- Информационные технологии

1. Раздел 3. Информационные технологии

2. Понятие информационных систем

Система - любой объект, который одновременно рассматривается и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу ,так и по главным целям.

Информационная система (ИС) - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения , обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.  Реализация функций ИС невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Т.о. :

Информационная система – человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов ( ИП), использующая компьютерную информационную технологию, т.е. ИС система является средой для применения информационных технологий.

3. Понятие информационных технологий

Информационная технология (ИТ) – процесс,  использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта), т.е. совокупность четко определенных целенаправленных действий персонала по переработке информации в ИП.

Цель информационной технологии – производство информации для ее анализа человеком и принятия его на основе решения по выполнению какого-либо действия. В данном пособии рассматриваются только новые информационные технологии.

4. Новая информационная технология

Рекомендуемые материалы

Новая информационная технология – технология, базирующаяся на инновационных разработках и идеях. Ее  внедрение является новаторским актом  в том смысле, что  она существенно  изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В ее понятие включены также коммуникационные технологии, которые  обеспечивают   передачу информации разными средствами [1].

Новая технология постоянно меняет свое содержание, так как развиваются ее  средства, методы и инструментарий. Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использование информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых  определялась  главным образом   развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических  средств  переработки информации.   В  современном обществе  основным техническим средством технологии переработки информации  служит  персональный компьютер, который  существенно повлиял как на концепцию построения и использование  технологических процессов,  так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера  в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития  информационной технологии  и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из  символов: «компьютерная», «современная» и т.д.

Современная информационная технология -  информационная технология, использующая персональные компьютеры  и телекоммуникационные   средства,  с «дружественным» интерфейсом работы пользователя.

Основные принципы современной  (компьютерной ) информационной технологии:

§ Интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

§ Интегрирование (стыковка, взаимность) с другими программными продуктами;

§ Гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

Основные  характерные черты современной информационной технологии

5. Инструментарий информационной технологии

Инструментарий информационной технологии – один или несколько взаимосвязанных  программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

 

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов  для персонального компьютера:

1) Текстовой процессор (редактор);

2) Настольные издательские системы;

3) Электронные таблицы ;

4) Системы управления базами  данных;

5) Графические редакторы;

6) Системы автоматизированного проектирования;

7) Органайзеры (электронные записные книжки, календари и т.д.);

8) Информационные системы  функционального назначения

      (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга, проектирования деятельности предприятия и пр.)

9) Экспертные системы и т.д.

6. Составляющие информационной технологии

1-й уровень - этапы, где реализуются сравнительно длительные технологические процессы . состоящие из операций и действий последующих уровней.

2-й уровень - операции, в результате выполнения которых будет создан конкретный объект в выбранной на 1-м уровне программной среде.

3-й уровень –действия - совокупность стандартных для каждой программной среды приемов работы ,приводящих к выполнению поставленной в соответствующей операции цели. Каждое действие изменяет содержимое экрана.

…

n-й уровень – элементарные операции по управлению мышью и клавиатурой.

                       

Освоение ИТ и дальнейшее ее использование должны сводиться к тому, что нужно сначала хорошо овладеть набором элементарных операций (ЭО). Из ограниченного набора ЭО в разнообразных комбинациях составляется действие, а из действий составляются операции, которые определяют этапы. Совокупность технологических этапов образует информационную технологию, которая должна отвечать следующим требованиям :

- Обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы, операции, действия;

- Включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

- Иметь регулярный характер, т.е. все уровни должны быть стандартизированы и унифицированы, что  позволит более эффективно использовать  технологии для решения однотипных задач.

7. Этапы развития ИТ

Информационные технологии развивались поэтапно, но эти этапы  можно классифицировать по разному [1] :

По виду задач и процессов обработки данных.

1 этап  (60-70 гг) – обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Цель – автоматизация операционных действий человека.

2 этап ( с 80 г) – решение стратегических задач.

По  проблемам, стоящим на пути информатизации общества

1-й этап (до конца 60-х гг.) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

2-й этап (до конца 70-х гг.) связывается с распространением ЭВМ серии IBM/360. Проблема этого этапа — отставание программного обеспечения от уровня развития аппа­ратных средств.

3-й этап (с начала 80-х гг.)—компьютер становится инструментом непрофессио­нального пользователя, а информационные системы — средством поддержки принятия его решений. Проблемы — максимальное удовлетворение потребностей пользователя и созда­ние соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде.

4-й этап (с начала 90-х гг.) — создание современной технологии межорганизаци­онных связей и информационных систем. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

•  выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи;

•   организация доступа к стратегической информации;

•  организация защиты и безопасности информации.

По преимуществам, которые приносит компьютерная технология

1-й этап (с начала б0-х гг.) характеризуется довольно эффективной обработкой инфор­мации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллектив­ное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом этапе была психологическая — плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались информационные системы, и разработчиков из-за различия их взглядов и пони­мания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы, создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением персональных компьютеров. Изменился подход к созданию информационных систем — ориентация смещается в сторо­ну индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизо­ванная обработка данных, характерная для первого этапа, так и децентрализованная, бази­рующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

3-й этап (с начала 90-х гг.) связан с понятием анализа стратегических преиму­ществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распреде­ленной обработки информации. Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие ин­формационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество.

По видам инструментария технологии

1-й этап  (до второй половины XIX в.)- “ручная” информационная технология, инструментарий которой составляли: перо , чернильница , книга . Коммуникации осуществлялись ручным способом путем переправки через почту писем , пакетов ,депеш .Основная цель технологии- представление информации в нужной форме.

2-й этап  ( с конца  XIX  в.  ) - «механическая» технология,   инструментарий которой составляли:  пишущая машинка телефон, диктофон, оснащенная более совершенными средствами доставки почта. Основная цель технология – представление информации в нужной форме более удобными средствами.

3-й этап    (40-60-е гг. XX в.) - «электрическая» технология, инструментарий которой составляли: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны.

4-й этап  (с начала 70-х гг. )    - «электронная» технология, основным   инструментарием которой становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно- поисковые системы (ИПС), оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных комплексов. Центр тяжести технологии еще более смещается на формирование содержательной стороны информация для управленческой среды различных сфер общественной жизни, особенно  на организацию аналитической работы. Множество объективных и субъективных и факторов не позволили решить состоящие перед новой концепции и информационной технология поставленный задачи. Однако был приобретен опыт формирования содержательной стороны  управленческой информации и подготовлена профессиональная, психологическая и социальная база для перехода на новый этап развития технологии.

5-й этап (с середины 80-гг.)- «компьютерная» («новая») технология, основным инструментарием которой является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. На этом этапе происходит процесс персонализация АСУ, который проявляется в создании систем поддержки принятия решений определенными специалистами. Подобный системы имеют встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления , реализуется на персональном компьютере и использует телекоммуникация . В связи с переходом на микропроцессорную базу существенным изменениям подвергается и технические средства бытового, культурного и прочее назначения. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные и локальные компьютерные сети.    

8. Проблемы использования информационных технологий

Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми.

При внедрении новой информационной технологии в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем , так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями . Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года.

Если  в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устаревает и придется принимать меры к ее модернизации. Такие неудачи с внедрением информационной технологии обычно связывают  с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии.

9. Роль  структуры управления в информационной системе

Внедрение информационных технологий для любой организации нацелено на решение следующих задач:

1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соот­ветствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме — эффективный бизнес; в государственном предприятии — решение социальных и экономи­ческих задач.

2. Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и ис­пользоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной ин­формации.

Для внедрения и использования информационных систем и информационных технологий необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимае­мых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации — структура и органы уп­равления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Построение информационной системы и внедрение информационных технологий должно начинаться с анализа структуры управ­ления организацией.

Структура управления организацией

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управ­ления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анали­за, контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержание управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной структу­ры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборато­рии, группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производ­ства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-иссле­довательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, реги­страцию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тен­денций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от слож­ности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела — ме­неджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-эконо­мистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за вы­полнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

•   финансовые стимулы — зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

•   психологические стимулы — благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т.п..

Принятие решения — акт целенаправленного воздействия на объект управле­ния, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достиже­ния этой цели.

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются слож­ностью решаемых задач. Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: опера­ционный, функциональный и стратегический. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления тре­буется.

10. Методы  реализации информационной технологии

Существует три основных метода обработки информации в информационном процессе [1]:

1. Централизованная обработка информации на ЭВМ вычислительных центров была первой исторически сложившейся технологией. Создавались крупные вычислительные центры (ВЦ) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ (в нашей стране – ЭВМ ЕС).  Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции , которая затем передавалась пользователям. Такой технологический процесс был обусловлен недостаточным оснащением вычислительной техникой предприятий и организаций в 60-70-е гг.

         Достоинства методологии централизованной технологии:

- возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры ;

- сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря централизованному их принятию.

Недостатки такой методологии:

- ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

- ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации.

-

         2. Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Она весьма существенно потеснила предыдущую технологию, поскольку дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив.

     Достоинствами такой методологии являются:

- гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователям;

- усиление ответственности низшего звена сотрудников;

- уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и соответственно контроле со стороны вычислительного центра;

- более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использованию средств компьютерной связи.

Недостатки такой методологии:

- сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок;

- психологическое неприятие пользователями рекомендуемых центром стандартов и готовых программных продуктов;

- неравномерность  развития  уровня  информационной технологии на локальных местах, что  в  первую  очередь  определяется уровнем квалификации  конкретного работника.

3. Рациональная методология. Описанные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной информационной  технологии привели  к необходимости придерживаться линии разумного применения и того, и другого подхода. Такой подход  назовем рациональной  методологией. Рациональная методология использования информационной технологии позволит достичь большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществить совместимость информационных локальных продуктов, снизить дублирование деятельности и др.

Распределение обязанностей при данной методологии:

- вычислительный центр должен отвечать за выборку общей стратегии использования информационной технологии, помогать пользователям как в работе, так и в обучении, устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств;

- персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации.

11. Концепции внедрения информационной технологии в фирме

 

При внедрении информационной технологии в фирме необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающую сложившиеся точки зрения на существующую структуру организаций и роль в ней компьютерной обработки информации:

Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализуются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной  технологии минимально, так как затраты незначительны  и организационная структура фирмы не меняется.

Недостаток– необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии.

Достоинства - минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуры фирмы. Существующая структура будет модернизироваться. Данная стратегия предполагает максимальное развитее коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующий по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

Недостатки :

- Существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

- Наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Обратите внимание на лекцию "14. Охрана земельных ресурсов".

Достоинства:

- Рационализация организационной структуры фирмы;

- Максимальная занятость всех работников;

- Высокий профессиональный уровень;

- Интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.