Создание запросов

Тема 4.  СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

Запрос по образцу – это интерактивное средство для выбора данных из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса достаточно заполнить бланк запроса, который располагается в окне конструктора запросов.

Результат запроса называется выборкой. Выборка не сохраняется в вашей базе данных. Она создается заново при выполнении запроса и уничтожается при его закрытии.

Создание запросов с помощью мастера.

Для создания запроса с помощью мастера нужно:

1. Перейти во вкладку запросы и выбрать кнопку Создать/Простой запрос;

2. Из предложенного списка выбрать нужные для запроса поля таблицы;

Рекомендуемые материалы

3. Выбрать тип запроса: подробный (вывод каждого поля, каждой записи) или итоговый. Во втором случае можно определить функции для подсчета итогов: SUM, AVG, MIN, MAX.

ПРЕИМУЩЕСТВОМ Мастера является возможность получения результата при минимуме значений о механизме его получения. Однако Мастер не позволяет задать условия выборки.

Окно Конструктора запросов

Для вызова конструктора ® Запросы/Создать/Конструктор.

Access предложит выбрать таблицу или запрос, на основе которого будет осуществляться выборка (нужно выбрать и Добавить).

В бланке запроса каждая строка выполняет определенную функцию:

Поле. В этой строке помещаются те поля, которые используются для создания запроса;

Имя таблицы – показывает из какой таблицы выбрано данное поле;

Сортировка – указывает тип сортировки информации, возвращаемой в запросе (от А до Я или от Я до А);

Вывод на экран – определяет, выводить ли данное поле в результатах выборки;

Условия отбора – в этой строке задаются критерии поиска.

Добавление полей в бланк запроса

В MS Access существует два варианта выбора полей результирующей таблицы:

Для добавления полей можно:

1. Выбрать поле таблицы на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши. Выбранное поле будет вставлено в следующий доступный столбец в строке Поле бланка запроса. В строке Имя таблицы сразу же появится имя таблицы и позиция Вывод на экран будет помечена.

2. Механизм перенести и оставить. То есть, в таблице в схеме данных выделить поле и мышью перетащить его в бланк запроса. Чтобы выделить несколько полей таблицы, используются клавиши Ctrl и Shift.

3. В некоторых случаях необходимо выбрать все поля исходной таблицы. Для этого можно использовать значок *, стоящий первым в списке полей таблицы. Его можно перетащить в бланк запроса любым из 2-х способов. При этом в строке Поле будет имя:

Тел-адр. книга.*

что означает, что выбраны все поля таблицы.

У данного метода есть преимущество по сравнению с методом последствием перетаскивания всех полей таблицы в бланк запроса. Если в таблицу Тел.-адр.кн. вы добавите еще поле, то и в запросе оно будет присутствовать.

Для удаления:

отдельного поля из бланка запроса нужно выделить столбец и Delete.

всех полей – Правка/Очистить бланк.

Для сортировки результатов выборки нужно в бланке запроса в строке сортировка указать сортировки. Для сортировки по нескольким полям нужно, чтобы поля сортировки находились рядом последовательно.

Для запуска запроса применяется кнопка Запуск или кнопка Вид.

Данный запрос можно сохранить (Файл/Сохр. Как экспорт/в тек. Базе данных/Имя).

Например, показать всех клиентов, живущих в России:

Для задания в запросах сложных логических выражений в поле Условие отбора можно использовать построитель выражений ( …., поставив курсор в усл. отбора нужного поля).

Если в первом окне мы открываем папку Таблицы, то выводится весь список таблиц.

           

     Таблицы

  Заказы

   Клиенты

Выделение имени любой из таблиц откроет в следующем окне список полей данной таблицы

Показать все заказы, которые были выполнены в ближайшие 10 дней:

           

Примеры задания  условий в запросах:

- в первые 5 дней любого месяца

- в последний день каждого месяца

- right ([Код заказа], 2) = "99" - код заказа заканчивается на 99;

- left ([Телефон], 3) = 777 – начинается на 777;

- Len ([Фамилия]) > val (10) – фамилия > 10 символов;

- < date () – 20 – ранее, чем на 20 дней назад;

- between dateadd ("d"; - 3; Date ()) and Date () - в ближайшие 3 дня

- between date () and dateadd ("m";  3; отобразить заказы, исполнение которых от текущей даты  до 3-х месяцев вперед;

- dateadd ("d"; 3; 01.01.99) – на 3 дня вперед;

- dateadd ("d"; -3; 01.01.99) – вернет 31.12.98;

- year ([Дата заказа]) = year (date) and month ([Дата заказа]) = month (date ());

- dateadd ("m"; - 2; Date ()) – дата 22.12.00

- dateadd ("d"; -17; Date ()) – 05.02.01.

Для полей, допускающих пустые значения:

is NULL  - пустые поля;

is not NULL – те строки, в которых есть какие-либо значения.

Использование операторов or и  and:

1) одно поле с or

2) одно поле с and

           

3) два поля с or:

4) два поля с and:

5) три поля с and и or:

Встроенные функции

Во втором окне открывается список категорий функции (Дата/Время, Финансовые, Математические и т.д.), а в третьем окне – список самих функций.

Вставить имена полей или функции в выражение можно двойным щелчком по их названиям или одинарным щелчком и кнопкой                         .

Кроме условий в запросах можно (в запросах вычислить) задавать выражения полей.

Например, нам нужно создать поле, вычисляющее и выводящее на экран значение возраста клиентов. Тогда нам нужно установить курсор  строку Поле свободного столбца бланка запроса и вызвать Построитель выражений:

Выражение 1: year (date ()) – year ([Дата рождения]);

Слово "Выражение 1" нужно заменить на слово "Возраст", так как оно будет выводиться в качестве нзвания столбца.

Подсчитать сумму продажи:

Сумма: [Цена]&[Продано].

Вам также может быть полезна лекция "9.3. Обеспечение защиты информации в сетях".

Для вычисляемых полей также можно задавать условия.

Для объединения значений нескольких текстовых полей (например, имени и фамилии, города и адреса) можно использовать конкатенацию (объединение) полей. Для этого в Заголовке нового поля через Построитель выражений следующее выражение:

Покупатели: [Фамилия]&[Имя]&[Отчество]