Компьютерные технологии обработки информации на основе использования баз данных

Тема 6. Компьютерные технологии обработки информации на основе использования баз данных  

Вопрос 1 Понятие базы данных (БД). Типы баз данных, их преимущества и недостатки. Понятие системы управления базами данных (СУБД).

Вопрос 2. Технология работы со списками в Ехсе1

Вопрос 3. Технология работы объектами СУБД MS Access.

Вопрос 4. Проблемно-ориентированные автоматизированные информа-ционные технологии в товароведении.

Вопрос 5. Работа с программой информационной поддержки Consultant Plus

Вопрос 1 Понятие базы данных (БД). Типы баз данных, их преимущества и недостатки. Понятие системы управления базами данных (СУБД).

База данных – совокупность взаимосвязанных данных, которые можно использовать для большого числа приложений, быстро получать и модифицировать необходимую информацию.

Рекомендуемые материалы

Модели базы данных базируются на современном подходе к обработке информации. Структура информации базы позволяет формировать логические записи их элементов и их взаимосвязи. Взаимосвязи могут быть: один к одному, один ко многои и многие ко многим.

Применение того или иного типа взаимосвязи определены тремя моделями базы данных: иерархической, сетевой, реляционной.

Иерархическая модель представлена в виде древовидного графа. Достоинство этой модели в том, что она позволяет описать структуру данных как на логическом, так и на физическом уровне. Ее недостаток – жесткая фиксированность взаимосвязи между элементами. В связи с этим любые изменения связей требуют изменения ее структуры. Кроме того, быстрота доступа достигнута за счет потери информационной гибкости, т.е. за один проход по древу невозможно получить информацию, расположенную по другой ветви связи. Данная модель реализует тип связи один ко многим.

Сетевая модель базы данных представлена в виде диаграммы связей. В сетевой модели допустимы любые виды связей между записями, отсутствуют ограничения на число обратных связей. Используется принцип многие ко многим.  К достоинству этой модели относится большая информационная гибкость по сравнению с иерархической моделью, однако сохраняется недостаток – жесткость структуры.

При необходимости частой реорганизации информационной базы применяют наиболее совершенную модель базы данных – реляционную, в которой отсутствуют отличия между объектами и взаимосвязями. Тип связи такой модели – один к одному. В этой модели связи между объектами представлены в виде двумерных таблиц – отношений. Поскольку любую структуру данных можно преобразовать в простую двухмерную таблицу, а  такое представление является наиболее удобным и для пользователя, и для машины, подавляющее большинство современных информационных систем работает именно с такими таблицами, т.е. с реляционными базами данных.

Отношения обладают следующими свойствами:

- каждый элемент – один элемент данных;

- повторяющиеся группы отсутствуют;

- элементы столбца имеют одинаковую природу;

- в таблице не повторяются строки;

- строки и столбцы можно просматривать в любом порядке.

Преимущество данной модели:

- простота логической модели;

- гибкость системы;

- независимость данных;

- возможность построения простого языка манипулирования данными с помощью математической теории реляционной алгебры. Именно наличие строгого математического аппарата обусловило ее наибольшее распространение и перспективность в современных компьютерных технологиях.

Если прикладная информационная система опирается на некоторую систему управления данными, обладающую свойствами: поддержание логически согласованного набора файлов; обеспечение языка манипулирования данными; восстановление информации после разного рода сбоев; реально параллельная работа нескольких пользователей, то эта система управления данными является системой управления базами данных (СУБД).

Основные функции СУБД:

1. Непосредственное управление данными во внешней памяти

Эта функция включает обеспечение необходимых структур внешней памяти как для хранения данных, непосредственно входящих в БД, так и для служебных целей, например, для убыстрения доступа к данным. В некоторых реализациях СУБД активно используются возможности существующих файловых систем, в других работа производится вплоть до уровня устройств внешней памяти. В развитых СУБД пользователи в любом случае не обязаны знать, использует ли СУБД файловую систему, и если использует, то как организованы файлы. В частности, СУБД поддерживает собственную систему именования объектов БД.

2. Управление буферами оперативной памяти

СУБД обычно работают с БД значительного размера; по крайней мере этот размер обычно существенно больше доступного объема оперативной памяти. Понятно, что если при обращении к любому элементу данных будет производиться обмен с внешней памятью, то вся (система будет работать со скоростью устройства внешней памяти.

Практически единственным (способом реального увеличения этой скорости является буферизация данных в оперативной памяти. При этом, даже если операционная система производит общесистемную буферизацию (как в случае ОС UNIX), этого недостаточно для целей СУБД, которая располагает гораздо большей информацией о полезности буферизации той или иной части БД. Поэтому в развитых СУБД поддерживается собственный набор буферов оперативной памяти с собственной дисциплиной замены
буферов.

3. Управление транзакциями

Транзакция - это последовательность операций над БД, рассматриваемых СУБД как единое целое. Либо транзакция успешно выполняется и СУБД фиксирует изменения БД, произведенные этой транзакцией, во внешней памяти, либо ни одно из этих изменений никак не отражается на состоянии БД. Понятие транзакции необходимо для   поддержания   логической целостности  БД.   Каждая транзакция начинается при целостном состоянии БД и оставляет это состояние целостным после своего завершения, делает очень удобным использование понятия транзакции как единицы активности пользователя по отношению к БД. При соответствующем управлении параллельно выполняющимися транзакциями со стороны СУБД каждый из пользователей может в принципе ощущать себя единственным пользователем СУБД.

4. Журнализация

Одним из основных требований к СУБД является надежность хранения данных во внешней памяти. Под надежностью хранения понимается то, что СУБД должна быть в состоянии восстановить последнее согласованное состояние БД после любого аппаратного или программного сбоя. Обычно рассматриваются два возможных вида аппаратных сбоев: так называемые мягкие сбои, которые можно трактовать как внезапную остановку работы компьютера (например, аварийное выключение питания), и жесткие сбои, характеризуемые потерей информации на носителях внешней памяти. Примерами программных сбоев могут быть: аварийное завершение работы СУБД (по причине ошибки в программе или в результате некоторого аппаратного сбоя) или аварийное завершение пользовательской программы, в результате чего некоторая транзакция остается незавершенной. Первую ситуацию можно рассматривать как особый вид мягкого аппаратного сбоя; при возникновении последней требуется ликвидировать последствия только одной транзакции. Поддержание надежности хранения данных в БД требует избыточности хранения данных, причем та часть данных, которая используется для восстановления, должна храниться особо надежно. Наиболее распространенным методом поддержания такой избыточной информации является ведение журнала изменений БД.

Журнал - это особая часть БД, недоступная пользователям СУБД и поддерживаемая с особой тщательностью (иногда поддерживаются две копии журнала, располагаемые на разных физических дисках), в которую поступают записи обо всех изменениях основной части БД.

Для восстановления БД после жесткого сбоя используют журнал и архивную копию БД. Грубо говоря, архивная копия - это полная копия БД к моменту начала заполнения журнала (имеется много вариантов более гибкой трактовки смысла архивной копии). Конечно, для нормального восстановления БД после жесткого сбоя необходимо, чтобы журнал не пропал. Восстановление БД состоит в том, что исходя из архивной копии по журналу воспроизводится работа всех транзакций, которые закончились к моменту сбоя. Можно даже воспроизвести работу незавершенных транзакций и продолжить их работу после завершения восстановления. Однако в реальных системах это обычно не делается, поскольку процесс восстановления после жесткого сбоя является достаточно длительным.

5. Поддержка языков БД

Для работы с базами данных используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В ранних СУБД поддерживалось несколько специализированных по своим функциям языков. Чаще всего выделялись два языка - язык определения схемы БД (SDL) и язык манипулирования данными (DML). SDL служил главным образом для определения логической структуры БД, т.е. той структуры БД, какой она представляется пользователям. DML содержал набор операторов манипулирования данными, т.е. операторов, позволяющих заносить данные в БД, удалять, модифицировать или выбирать существующие данные.

В современных СУБД обычно поддерживается единый интегрированный язык, содержащий все необходимые средства для работы с БД, начиная от ее создания, и обеспечивающий базовый пользовательский интерфейс с базами данных. Стандартным языком наиболее распространенных в настоящее время реляционных СУБД является язык SQL (Structured Query Language), который сочетает средства SDL и DML, т.е. позволяет определять схему реляционной БД и манипулировать данными. Внутренняя часть СУБД (ядро) вообще не работает с именами таблиц и их столбцов.

Классификация систем управления базами данных (самостоятельно).

Организация типичной СУБД и состав ее компонентов соответствует рассмотренному набору функций.

Логически в современной реляционной СУБД можно выделить наиболее внутреннюю часть - ядро СУБД (часто его называют Data Base Engine), компилятор языка БД (обычно SQL), подсистему поддержки времени выполнения, набор утилит. В некоторых системах эти части выделяются явно, в других - нет, но логически такое разделение можно провести во всех СУБД.

Ядро СУБД отвечает за управление данными во внешней памяти, управление буферами оперативной памяти, управление транзакциями и журнализацию. Соответственно, можно выделить такие компоненты ядра (по крайней мере, логически, хотя в некоторых системах эти компоненты выделяются явно), как менеджер данных, менеджер буферов, менеджер транзакций и менеджер журнала. Функции этих компонентов взаимосвязаны, и для обеспечения корректной работы СУБД все эти компоненты должны взаимодействовать по тщательно продуманным и проверенным протоколам.

Основной функцией компилятора языка БД является компиляция операторов языка БД в некоторую выполняемую программу. Компилятор должен решить, каким образом выполнять оператор языка прежде, чем произвести программу. Применяются достаточно сложные методы оптимизации операторов.

В отдельные утилиты БД обычно выделяют такие процедуры, которые слишком накладно выполнять с использованием языка БД, например, загрузка и выгрузка БД, сбор статистики, глобальная проверка целостности БД и т.д. Утилиты программируются с использованием интерфейса ядра СУБД, а иногда даже с проникновением внутрь ядра.

Вопрос 2 Технология работы со списками в Ехсе1

 Электронная таблица, оформленная  в MS Excel в виде списка, т.е. таблицы, строки которой содержат однородную информацию, представляет собой простейшую базу данных.

Программа  MS Excel включает набор средств и функций, позволяющих выполнять все основные операции, присущие базам данных.

База данных в MS Excel это просто список, состоящий из одного или более столбцов.

Строки таблицы, оформленной в виде списка, называются записями, а столбцы – полями записей. Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка – строку заголовка.

Чтобы содержимое рабочего листа рассматривалось как база данных в MS Excel, необходимо придерживаться строгих правил:

- каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа;

- столбцы базы данных должны идти подряд, без промежутков между ними;

- в первой строке каждого столбца должен быть указан заголовок соответствующего поля;

- заголовок поля должен занимать не более одной ячейки;

- содержимое ячейки заголовка должно быть уникально в пределах рабочего листа;

- записи базы данных должны идти непосредственно ниже строки заголовков;

- пустые строки не допускаются (признак окончания базы данных), т.е. записи должны идти подряд, без промежутков между ними.

Все операции с базами данных в MS Excel выполняются примерно одинаково: сначала необходимо выбрать любую ячейку в списке, а затем начать нужную операцию. При этом весь диапазон записей базы данных или списка выбирается автоматически.

На рабочем листе, содержащем список,  выделяются следующие области:

- диапазон данных – область, где хранятся данные списка;

- диапазон критериев – область на рабочем листе, в которой задаются критерии для поиска информации. В диапазоне критериев указываются имена полей и отводится область для записи условий отбора;

- диапазон для извлечения – область, в которую MS Excel копирует выбранные данные из списка. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и список.

Существуют следующие способы ввода данных в список:

- использование формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка списка с помощью команды  Данные → Форма;

- ввод данных во вставляемые в список пустые строки, т.е. непосредственно ввод данных;

- использование средства Автоввод и команды Выбрать из списка для ускорения работы;

- использование форм MS Access и дальнейший перенос данных на лист MS Excel;

- использование мастера шаблонов для преобразования рабочего листа в MS Excel в форму;

- применение VBA – соответствующая программа будет предоставлять форму или окно диалога для ввода данных и их последующего помещения в определенные ячейки рабочего листа MS Excel.

Электронная таблица, оформленная в MS Excel в виде списка, состоящего из одного или более столбцов, содержащих однородную информацию, представляет собой простейшую базу данных.

MS Excel включает набор средств и функций, позволяющих выполнять все основные операции, присущие базам данных.

Строки таблицы, оформленной в виде списка, называются записями, а столбцы – полями записей. Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка – строку заголовка.

Чтобы содержимое рабочего листа рассматривалось как база данных в MS Excel, необходимо придерживаться следующих правил:

-  каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа;

- в первой строке каждого столбца должен быть указан заголовок соответствующего поля, который должен занимать не более одной ячейки;

- поля и записи в базе данных должны идти подряд, без промежутков между собой (пустые строки и столбцы считаются признаком окончания базы данных);

- записи базы данных должны идти непосредственно ниже строки заголовков;

- содержимое ячейки заголовка должно быть уникально в пределах рабочего листа.

Все операции с базами данных в MS Excel имеют общие принципы выполнения: сначала необходимо выбрать любую ячейку в списке, а затем начать нужную операцию. При этом весь диапазон записей базы данных или списка выбирается автоматически.

На рабочем листе, содержащем список, различают следующие области:

- диапазон данных – область, где хранятся данные списка;

- диапазон критериев – область на рабочем листе, в которой задаются критерии для поиска информации (в диапазоне критериев указываются имена полей и отводится область для записи условий отбора);

- диапазон для извлечения – область, в которую MS Excel копирует выбранные данные из списка (этот диапазон должен быть расположен на одном листе со списком.

К наиболее часто используемым способам ввода данных в список относятся:

а) использование формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка списка с помощью команды  Данные → Форма;

б) ввод данных в пустые строки списка, т.е. непосредственный ввод данных;

в) использование средства Автоввод и команды Выбрать из списка для ускорения работы.

Работа с подготовленным списком в MS Excel может осуществляться по трем направлениям:

1. Сортировка – выстраивание данных в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию и убыванию, выполняется командой Данные → Сортировка; открывается диалоговое  окно Сортировка диапазона, в котором задаются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сортировки. Выбор в списках Сортировать по, Затем по, В последнюю очередь по определяет поля для упорядочивания списка. Пустые клетки всегда помещаются в конце всех данных. В диалоговом окне Параметры сортировки можно задать особый порядок сортировки, например по дням недели.

2. Фильтрация (отбор данных) – извлечение записей данных из списка в соответствии с некоторыми требованиями (критериями). Для поиска и фильтрации данных в MS Excel существует 3 средства: форма данных (кнопка Критерии), автофильтр и расширенный фильтр.

Отбор данных с помощью формы данных производится следующим образом: нужно установить указатель ячейки в любое место внутри списка, выбрать команду Данные → Форма, затем нажать кнопку Критерии; в открывшемся окне в необходимых полях ввести критерии поиска, например первую букву в названии (для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует использовать кнопки Далее или Назад). Задавая критерии можно пользоваться символами подстановки: * - для замены любого количества символов (например, Ж* может соответствовать таким наименованиям товаров как жакет и жилет), ? – для замены одного символа.

Поиск с помощью автофильтра производится в следующем порядке:

1 Установление указателя ячейки в список данных.

2. Выполнение команды Данные → Фильтр → Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появятся раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.

3. Переход к нужному полю.

4. Выбор необходимого критерия поиска или использование пользовательского автофильтра Условие (больше или равно, не равно и т.д.), который позволяет также задать комплексный критерий, объединяя его компоненты с помощью логического оператора И либо ИЛИ.

Для отображения имеющихся значений (отмене условия) следует обратиться к фильтру Все.

Поиск с помощью  расширенного фильтра выполняется командой Данные → Фильтр → Расширенный фильтр. Критерии расширенной фильтрации списка можно определить, непосредственно задав их на рабочем листе. Преимущество этого способа состоит в том, что пользователь всегда имеет четкое представление о применяемых критериях и при необходимости может их изменять. Критерии задаются в отдельной области, которая должна содержать заголовки столбцов списка, для чего над списком или после него в первую из добавленных или еще незаполненных строк скопировать строку с заголовками столбцов. В пустые ячейки под соответствующими заголовками столбцов можно вставить критерии.

Чтобы получить точное соответствие отобранных значений заданному образцу, например текст, следует ввести следующую формулу: ="=текст". При задании критериев можно также пользоваться символами подстановки. При вычислениях Microsoft Excel не учитывает регистр букв.

В качестве условия отбора можно также использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы. При создании условия отбора с помощью формулы нельзя выбирать заголовок столбца в качестве заголовка столбца условий, нужно оставить условие отбора без заголовка либо использовать заголовок, не являющийся заголовком столбца в списке. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, которые содержат в столбце C значение, превышающее среднее значение ячеек диапазона C7:C10.

=C7>СРЗНАЧ($C$7:$C$10)

Формула, используемая для создания условия отбора, должна использовать относительную ссылку на заголовок столбца (например, «Реализация») или на соответствующее поле в первой записи. Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными, а формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ. В данном примере «C7» является ссылкой на поле (столбец C) первой записи (строка 7) списка.

Чтобы объединить критерии с помощью оператора И, их следует указывать в одной строке. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения «Брюки» в столбце «Вид изделия», «Костюмная ткань» в столбце «Вид материала» с объемом реализации более 100 руб.

Чтобы объединить критерии с помощью оператора ИЛИ, их следует указывать в различных строках. Так, при наличии для одного столбца двух и более условий отбора необходимо ввести эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отбирает строки, содержащие в столбце «Вид изделия» значения «Брюки», «Юбка» или «Бриджи».

Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце, следует ввести условия отбора в разные строки диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение «Брюки» в столбце «Вид изделия», «Костюмная ткань» в столбце «Вид материала», либо объем реализации, превышающий 100 шт.

         Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия более чем для одного столбца, нужно ввести эти условия отбора в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение «Брюки» в столбце «Вид изделия», так и объем реализации, превышающий 300 шт., а также строки по виду изделия «Юбка» с объемом реализации более 100 руб.

Для того чтобы найти строки, отвечающие более чем двум наборам условий, нужно включить несколько столбцов с одинаковыми заголовками. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает реализацию товаров  от 200 до 400 шт., а также реализация менее 50 шт.

В диалоговом окне Расширенный фильтр  следует указать исходный диапазон (диапазон списка), диапазон критериев (он должен включать заголовки столбцов и не содержать пустых строк, поскольку пустая строка интерпретируется программой как обычный критерий, связанный с другими критериями логическим оператором ИЛИ, в результате чего после фильтрации будут отображены все имеющиеся записи исходного списка), а также диапазон, в котором будет размещен созданный с помощью фильтра список. При необходимости можно использовать флажок, предписывающий исключить записи с повторяющимися элементами.

Данные списка, в т.ч. отфильтрованные, могут быть подвергнуты анализу. MS Excel предоставляет широкие возможности для проведения анализа данных, к которым относятся:

1) Структуризация рабочих листов, цель которой заключается в разбиении данных, содержащихся на рабочем листе, на определенные уровни детализации. Используя структуру, легче проводить анализ и сравнение данных, поскольку в таком случае при необходимости группы уровня могут быть скрыты, а затем снова отображены (работа аналогично проводимой с папками в окне программы Проводник). Если уровни структуры уже заложены при построении таблицы, например, осуществлено некое перечисление данных (первый уровень) и итоговая, в данном примере суммирующая, строка (второй уровень), образующие единый блок, структура которого повторяется для остальных данных таблицы, то структура может быть создана автоматически при выборе команды Данные → Группа и структура → Создание структуры. Для ручной группировки данных необходимо выделить первый диапазон, соответствующий создаваемой группе, обратиться к команде Данные → Группа и структура → Группировать. Группирование следует произвести последовательно для всех уровней структуры. В диалоговом окне Группирование необходимо указать, что будет объединяться: строки или столбцы. В диалоговом окне команды Настройка указывается, где будут расположены данные (в строках под данными или в столбцах справа от данных).

2) Автоматическое подведение итогов:  итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для обобщения большого количества однотипной информации. Промежуточные итоги формируются с помощью команды Данные → Итоги. В диалоговом окне указывается, в каком столбце должны отслеживаться изменения данных, после каждого из которых производится выбранная вычисляемая операция. Также указывается, по какому столбцу будут производиться вычисления и где будут располагаться итоги. Перед применением команды к данным следует применить фильтр.

3) Консолидация данных -  предназначается для обобщения однородных данных и выполняется в том случае, когда нужно подытожить данные, хранящиеся на разных листах или в различных книгах. При помощи функции консолидации для значений из несмежных диапазонов можно выполнить те же операции, что и при автоматическом определении промежуточных итогов: вычислить сумму, минимальное, максимальное или среднее значение и т. д.

4) Сводные таблицы и диаграммы - представляют собой средства для группировки, обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel или таблицах, созданных в других приложениях. Сводные таблицы могут использоваться: для обобщения большого количества однотипных данных;  для отбора, группировки или реорганизации данных (с помощью перетаскивания), а также  для построения диаграмм.

Рассмотрим принципы работы с инструментами Сводные таблицы и Консолидация данных.

В зависимости от способа организации исходные данные для Консолидации можно задавать тремя способами: с помощью формул, содержащих ссылки, по расположению ячеек и по заголовкам строк или столбцов.

Способ расчета с помощью формул, содержащих ссылки, следует использовать в тех случаях, когда исходные данные расположены бессистемно.

В этом случае для расчета итоговых данных составляются обычные или так называемые,  трехмерные формулы — ссылки  вида  'Лист1:Лист3' !D3, которые содержат ссылки на диапазоны, включающие ячейки разных листов. Для их создания следует открыть первый лист из числа выбираемых, нажать клавишу Shift и, щелкая кнопкой мыши, указать остальные листы диапазона (они должны быть расположены подряд). После этого нужно:

1. Выбрать ячейку, в которой должна располагаться формула.

2. Вызвать функцию для выполнения итоговых вычислений, воспользовавшись командой Вставка→Функция, кнопкой Функция или Автосумма (если необходимо просуммировать данные) или строкой формул.

3. Для ввода аргументов функции нужно перейти на лист, где расположены ячейки с исходными данными, выделить нужную ячейку и ввести символ точки с запятой. Операция повторяется для всех листов с исходными данными (на последнем шаге точка с запятой не вводится).

Может получить выражение вида: = СУММ (поставщики!C4;'материал верха'!C5), где поставщики и материал верха – названия листов, С4 и С5 – ячейки листов «Поставщики» и «Материал верха» соответственно.

Методы определения исходных данных для консолидации — по расположению ячеек и по заголовкам строк или столбцов — реализуются в диалоговом окне Консолидация, которое вызывается с помощью команды Данные → Консолидация.  Если исходные данные и результаты консолидации находятся в одной рабочей книге, обновление может осуществляться автоматически, а если в разных — его придется выполнять с помощью команды Правка → Связи.

В способе, использующем расположение ячеек, исходные данные для функции консолидации задаются в диалоговом окне в виде ссылок на диапазоны. Для консолидации используется набор таких ссылок, при этом требуется, чтобы исходные данные в каждом диапазоне имели одинаковую структуру.

В способе, использующем заголовки строк или столбцов, ячейки, содержащие исходные данные для функции консолидации, идентифицируются по заголовкам, а не путем указания их адресов. В этом случае не обязательно, чтобы исходные данные на разных листах были расположены одинаково.

В списке Функция диалогового окна Консолидация выбирается функция, посредством которой будет выполняться консолидация (например, сумма). В поле Ссылка задается ссылка на первый исходный диапазон (для ее определения удобно пользоваться кнопкой свертывания диалогового окна, находящейся в правой части этого поля). После активизации указанной кнопки на рабочем листе можно выделить необходимый диапазон ячеек. Если консолидируемые диапазоны расположены на разных листах книги одинаково, то после ввода адреса первого диапазона выделять остальные диапазоны не понадобится — достаточно будет перейти на новый лист и щелкнуть на кнопке Добавить.

Если необходимо использовать определение исходных данных по заголовкам строк или столбцов, то, указывая диапазон в поле Ссылка, следует включить в него соответствующие заголовки (выбранный диапазон может охватывать не только исходные, но и другие данные).

Отметив диапазон исходных данных, нужно щелкнуть на кнопке Добавить, и он появится в списке Список диапазонов. После того как будут заданы все исходные данные, можно переходить к другим установкам. В случае использования для определения исходных данных заголовков, нужно установить флажок подписи верхней строки или значения левого столбца либо оба флажка. В последнем случае выделенные диапазоны будут рассматриваться как таблицы, у которых названия имеют и стро­ки, и столбцы. Для того чтобы обеспечить динамическую связь между исходными и итоговыми данными, следует установить флажок Создавать связи с исходными данными. Преимущество способа консолидации с созданием связей состоит в том, что при выполнении этой операции происходит также структурирование таблицы. Исходные данные, находящиеся на разных листах, переносятся на второй уровень структуры, и консолидированные значения вычисляются уже на основе данных этого уровня.

Если флажок Создавать связи с исходными данными не устанавливать, то в случае изменения исходных значений консолидацию следует произвести повторно.

         Примеры практического использования инструмента «Консолидация» приведены в учебном пособии.

Сводная таблица является интерактивным средством, позволяющим получить данные из некоторого источника (список, таблица, база данных) и выполнить их анализ и просмотр различными способами. С помощью сводной таблицы можно просмотреть необходимую для анализа часть имеющейся информации, отфильтровать данные и разместить результаты на различных рабочих страницах, отсортировать данные, автоматически сгенерировать итоги. Для того чтобы более наглядно представить результаты, наряду со сводной таблицей можно создать диаграмму.

Сводную таблицу можно создать на базе области таблицы, целой таблицы или нескольких таблиц. Построение сводной таблицы на основе внешних источников данных выполняется с помощью Microsoft Query. Исходные данные для сводных таблиц должны быть организованы в виде списка, каждая строка которого содержит одни и те же категории информации, приведенные в определенном порядке. В первой строке списка должны находиться заголовки столбцов. Они используются для создания полей сводной таблицы и идентификации отдельных элементов данных, то есть уникальных значений полей, взятых из списка. Несмотря на то, что поля создаются на основе столбцов, содержащиеся в них данные можно размещать как в столбцах, так и в строках сводной таблицы.

На рабочем листе не нужно размещать более одного списка, поскольку в этом случае можно получить неожиданный результат при выполнении фильтрации и сортировки или при вычислении общих итогов. Список также должен быть отделен от других данных рабочего листа пустыми строками и столбцами. Если необходимо отделить названия строк или столбцов от данных, лучше использовать границы, а не пустые строки или столбцы.

Создание и обработка сводных таблиц осуществляются с помощью мастера, который запускается командой Данные → Сводная таблица. Параметры сводной таблицы задаются в трех диалоговых окнах.

Создание и обработка сводных таблиц осуществляются с помощью мастера, который запускается командой Данные → Сводная таблица. Параметры сводной таблицы задаются в трех диалоговых окнах. Процесс создания сводной таблицы на примере рассмотрен в учебном пособии.

После вызова мастера появляется диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 1 из 3, в котором указываются источник данных для сводной таблицы и тип отчета - сводная таблица или диаграмма.

В области «Создать таблицу на основе данных, находящихся» по умолчанию активизирован переключатель в списке или базе данных Microsoft Office Excel, посредством которого задается поиск источника данных на рабочем листе. Если источник находится в файлах внешней базы данных, то необходимо выбрать переключатель во внешнем источнике данных. Чтобы объединить несколько списков, имеющих одинаковую структуру, следует выбирать переключатель в нескольких диапазонах консолидации. Также в качестве исходных данных можно использовать информацию, хранящуюся в другой сводной таблице, для этого нужно выбрать переключатель в другой сводной таблице или диаграмме.

В области Вид создаваемого отчета по умолчанию активизирован переключатель сводная таблица. После щелчка на кнопке Далее осуществляется переход к следующему диалоговому окну мастера.

Во втором окне мастера сводных таблиц и диаграмм определяется диапазон ячеек, данные из которого будут включены в сводную таблицу. Если перед запуском мастера указатель ячейки находился внутри таблицы, программа автоматически вставит в поле Диапазон адрес таблицы. Когда данные для сводной таблицы находятся в другой книге, следует, щелкнув на кнопке Обзор, загрузить таблицу из диалогового окна выбора файла, указать диапазон ячеек, на основе которого должна быть составлена сводная таблица, и, щелкнув на кнопке Далее, перейти в следующее окно мастера, где задать диапазон ячеек, содержащий исходные данные.

Третье окно мастера предназначено для выбора месторасположения сводной таблицы — на новом листе (переключатель новый лист) или на текущем листе (переключатель существующий лист). В том случае если необходимо разместить таблицу на текущем рабочем листе, необходимо указать позицию ее левого верхнего угла.

После щелчка в третьем окне мастера на кнопке Готово будут отображены панель инструментов Сводные таблицы и окно Список полей сводной таблицы, а на рабочем листе появятся области, в которые можно перетаскивать поля. Всего таких областей четыре: Перетащите сюда поля столбцов; Перетащите сюда поля строк; Перетащите сюда поля страниц; Перетащите сюда элементы данных.

В области столбцов и строк размещают поля, по которым производится сравнение или анализ. В область элементов данных перетаскивают поля, предназначенные для расчетов итоговых показателей. Область страниц заполнять не обязательно — ее используют, когда нужно создать несколько однотипных отчетов, задаваемых полями в других областях. Чтобы удалить поле из области перетаскивания, достаточно перетащить его мышью за пределы этой области. Выбор области для перетаскивания поля зависит от типа отчета.

Размещение полей непосредственно в рабочем листе дает определенные преимущества, обеспечивая наглядность построения  при наличии небольшого объема данных. Однако, при работе с большим количеством данных более удобным и быстрым является режим макета. Если при перетаскивании поля непосредственно в область данных рабочего листа туда перемещаются также все данные, связанные с этим полем, то в режиме макета выполняется лишь размещение кнопок полей, а относящиеся к ним данные не затрагиваются.

Для перехода в режим макета в третьем диалоговом окне мастера нужно щелкнуть на кнопке Макет, в результате чего будет открыто диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — макет.

В данном окне определяется структура создаваемой таблицы. В центре окна расположены области Страница, Строка, Столбец и Данные. Все заголовки (метки) полей таблицы отображаются справа от перечисленных областей в виде кнопок полей, по одной для каждого поля источника данных. Структура сводной таблицы создается путем перетаскивания кнопок полей в одну из четырех областей макета. Завершив данную операцию, нужно щелкнуть на кнопке 0К, чтобы закрыть окно Макет и вернуться к третьему диалоговому окну мастера.

При необходимости изменить параметры создаваемой сводной таблицы или диаграммы следует щелкнуть в третьем окне мастера на кнопке Параметры (при работе с готовой таблицей используется команда Параметры сводной таблицы из списка команд панели инструментов Сводные таблицы). После выполнения любого из этих действий будет открыто диалоговое окно Параметры сводной таблицы, которое состоит из двух областей — Формат и Данные. В первой из них устанавливаются параметры форматирования и вид сводной таблицы, а во второй — параметры источника данных сводной таблицы.

Посредством установки флажков общая сумма по столбцам и общая сумма по строкам задается автоматическое определение промежуточных итогов, а с помощью флажка автоформат — возможность использовать при форматировании таблицы параметры автоформата. Если активизирован флажок сохранять форматирование, заданные пользователем параметры форматирования сводной таблицы сохраняются и после перегруппировки данных. В результате установки флажка включать скрытые значения в сводной таблице будут учитываться значения, находящиеся в скрытых ячейках рабочего листа.

При активизации флажка повторять подписи на каждой странице печати на страницах, выводящихся на печать, слева будут повторяться названия элементов для всех полей строк. Установка флажка печать заголовков позволяет использовать имена полей и элементов отчета сводной таблицы в качестве заголовков строк и столбцов при печати.

С помощью флажков для ошибок отображать и для пустых ячеек отображать можно задать значения, которые будут выводиться на экран вместо стандартных сообщений об ошибках или пустых ячеек.

Флажок сохранять данные вместе с таблицей из области Данные предоставляет возможность сохранить вместе с макетом сводной таблицы все исходные данные, что необходимо в случае создания таблицы на основе нескольких областей, полученных в результате консолидации. В том случае если установлен флажок обновить при открытии, при открытии сводной таблицы ее значения автоматически обновляются в результате изменения исходных данных. При активизации флажка обновлять каждые...мин. становится доступным поле ввода, в котором указывается период
обновления данных сводной таблицы или диаграммы, задаваемый в минутах. Благодаря флажку развертывание разрешено можно получить на новом листе подробную информацию о той ячейке из области данных, на которой выполняется двойной щелчок.        

Флажки группы Внешние данные устанавливают режимы доступа к внешним источникам данных. Запрос на получение информации из внешней базы данных может быть выполнен в фоновом режиме, что позволит не приостанавливать работу.

После создания сводной таблицы справа от поля страницы и в остальных полях сводной таблицы появляются кнопки co стрелками. После щелчка на такой кнопке появляется окно со списком элементов данных соответствующего поля. Устанавливая и сбрасывая флажки в этом окне,  можно управлять отображением элементов поля (для поля страницы отображаемый в окне элемент необходимо отметить и щелкнуть на кнопке ОК).

При расчете итоговых значений в сводной таблице по умолчанию применяется операция суммирования исходных данных. Чтобы изменить эту операцию, нужно установить указатель ячейки в соответствующую ячейку области данных, щелкнуть правой кнопки мыши и  вызвать из контекстного меню команду Параметры поля, после чего выбрать метод обработки исходных данных в списке Операция открывшегося диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы.

Excel позволяет выполнять над итоговыми данными также ряд других операций. Щелкнув на кнопке Дополнительно для расширения диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы, можно выбрать в раскрывающемся списке Дополнительные вычисления одну из представленных там функций. Для многих из них нужно установить значения в списках поле и элемент. Посредством первого списка задается столбец в исходных данных, а посредством второго — значение в этом столбце.

В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы можно также изменить используемый по умолчанию формат данных сводной таблицы Общий. Для этого достаточно щелкнуть на кнопке Формат и задать нужный формат чисел в открывшемся диалоговом окне Формат ячеек.

На этапе создания сводной таблицы изменить вид выполняемой над исходными данными операции, произвести дополнительные вычисления, задать другой формат ячеек можно также помощью мастера. Для этого в его третьем окне нужно перейти в режим макета, воспользовавшись кнопкой Макет. Окно с параметрами, в котором осуществляется удаление общих итогов, также вызывается в третьем окне мастера посредством щелчка на кнопке Параметры.

При необходимости пользователь может получить доступ к исходным данным, которые использовались при расчете значения конкретной ячейки области данных. Для этого необходимо дважды щелкнуть на любом ненулевом значении в области данных, после чего откроется новый рабочий лист с записями, использовавшимися при расчете этой ячейки отчета.

Если после создания таблицы необходимо включить в нее новые поля строк, столбцов или страниц, для этого можно воспользоваться списком полей, который открывается с помощью панели инструментов Сводные таблицы, или вызвать мастер сводных таблиц и диаграмм.

Сводная таблица динамически связана с базой данных, использовавшейся при ее создании. Если значения в базе данных изменились, нужно выбрать команду Данные → Обновить данные или щелкнуть на кнопке Обновить данные панели инструментов Сводные таблицы, и Excel обновит сводную таблицу с учетом все произведенных изменений. Однако, если в источнике данных появились новые строки или столбцы, необходимо вернуться к мастеру сводных таблиц и диаграмм, а именно:  вызвать команду Данные → Сводная таблица или открыть список Сводная таблица панели инструментов и выбрать команду Мастер, в результате чего откроется третье диалоговое окно мастера сводных таблиц, щелкнуть на кнопке Назад для возврата ко второму окну мастера и выбрать источник данных заново или нажать клавишу Shift и расширить область выделения, для закрытия окна мастера щелкнуть на кнопке Готово.

Для добавления в сводную таблицу полей, имеющихся в источнике данных, можно использовать два способа:

1. Выделить любое поле в сводной таблице, щелкнуть на кнопке Отобразить список полей панели инструментов Сводные таблицы, чтобы вывести на экран список полей источника данных, перетащить требуемое поле из окна в нужную область сводной таблицы.

2. Активизировать команду Данные → Сводная таблица, чтобы открыть третье окно мастера, щелкнуть на кнопке Макет, в открывшемся диалоговом окне добавить необходимые поля, а затем закрыть окно и щелкнуть на кнопке Готово.

Для того чтобы удалить любое поле, нужно перетащить соответствующую ему кнопку на рабочем листе за пределы сводной таблицы.

С помощью автоматического форматирования сводную таблицу можно сделать более наглядной и удобной для восприятия. Для этого нужно установить указатель ячейки в область сводной таблицы и выбрать команду Формат → Автоформат или же щелкнуть на кнопке Формат отчета панели инструментов Сводная таблица. Когда появится диалоговое окно Автоформат, выбрать в нем подходящий вариант оформления таблицы и щелкнуть на кнопке ОК.

Чтобы иметь возможность отформатировать сводную таблицу нужно либо повторно вызывать мастер сводных таблиц и диаграмм либо использовать для выполнения изменений в ней панель инструментов Сводные таблицы.  Используя эту панель, можно обновлять исходные данные, показывать или скрывать детали таблицы, а также создавать диаграммы.

Многие из упоминаемых выше команд, которые служат для работы со сводными таблицами, можно вызвать после открытия списка, находящегося в панели инструментов слева.

 рамках данного примера вместо одной сводной таблицы, где отображаются данные о предложении и реализации изделий по поставщикам можно создать набор сводных таблиц — по одной для каждого из поставщиков. Реализовать  задачу создания сводной таблицы со страничной организацией можно при условии, что поле, для значений которого надо создать таблицы, будет находиться в области страниц. Для этого требуется выделить любую ячейку сводной таблицы и активизировать команду Отобразить страницы в меню кнопки Сводная таблица, находящейся на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в открывшемся диалоговом окне Отображение страниц нужно выбрать поле, для которого создаются отдельные сводные таблицы, и щелкнуть на кнопке ОК. Excel вставит новые рабочие листы, которым присвоит новые названия) и создаст сводную таблицу для каждого уникального значения указанного поля.

Сводная таблица станет более наглядной, если рядом с ней будет расположена сводная диаграмма. Для создания сводной диаграммы можно воспользоваться мастером сводных таблиц и диаграмм, в первом диалоговом окне которого необходимо выбрать переключатель сводная диаграмма (со сводной таблицей). Принцип работы с мастером при создании диаграмм  и сводных таблиц аналогичны. После завершения работы с мастером и щелчка на кнопке Готово создаются лист с диаграммой и лист со сводной таблицей.

 Если сводная таблица была предварительно создана, то на ее основе также можно создать сводную диаграмму — для этого следует использовать  кнопку Мастер диаграмм панели инструментов Сводные таблицы (меню Вид). Между сводной таблицей и сводной диаграммой существует динамическая связь: сообразно с изменением данных в таблице изменяется диаграмма и наоборот.

Вопрос 3 Технология работы объектами СУБД MS Access.

Microsoft Access – самая популярная в мире база данных для операционной системы Microsoft Windows . Кроме того, система управления базами данных Access – также мощная платформа разработки с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access – это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широкопредметных информационных бизнес-систем. Возможности разработчиков программного обеспечения, а также методы и технологии решения этих задач постоянно изменяются и совершенствуются. Среда Access может с успехом использоваться начинающими пользователями и в то же время предоставляет мощные инструменты разработки опытным программистам.

Создание таблиц

Таблицы – фундаментальные объекты реляционной базы данных, в которых хранится основная часть данных приложения. Отдельная таблица чаще всего хранит информацию по конкретной теме (например, сведения о служащих компании или адреса заказчиков). Информация в таблице организуется в строки (записи) и столбцы (поля). Таблице присущи два компонента: структура таблицы и данные таблицы.

Структура таблицы должна быть спроектирована и создана перед вводом в таблицу каких-либо данных. Она определяет, какие данные таблица будет хранить, а также правила, ассоциированные с вводом, изменением или удалением данных (ограничения).

Правильная разработка таблиц включает много аспектов, базовыми из которых являются:

- избегание дублирования информации;

- для каждой категории информации следует использовать отдельную таблицу (например, не стоит хранить описания отделов в таблице, которая хранит информацию о служащих);

- необходимо обеспечить однозначную идентификацию записи: запись должна однозначно определяться значением ключа и отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

- не хранить значения, которые могут быть легко вычислены по формулам из существующих значений.

- для полей необходимо выбирать подходящий тип данных - это поможет уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций.

В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

1. Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастера баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

2. Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

3. Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

4. Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Структура таблицы включает следующую информацию:

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы. Рассмотрим более подробно создание таблицы в режиме конструктора. Прежде необходимо переключиться в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных используется клавиша F11.

1. На вкладке Таблица нажать кнопку Создать.

2. Дважды щелкнуть элемент Конструктор.

3. Определить в таблице каждое поле.

4. Определить ключевые поля до сохранения таблицы. Если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.

5. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку Добавить строки на панели инструментов.

В каждой создаваемой таблице нужно стараться включать столбец или набор столбцов первичного ключа. Первичные ключи необходимы для установления между таблицами отношений один-ко-многим. Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет эту и только эту запись. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой. Обычно используют придуманные разработчиком уникальные цифровые значения – код, табельные номера и т.д. Если при просмотре подготовленной БД в паре таблиц обнаружится одноименное поле, которое не входит в первичный ключ ни одной из этих таблиц, система не сможет контролировать согласованность значений таких полей. Кроме первичного, могут использоваться так называемые простые (или вторичные) ключи таблицы. Простых ключей может быть множество. Они используются при упорядочивании (индексировании) таблиц. Однако имеются специальные случаи, когда первичный ключ целесообразнее не создавать. Например, для некоторых таблиц индекс, ассоциированный с первичным ключом, может неприемлемо снижать производительность ввода и модификации данных.

В составном ключе, включающем несколько полей, нужно использовать ровно столько полей, сколько для него необходимо.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Поле типа Счетчик: Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится число, в Microsoft Access существует тип данных Счетчик. При этом созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел.

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет автоматически создано ключевое поле счетчика.

Простой ключ: Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ: В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого отдельного поля, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении "многие-к-многим". Примером такой таблицы может служить складская база данных, в инвентарной книге которой используются один основной и один или несколько вспомогательных инвентарных номеров.

Для создания ключевых полей таблицы:

1. В режиме конструктора выделить одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые. Для выделения одного поля нужно щелкнуть область выделения строки нужного поля (кнопка слева строки). Выделить несколько полей можно, удерживая при выборе каждого поля клавишу «Сtrl».

2. Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

Для повышения производительности операций запросов и сортировки данных таблицы следует использовать индексы.

Индексы – объекты базы данных, которые обеспечивают быстрый доступ к отдельным строкам в таблице, а также используются для поддержания в таблицах некоторых типов ключевых ограничений (создаются автоматически при определении ограничения).

Создание или удаление индекса никак не воздействует на определение или данные индексированной таблицы.

Чтобы создать индекс для одного поля надо:

1. В режиме конструктора в панели структуры таблицы (верхняя часть окна) выбрать поле, для которого требуется создать индекс.

2. В панели свойств (нижняя часть окна) для свойства Индексированное поле установить значение "Да (Допускаются совпадения)" или "Да (Совпадения не допускаются)".

Убедиться, что в данном поле совпадающих записей нет, можно, выбрав значение "Да (Совпадения не допускаются)".

Чтобы создать составной индекс:

В режиме конструктора на панели инструментов нажать кнопку Индексы.

1. В первой пустой строке поля Индекс ввести имя индекса. Для индекса можно использовать либо имя одного из индексируемых полей, либо другое подходящее имя.

2. В поле Имя поля нажать стрелку и выбрать в списке первое поле, для которого требуется создать индекс.

3. В следующей строке поля Имя поля указать второе индексируемое поле (для данной строки поле Индекс следует оставить пустым). Повторить эти действия для всех полей, которые необходимо включить в индекс. В составном индексе может быть до 10 полей.

По умолчанию, установлен порядок сортировки "По возрастанию". Для сортировки данных полей по убыванию в поле Порядок сортировки в окне индексов нужно указать значение "По убыванию". Сами поля индекса могут не быть ключевыми.

Данные таблицы – информация, которая сохранена в таблице и к которой должны иметь доступ пользователи приложения (данные таблицы могут выводиться в элементах управления, размещенных в формах и отчетах, либо предоставляться в режиме таблицы). Все данные таблицы хранятся по строкам.

Выбор для поля типа данных

Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце Тип данных при работе в режиме Конструктора.

В таблице могут быть заданы следующие типы полей:

- Текстовый: Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. Размер поля - до 255 символов.

- Поле MЕМО: Длинный текст или числа, например, пометки или описание. Размер поля - до 64 000 символов.

- Числовой: Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используйте денежный тип). Для определения числового типа определите свойство Размер поля (FieldSize). Размер поля - 1, 2, 4 или 8 байт.

- Дата/время: Даты и время. 8 байт.

- Денежный: Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 — в дробной. Размер поля - 8 байт.

- Счетчик: Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Размер поля - 4 байта.

- Логический: Поля, содержащие только одно или два значения, таких как “Да/Нет”, “Истина/Ложь”, “Включено/Выключено”. Размер поля - 1 бит.

- Объекты OLE: Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта. Размер поля - до 1 гигабайта (ограничено объемом диска).

- Гиперссылки: Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC, либо URL. Размер поля - до 64 000 символов.

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее:

1. какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных, и нецелесообразно хранить числовые данные в текстовом виде;

2. сколько места необходимо для хранения значений в поле;

3. какие операции должны производиться со значениями в поле, например, суммировать;

4. значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а в текстовых полях и полях объектов OLE, – нельзя;

5. нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно;

6. будут ли поля использоваться в группировке записей в запросах или отчетах. Поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя;

7. каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строковые значения (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т. д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений необходимо использовать числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Для обеспечения сортировки дат и времен следует использовать поле типа Дата/Время.

Свойство Формат поля позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Например, для поля Цена разумно указать в свойстве Формат поля формат Денежный и установить для его свойства - Число десятичных знаков - значение 2 или Авто. В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68р. Допустимо использование как встроенных, так и специальных форматов, созданных при помощи символов форматирования. Для элементов управления значение свойства Формат поля задается в окне свойств. Для поля в таблице или запросе значение данного свойства задается в режиме конструктора таблицы (в разделе свойств поля) или в окне запроса (в окне свойств поля). Форматы можно выбирать из списка встроенных форматов для полей, имеющих числовой, денежный, логический типы данных, а также типы данных счетчика и даты/времени. Также для любых типов данных полей, отличных от объектов OLE; есть возможность создания собственных специальных форматов. Кроме того, значение данного свойства можно задать в макросе или в программе.

Свойство Формат поля определяет только способ отображения данных, не оказывая воздействия на способ их сохранения. В Microsoft Access определены стандартные форматы для полей с типами данных Числовой, Дата/Время, Логический, Текстовый и Поле МЕМО. В качестве стандартных используются национальные форматы, выбираемые в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Набор форматов определяется настройками для конкретной страны. Например, если на вкладке Язык и стандарты указать Английский (США), то число 1234.56 в денежном формате будет выглядеть как $1,234.56. Но если указать на этой вкладке Русский, то это число будет выглядеть так: 1 234,56р. Настройка Формат поля, заданная в режиме конструктора таблицы, используется для отображения данных в режиме таблицы. Эта же настройка применяется при создании связанных с этим полем новых элементов управления в форме или отчете.

Пользователь имеет возможность указать стандартные размеры текстовых и числовых полей в группе Размеры полей по умолчанию на вкладке Таблицы/запросы (в диалоговом окне Параметры, которое открывается командой Параметры в меню Сервис). Рекомендую задавать минимально допустимое значение свойства Размер поля, поскольку обработка данных меньшего размера выполняется быстрее и требует меньше памяти. Преобразование большего значения свойства Размер поля к меньшему в таблице, которая уже содержит данные, может привести к потере данных. Например, при уменьшении размера текстового поля с 255 до 50 все значения, длина которых превышает 50 символов, будут усечены. Данные в числовом поле, которые выходят за пределы диапазона, соответствующего новому размеру поля, округляются или заменяются пустыми значениями. Например, при замене значения "С плавающей точкой (4 байта)" на "Целое" дробные числа будут округлены до ближайшего целого числа, а значения вне диапазона от -32 768 до 32 767 будут преобразованы в пустые значения. Отменить изменения данных, произошедших при модификации свойства Размер поля, после его сохранения в режиме конструктора таблицы будет невозможно. Для полей, в которых планируется хранить числовые значения с одним – четырьмя знаками в дробной части, рекомендуется использовать денежный тип данных. При обработке числовых значений из полей типа "С плавающей точкой (4 байта)" и "С плавающей точкой (8 байт)" применяются вычисления с плавающей точкой. При обработке числовых значений из денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной точкой.

В столбце Описание можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.

Определение в базе данных связей между таблицами

После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, разработчик должен продумать, каким образом Microsoft Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы данных. Первым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для сопоставления сведений о сотрудниках и о принятых ими заказах, следует определить связь по полям “КодСотрудника” в двух таблицах.

Отношение “один-ко-многим”: такая связь является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A и создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс.

Отношение “многие-ко-многим”: при этом виде связи одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Связь с отношением “многие-ко-многим” фактически является двумя связями с отношением “один-ко-многим” через третью таблицу, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах. Например, между таблицами “Заказы” и “Товары” имеется отношение “многие-ко-многим”, которое определяется путем создания двух связей с отношением “один-ко-многим” для таблицы “Заказано”.

Отношение “один-к-одному”: при таком отношении запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением “один-к-одному” используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, такой тип связей между таблицами подходит для сохранении сведений о характеристиках товаров и создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Для баз данных важно обеспечение целостности данных.

Целостность данных представляет собой набор правил, используемых процессором базы данных для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Например, ограничение можно использовать, чтобы гарантировать, что каждый служащий в базе данных будет относиться к какому-либо отделу или что пользователи не смогут случайно ввести отрицательное значение для цены товара.

Для связей, для которых определена целостность данных, пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления. Если включить данные параметры, станут возможными операции удаления и обновления, которые в противном случае запрещены условиями целостности данных. Чтобы обеспечить целостность данных при удалении записей или изменении значения ключевого поля в главной таблице, автоматически вносятся необходимые изменения в связанные таблицы.

При поддержании ссылочной целостности между главной и подчиненной таблицами часто используются следующие правила:

- подчиненная строка не может быть вставлена, пока не существует главная строка. Например, нельзя ввести записи позиций счет-фактуры, пока в главной таблице не появится запись счета. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод пустых значений, показывающих, что записи только подготавливаются и пока не являются связанными;

- главная строка не может быть удалена до удаления всех подчиненных строк. Например, нельзя удалить запись счет-фактуры, если в подчиненной таблице имеются записи позиций счета;

- если значение первичного ключа в главной строке изменено, все значения внешнего ключа, которые обращаются к этому значению первичного ключа, должны быть также обновлены; и наоборот, нельзя изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют связанные записи.

Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных в окне Связи. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Если при определении связи установить флажок Каскадное обновление связанных полей, любое изменение значения в ключевом поле главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Например, при изменении кода клиента в таблице “Клиенты” будет автоматически обновлено поле “КодКлиента” во всех записях таблицы “Заказы” для заказов каждого клиента, поэтому целостность данных не будет нарушена. Microsoft Access выполнит каскадное обновление без ввода предупреждающих сообщений.

Типы ограничений

Поскольку первичное заполнение таблиц и ввод их в машину ведет человек, ошибки в данных являются не исключением, а правилом, и любая БД должна иметь средство для диагностики и исправления ошибок.

В современных СУБД имеются средства поддержания целостности данных. Гораздо сложнее дело обстоит с ошибками в допустимых значениях данных. Такие ошибки условно называются арифметическими, хотя это не совсем точно, так как ошибочно может быть записано значение текстового данного, однако существует ряд средств для выявления арифметических ошибок, однако на пользовательском уровне ограничиваются простым визуальным контролем.

Ограничения можно определять на двух уровнях:

1. В базе данных. Ограничения в базе данных ассоциируются с определениями объектов-таблиц. Например, для таблицы может быть установлено ограничение, которое требует, чтобы каждое значение в столбце было уникальным.

2. В приложении Access (в программном коде или свойствах объектов). Ограничения в приложении ассоциируются с объектами приложения, которые формируют интерфейс к информации базы данных. Например, текстовое поле может иметь ограничение, которое требует, чтобы все вводимые в него значения были больше 20.

Размещение ограничений в базе данных имеет следующие преимущества:

- централизация. Ограничение базы данных определяется только один раз и может автоматически использоваться всеми клиентами, обращающимися к базе данных. Определение ограничения в базе данных освобождает разработчика от необходимости вносить одни и те же ограничения в каждую форму, которая использует данную информацию. Кроме того, при необходимости модифицировать ограничение изменения вносятся только в один объект;

- защита. Ограничения базы данных всегда поддерживаются, независимо от того, какой инструмент доступа к данным используется. С другой стороны, ограничения, определенные в приложении, могут быть нарушены пользователем, использующим для доступа к тем же таблицам другое приложение или инструмент;

- простота. Ограничения базы данных просты в определении и не требуют никакого программного кода.

Ограничение Unigue

Ограничение – некоторое ограничивающее условие. В базе данных – общее понятие, охватывающее широкий круг аспектов управления базой данных: ключи, значения, типы и форматы данных и т. д. Ограничения устанавливают для пользователя некоторые рамки при вводе, изменении или удалении данных приложения. Вся система ограничений при создании приложения базы данных строится с целью обеспечения целостности данных.

Ограничение Unigue предотвращает ввод в поле повторяющихся значений. Этот тип ограничения может быть установлен как для одного поля, так и для нескольких полей составного ключа. Назначение ключевого поля (для одного поля) автоматически запрещает ввод в него повторяющихся значений, тем самым обеспечивая для каждой записи уникальный идентификатор. Однако запрет на ввод повторяющихся значений может потребоваться и для других, не ключевых, полей.

Чтобы установить ограничение Unigue для одного поля таблицы:

1. В режиме конструктора в панели структуры таблицы выбрать поле, в котором допускается ввод только уникальных значений.

2. В панели свойств для свойства Индексированное поле установить значение "Да (Совпадения не допускаются)".

Чтобы установить ограничение Unigue для нескольких полей таблицы:

1. В режиме конструктора открыть окно индексов и создать составной индекс, включив в него поля, в которые должен быть, запрещен ввод повторяющихся значений.

2. Выбрав имя индекса, в панели свойств индекса в ячейке свойства Уникальный индекс установить значение "Да".

Ограничения Not Null

Ограничение Not Null запрещает ввод в столбец таблицы пустых значений. Оно всегда применяется к отдельным столбцам. Ограничения Not Null используются, чтобы гарантировать, что для важных данных всегда имеются значения. Например, это ограничение можно использовать, чтобы гарантировать, что в записи каждого служащего в базе данных проставлено его жалованье. При определении структуры таблицы это ограничение задается установкой значений свойств Обязательное поле и Пустые строки поля таблицы. Необходимо различать два типа пустых значений: пустые значения и пустые строки. В некоторых ситуациях поле может быть оставлено пустым потому, что данные для него либо существуют, но пока неизвестны, либо их не существует вовсе. В связи с этим и различают два типа пустых строк. Например, если в таблице есть поле "Номер факса", то оно может быть пустым потому, что пользователь не знает, есть ли у клиента номер факса или нет, или потому, что он знает, что номера факса у клиента нет. Таким образом, если поле имеет пустое значение, то это означает, что его значение неизвестно. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что строкового значения нет.

Ограничения Primary Key

Ограничение Primary Key гарантирует, что каждая строка в таблице будет уникально идентифицирована значением в столбце или наборе столбцов первичного ключа. Ограничение по первичному ключу объединяет черты ограничения  0пiцие и ограничения Unigue и Not Null.

Обычно рекомендуется включать ограничение Primary Key в каждой создаваемой таблице. Использование первичного ключа может значительно повысить быстродействие доступа к строкам таблицы. Ограничение Primary Key также используется для поддержания ссылочной целостности, когда в базе данных определены отношения один-к-многим. Установка ссылочной целостности позволяет поддерживать соответствие между главной и подчиненной таблицами. Для поддержания ссылочной целостности ограничения Primary Key используются в комбинации с ограничениями Primary Key, описанными ниже.

Ограничения Foreign Key

Ограничение Foreign Key (внешний ключ) гарантирует, что каждое значение, введенное в столбец, уже существует в некотором другом столбце (обычно в другой таблице). Ограничения Foreign Key обычно используются для поддержания ссылочной целостности, когда в базе данных определены отношения один-к-многим. Ограничения Foreign Key всегда используются вместе с ограничениями Foreign Key (описанными в предыдущем разделе). В отношении один-к-многим внешний ключ – столбец в подчиненной таблице, которая содержит идентификатор строки в главной таблице. Значение в столбце внешнего ключа равно значению в столбце первичного ключа в другой таблице. Также, в отношении один-к-одному каждая строка в подчиненной таблице соответствует уникальной строке в главной таблице, одной строке в главной таблице может соответствовать любое количество строк в подчиненной таблице.

Поиск и замена данных

1. Поиск конкретных вхождений образца в поле

Существует возможность сразу найти все вхождения образца в поле или искать каждое вхождение по отдельности. Нужно выбрать в режиме формы или в режиме таблицы поле для поиска, нажать кнопку Найти на панели инструментов, ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец. Если точное значение неизвестно, задать образец поиска с помощью подстановочных знаков, определить другие необходимые параметры в диалоговом окне Поиск. Чтобы найти первое вхождение указанного значения, нажать кнопку Найти. Для поиска следующих вхождений этого значения нажимать кнопку Найти далее.

Подстановочные знаки используются в качестве прототипов для других символов при указании образца поиска в следующих случаях:

· Известна только часть значения.

· Требуется найти значения, начинающиеся с конкретной буквы или соответствующие определенному шаблону.

Для задания параметров поиска нужно щелкнуть на кнопке Поиск. Откроется диалоговое окно поиска. В поле “Просмотр” можно выбрать направление просмотра: “Все”, “Вверх” или “Вниз”. В поле “Совпадение” можно выбрать режим сравнения: “Поля целиком”, “С начала поля”, “С любой частью поля”. Для поиска значений полей, записей или имен файлов допускается применение следующих символов в диалоговых окнах Поиск и Замена или в запросах, командах и выражениях.

2. Создание фильтра

В Access, как в в Excel, для поиска данных бывает удобно использовать фильтры. Фильтры сохраняются автоматически при сохранении базы.

Существуют четыре способа, используемые для отбора записей с помощью фильтров (в режиме таблицы или формы):

· фильтр по выделенному фрагменту;

· обычный фильтр;

· поле Фильтр для;

· расширенный фильтр.

Если можно легко найти и выбрать значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному фрагменту.

1) В поле найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.

2)    Выбрать это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Способ выбора значения определяет, какие записи будут отобраны фильтром.

Повторять шаг 2), пока не будут заданы все условия отбора записей.

Обычный фильтр используется для выбора искомых значений из списка без просмотра всех записей в таблице или форме, или при указании нескольких условий отбора одновременно.

1) Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов, чтобы переключиться в окно обычного фильтра.

2) Выбрать поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в результирующий набор записей.

3) Ввести условие отбора, выбрав искомое значение в раскрывающемся списке значений поля (если список содержит значения полей), или введите в поле значение с клавиатуры.

Нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

Поле Фильтр для используется, если нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора.

1) Щелкнуть правой кнопкой поле, для которого указывается условие отбора, а затем ввести значение, которое будет использоваться как условие отбора, в поле Фильтр для в контекстном меню. Например, для отбора всех записей, у которых в поле “Магазин” содержится слово “М-Видео”, щелкнуть правой кнопкой поле “ Магазин” и ввести слово “ М-Видео” в поле Фильтр для.

2) Для указания более сложного условия отбора напечатать полное выражение, используя соответствующие комбинации идентификаторов, операторов, подстановочных знаков и значений. Например, чтобы найти все записи, в которых поле “Должность” включает слово “Продавец” в любом месте поля, щелкнуть правой кнопкой поле “Должность” и ввести слово *Продавец* в поле Фильтр для. Для просмотра только записей для заказов, отгруженных более чем на 15 дней позже назначенной даты, и в любое поле ввести выражение [ДатаИсполнения]-[ДатаНазначения]>15.

Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нажать клавишу ENTER, чтобы при этом оставить контекстное меню открытым (с тем чтобы иметь возможность указать дополнительное условие для поля), нажать клавишу TAB. Ввести новое условие и нажать клавишу TAB еще раз. Повторять эти действия до тех пор, пока не будут получены все необходимые записи.

Для создания сложных фильтров, следует использовать окно расширенного фильтра.

1. Выбратье в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр.

2. Добавить в бланк поле или поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.

3. Для указания порядка сортировки выбрать ячейку в строке Сортировка для конкретного поля, нажать кнопку раскрытия списка и выбрать порядок сортировки. В Microsoft Access записи сортируются сначала по значениям поля, расположенного в левом столбце бланка, затем по значениям поля, в следующем столбце справа и т.д.

4. Указать искомое значение или ввести выражение в строку “Условие отбора” для полей, включенных в бланк.

5. Для того чтобы применить фильтр, нажать кнопку Применение фильтра на панели инструментов.

Вопрос 4. Проблемно-ориентированные автоматизированные информационные технологии в товароведении.

Проблемно-ориентированное прикладное программное обеспечение — это программные продукты, предназначенные для решения какой-либо задачи в конкретной функциональной области.

Из всего многообразия проблемно-ориентированных ПО можно выделить группы, предназначенные для комплексной автоматизации функций управления в промышленной и непромышленной сферах, а также ППП для предметных областей.

Проблемно-ориентированное прикладное ПО для промышленной сферы. Комплексное ПО интегрированных приложений общего назначения для промышленной сферы делится на следующие группы:

§ ПО для автоматизации всей деятельности крупного или среднего предприятия. Из российских программ этого класса следует отметить систему «Галактика»;

§ комплекты ПО для управления производством определенного типа;

§ специализированные программные продукты типа MMPS, MES, позволяющие сделать производство более гибким и ускорить его приспособление к условиям рынка;

§ ПО управления всей цепочкой процессов, обеспечивающее выпуск продукции, начиная с проектирования деталей изделия и заканчивая моментом получения готового изделия.

Стоимость большинства комплексных проблемно-ориентированных ПО высока, иногда свыше миллиона долларов, однако крупные фирмы для автоматизации своей деятельности идут на такие затраты.

Проблемно-ориентированное прикладное ПО непромышленной сферы. Оно предназначено для автоматизации деятельности фирм, связанных с материальным производством (банки, биржа, торговля). Требования к ПО этого класса во многом совпадают с требованиями для ПО промышленной сферы — создание интегрированных многоуровневых систем.

Мировыми лидерами в создании ПО этого класса являются основные фирмы-производители ЭВМ, а также компании, производящие исключительно программное обеспечение (Oracle, Informix).

Из всего изобилия комплексных пакетов прикладных программ непромышленной сферы выделим пакеты, автоматизирующие финансовую и правовую сферы.

ПО бухгалтерского учета (ПО БУ). На российских предприятиях используются бухгалтерские системы четырех поколений. Первое поколение ПО БУ характеризовалось функциональной ограниченностью и сложностью адаптации к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета и было предназначено для эксплуатации в виде АРМ на автономных компьютерах («Финансы без проблем», «Парус», «Турбобухгалтер», «Баланс в 5 минут»).

Второе поколение ПО БУ отличается большей функциональной полнотой и приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета. Среди них впервые появились ППП, предназначенные для эксплуатации в локальных сетях или автономно.

К таким ПО следует отнести программные комплексы: «1C: Бухгалтерия», «Инфобухгалтер», «Квестор», «Бест», «Монолит-Инфо» и др.

Современное третье поколение ПО БУ интегрируется в комплексные системы автоматизации деятельностью предприятия. Большинство таких пакетов работает под управлением операционной системы Windows и предназначено для эксплуатации в локальных сетях. Новые ППП бухучета имеют, как правило, встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными средствами, обеспечивая дальнейшее наращивание и развитие системы.

Примером таких ПО третьего поколения можно назвать ПО БУ «Офис», объединяющий продукты фирм «1C» и Microsoft и позволяющий не только автоматизировать функции бухгалтера, но и организовать все делопроизводство фирмы в виде «электронного офиса».

Четвертое поколение — это бухгалтерские системы, а По своей сути уже комплексные корпоративные информационные системы (КИС), которые характеризуются интегрированными технологическими решениями. Системам автоматизации бухгалтерского учета посвящена гл. 11.

ПО финансового менеджмента (ПО ФМ). Они появились в связи с необходимостью финансового планирования и анализа деятельности фирм. Сегодняшний российский рынок ППП ФМ представлен в основном двумя классами программ: для финансового анализа предприятия и для оценки эффективности инвестиций.

Программы финансового анализа предприятия ориентированы на комплексную оценку прошедшей и текущей деятельности. Они позволяют получить оценку общего финансового состояния, включая оценки финансовой устойчивости, ликвидности, эффективности использования капитала, оценки имущества.

Источником информации для решения подобного рода задач служат документы бухгалтерской отчетности, которые составляются по единым формам независимо от типа собственности и включают собственно бухгалтерский баланс предприятия, отчет о финансовых результатах и их использовании, отчет о состоянии имущества, отчет о наличии и движении денежных средств.

Рекомендуем посмотреть лекцию "Анализ особенностей карьеры в предпринимательстве".

Среди ПО этого класса можно выделить ЭДИП (Центринвест Софт), «АльтФинансы» (Альт), «Финансовый анализ» (Инфософт).

Программы оценки эффективности инвестиций ориентированы на оценку эффективности капиталовложений и реальных инвестиций. Наибольшую известность в этом классе ПО получили: Project Expert (PRO-Invest Consalting); «Аль-Инвест» (Альт); FOCCAL (Центринвест Софт).

Для аналитиков банков и инвестиционных фондов важны выработки решений о перспективности инвестиций, а для финансовых менеджеров компаний важен инструмент детального анализа предшествующей и будущей деятельности предприятий для выработки решений по реализации конкретного инвестиционного проекта.

Для этих целей разработано ПО «Инвестор» (ИнЭк).

ПО справочно-правовых систем (ПО СПС). ПО СПС представляет собой эффективный инструмент работы с огромным объемом законодательной информации, поступающей непрерывным потоком.

В России насчитывается более десятка правовых систем. Наиболее известными и популярными можно считать справочно-правовые системы «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и «Референт». А также отнести сюда следует ресурсы Государственной публичной научно-технической библиотеки (ГПНТБ) России.