Лекция 4. Информационное обеспечение управленческого анализа.

4.1. Значение, формирование, и классификация информационного обеспечения.

4.2. Аналитичность информационного обеспечения.

4.3. Роль торговой статистики в организационном обеспечении управленческого анализа.

4.4. Информационные технологии в организации управленческого анализа.

4.5. Стандартизация, типизация, унификация в информационном обеспечении.

4.1. Значение, формирование, и классификация информационного обеспечения.

Анализ любого из вопросов хозяйственной деятельности предприятия должен проводиться в несколько этапов: 1) разработка плана и методики анализа, уточнение объектов и ответственных исполнителей; 2) сбор и оценка информации; 3) уточнение методики и приемов анализа; 4) обработка информации и решение поставленных аналитических задач; 5) формулировка выводов и предложений.

Таким образом, сбор и оценка информации являются одним из важных этапов анализа, предопределяющих правильность его выводов, а, следовательно, обоснованность принятия управленческих решений. Зная информацию, которая имеется и может быть получена, можно правильно выбрать приемы анализа и определить целесообразность применения той или иной методики и программы.

Рекомендуемые материалы

Для создания информационной базы анализа необходимо:

- установить объем, содержание, виды, периодичность анализа;

- определить методику решения отдельных задач, систему показателей, факторов;

- уточнить на основании принятой методики приемы решения;

- определить общую потребность в информации по задачам;

- устранить дублирование информации, изучив взаимосвязь аналитических задач;

- определить объем, содержание, периодичность, источники информации для формирования информационной базы анализа хозяйственной деятельности.

Вся необходимая информация группируется по следующим классификационным признакам:

Информацию группируют по следующим классификационным признакам:

- в зависимости от связи с системой управления: входная и выходная;

- по связи с управляемой системой (по месту составления) (внешняя, внутренняя);

- по источникам формирования: первичная и производная; (это позволяет выяснить общее направление формирования информационной базы)

- по насыщенности: достаточная, недостаточная и избыточная;

- по объективности отражения: достоверная и недостоверная;

- по времени образования: первичная и вторичная;

- по характеру применения: постоянная и переменная;

- по целевому назначению: полезная и бесполезная;

- по времени получения и периоду использования: плановая, нормативная и оперативная.

Основным носителем экономической информации является документ. Необходимо иметь четкое представление о том, где, в какое время, в каком виде можно получить ту или иную информацию из документов. Большое значение имеет дополнительная характеристика информации по основным признакам. Например, сведения о документации по объему производства и реализации продукции приведены в табл. 1.3.

Большое значение для исследования информационной базы имеет изучение периодичности движения документов. Неритмичное их поступление создает напряженность в обработке и использовании. Составление и соблюдение графиков документооборота позволяет полнее использовать средства обработки информации, для формирования качественной информационной базы предприятия для целей анализа.

Типичными недостатками, выявленными при формировании информационной базы анализа, являются: несвоевременное оформление документов, большое количество подписей и заполняемых экземпляров, отсутствие графиков движения, а в ряде случаев — ответственных исполнителей, недостаточный удельный вес механизированной обработки.

4.2. Аналитичность информационного обеспечения

Исследование информационной базы анализа позволяет оценить степень подготовленности, доброкачественности, аналитичности исходных данных,  это обеспечивает успешное решение аналитических задач. Исследование аналитичности информации позволяет получить ценный материал по совершенствованию документов, их содержанию и движению.

Большое значение для создания полноценной информационной базы экономического анализа имеет исследование степени аналитичности информации. Под аналитичностью информации понимается ее адекватность требованиям, задачам экономического анализа.

Аналитичность информации оценивается качественно и количественно по следующим критериям:

- полнота охвата необходимых для анализа сведения (степень обеспеченности информацией);

- универсальность, т.е. иметь возможность получения производных показателей;

- степень повторяемости аналогичных показателей в разных формах отчетности;

- степень взаимного соответствия различных видов информации;

- сопоставимость, т.е. иметь возможность ее использования без дополнительной обработки;

- степень достоверности (логической и математической);

- степень своевременности получения;

- ритмичность движения информационных потоков;

- гибкость как возможность своевременного внесения коррективов и в то же время достаточная устойчивость к изменениям;

- коэффициент избыточности (степень достаточности), который определяет, насколько информация удовлетворяет современным требованиям и составляет основу проведения в будущем ретроспективного анализа;

- степень готовности к механизированной обработке;

- трудоемкость заполнения и обработки;

- удобство сбора;

- степень взаимного соответствия различных видов информации (плановой, учетной и др).

Значимость отдельных показателей для характеристики аналитичности меняется в зависимости от уровня управления предприятием. Уровень аналитичности определяется в сравнимых условиях. Например, для бухгалтерской информации неотъемлемыми условиями сравнимости являются одинаковые методы, организация учета, сопоставимые методы обработки информации.

Качество информационного обеспечения управленческих решений определяется уровнем аналитичности информации.

Он более полно выявляется при сопоставлениях, при этом за базу сравнения могут быть приняты:

а) уровень аналитичности информации родственных предприятий;

б) оптимальный (нормативный) уровень, определяемый расчетным путем;

в) уровень аналитичности различных блоков информации (себестоимость, объем производства и др.) по одному и тому же уровню иерархии;

г) уровень аналитичности разных показателей внутри одного блока.

Уровень аналитичности можно характеризовать как качественно, так и количественно.

Методика расчета количественных показателей аналитичности информации заключается в следующем.

1. Полнота охвата рассчитывается как отношение суммы показателей, имеющихся в действующей отчетности, к необходимым для проведения анализа. При этом полнота охвата зависит во многом от методики анализа. Следует выяснить не только полноту обеспеченности аналитической задачи информацией, но и количество неиспользуемой информации, а также причины, по которым она не используется: поступает поздно; аналитик не знает о ней; не нужна. Часть этих задач решается уже на первом этапе исследования информационного массива при изучении назначения и движения документов. Полнота охвата тесно связана с показателями универсальности и гибкости, т.е. способности к трансформации первичных показателей.

Гибкость показателей во многом зависит от соотношения первичной и производной информации, так как малейшие изменения в первичном показателе влекут отклонения в производных.

2. Степень повторяемости показателей в различных формах документов рассчитывается как отношение количества повторений одноименных показателей к количеству рассматриваемых документов.

3. Степень готовности к механизированной обработке зависит от состояния самого документа, степени его подготовленности - унификации, типизации, сложности расчетных операций, предусмотренных в нем.

Изучение аналитичности информации дает богатый материал для совершенствования информационной базы анализа.

Система экономической информации, опираясь на сложившуюся на предприятиях систему документации, активно выдвигает свои требования. Предприятие должно иметь сведения об имеющейся и необходимой информации по каждому вопросу анализа с учетом его вида (предварительный, последующий, оперативный).

Установлено, что последующий анализ в наибольшей степени обеспечен информацией с более высоким уровнем аналитичности.

4.3. Роль торговой статистики в организационном обеспечении управленческого анализа

Любое коммерческое предприятие при планировании объемов деятельности полагается на ожидаемый спрос покупателей на его продукцию. Спрос — категория чрезвычайно гибкая и чувствительная к изменению социально-экономических условий. Эластичность спроса • зависимости от воздействия ряда факторов открывает объективную возможность его регулирования и научного предсказания развития и прогнозирования.

Основная цель изучения покупательского спроса заключается в том, чтобы сделать научно обоснованные и надежные выводы о его развитии на предстоящий период, т.е. дать прогноз спроса, который может быть использован в планировании производства и торговли.

В решении проблемы изучения и прогнозирования покупательского спроса важную роль играет торговая статистика, методы которой дают возможность выявлять и моделировать закономерности спроса, обеспечить надежную информационную базу, как для планирования, так и для последующего анализа деятельности предприятия.

К основным вопросам статистического изучения и прогнозирования спроса относятся:

• сбор разносторонней статистической информации, прямо или косвенно характеризующей уровень, объем и структуру спроса, а также совокупность факторов, влияющих на спрос;

• характеристика торговой конъюнктуры;

• определение уровня и структуры покупательного спроса;

• изучение и моделирование тенденций и закономерностей покупательского спроса;

• выявление диспропорций спроса и предложения, неудовлетворительного спроса;

• изучение емкости и насыщенности товарного рынка;

• изучение социальных различий покупательского спроса;

• прогнозирование спроса и его структуры;

• составление прогнозных балансов спроса и предложения.

Таким образом, торговая статистика, занимаясь сбором и обработкой полной и объективной информации, исследованием тенденций и закономерностей товарного обращения, дает возможность менеджерам направлять и регулировать процесс удовлетворения потребностей населения, обеспечить базу для разработки программы производства и реализации товаров и обосновать планы денежного обращения.

4.4. Информационные технологии в организации управленческого анализа

Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации.

Главной задачей современных информационных технологий управленческого анализа является своевременное предоставление достоверной, необходимой и достаточной информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

Применение информационных технологий повышает эффективность аналитической работы.

Наиболее эффективной организационной формой использования информационных технологий является создание АРМ аналитиков, предназначенных для автоматизации работ по УА.

Базовыми программными средствами являются такие программные средства как тестовые редакторы, табличные процессоры, система управления базами данных (СУБД), а также интегрированные пакеты функционального программного обеспечения.

Автоматизированные информационные технологии в процессе проведения внутреннего УА позволяет:

- сократить сроки обработки данных (оперативность);

- повысить качество и достоверность обработки за счет более полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности, постановки и решения новых многомерных задач анализа;

- повышения гибкости в управлении;

- совершенствования организации труда аналитических работников, снижения трудоемкости и стоимости аналитического процесса.

4.5. Стандартизация, типизация, унификация в информационном обеспечении.

Одним из направлений совершенствования информационного обеспечения являются стандартизация, типизация и унификация информационного потока на всех уровнях его использования.

Стандартизация и опирающихся на нее типизация и унификация имеет значение для всех видов документов: как первичных документов входной информации, так и производных и выходных документов. Унификация является  одной из основных предпосылок стандартизации.

Основу для дальнейшей работы по унификации информации составляет стандартизация терминов и определений. Особенно важно придерживаться стандартов терминологии при работе с документацией всех видов. Для каждого понятия должен быть установлен один стандартный термин.

В экономическом анализе стандартизация связана:

- с отработкой четкой терминологии и понятий, используемых в методиках;

- стандартизацией системы факторов и показателей;

- разработкой единой системы символов и условных обозначений;

- стандартизацией методик проведения экономического анализа.

Стандартизация методик проведения экономического анализа связана

- с разработкой стандартов на формы и методики анализа;

- с установления периодичность его проведения;

- с формированием набора аналитических задач для стандартных управленческих решений;

Обратите внимание на лекцию "43 Ограничение родительских прав".

- с разработки порядка поступления информации для анализа;

- с формированием процедуры обработки информации;

- с установлением сроков представления результатов анализа потребителям;

- с унифицированием формы выходных аналитических документов.

Но унификация основных, обязательных элементов анализа не исключает наличие множества оригинальных методик для решения индивидуальных проблем предприятия.

Все это позволит повысить уровень аналитической работы на предприятиях и в масштабах страны, будет способствовать увеличению количества типовых разработок по экономическому анализу и в целом позволит увеличить сопоставимость результатов анализа, расширить возможность сравнения и обобщения его результатов.