Аудит кадровой документации

7. Аудит кадровой документации

Самостоятельный контроль за ведением кадрового делопроизводства на предприятии - одна из важнейших составляющих цепи общей системы управления предприятием.

На сегодня не существует законодательно установленных требований по проведению кадрового аудита на предприятии. Но ст. 4 ЗУ «Об аудиторской деятельности» № 3125-ХН от 22.04.93 г., определяет, что аудит - это проверка открытой бухгалтерской отчетности, учета, первичной документации и другой информации, касающейся финансово-хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования, с целью определения достоверности их отчетности, учета, его полноты и соответствия действующему законодательству и установленным нормативам.

В связи с тем, что кадровые документы содержат много информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, например, о формировании фонда оплаты труда, материальное поощрение отдельных работников, определение компенсаций при несчастных случаях на производстве и др., использование понятия «кадровый аудит» в качестве одного из направлений проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия не противоречит действующему законодательству.

Кадровый аудит представляет собой проверку кадровой и другой документации предприятия на соответствие требованиям действующего трудового законодательства. Надзор и контроль за соблюдением законодательства о труде осуществляют специально уполномоченные органы и инспекции, которые не зависят в своей деятельности от собственника или уполномоченного им органа. Основной целью работы органов по контролю за соблюдением трудового законодательства является как непосредственно его осуществления, так и обеспечение прав и гарантий работников предприятий.

Основными документами предприятия, которым необходимо уделить особое внимание при проведении кадрового аудита, являются:

· Устав предприятия, коллективный договор;

· Правила внутреннего трудового распорядка;

· Штатное расписание;

Рекомендуемые материалы

· Журнал регистрации приказов по кадровой деятельности;

· Приказы по кадровой деятельности;

· Личные дела сотрудников;

· Личные карточки работников;

· Трудовые книжки работников;

· Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

· Табели учета использования рабочего времени;

· Должностные инструкции;

· Журнал регистрации отпусков;

· Документы с воинского учета;

· Статистическая отчетность;

· Разрешение на трудоустройство иностранцев (при наличии их на предприятии).

 Устав предприятия

При изучении Устава предприятия особое внимание уделяется наличию полномочий у должностных лиц соответствующего уровня подписывать приказы по кадрам, в частности, о приеме и увольнении работников.

Коллективный договор

Проверяется соответствие пунктов коллективного договора требованиям трудового законодательства Украины. На практике, большинство предприятий не руководствуется зарегистрированными местными органами государственной исполнительной власти коллективными договорами, что нарушает требования п.11 ст. 9 ЗУ «О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.1993 г. № 3356-XII.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Проверяется наличие на предприятии утвержденных Правил внутреннего трудового распорядка, их соответствие требованиям трудового законодательства Украины. Согласно ст. 142 КЗоТ, они должны быть утвержденными трудовым коллективом по представлению собственника или уполномоченного им органа и профсоюзным комитетом, только при таком условии этот документ становится легитимным.

Правила внутреннего трудового распорядка в обязательном порядке должны содержать в себе информацию о режиме работы предприятия, рабочая неделя, начало и окончания работы при сменном режиме, время для отдыха и питания, порядок приема на работу и сроки испытания для различных категорий работников, порядок предоставления отпусков, порядок перевода (в том числе в случаях изменения существенных условий труда, простой и др.), порядок увольнения работников и выплату выходного пособия (указать случаи), права, обязанности и ответственность работников и т.п. Некоторые предприятия избегают необходимости конкретизировать эту информацию, которая может привести к недоразумениям между работником и руководителем предприятия.

Штатное расписание.

Проверяется наличие на предприятии штатных расписаний, утвержденных руководителем. Изучаются даты их утверждения, сроки действия, а также внесены изменения. Все названия должностей, указанные в штатном расписании, должны соответствовать названиям должностей «Государственный классификатор профессий» ДК 003-2005 со ссылкой на код профессии согласно Классификатора. Лицам, ответственным за составление штатного расписания на предприятии, следует помнить, что фамилии рабочих указываются не в нем, а в штатно-должностному книге, которую предприятие может вести для удобства. Нередко ошибка заключается в том, что в штатном расписании не предусматриваются должности для лиц, работающих по совместительству. При заполнении граф штатного расписания с информацией о оклад, надбавки и доплаты следует руководствоваться законодательными актами по соблюдению норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевым (региональным) соглашениями.

Журнал регистрации приказов по кадровой деятельности.

Проверяется наличие журнала регистрации приказов по кадрам. Наличие нумерации его листов, прошивки, а также скрепления журнала печатью предприятия. Анализируется правильность заполнения граф журнала и нумерации кадровых приказов.

Приказы по кадровой деятельности.

Выданные предприятием приказы по кадровой деятельности проверяются на соответствие требованиям действующего трудового законодательства и инструкциям о ведении делопроизводства. Прежде всего, необходимо обратить внимание на порядок принятия, продолжительность установленного испытательного срока, порядок перевода, увольнения и др. При издании приказа необходимо проверять соответствие формулировки оснований для приказов в самих приказах. В частности, обращают внимание, соответствуют названия работ и должностей в приказах предприятия названиям работ и должностей, внесенным в трудовые книжки работников.

В случае издания приказов сразу по нескольким лицам в одной распорядительные части, фамилии работников должны быть расположены в алфавитном порядке.

В сводных приказах по кадровой деятельности рекомендуется придерживаться такой последовательности:

o Прием на работу (назначение на должность);

o Перевод на другую работу (должность) на этом же предприятии;

o Увольнение с работы;

o Изменение фамилий и др.

Приказы относительно предоставления работникам отпусков лучше выделить в отдельную книгу приказов, потому что они имеют иной срок хранения, чем кадровые приказы по указанным выше направлениям.

Второй важный момент, который подлежит проверке, - это наличие ознакомлены работников с кадровыми приказами, которые касаются.

Личные дела работников.

Проверяется наличие личных дел работников предприятия и их наполнение документами согласно приказу Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины № 41 от 20.07.98 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов ». Анализируется правильность заполнения всех документов, формирующих личное дело. Сравнивается количество всех работников предприятия с количеством имеющихся личных дел.

Личные карточки работников.

Проверяется наличие личных карточек и своевременность их заполнения. Они ведутся на всех работников, работающих как по основному месту работы, так и по совместительству.

С 01.01.2009 г. приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489 введена новая типовая форма № П-2 «Личная карточка работника». С каждой записью, которая сделана в личной карточке относительно принятия, перевода, увольнения, работник должен быть ознакомлен под роспись.

Трудовые книжки работников.

Проверяется наличие трудовых книжек и соответствие их количества численности основных работников предприятия. Внесенные в трудовые книжки записи о работе изучаются на соответствие КЗоТ, требованиям Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины № 58 от 29.07.93 г. (с изменениями и дополнениями ) и «Государственный классификатор профессий» ДК 003-2005.

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Проверяется наличие журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и его соответствие требованиям приказа Министерства статистики Украины № 277 от 27.10.95 г. «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» (книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью предприятия).

Сопоставляется количество основных работников предприятия с количеством трудовых книжек, указанных в журнале. Проверяется правильность его заполнения, а также сопоставляются фактические даты увольнения работников с датами выдачи трудовых книжек в журнале. Трудовую книжку должно быть выдана работнику в день увольнения.

Табели учета использования рабочего времени.

Проверяется наличие табелей учета использования рабочего времени. Изучается их соответствие требованиям приказа Министерства статистики Украины № 253 от 09.10.95 г. «Об утверждении типовых форм первичного учета» и постановления Кабинета Министров Украины № 245 от 03.04.93 г. «О работе по совместительству работников государственных предприятий, учреждений и организаций», а также другим нормативным актам. По табелями проверяется соблюдение требований законодательства относительно нормы продолжительности рабочего времени, а также оказывается, а затем проверяется целесообразность привлечения работников к сверхурочным работам и работам в праздничные дни. Особое внимание при этом уделяется предельным нормам применение сверхурочных работ.

Должностные инструкции.

Проверяется наличие должностных инструкций, утвержденных руководителем предприятия. Изучается порядок ознакомления с ними работников.

Журнал регистрации отпусков.

Проверяется наличие на предприятии журнала регистрации отпусков (всех видов), изучается порядок его заполнения. Проверяется соответствие длительности предоставляемых работникам предприятия отпусков требованиям ЗУ «Об отпусках» № 504/96-ВР от 15.11.1996 г. (с изменениями и дополнениями). Особое внимание следует обратить на соблюдение требования законодательства по распределению ежегодного отпуска на части (основная непрерывная часть не может быть меньше 14 календарных дней) и общем количестве дней отпуска в год без сохранения заработной платы, предоставлен работнику по соглашению сторон (не более 15 календарных дней в год).

Документы с воинского учета.

Проверяется наличие на предприятии учета военнообязанных и призывников, соответствие его требованиям п.10 Инструкции по воинского учета военнообязанных и призывников на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях, утвержденной приказом Министерства обороны Украины № 165 от 27.06.95 г. (с изменениями и дополнениями). Предприятия, независимо от подчиненности и форм собственности, должны вести учет всех военнообязанных и призывников.

Рекомендация для Вас - 13.4 Гуманистическая этика.

В связи с исключением из новой формы «Личная карточка работника» № П-2 раздела «Сведения о военном учете», можно предложить ведения такого учета отдельной форме, разработанной самостоятельно кадровой службой предприятия.

Статистическая отчетность.

Проверяется своевременность предоставления отчетности в органы статистики и центр занятости в соответствии с приказами Государственного комитета статистики Украины № 224 от 21.07.2003 г. и № 244 от 06.07.1998 г., а также правильность заполнения утвержденных форм отчетности.

Иностранцы на предприятии.

При наличии среди работников граждан иностранных государств, проверяется правильность их оформления - наличие разрешения на трудоустройство в Украине (если иное не предусмотрено международными договорами Украины. При использовании работодателем труда иностранцев без разрешения на трудоустройство, Государственная служба занятости взимает с работодателя штраф за каждое такое лицо в двадцатикратное размере минимальной заработной платы, установленной законом.

Так же проверяются и другие документы, наличие которых регламентируется трудовым законодательством. Результатом проведения кадрового аудита предприятия, независимо от формы собственности, является отчет, в котором не только отмечаются выявленные нарушения и недостатки, но и предлагаются конкретные рекомендации по их устранению.