Автоматизация офиса

6. Автоматизация офиса

Автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса   призвана не изменять существующую традиционную систему коммуникаций персонала, а лишь дополнить её. Используясь совместно, обе эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что представляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией

Рис.2.7.  Основные компоненты автоматизации офиса

Офисные автоматизированные технологии особенно привлекательны для группового решения проблем.

1. АО позволяет ↑ производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с ↑  V работ.

2. Большее значение имеет возможность использования АО в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Программные продукты для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию АО: текстовые процессор, табличный процессор, электронная почта, ….Так широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции ...

Рекомендуемые материалы

База данных. (Обязательным компонентом любой технологии). В АО база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. Например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в т.ч. и акции этой фирмы, которые ежедневно корректируются соответствующим массиве базы данных.

Информация из БД поступает на вход компьютерных приложений. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом или др. фирмами. Полученная из БД информация может быть использована и внекомпьютерных технологических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.

Электронная почта. Она (E - mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, даёт возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнёрам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, не является слишком важным, поскольку в 50-ти случаях из 100 служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двусторонней связи придётся многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться др. способами коммуникаций.

Дополнительные возможности эл. почты -  компьютерная доска объявлений (для открытого чтения), при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Отправление письма с уведомлением о его получении адресатом.

Два способа приобретения эл. почты: 1) покупка собственного технического и ПО и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. 2) покупка услуги использования электронной почты, которая представляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаёте его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем (указать список лиц, которым данное сообщение предназначено). Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной почтой является то, что она проще - при её использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Функции современных программных средств табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

• ввод данных как с клавиатуры, так и с баз данных;
• обработка данных;
• вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в др. системы, непосредственно в БД;
• качественное оформление табличных форм представления данных;
• оформление данных в виде диаграмм и графиков;
• проведение инженерных, финансовых, статистических расчётов;
• проведение математического моделирования и ряд др. вспомогательных операций.
• пересылка данных по сети.

Электронный календарь. Позволяет использовать ЛВС для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и др. сотр. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или др. мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. ПО календаря часто является составной частью программного обеспечения Эл. почты.

Система дополнительно даёт возможность получить доступ также и к календарям др. менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперёд.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определённую проблему. Естественно, круг лиц,  имеющих доступ к этой технологии ограничен. Кол-во участников компьютерной конференции м.б. во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Она включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

• Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас всё большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое кол-во документов. Их число м.б. так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьёзные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причём хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образа, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохранённое в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными ёмкостями. Так, на 5-тидюймовый диск можно записать 200 тыс. страниц.

Раньше изображения хранились в микрофильмах и микрофишах. На их основе появилось новое техническое решение - оптический диск в комбинации с цифровой записью изображения.

Вместе с этой лекцией читают "15 Математическое описание процессов электромеханического преобразования энергии в двигателе постоянного тока".

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удалёнными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащённая дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двусторонней аудиосвязи между её участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дёшево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

• организатор аудиоконференции должен обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;
• кол-во участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не >6 ), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;
• программа конференции должна быть сообщена её участникам заблаговременно (факсимильная связь);
• перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;
• должны быть организованы записи конференции и их хранения;
• запись должна быть распечатана и отправлена всем её участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции её участники, удалённые друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передаётся звуковое сопровождение.

ВКФ ↓ транспортные и командировочные расходы, но применяют их не только по этой причине. ВКФ позволяют привлечь к решению проблем max кол-во менеджеров и др. сотр., территориально удалённых от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

• односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;
• односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь даёт возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;
• двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.  Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счёт быстрой и лёгкой рассылки документов участникам группы, решающей определённую проблему, независимо от их географического положения