Информационное обеспечение КИС

9. Информационное обеспечение КИС.

9.1.Функции и назначение информационного обеспечения (ИО).

Процесс управления объединяет в себя процессы  сбора, обработки и передачи информации для выработки управленческих решений.

Со структурной точки зрения информация  состоит из простых и сложных элементов. Простые элементы не делятся (например, «день»), а сложные элементы состоят из объединения простых элементов  (например «дата»). Структурные элементы информации  называют информационными единицами.

Существует несколько подходов к структуризации экономической информации, одним из которых является логический подход. В этом подхода структурные элементы определяются по их функциональному назначению и особенностям. С логической точки зрения разделяют следующие структурные элементы: реквизит, показатель, информационное сообщение, информационный массив, информационный поток, информационная система.

Реквизит-это информационная единица нижнего уровня. Как неделимая информационная единица, реквизит состоит из комбинации букв и цифр и отражает определенное свойство объекта. Он может быть задан в виде кода (напр., код продукта). Синонимами понятия «реквизит» является «поле», «элемент», «атрибут».  По содержанию разделяют два типа реквизита: реквизит-признак и основной реквизит. Реквизит-признак характеризует качественную сторону объекта, а основной реквизит-количественную сторону. Например, «наименование предприятия»-это реквизит-признак, а «число работников» это основной реквизит. В каждом документе могут быть любое число реквизитов-признаков и основных реквизитов.

Отметим, что в обработке информации реквизит называют данными.

Каждый реквизит обладает формой и содержанием. Форма есть имя реквизита, напр., «наименование продукта». Содержание выражает конкретное значение реквизита, напр., «бензин». Одному имени реквизита могут соответствовать несколько значений, напр., «светлые нефтепродукты: бензин, дизельное топливо и т.д». Над реквизитами-признаками могут быть выполнены логические операции, а над основными признаками-арифметические действия.  Объединяя реквизиты можно получить единицы более высокого уровня. Структуру, состоящую из одного основного реквизита и нескольких реквизитов-признаков называют «показателем».

Показатель есть логическое высказывание, отражающее качественные и количественные характеристики объекта (процесса). Например, структуру показателя «Объем производимых в Бакинском нефтеперерабатывающем заводе №1 светлых нефтепродуктов в 2010 году составляет 100000 тонна» можно представить таким образом:

Рекомендуемые материалы

          

  Бакинский нефтеперерабатывающий завод №1,2010,

  светлые нефтепродукты, тонна                                                    100000

 

     Реквизиты-признаки                                                         Основной

                                                                                                реквизит

С точки зрения БД показатель выражает запись файла или строки таблицы. Набор показателей в документе организует информационное сообщение (файл). По различным признакам файлы объединяются в потоки информации. Связь информации с какой-либо функцией управления дает основание выделять сложную информационную структуру, называемую подсистемой информационного обеспечения. Корпоративная информационная система охватывает все информации, относящиеся системе управления корпорацией и считается структурной единицей самого высокого уровня.

Информационное обеспечение включает следующие:

-единую систему показателей;

-различные варианты информационных потоков или  организации документооборота;

-систему классификации и кодирования информации;

-унифицированную систему документации;

-информационные массивы (файлы), хранимые в электронной форме;

-базу данных.

В составе информационного обеспечения выделяют внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения.

Внемашинное информационное обеспечение охватывает систему экономических показателей, информационные потоки, систему классификации и кодирования, документацию.

 Внутримашинное информационное обеспечение охватывает специально  организованную для накопления, передачи, хранения, поиска, обработки систему данных: файлы, базы и хранилища данных, базы знаний и их системы управления.

9.2.Внемашинное информационные обеспечение.

Система показателей.

Система показателей есть набор взаимосвязанных экономических, социальных, технических и технологических показателей, используемых для решения задач КИС. Она определяет содержание документов и массивов, используемых для управления.

Для решения задачи планирования на уровне корпорации используются показатели бизнес-плана, показатели продукта, бюджет, капиталовложения, показатели объема выпуска, основных фондов и т.д.

Принятие управленческих решений основывается на выбор, обработку и анализ показателей хозяйственного учета. К хозяйственному учету относятся  оперативный, бухгалтерский и статистический учет.

Функция анализа выполняется на основе отчетных показателей в процессе исследования и изучения системы управления. Анализ тесно связан со всеми функциями управления и направлен на определение экономической эффективности производственной и хозяйственной деятельности предприятия в отчетном периоде.

Финансовый контроль проводится на основании сравнения плановых и фактических показателей и охватывает все сферы деятельности предприятия.

Регулирование охватывает все сферы деятельности предприятия и реализуется принятием решений для устранения отклонений, обнаруженных на этапе контроля.

Принятие управленческих решений есть выбор альтернативы, направленной на конкретную цель, который выполняется в рамках полномочий и способности руководящего работника. Решения могут быть заданы в виде документа (приказ, постановление, письмо) или устно.

Функция управления качеством продукции основывается на стандартные показатели, относящиеся качеству и конкурентоспособности продукции.

Перечисленные показатели, относящиеся управленческим функциям предприятия, считаются основной составной частью информационного обеспечения автоматизированных рабочих мест ЛКС.

Система классификации и кодирования.

В отчетных документных, полученных на выходе системы, информация  группируется по определенным реквизитом (признакам). При этом признаки-реквизиты обозначаются условными обозначениями. Для этого используются системы классификации и кодирования. С этой целью создаются соответствующие классификаторы.

Классификатор представляет собой систематизированный  список имен классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код-это условное обозначение, представленное в виде знака или группы знаков в соответствии с принятыми правилами. Код может состоять из цифр, букв и их комбинаций. В обработке экономической информации часто используются мнемокоды, штрих-коды. В некоторых случаях компьютер сам кодирует вводимые в него объекты. Самой простой системой кодирования является нумерация. В качестве мнемокода используется укороченное название (например ИKT) или условное обозначение. Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

При обработке экономической информации с использованием кодирования решаются следующие задачи: минимизация объема информации при вводе ее в компьютер и при передаче по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; подготовка обобщенных отчетов по различным признакам.

При систематизации экономической информации используется различные классификаторы:

-международные классификаторы;

-общегосударственные классификаторы;

-отраслевые классификаторы;

-региональные классификаторы;

-локальные классификаторы в пределах конкретной корпорации (фирмы, компании).

Единая система классификации и кодирования (ЕСКК) включает в себя до 40 различных классификаторов, которых условно можно разделить на 4 группы:

1.Классификаторы трудовых и природных ресурсов;

2.Классификаторы, отражающие информацию об экономической структуре и об административно-территориальных подразделениях страны;

3.Классификаторы, отражающие информацию о продуктах и услугах;

4.Классификаторы, отражающие технико-экономические показатели, управленческие документы, единицы измерения и т.д.

В большинство классификаторах кодовое слово структурируется блоками. Структура блока классификаторов производственных и сельскохозяйственных продуктов такова:

     

Локальные коды формируются в соответствии с номенклатурой корпорации. К основным номенклатурам локальных кодов относятся следующие:  структурные подразделения, работники, поставщики и покупатели, инвесторы, материалы, готовые продукты, изделия, детали, полуфабрикаты, операции технологического процесса, основные средства, специальности и т.д.

В настоящее время широко используется электронная форма классификаторов, которая дает возможность автоматического составления отчетных документов.

В последние годы широко используется штрих-кодирование. Оно обходится относительно дешево. Штрих-код основывается на двоичную систему счисления: информация хранится в виде  последовательности цифр о и 1. Широкие линии и широкие промежутки соответствуют цифре 1, а узкие линии и узкие промежутки-0.

Технические средства, предназначенные для составления штрих-кодов и нанесения их на носители, для проверки качества печати, для чтения информации из носителя и первичной  ее обработки организуют систему штрих-кодирования.

К средствам представления экономической информации относится также понятие «идентификатор». Идентификатор представляет собой буквенное условное обозначение реквизитов документов, например, ТН- означает табельной номер.

Унифицированная система документации т организация документо- потоков.

Основном видом носителя информации является документ. Документ  есть материальный носитель, который хранит зафиксированную информации. Он составляется по определенным правилам и имеет соответствующие юридическое значение. Множество всех документов, циркулирующиеся в системе  управления, организует систему документации.

В зависимости от места создания документы  могут быть в двух типах: внутренние и внешние. Внутренние документы создаются и циркулируются в рамках предприятия. Внешние документы создаются вне  предприятия. К ним относятся планы, отраслевые нормативы, инструкции и т.д., утвержденные вышестоящими организациями.

В зависимости от выполняемых функций выделяют следующие документы: учетные, плановые, статистические, документы оперативного управления и т.д.

Внедрение КИС ставит условие унификации и стандартизации документов. Унифицированная документация представляет собой взаимосвязанный комплекс документов стандартной формы и правила их составления. При этом подразумевается, что эти документы готовятся с применением компьютерных средств.

Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовок документа, содержание документа и оформительная часть (рис.7).

Заголовок

Содержа-

ние

документе

Оформи-

тельная

часть

                           

                             Рис.7.Структура документа в виде таблицы

При проектировании форм выходных документов должны быть учтены следующие: с какой целью  и где будет использован документ, особенности использования, частота составления документа, условие работы с документом и т.д.

Потоки документов.

Процесс управления характеризуется оборотом сложных документов, начиная с занесения первой записи, заканчивая сдачей документа в архив.

Участвующие в обороте документы организуют информационные потоки. Под информационным потоком понимается набор данных, участвующих в конкретных экономических расчетах и передвигаемых по подразделениям предприятия. Например, информационный поток, характеризующий выпуск продукции, информационный поток, характеризующий расход материалов и т.д.

Разделяют внутренние и внешние информационные потоки. Циркулирующие внутри предприятия внутренние потоки отражают вертикальные и горизонтальные производственно-хозяйственные связи. Внутренние потоки в свою очередь разделяют на прямые и обратные потоки. Прямые потоки направлены от управляющей системы к управляемой системе (сверху-вниз). Обратные потоки направлены от управляемой к управляющей системе. С помощью обратной связи руководство получает информацию о состоянии работ на предприятии, о результатах принятых решений, о недостатках и проблемах.

Внешние потоки обеспечивают информационный обмен с внешней средой. Внешними пользователями информации являются вышестоящие организации, биржы, таможные службы, налоговые службы, инвесторы, акционеры, поставщики и покупатели и т.д.

Документооборот охватывает все сферы деятельности предприятия и составляет основу его структуризации и эффективного управления.

Автоматизация документооборота считается одной из основных функций КИС. Тут, конечно, речь идет об электронной форме представления документов. Документы должны быть доступными для всех подсистем КИС. Для автоматизации документооборота в состав ПО КИС включается специальный программный пакет. На рынке программ имеется ряд таких пакетов. Например, на программном рынке России имеются пакеты «1С: Электронный документооборот», «1С:Электронная почта», «Управление документооборотом» системы «Галактика».

Усовершенствование документооборота происходит на основе Интернета, систем «электронная почта» и «электронная подпись»  и в результате увеличивается эффективность управления.

9.3.Внутримашинное информационное  обеспечение.

Назначением внутримашинного информационного обеспечения является удовлетворение информационной потребности КИС. Внутримашинное ИО  связано с процессами  хранения, поиска и обработки информации и по содержанию, назначению и принципам организации состоит из различных файлов и связей между ними. Он содержит в себя все  виды информации на электронных носителях.

Внутримашинное ИО может быть построено двумя способами:

1)в виде набора локальных (несвязанных) файлов;

2)в виде базы и банка данных.

В первом случае каждый файл отражает документы одинаковой структуры (например, таблица данных о работниках для расчета заработной платы) и связи между файлами не фиксируются. Недостатки, присущие к файлам, затрудняют хранения информации в локальных файлах. Но из-за того, что создание БД не легкая работа, можно использовать файлы для решения одиночных и простых задач.

Организация ИО КИС на основе БД считается более актуальной и эффективной. БД и соответствующая СУБД составляют основу любой современной ИС, в том числе, КИС.

Создание внутримашинного ИО с использованием БД позволяет устранить избыточность данных, обеспечивает их целостность, многоцелевой и повторный доступ к данных, позволяет централизованно управлять данными и интегрировать их, более надежно обеспечить защиты данных.

Таким образом, база данных-это набор взаимосвязанных, централизованно управляемых, вместе хранимых, обладающих целостностью и минимальной избыточностью файлов.

Как и по каким правилам структурируются данные в БД определяет модель данных. Модель данных относиться классу высокотипизированных моделей. Это означает, что  каждое данное может быт отнесено какой-либо категории. В большинстве случаях эти категории заранее определяются, например, «сущность», «атрибут», «связь» и т.д. Категории и связи между ними вместе называют схемой.

Для структурного моделирования данных используются классические и построенные на их основе новые модели. К классическим моделям относятся иерархическая, сетевая  и реляционная модели. К новым моделям относятся постреляционная, многомерная и объектно-ориентированная модели. Используются также модели, полученные путем комбинации или расширения указанных моделей.

С целью централизованного управления данными и обеспечения доступа к данным различных пользователей с различными целями создается специальный комплекс, состоящий из программных и лингвистических средств, называемый системой управления базой данных (СУБД).Каждый СУБД ориентируется на конкретную модель данных, то есть, они носят модельно-ориентированный характер.

В настоящее время в качестве лингвистических средств для реляционных СУБД используются принятый как стандарт язык SQL (Structured Query Language-Структурированный язык запросов). Все современные реляционные СУБД поддерживают язык SQL.

Системы, предназначенные для сбора, хранения и оперативной обработки информации называют OLTP (On-Line Transaction Processing- Оперативная обработка транзакций) системами. Транзакция представляет собой запрос (единица работы) к БД.В этих системах время хранения информации не большое и обычно охватывает один календарный период (месяц или год).

Раньше не обращалось внимание на наличие в собранных в таких системах глубокой и полезной информации. Осмысление важности анализа накопленных данных привело к созданию нового класса систем-OLAP(On Line Analysis Processing-Оперативная аналитическая обработка),  основанных на аналитическую обработку данных. Традиционно к задачам, решаемым с помощью системы OLAP относятся: оценка альтернативных решений, классификация, кластеризация, прогнозирование, обнаружение схожестей и т.д. Так как решение всех перечисленных задач служит для поддержки принятия решений, такие системы называют также «Системы поддержки принятия решений».

Сложные аналитические запросы трудно представлять на языке SQL. Поэтому с этой целью используются  специальные языке, ориентированные на аналитическую обработку данных (например язык EXPRESS 4GL фирмы ORACLE).

Из-за того, что принципы, на основании которых создается OLAP система, отличаются от принципов построения БД, считается целесообразном хранение данных в специализированной БД, приспособленной на аналитическую обработку данных. Такую базу данных называют хранилищем данных (Data Warehouse-DW). Автор концепции DW, используемый в системах OLAP, Бим Инмон (США) дает следующее определение DW: хранилище данных-это набор проблемно-  ориентированных, интегрированных, не изменяемых и обеспечивающих хронологии данных, используемых для поддержки принятия решений.

Основу концепции DW составляет подготовка и организация данных для последующего их анализа. Эта концепция предусматривает следующие принципы:

1)интеграция и согласование данных, полученных из различных источников: из БД, из электронных архивов, от информационных агентов и т.д.;

2)разделение массивов данных, используемых в системах OLTP и OLAP.

Данные, хранимые в DW представляются минимум 3-мя измерениями (третьим измерением обычно является время). Поэтому для их представления используется многомерная модель (MOLAP). В некоторых случаях используются специальный вариант реляционной модели (ROLAP) и гибридная модель (HOLAP).

Аналитическая обработка данных в DW считается одним из важных направлений современных ИТ. С этой целью уже сформирована новая технология, называемая DATA MINING. Данная технология для аналитической обработки данных представляет широкий спектр методов и инструментальных средств. К ним относятся традиционные статистические методы (регрессионный анализ, факторный анализ и т.д.), методы искусственного интеллекта: нейронные сети, нечеткая логика, генетические алгоритмы, методы извлечения знаний и т.д. Все эти методы называют методами интеллектуального анализа данных.

Использование базы знаний в информационном обеспечении увеличивает интеллектуальный уровень ИС. База знаний  представляет собой набор знаний, относящиеся конкретной предметной области и формально представленные с помощью какой-либо семантической модели. В сборе знаний, как правило, участвуют высококвалифицированные специалисты-эксперты. Для управления базой знаний создается программный комплекс, называемый системой управления базой знаний (СУБЗ). Базу знаний вместе с СУБЗ называют системой искусственного интеллекта (СИИ).

Среди СИИ наибольшее распространение получили экспертные системы. Экспертная система в основном состоит из базы знаний и СУБЗ и служит для формализации процесса принятия решений, то есть для выбора наиболее эффективного решения среди альтернативных. В большинстве случаях в состав экспертной системы, кроме базы знаний, входит также база данных, где хранятся данные(факты), отражающие типовые и текущие ситуации.

Рекомендуем посмотреть лекцию "36 Библиотечные информационные ресурсы".

 

9.4.Информациорнное обеспечение автоматизированного рабочего места менеджера

Как было сказано, КИС реализуется в виде корпоративной сети. В большинстве случаях эта локальная компьютерная сеть. В качестве клиентов в такой сети выступают  компьютеры, устанавливаемые в подразделениях, филиалах, цехах и т.д.  Они представляют собой автоматизированные рабочие места (АРМ) соответствующих управленческих работников (менеджеров).

Информационное обеспечение АРМ предусматривает организации  БД АРМ и регламентирует информационные связи.

Типовая структурно-организационная схема предприятия позволяет организовать следующие АРМ-ы: АРМ для менеджера по технико-экономическому планированию; АРМ для менеджера по планировании  работ подразделения (цеха); АРМ по бухгалтерскому учету; АРМ для менеджера по материально-техническому снабжению; АРМ для менеджера по продажу и т.д.

Перечисленные АРМ-ы функционируют в условиях взаимосвязей с функциональными подсистемами с помощью ЛКС. Обеспечение АРМ необходимой информацией достигается в результате организации КИС в соответствии с концепцией распределенных баз данных. В этом случае базы данных различных АРМ рассматриваются как единая система, прикладные программы не зависят от места хранения данных и любой информации можно обращаться из любого АРМ-а.