;

•    работа со счетами, накладными, составление фи­нансовых отчетов;

•   стратегическая деятельность, планирование целей

     и т.д.

Подумайте: какой тип «блок-схем» Вы смогли бы реа­лизовать на практике? Когда и с какими оговорками?

Вместе с этой лекцией читают "Вопрос 16".

Планируйте свое свободное время

Так называемый «тихий час» может значительно по­высить Вашу производительность. Если Вы принад­лежите к типу людей, постоянно готовых к общению, то Вы тем более не должны тратить на разговоры этот единственный час, в который предоставляется возможность спокойно поработать. В это время Вы можете, например, сконцентрироваться на заданиях из группы 5, чтобы не терять их из виду.

Потребность во времени и скольким временем мы располагаем

Внесите «тихий час» в свой распорядок дня в качест­ве времени для совещаний или общения с клиентами, при этом будет лучше поступать так ежедневно. Если Вы располагаете гибким рабочим графиком, то можете приходить на работу на час раньше, прежде, чем Ваши коллеги приступят к своим обя­занностям, или же наоборот — уходить на час поз­же. Точно так же Вы можете перенести свой обеден­ный перерыв. Таким образом Вы сократите число телефонных переговоров и коллеги будут отрывать Вас значительно реже. Еще лучше будет, если на это время Вы вообще поставите телефон на автоот­ветчик или же договоритесь с коллегами, чтобы в это время они переводили звонки на себя. И на­оборот: Вы можете применить все это для какого-то другого отрезка времени.

Задумайтесь о том, как Вы сообщите своему окруже­нию о том, чтобы они не беспокоили Вас в упомяну­тый период времени, например, можно повесить таб­личку «Пожалуйста, не беспокойте», закрыть дверь и т.д. Если кто-то хочет переговорить с Вами, попросите его перенести встречу. Во многих рабочих кол­лективах часто бывает удобным выделить какое-то специальное время для переговоров, например с 13:00 до 16:00. После непродолжительного периода «адаптации», в течение которого Вам придется труд­нее всего (лучше быть готовым к этому с самого нача­ла), Вы будете весьма удивлены, насколько хорошо работает данный способ.