Информационное обеспечение экономического анализа

Информационное обеспечение экономического анализа

1 Понятие экономической информации и ее значение

2 Источники информации для экономического анализа

3 Классификация, систематизация и накопление экономической информации

4 Подготовка исходных аналитических данных

1 Понятие экономической информации и ее значение

Состав, содержание и качество информации, используемой в анализе, играют определяющую роль в обеспечении его действенности. Но экономический анализ выступает не только как потребитель информации, но и сам создает ее для собственной потребности.

Информация (латинское слово, которое означает разъяснение, осведомление, изложение) – упорядоченные сведения о процессах и явлениях внешнего мира, совокупность каких-либо знаний, данных.

Рекомендуемые материалы

Носители информации подразделяются на машинные и немашинные.

Немашинные носители могут быть устные и документальные. Определенная часть управленческой информации сообщается  устно, особенно в низовых звеньях оперативного управления. Вся бухгалтерская информация оформляется соответствующими документами и, следовательно, является документальной.

Применение современных информационных технологий в процессах управления предприятиями и другими субъектами хозяйствования расширяет возможности использования и повышает значимость машинных носителей информации.

Информация, объективно отражающая процессы и явления реального мира, законы его существования, факты экономического, социального и научно-технического характера, результаты хозяйственной деятельности, имеет высокую общественную значимость. Ее правомерно рассматривать как экономический ресурс общества.

Современное человеческое общество живет в период небывалого роста информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объемов информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской системе и составляет примерно 15% в год, что признается необходимым условием НТП и экономического развития общества.

Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности и полноте информации, без которой немыслима эффективность деятельности предприятия.

На получение, обработку и хранение информации расходуются труд и материальные ресурсы. В связи с этим, любая общественно-полезная информация характеризуется стоимостью. Сохранность и рациональное использование информации – одна из важнейших задач предприятий и хозяйственных организаций.

Таким образом, к известным видам материальных, трудовых и финансовых ресурсов прибавляется новый, ранее не учитываемый вид – информационный ресурс. Только на основе своевременности накопления и переработки информационного ресурса возможно рациональное управление любой сферой человеческой деятельности, оптимальное принятие управленческих решений.

Информация приобретает ценность только при ее востребовании, при взаимодействии потребителей и источников информации. Информация уменьшает неопределенность, снимает неясность, которая неизбежно возникает при недостатке данных.

Для качественного управления необходимо оптимальное количество достоверной информации, так как ее недостаток не позволяет получить полного представления об изучаемом предмете. При недостатке информации трудно как следует разобраться в ситуации, оценить ее и принять правильное решение. С другой стороны, избыточная информация препятствует быстрой обработке, анализу и обобщению, в результате чего, можно прийти к необоснованным выводам.

Различают два понятия: «данные», получаемые в результате фиксации тем или иным способом изменений в хозяйственных процессах и явлениях, и «информация» , накапливается путем соответствующей обработки данных. Понятие «данные» нередко заменяют понятием «исходная информация», а «информация» - понятием «результативная информация», так как сбор данных обычно влечет за собой и принятия управленческих решений. В тех случаях, когда нет необходимости подчеркивать различие между информацией и данными, они употребляются как синонимы.

Информацию нельзя считать доступной для использования до тех пор, пока она не зафиксирована. Информация обычно не регистрируется на носителях документальной формы и на машинных носителях, а принимаемая в оперативном экономическом анализе может быть выражена и в учетной форме.

Экономическая информация – совокупность сведений о деятельности предприятий, их структурных подразделений и ассоциаций, отражаемую в экономических показателях. Она сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления.  

2 Источники информации для экономического анализа

Экономический анализ основывается на комплексном использовании данных целого ряда источников экономической информации. Источники анализа подразделяются на:

1) учетные;

2) внеучетные;

3) планово-нормативные;

4) прочие

К учетным источникам относят:

1) бухгалтерский учет и отчетность;

2) статистический учет и отчетность;

3) оперативный учет;

4) выборочные учетные данные.

В бухгалтерском учете и отчетности находят наиболее полное отражение и обобщение хозяйственные средства и хозяйственные операции с целью контроля за выполнением установленных производственных программ. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная характеристика многообразных  хозяйственных операций, обобщенная характеристика всей совокупности средств по составу и размещению, по источникам образования и целевому назначению. Своевременный и полный анализ бухгалтерской отчетности позволяет принять меры по улучшению выполнения месячных, квартальных и годовых планов.

Статистический учет и отчетность отражают совокупность массовых явлений и процессов и характеризуют их с количественной стороны. Статистический учет и отчетность выявляют определенные экономические закономерности и служат важным источником анализа.

Оперативный учет и отчетность принимаются на отдельных участках хозяйственной деятельности предприятий. Они обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации. Для оперативного анализа такая информация очень важна.

Выборочные учетные данные помогают углубить и детализировать показатели отчетности. С этой целью применяют эпизодические выборки, наблюдение, углубленные проверки. Данными служат текущий бухгалтерский учет и первичная документация.

К внеучетным источникам относят:

1) официальные документы: законы, указы, постановления, приказы, хозяйственно-правовые документы, договоры, соглашения, решения суда;

2) документы внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внутреннего аудита;

3) материалы лабораторного и врачебно-санитарного контроля;

4) материалы проверок налоговой службой;

5) материалы постоянно действующих производственных совещаний;

6) материалы собраний трудовых коллективов;

7) материалы печати;

8) пояснительные и докладные записки, переписка с вышестоящими организациями, финансовыми и кредитными организациями;

9) материалы, полученные в результате личных контактов с исполнителями;

прочие внеучетные.

Плановые источники – всякого рода плановые, предварительные расчеты. Они содержатся в производственно-финансовом плане промышленного предприятия. Нормативный материал – в производственных паспортах, ценниках, прейскурантах, справочниках и др. Без этой информации проведение достоверного, глубокого анализа практически невозможно.

3 Классификация, систематизация и накопление экономической информации

В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на управленческий объект экономическая информация может классифицироваться по определенным признакам.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Основными из них являются:

1) соответствие потребностям анализа – информация должна обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и в той детализации, которая в этот момент необходима аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определений резервов повышения эффективности предприятия;

2) объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Первичные документы объективно отражают суть той или иной хозяйственной ситуации. Но, к сожалению, имеют место подлоги, искажения, ошибки. Переложение первичной регистрации операций на машины не только существенно сокращает трудоемкость работ, но и повышает объективность данных;

3) единство информации, поступающей из различных источников, устранение дублирования в первичной информации. Единство информации учетных и плановых позиций вытекает из требований единства экономики. Однако этот основополагающий принцип не всегда соблюдается. Первичная документация недостаточно унифицирована. В настоящее время устанавливаются единые формы документов в соответствии с МСБУ;

4) оперативность информации. Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику своевременно. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на ЭВМ.

5) рациональность. Информация должна иметь оптимальный объем. Недостаток информации может исказить результаты анализа и привести к неправильному управленческому решению. С другой стороны, избыток информации затрудняет анализ, увеличивает время на его проведение, снижает эффективность. Информация должна требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование ее данных. Вместе с них, она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствования информационных потоков путем устранения лишних данных и введения необходимых.

Таким образом, информационная система анализа должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности экономического анализа.

Формирование и использование экономической информации основано на таком подходе, при котором изучаемые объекты рассматриваются как системы.

Системный подход при проведении исследования нацеливает аналитиков на раскрытие целостности объекта, его многообразных связей и сведение их в единую целостную структуру. При системном подходе определяются основные цели системы. По целям конструируется система. Под системой, в данном случае, понимается набор элементов и информационные связи, возникающие между ними и обеспечивающие оптимальное управление экономикой предприятия.

Структура экономической информации обусловлена ее содержанием и назначением в управлении. В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на управляемый объект, экономическая информация классифицируется по следующим признакам:

1. по изменяемости на:

- постоянную;

- переменную.

2. по насыщенности:

- недостаточная;

- достаточная;

- избыточная.

3. по отношению к предмету исследования:

- основная;

- вспомогательная.

4. по полезности:

- полезная;

-  бесполезная.

5. по способу изображения:

- текстовая;

- графическая;

- цифровая;

- алфавитно-цифровая.

6. по функциональному назначению:

- плановая;

- нормативная;

- учетная;

- отчетная.

7. по отношению к процессу обработки данных:

- обрабатываемая;

- необрабатываемая.

8. по степени обработки:

- первичная;

- промежуточная;

- результативная.

9. по отношению к управляемому объекту:

- внутренняя (входящая);

- внешняя (исходящая).

10.  по объему необходимых сведений:

- комплексная;

- тематическая.

11.  по форме представления:

- письменная (документирование);

- устная.

12.  по носителям данных:

- машинная;

- немашинная.

4 Подготовка исходных аналитических данных

Эффективность анализа хозяйственной деятельности во многом определяется качеством информационного обеспечения. Ошибки, неувязки и все другие недостатки, содержащиеся в информации, могут отразиться на аналитических расчетах, исказить результаты анализа. Поэтому предварительным условием анализа является тщательная проверка привлекаемых к анализу материалов.

Подготовка данных к анализу состоит главным образом в их проверке и в проверке качества отчетных материалов. Важная роль в этом принадлежит внешнему и внутреннему аудиту.

Проверка отчетных материалов производится с целью установления:

1) правильности оформления отчетов, полноты охвата всех показателей, правильности их подсчетов и вычислений;

2) полноты, качества платежам в бюджет и финансированию из бюджета данным финансовых органов;

3) правильности оценки статей баланса в соответствии с действующими положениями.

Особое внимание при проверке отчетных материалов, следует обращать внимание на их полноту и соответствие установленным формам, взаимную увязку показателей, на сопоставимость и преемственность отчетных показателей с предыдущими периодами. Взаимная увязка показателей бухгалтерского баланса и других форм является непременным условием правильного их составления. Система бухгалтерского учета и отчетности обеспечивает необходимую связь между показателями, если учет ведется правильно, а отчетность составлена со строгим соблюдением инструкций. Поэтому последующая проверка увязки показателей осуществляется с целью выявления отдельных ошибок и неточностей.

Процесс подготовки материалов к анализу можно разделить на два этапа:

1) проверка их содержания;

2) обработка и изучения материалов.

Основные процедуры проверки документов:

1) проверка  арифметических расчетов путем их пересчета. Пересчет заключается в проверке арифметической точности бухгалтерских и других учетных записей и в выполнении независимых подсчетов, осуществляемых выборочно;

2) выборочная инвентаризация;

3) проверка соблюдения правильности учета отдельных хозяйственных операций;

4) прослеживание. В ходе данной процедуры, некоторые первичные документы, отражающие данные в регистрах синтетического и аналитического учета. Прослеживание позволяет изучить нетипичные статьи и события, отраженные в документах;

5) аналитические процедуры, под которыми подразумеваются анализ и оценка полученной информации, исследование финансовых и экономических показателей анализируемого объекта с целью выявления неверно отраженных в бухгалтерском учете факторов хозяйственной деятельности, а также выяснения причин таких ошибок и искажений.

При проверке, обращают внимание на логическую увязку отдельных показателей, выявляют нет ли расхождений между сведениями текущей отчетности и данными за предыдущие периоды, согласуются ли показатели оперативной и бухгалтерской отчетности.

Проверка материала, с точки зрения формы, предусматривает установление правильности их составления: соответствия установленным правилам заполнения форм учета и отчетности, правильности арифметических пересчетов и итогов исчисления относительных величин, наличия подписей и т.д. Проверяется сопоставимость плановых и отчетных показателей, взаимная связь между отдельными формами отчетности. Если при проверке материалов будут обнаружены какие-либо неточности и неувязки, то они должны быть устранены до проведения следующего плана аналитической работы.

Информация в лекции "22 Уравнения, не содержащие явно искомой функции и ее производных до порядка k-1 включительно" поможет Вам.

Процесс подготовки материала к анализу включает в себя также приведение показателей в сопоставимый вид и упрощение цифрового материала. Наиболее распространенными приемами приведения показателей в сопоставимый вид являются:

1) нейтрализация ценового фактора отражением различных видов объемных показателей в единых ценах;

2) нейтрализация количественного фактора при анализе эффективности использования какого-либо вида ресурса посредством расчета ряда условных показателей, где постоянным остается объемный показатель и последовательно изменяется величина расходуемого ресурса;

3) нейтрализация влияния на уровень количественных и качественных показателей, методик их расчета. Совокупность однородных плановых, отчетных показателей должна иметь единую методику определения;

4) исчисление средних величин при изучении ряда однородных показателей;

5) замена абсолютных показателей относительными, когда это наиболее целесообразно, для большей наглядности, доступности и воспринимаемости.