Создание форм средствами MS Access

Лекция 14. Создание форм средствами MS Access

Для создания формы следует в окне базы данных перейти на вкладку Формы и нажать кнопку «Создать», в результате MS Access предложит следующие способы создания форм:

§ Конструктор форм. Позволяет разрабатывать произвольные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных.

§ Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных данных.

§ Автоформа: в столбец.  Автоматическое создание формы на основе указанного источника строк (таблицы/запроса), в которой все поля располагаются в один или несколько столбцов.

§ Автоформа: в ленточная. Автоматическое создание формы на основе указанного источника строк (таблицы/запроса),  в которой все поля расположены в строку. Названия полей расположены сверху, как в таблице, но каждое значение расположено в собственном поле.

§ Автоформа: табличная. Автоматическое создание формы на основе указанного источника строк (таблицы/запроса),  с обычной таблицей.

§ Диаграмма. Позволяет создавать форму, в которой данные представлены в графическом виде – в виде диаграммы.

§ Сводная таблица. Создает форму, в которую внедряется объект MS Excel в виде сводной таблицы.

Рекомендуемые материалы

По сравнению с простыми автоформами, формы, созданные с помощью мастера более разнообразны по стилю оформления, могут содержать выбранные поля, в т.ч. и из нескольких связанных таблиц, но значительно уступают средствам конструктора.

Мастер создания форм

Для запуска Мастера форм необходимо в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» и в раскрывшемся окне «Новая форма» выбрать  вариант создания формы – «Мастер форм», откроется окно мастера «Создание форм». Традиционно, создание формы с использованием мастера выполняется по шагам:

1. В списке «Таблицы и запросы» выбираем объект на основе которого необходимо создать форму, затем производим выбор требуемых полей. Перечень полей создаваемой формы определяется кнопками «>», «>>», «<», «<<» позволяющими перемещать поля между списками «Доступные поля» и «Выбранные поля». Для формирования сложных иерархических форм эту процедуру можно выполнять несколько раз.

2. Определяется внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный (для иерархических форм определяется вариант расположения подчиненной формы: на текущей форме или отдельно).

3. Выбирается стиль формы из списка стилей.

4. Вводится имя создаваемой формы и определяется вариант дальнейшей работы (открытие формы для просмотра, изменение макета формы).

Конструктор форм и его инструменты

Конструктор форм является более «мощным» средством, позволяющим  формировать формы практически любой степени сложности. 

Процесс проектирования формы в режиме конструктора состоит в размещении объектов в областях формы и определении их свойств, а также связанных с ними событий и выполняемых действий.

Для создания формы в режиме конструктора достаточно нажать кнопку «Конструктор» в рабочем окне «База данных» или нажать кнопку «Создать» и выбрать в списке «Конструктор». Окно конструктора форм изображено на рисунке 14.1.

Рисунок 14.1 - Окно Конструктора форм

Как видно по рисунку 14.1, окно в режиме конструктора может иметь  горизонтальную и вертикальную линейку и сетку которые предназначены для более удобного и точного позицирования объектов на форме. При необходимости включить или выключить линейку или сетку можно командами  Вид - Сетка и Вид - Линейка.

Форма делится на несколько частей – разделов, каждый из которых имеет определенное назначение. Необходимо знать положение и назначение этих разделов. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Рассмотрим эти разделы:

§ «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» позволяют выводить общую информацию, используются только при печати формы. Включение или отключение отображения этих разделов выполняется командой меню Вид – Колонтитулы.

§ «Заголовок формы» и «Примечание формы»  В заголовке обычно располагают основные элементы управления, в том числе изображения,   например эмблема компании, название и назначение формы. В разделе «Примечание формы» могут подводиться итоги, в том числе и в виде вычислений. Для  включения или отключения этих разделов используется команда меню Вид - Заголовок/примечание формы

§ «Область данных» Элементы управления, расположенные в области  данных, отображаются для каждой записи базовой таблицы/запроса.

Изменение размера разделов выполняется перемещением их границ указателем мыши.

Объекты формы и их размещение

Неотъемлемой частью конструктора форм является панель элементов. Панель элементов является хранилищем объектов предназначенных для размещения на форме и составляет часть визуальной среды проектирования форм в режиме «Конструктор». Обычно панель элементов появляется автоматически при входе режим конструктора, но при необходимости ее можно отключить или показать командой Вид-Панель элементов.

Краткое описание основных объектов панели элементов:

Для размещения на форме объектов ввода и редактирования данных  рекомендуется использовать «Список полей», который можно вывести командой Вид-Список полей. «Список полей» позволяет размещать объекты на форме простым перетаскиванием из списка на форму.

Компоненты, расположенные на форме можно перемещать, удалять, изменять их свойства. Для изменения свойств, компонент следует выделить кликом мыши. Выделенный элемент имеет маркеры выделения в виде квадратиков, расположенных по краям компонента их можно использовать для изменения его размеров.

Для выделения нескольких компонентов используется клавиша SHIFT, удерживаемая при выделении или используется метод протягивания мыши.

Выделив несколько элементов, можно управлять их общими свойствами. Такой подход позволит сэкономить время и избежать ошибок и разногласий при установке свойств. Например, так можно установить единый стиль оформления для всех подписей полей на форме.

Как и в любых приложениях, порядок обхода компонентов, расположенных на форме, осуществляется нажатием клавиши TAB. Порядок обхода определяется в окне диалога «Последовательность перехода» вызываемом командой Вид-Последовательность перехода.

Свойства объектов формы

Все компоненты формы характеризуются своими свойствами, значения которых, при размещении на форме, устанавливаются по умолчанию. Свойства предоставляют мощный и гибкий инструмент формирования дружественного пользовательского интерфейса и позволяют реализовать все скрытые возможности компонентов.

Доступ к свойствам компонентов, а также к разделам форм или отчетов можно получить через команду контекстного меню Вид-Свойства или кнопка панели инструментов Свойства, можно использовать контекстное меню.

Окно диалога «Свойства» (рисунок 14.2) содержит свойства, распределенные по пяти группам: «Макет», «Данные», «События», «Другие» и  «Все».

Рисунок 14.2 – Окно свойств объекта - Поле

Каждая вкладка содержит свойства, сгруппированные по определенным принципам: 

§ Вкладка «Макет» - содержит свойства, определяющие внешний вид компонента, размеры и его положение на форме.

§ Вкладка «Данные» - содержит свойства, определяющие связь с данными источника строк, а также ограничения на вводимые значения. Свойства данной вкладки устанавливаются автоматически из поля таблицы, с которым связан компонент. Основное свойство – «Данные», в него можно также вводить формулы для вычисления текущих значений.

§ Вкладка «События» - определяет перечень событий, на которые может реагировать компонент. В качестве значений указываются процедуры-обработчики событий, реализованные средствами VBA или макросы.

§ Вкладка «Другие» - определяет свойства, не вошедшие в состав первых трех вкладок (имя компонента, возможность перехода по ТАВ, индекс перехода оп ТАВ и т.п.).

§ Вкладка «Все» - Содержит весь перечень свойств и событий в алфавитном порядке.

Построение диаграмм

Диаграммы используются для наглядного представления информации базы данных. В Access диаграмма как отдельный объект не существует, а может являться элементом формы либо отчета.

Для построения диаграмм в СУБД Access используется модуль MSGraph, в который передаются все исходные данные для  построения диаграммы с помощью механизма обмена данными в Windows.  Для передачи данных можно использовать  Мастер диаграмм, существующий в Access.

Исходными данными для построения диаграмм могут быть данные  таблиц либо запросов. Чаще всего диаграммы строят по результатам итоговых или перекрестных  запросов.

Рисунок 14.3 – Внешний вид диаграммы

Диаграмму можно создать с использованием мастера нажав кнопку Создать и выбрать тип объекта – «Диаграмма». После указания источника данных (таблица или запрос) начнется процесс построения диаграммы  состоящий из следующих шагов:

1. В первом окне Мастера указываются поля, необходимые при построении диаграммы, перемещением из списка «Доступные поля» в список «Поля диаграммы».

2. Второе окно Мастера диаграмм служит для выбора типа диаграммы. Правильный выбор типа диаграммы имеет большое значение, т.к. неудачный выбор может привести к ложным выводам.

3. В третьем окне Мастера  диаграмм можно изменить способ представления данных на диаграмме, меняя с помощью мыши положение кнопок с именами полей, расположенных в правой части диалогового окна. Результат построения диаграммы  можно  просмотреть, нажав кнопку Образец.

4. В последнем окне Мастера диаграмм вводится название диаграммы. На этом процесс построения диаграммы завершен.

Контрольные вопросы

1. Какие способы можно использовать для создания форм?

2. Какие возможности имеет мастер создания форм?

3. В чем преимущества и недостатки использования конструктора форм?

4. В каких случаях предпочтительней использовать конструктор?

5. Назовите основные области форм. В чем их назначение?

6. Какие основные компоненты с панели элементов вы знаете?

7. Как получить доступ к свойствам объектов?

8. Какие категории свойств выделяют в окне диалога?

9. Назовите способ создания сложных форм.

10. Как создаются диаграммы?

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Разработайте средствами  «Мастера форм» следующие формы для БД ИС «Библиотека»: ленточные автоформы для таблиц «Экземпляры» и «Каталог», автоформу в столбец  для таблицы – «Читатели».

Пример. Создадим заготовку формы для ввода новых книг – «Новая книга», с использованием мастера форм.

1. В окне «Базы данных» перейдите в категорию «Формы»

2. Запустите мастер форм командой Создать – Мастер форм, откроется окно диалога «Создание форм».

3. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» выберите таблицу «Книги» и переместим все ее поля в список «Выбранные поля» кнопкой . Затем нажмем кнопку Далее.

4. Выберите внешний вид формы – в один столбец и нажмите кнопку Далее.

5. Выберите стиль оформления формы – Стандартный и нажмите кнопку Далее.

6. Укажите имя формы – «Новая_книга» и нажмите кнопку Готово. Результат работы мастера показан на рисунке 14.4.

Рисунок 14.4 – Заготовка формы «Новая книга»

Задание 2. Приведите форму «Новая_книга» к виду, показанному на рисунке 14.5, а форму «Читатели» к виду показанному на рисунке 14.6

Рисунок 14.5 – Редактирование формы «Новая_книга» средствами конструктора форм

Рисунок 14.6 – Редактирование формы «Читатели» средствами конструктора форм

Задание 3. Создайте сложную форму, для ввода информации о новых книгах и форму «Читатели » – «Экземпляры» (подчиненная)

Рисунок 14.7 -  Пример иерархической формы

Пример. Последовательность создания формы:

1. Перейти на вкладку «Формы» в окне базы данных, и выбрать режим Создание форм с помощью мастера, откроется окно «Создание форм».

2. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы»  выберем таблицу «Книги» и из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» переместим все поля таблицы «Книги».

3. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» выберем таблицу «Экземпляры» и из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» переместим все поля таблицы «Экземпляры», за исключением поля связи «ISBN», которое уже есть в главной таблице и будет лишь дублироваться в подчиненной. Нажмем кнопку «Далее». 

4. Здесь в качестве главной следует выбрать таблицу «Книги». В правой части данного окна диалога отображаются поля таблиц: в верхней части поля главной, а в нижней – поля подчиненной таблицы. Опция «Связанные формы» предназначена для представления данных без использования подчиненной формы и нам не подходит. Нажмем кнопку «Далее». 

5. Выберем  внешний вид подчиненной формы: табличный или ленточный, в нашем случае ленточный. Здесь можно нажать кнопку «Готово» или «Далее».

6. На последующих шагах Мастера форм  выбрать стиль, задать имена форм, а также указать режим, в котором будет открыта форма после завершения ее создания, например, для придания форме надлежащего вида выберем опцию - Изменить макет формы. Нажмем кнопку «Готово» . В результате откроется окно конструктора форм.

Задание 4. Создайте кнопки на формах согласно следующему примеру:

Вам также может быть полезна лекция "9.2. Защита информации".

Пример. Расположим на форме «Новая_книга» кнопку закрытия формы, для этого выполним следующие действия:

1. Откроем форму «Новая_книга» в режиме конструктора.

2. В панели элементов включим кнопку «Мастера» и выберем объект – «Кнопка». Щелкнем левой кнопкой мыши в правом углу «Примечания формы». Откроется окно мастера «Создания кнопок».

3. В списке «Категории» выберем категорию Работа с формой. В Списке «Действия» выберем значение Закрыть форму. Нажать кнопку «Далее».

4. Чтобы на кнопке был только, текст выберем опцию Текст. В поле укажем подпись кнопки – Закрыть. Нажмем кнопку «Далее».

5. Укажем имя кнопки, также – Закрыть. Нажмем кнопку «Готово».