Организация и управление

Раздел 5 Организация и управление

Лекция 11 «Организация и управление»

1 Субъекты и объекты организационной деятельности

Организационная деятельность – это создание или усовершенствование механизма управления организацией в соответствии с целями и задачами организационных систем, представляющих собой совокупность структуры и способов функционирования ее элементов. Применительно к социальной системе под организационной деятельностью подразумевается:

- объединение людей в группы;

- интеграция деятельности членов коллектива организации (люди работают вместе, сообща);

- интеграция целей всех членов коллектива (люди работают для достижения общей цели).

В зависимости от возложенных на них функциональных обязанностей члены коллектива могут быть как субъектами, так и объектами организационной деятельности. Понятия «субъект» и «объект» являются относительными, и не абсолютными. Они характеризуют роль членов коллектива в разработке и принятии управленческих решений.

Субъект организационной деятельности – это управляющая подсистема в системе управления или отдельный ее элемент. Субъект – это источник управляющего воздействия или лицо, принимающее решение (ЛПР). Лицо, принимающее решение – понятие собирательное. Это может быть не только один человек, но и группа, коллектив организаций. Например, Ученый совет высшего учебного заведения – это тоже лицо, принимающее решение, в данном случае в его роли выступает коллективный субъект организационной деятельности.

Рекомендуемые материалы

Объект организационной деятельности – это управляемая подсистема, то, что подвергается управлению со стороны субъекта. Другими словами, это приемник и исполнитель управляющего воздействия, представленного в виде набора функций или задач. В роли объекта может выступать как человек, так и машина. Состояние объекта управления зависит от управляющих воздействий со стороны субъекта организационной деятельности.

Заметим, что один и тот же человек может быть одновременно и субъектом (по отношению к непосредственным исполнителям или к материальным объектам), и объектом (по отношению к вышестоящим должностным лицам).

Организационная деятельность субъектов и объектов управления организацией регламентируется положениями об отделах и службах, а также должностными инструкциями.

Социальная организация как объект общественной системы включает в себя трудовой коллектив. Субъектом организационной деятельности являются члены коллектива, оказывающие активное влияние на деятельность организации. Участие в работе организации предусматривает анализ происходящих событий и явлений, творческое осмысление рабочего цикла и оказание воздействия на него в целях повышения эффективности деятельности организации и получения наибольшего экономического эффекта.

В качестве обобщенного субъекта управления деловой организацией выступает административно-управленческий аппарат. Его участие в организационной деятельности наиболее очевидно. Он состоит из сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, принимающих и утверждающих управленческие решения, организующих их исполнение с последующим контролем.

Объект организационной деятельности в рамках должностных обязанностей выполняет процедуры подготовки, согласования и исполнения решений, а также все операции, относящиеся к этим процедурам. Объект организационной деятельности получает задание, осмысливает его, проводит информационную работу, выполняет поручение или заказ, сдает выполненную работу заказчику или использует ее в своей организации и т.д.

Заметим, что субъект организационной деятельности может быть одновременно и своим объектом, поскольку он может выполнять работу, данную самому себе. Более того, рядовые работники могут в то же время быть коллективным субъектом организационной деятельности, например, в форме собрания акционеров.

Менеджер как субъект организационной деятельности должен уметь анализировать ситуацию и представлять свое дело с наиболее выгодной стороны. При этом он должен знать, как справиться с рисками, которые неизбежны при ведении любого дела.

Особое значение имеет творческий подход к решениям, принимаемым менеджером, поскольку управление – это не только наука, но и искусство. При принятии решений субъект организационной деятельности должен руководствоваться как рациональными принципами, основанными на расчете и математической логике, так и иррациональными, на основе опыта, интуиции, неформальной логики и даже предчувствий.

В современных условиях успешное развитие организации, ее коммерческий успех целиком зависят от действий членов организации, что ведет к значительному увеличению числа субъектов организационной деятельности. В новых рыночных отношениях лозунг: «Кадры решают все» становится все более и более актуальным.

Роль субъекта организационной деятельности трудно переоценить. Вовлечение всех сотрудников в организационную деятельность и в решение задач управления способствует повышению эффективности организации и ее выживанию в жестких условиях современного рынка.

2 Организация системы управления

В общем случае (независимо от природы) под управлением понимают целенаправленное воздействие, осуществляемое для перевода некоторого объекта из одного состояния в другое. Управлющее воздействие всегда целенаправленно оказывается субъекта (органиа управления) и реализуется на объекте.

Итак, управление – это не только процесс (динамика), но и орган, выполняющий управленческие функции и характеризуемый определенным строением, структурой. Поэтому управление – еще и система (статика).

Под системой управления понимается единство субъекта (управляющей части) и объекта (управляемой части). Причем системой является только их совокупность, ни объект, ни даже субъект по отдельности системой управления не является.

Это единство обеспечивается наличием между субъектом и объектом прямой и обратной связи, которые образуют контур управления, проводящий управляющие воздействия. В социальных организациях, в том числе хозяйственных, субстанцией управляющего воздействия является информация. Поэтому процессу управления присущ информационный характер. Чем сложнее объект, тем большее число функций управления, прилагаемых к нему, требуется.

Под влиянием управляющего воздействия в объекте происходят изменения, результаты которых отражаются переменными, служащими для описания системы управления. Входные переменные обозначают то, что поступает в систему управления или его объект (для хозяйственной организации – это информация и ресурсы). Выходные переменные – соответственно то, что выпускается во внешнюю среду (для хозяйственных организаций это также информация, продукты, услуги). По виду зависимостей выходных переменных от входных различают системы линейные и нелинейные.

Переменные, чувствительные к управляющему воздействию, называют управляемыми переменными. Неуправляемые переменные (которые не изменяются в результате управленческих воздействий) – это возмущающие воздействия или просто возмущения, шум.

Управляемые выходные переменные обозначают цели деятельности организации. В процессе функционирование может обнаружиться их расхождение с планом, и задача системы управления – устранить наблюдаемые отклонения (управление по отклонениям). Возмущения появляются на выходе, и система управления может своими воздействиями только компенсировать их проявление (управление по возмущениям). В сложных системах управления возможно еще управление по заданиям.

Соотношение управляемых и неуправляемых переменных дает такую характеристику систем управления как управляемость. Организация системы управления должна обеспечивать этот параметр ее работы.

Система управления (СУ) организации представляет большой интерес, ее изучение и совершенствование – постоянная задача руководителя. Место СУ в социальной системе показано на рис. 1.51.

Рисунок 1.51 – Место системы управления в социальной системе

Реформирование экономики и глобальная информатизация общества усиливают внимание специалистов к системе управления организации в целях ее совершенствования. Все работы в области управления организациями, консультирования так или иначе касаются структуры и содержания системы управления. Так, корпорация «Галактика», успешно реализующая свой многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации фирмы, считает, что СУ базируется на трех основных составляющих:

• информационной поддержке процессов разработки и реализации решений;

• наборе типовых бизнес-процедур для решения поставленных задач;

• системе активизации персонала.

Оптимизация данных составляющих и является, по мнению корпорации, основным направлением совершенствования системы управления. Эти составляющие очень важны, но фиксируют некоторый этап состояния СУ и, по нашему мнению, отражают лишь часть современной системы управления, которая должна включать элементы развития, в том числе методологическую (управленческую) поддержку при разработке и реализации решений.

Анализ существующих подходов к СУ позволил сформировать для нее общее определение. Система управления представляет совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. СУ – это сложное образование процессов и явлений, совершенствование которого может идти с различной степенью детализации.

Основная задача системы управления – формирование профессиональной управленческой деятельности (ПУД), которая может рассматриваться как процесс и как явление.

Как процесс ПУД – это совокупность действий (выполнение функций, использование методов и др.), ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого. Как явление ПУД – это объединение элементов (цели, программы, средства и др.) для реализации миссии организации на основании определенных правил и процедур. Узаконенные или общепринятые правила и процедуры перерастают в стандарты. Часто полагают, что нет нужды в стандартах для ПУД, так как это существенно снижает гибкость (быструю перестройку) элементов системы управления. В теории управления ПУД рассматривается как сочетание науки и искусства управления, где наука – это прагматизм, а искусство – творчество. В результате преобладания в практической управленческой деятельности (менеджменте) искусства управления в ряде публикаций ее называют особым или специфическим видом труда. В теории управления трудно найти грань, отделяющую науку от искусства. С нашей точки зрения, таким индикатором может стать стандарт на тот или иной процесс или явление в ПУД (рис. 1.52).

Рисунок 1.52 – Наука и искусство в ПУД

Формализация многих процессов и явлений в системе управления организации продолжает идти – это неизбежный процесс развития науки. Это находит свое отражение во внедрении концепций: системы стандартов качества ISO, системы менеджмента <бизнес-> процессов BPM, информатизации управления на основе интегрированных компьютерных систем (CALS, ERP). С другой стороны, общественное сознание не приемлет жесткой системы стандартизации в деятельности социальной системы. Таким образом, этот процесс идет, и будет идти весьма сложно.

3 Организация как функция управления

Управленческая функция «организация» входит в состав всех конкретных функций управления. Эта весьма трудоемкая функция может быть разделена на ряд подфункций управления.

Управление всегда ограничивает свободу объекта управления. Однако вместе с уменьшением разнообразия возможных состояний управляемого объекта уменьшается также и неопределенность во всем, что его касается.

Отсюда управление – это упорядочивающий процесс, а организация – также процесс, обеспечивающий интеграцию частей в целостное образование (систему). Следовательно, организация как система есть следствие организации как процесса.

Организация как функция управления предназначена для очерчивания области допустимых изменений управляемых переменных объекта, в пределах которого сохраняется его системная целостность. Это пространство допустимых состояний переменных называется областью допустимых управлений. Таким образом, каждый элемент и подсистема системы управления поставлены в определенные рамки, выходить за которые не полагается.

Организация также рассматривается как организовывание – процесс созидательной организаторской деятельности, а также реализации различных организационных методов (приемов управленческой деятельности, средств воздействия). Последние направлены на поддержание упорядоченности хозяйственных систем, их организованности.

Организованность – это:

1) качественное состояние эволюционно совершенствующихся систем;

2) динамическая характеристика процессов снятия постоянно нарастающей сложности обуславливаемой этим неопределенности за счет реализации новых связей.

Повышение организованности обеспечивает выживание систем в условиях изменяющейся среды.

Организованность предполагает возможность повышения качества организации, обеспечивает организуемость (понятие, более широкое, чем «управляемость»). Пассивная организуемость требует каких-то воздействий извне. Активная организуемость определяет способность к самоорганизации.

Организованность обеспечивается организующими (организационными) методами. К ним относятся:

- инструктирование – разъяснение порядка действий,

- нормирование – разработка нормативов, значений управляемых переменных,

- регламентрование – установление границ, рамок деятельности.

В общем виде соотношение организации и управления покажем на рисунке 1.53.

Рисунок 1.53 – Логическая связь организации и управления

4 Самоорганизация и самоуправление

Стремление органов государственного управления поставить перед субъектами экономической деятельности России социально значимые задачи органично сочетается с развертыванием процессов самоорганизации различных сфер экономической жизни и отдельных ее субъектов, в том числе и деловых организаций. Рыночное саморегулирование, осуществляемое на уровне государства и под контролем государства, должно дополняться саморегулированием деятельности самих организаций.

Процессы организации и самоорганизации в жизнедеятельности деловых организаций неразрывно связаны между собой. Многие достаточно серьезные проблемы экономического и социального характера решаются на уровне процессов самоорганизации гораздо быстрее и менее конфликтно, чем через управляющее воздействие «сверху». Основными составляющими процессов самоорганизации является развитие у менеджеров всех уровней привычки оценивать полезность принимаемых управленческих решений с точки зрения всей организации, что способствует развитию самоконтроля отдельных людей, групп и подразделений.

В значительной мере развитие способности к самоорганизации связано с внедрением новых информационных технологий управления. Это объясняется тем, что использование единых информационных систем делает работу организации более прозрачной, доступной для понимания всех членов организации. В ряде современных информационных систем принятия управленческих решений, в частности в экспертных системах, встроены функции самообучения, которые автоматически ведут к интенсификации процессов самоорганизации.

Успешная реализация процессов самоорганизации в деловой организации возможна, только если члены ее коллектива обладают определенными психологическими и поведенческими качествами. Применительно к отдельной личности самоорганизация выражается в наличии (или отсутствии) у человека следующих личностных качеств:

• независимость,

• самооценка,

• самоконтроль,

• воля,

• социальная ответственность,

• коммуникабельность,

• интеллектуальный потенциал и интеллектуальная активность,

• творческий склад,

• экстраверсия,

• альтруизм,

• лидерство и другие.

Кроме перечисленных личностных характеристик, к позитивным нормам проявления самоорганизации руководителя и специалиста относятся нацеленность на решение общих, а не личных проблем, стремление к повышению квалификации и образовательного уровня, способность к критическому осмыслению сложившейся ситуации, видение перспектив развития организации. В этом случае каждый член организации выступает как самоорганизующийся элемент системы управления, действия которого являются составляющей процесса глобальной самоорганизации системы.

Решение задач повышения личной самоорганизации осуществляется, в частности, в ходе регулярно проводимых занятий по повышению профессиональной квалификации.

Самоуправление и самоорганизация свойственны живой и неживой материи. В ряде случаев самоуправление и самоорганизация более эффективны, чем искусственные управление и организация. В некоторых случаях они инициируют развитие искусственного управления в организации или же функционируют совместно. В изображенном цикле (рисунок 1.54) процесс организации является следствием регламентного управления, а самоорганизация первична (инициирующая) для самоуправления.

Рисунок 1.54 – Схема цикличности управления и самоуправления, организации и самоорганизации

Самоорганизация может рассматриваться как процесс и как явление. Сущность ее как процесса состоит в формировании совокупности действий, ведущих к созданию устойчивых реакций в системе. Сущность самоорганизации как явления состоит в объединении элементов для реализации программы или цели и действующих на основании внутренних правил и процедур.

Выделяют: техническую, биологическую и социальную самоорганизацию.

Техническая самоорганизация (как процесс) основана на программе автоматической смены алгоритма действия при изменении свойств управляемого объекта, цели управления или параметров окружающей среды (например, система самонаведения ракет). Как явление техническая самоорганизация – это набор альтернативных интеллектуальных адаптивных систем, обеспечивающих заданную работоспособность вне зависимости от условий функционирования. Среди них различают самонастраивающиеся, самообучающиеся и самоорганизующиеся системы.

Биологическая самоорганизация основана на генетической программе сохранения вида (как процесс), призванной обеспечить соматическое (телесное) построение объекта (как явление). Процессы мутации живых организмов, их приспособление к конкретным условиям существования являются проявлением биологической самоорганизации.

Социальная самоорганизация (как процесс) основана на общественной социальной программе гармонизации общественных отношений, включающей меняющиеся во времени приоритеты установок, интересов, ценностных ориентации, мотивов и целей относительно постоянных во времени законов организации. Самоорганизация реализуется путем самообучения, самовоспитания и самоконтроля. Как явление социальная самоорганизация – это конкретные поступки человека или организации, формы коммуникаций, выводы.

Позитивными формами проявления самоорганизации руководителя и специалиста выступают изобретательская и рационализаторская деятельность, создание эффективных машин и структур, техническое и управленческое консультирование.

Самообучение – это необходимое самопроизвольное стремление человека или организации к изменениям внутренней базы данных и базы знаний. Самообучение реализуется путем затрат собственного свободного времени и финансовых ресурсов на более полное удовлетворение потребностей и интересов в информации, знаниях и общении. Самообучение может проводиться в обычных формах общественного обучения (высшее, среднее и профессиональное образование) на базе государственных и частных образовательных учреждений, а также самостоятельно по индивидуальной методике.

Самовоспитание может относиться как к человеку, так и к организации. Цель самовоспитания – преодоление вредных или создание, новых позитивных качеств личности или организации, в том числе формирование активной деловой политики, утверждение своей продукции, технологии или имиджа; самовнушение, самодисциплина и лояльность; самоодобрение и самостимулирование; преодоление отрицательных эмоций.

Самоконтроль – это контроль собственной деятельности человека, коллектива или организации, осуществляемый с целью сравнения результатов деятельности с имеющимися нормами, правилами и стандартами. Это сравнение позволяет человеку или другому объекту организации неформально оценить свою деятельность, выявить свои возможности для улучшения деятельности или убедиться в несоответствии работы своим силам и знаниям. Для проведения самоконтроля применяются самоанализ, самоотчет, самооценка, самоисповедь, тестирование по индивидуальному тесту, внутренний голос. По отношению к общественному контролю результаты самоконтроля могут быть: адекватными, завышенными или заниженными.

Самоуправление присуще любой системе. Под самоуправлением понимается автономное функционирование какой-либо социальной системы (коллективов, организаций, объединений и даже одного человека). Оно реализует потребность человека и организации к свободе, самовыражению и самопроявлению. Самоуправление может быть только конкретно, например, для высшего управленческого персонала организации, для персонала конструкторского бюро и т .д. В отличие от регламентного управления в самоуправлении иерархия подчинения или отсутствует, или слабо выражена. Самоуправление предполагает выбор целей, формирование сопутствующих им задач, разработку средств и методов их решения.

Процесс самоуправления служит элементом демократизации общего управления в результате непосредственного участия работников в разработке решений компании, стратегий ее развития и др.

Рассмотрим три принципа самоуправления.

Принцип вторичности. Самоуправление не может быть первичным в организации. Любая организация создается для удовлетворения какой-то общественной потребности или интереса. Она включается в систему хозяйственных или общественных организаций с заданной структурой под общим государственным управлением. Если организация не будет следовать законодательным актам государства, она будет ликвидирована. Полностью самоуправляемая организация практически невозможна. Даже предприниматель без образования юридического лица имеет полное самоуправление только в рамках разрешенных сфер деятельности и налоговых регламентов.

Принцип сочетания управления и самоуправления. В любой организации управление и самоуправление должны сочетаться на каждом уровне управления. Данный принцип основан на обязательности удовлетворения потребностей и интересов персонала в организации, относящихся как к управлению, так и к самоуправлению (таблица 1.8).

Таблица 1.8 – Базисные потребности человека и общества, реализуемые с помощью самоуправления

Принцип мягкой регламентации. Процесс самоуправления не может быть жестко регламентированным законодательными актами и положениями организации. Самоуправление основано на субъективизме активного персонала. В случае жесткой регламентации самоуправление вырождается в обычное управление с потерей ряда активизирующих потребностей и интересов.

Изначально самоорганизация возникает спонтанно, а затем постепенно формируется самоуправление и, наконец, профессиональное управление, которое создает организационные функции и структуры управления.

Внутренние и внешние возмущающие воздействия приводят к нарушению принятого порядка деятельности в организации (к нарушению гармонии). Вследствие этого возникают процессы, помимо воли и сознания людей стремящиеся сформировать новые пропорции, ввести новые элементы в деятельность организации или вывести из нее устаревшие. Люди являются проводниками (осознанными или неосознанными) этих процессов. Кроме того, возмущающие процессы могут инициироваться и самоуправлением, профессиональным управлением, реализацией функций и структур управления (рисунок 1.55). Таким образом, может быть достаточно много циклов возникновения самоорганизации и вследствие этого самоуправления.

Вам также может быть полезна лекция "24.3 Документы".

Рисунок 1.55 – Циклы возникновения самоорганизации в системе

Социальная самоорганизация может быть личной и коллективной. Личная самоорганизация в большей мере рассматривается в психологии и только частично в рамках теории организации в плане информационного обеспечения и формах самоорганизации. Коллективная самоорганизация может происходить в среде:

• внутренних коммуникаций (при выполнении работ в отделе, цехе, лаборатории и т.д.);

• внешних коммуникаций (при проведении региональных собраний, конференций, объединенных работ, при виртуальных контактах);

• рисковых (венчурных) операций (работа в условиях стрессов, неожиданностей, опасностей).