☀️Введение в специальность (ДОУА) Практическое занятие 3 | НСПК 100% правильно☀️

ели занятия: 1) приобретение практических навыков и умений в работе с информацией и с документом в системе управления; 2) приобретение практических навыков и умений по организации и технологии работы с документами; 3) приобретение практических навыков и умений по теме электронная подпись как обязательные элемент современного документооборота; 4) приобретение практических навыков и умений по работе с профессиональными сайтами.   ЗАДАНИЕ 1. Максимальное количество баллов - 4 По теме 2.2 Информация и документ: их место в системе управления   Цель занятия: приобретение практических навыков и умений в работе с информацией и с документом в системе управления Вы являетесь секретарем в Страховой компании «Гарант & Консультант».

Директор поручил Вам составить следующие служебные (деловые) письма: 1. Письмо о проведении конкурса на лучшую статью в журнал «Все о страховании» по теме «Страхование жизни: все за и против» среди сотрудников компании. Сроки проведения конкурса: с 1 апреля по 30 мая текущего года. Подведение итогов и награждение победителей: в июне по результатам 2-х этапного отбора работ. 1 этап: написание статьи и представление на рассмотрение комиссии, специально созданной для отбора лучшей статьи (состоит из 3-х человек). 2 этап: выбор статьи и представление к публикации. 3 этап: награждение победителя. 2. Письмо-ответ издательству «Всё о страховании» от вашей компании «Гарант & Консультант» с согласием о сотрудничестве по участию в публикации статьи на тему «Страхование жизни: все за и против».

При необходимости добавьте недостающую информацию. Оформите письменный ответ в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа. ЗАДАНИЕ 2. Максимальное количество баллов - 2 По теме 6.4 Организация и технология работы с документами: назначение процесса и его технологические особенности   Цель: приобретение практических навыков и умений по организации и технологии работы с документами (назначение процесса и его технологические особенности).   Вы работаете офис-менеджером в коммерческой организации с большим документооборотом. Ежемесячно Вам приходится обрабатывать от 500 до 1000 документов.

В связи с чем каждый месяц Вам необходимо предоставлять отчет руководителю о документопотоке. В сентябре текущего года Вами было обработано (подготовлено и отправлено) 243 служебных записки, 27 приказов, 140 писем-ответов, 2 письма-поздравления, 33 письма – коммерческих предложений, 7 докладных записок, 8 телефонограмм, зарегистрировано и передано в работу штатным сотрудникам 145 писем-запросов. 1. Распределите документы по видам, заполните таблицу. 2. Проведите расчет документооборота за месяц. При подсчете учитывайте, что телефонограммы оформлены на странице формата А5. Все остальные стандартного для документов формата А4.   Входящие документы   Исходящие документы   Внутренние документы     Оформите письменный ответ в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

  ЗАДАНИЕ 3. Максимальное количество баллов - 4 По теме 4.2 История профессии документовед: от писца до секретаря (Х–ХХ вв.)   Цель: приобретение практических навыков и умений по истории профессии документовед и ее функциональных обязанностях.   Решите задачу. Представьте, Вы являетесь средним подьячим в период приказного делопроизводства в России и одновременно секретарём директора сегодня. Чем отличаются Ваши функции и что входит в Ваши обязанности?   Оформите ответ в виде сравнительной таблицы в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

  ЗАДАНИЕ 4. Максимальное количество баллов - 2 По теме 8.3 Имидж современного архивиста. Правила этикета   Цель: приобретение практических навыков и умений в сфере имиджа современного архивиста и правил этикета. Решите задачу. Вы являетесь заведующим архива муниципальной организации. В штате Вашего подразделения 6 архивариусов. В целях повышения эффективности работы сотрудников и приведения работы к единым принципам актуализируйте представленную ниже должностную инструкцию и разработайте кодекс этики архивариусов муниципальной организации. Рассмотрите представленную должностную инструкцию, внесите (при необходимости) правки. Разработайте кодекс этики на основе Международного кодекса этики архивиста.

  _____________________________________________________________________ Общие положения Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства. В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства. Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства. Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям: -          средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела; -          опыт работы с архивами от одного года.

Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах: -          законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов; -          правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота; -          система сортировки документов по различным параметрам; -          нормы приема документов в архив; -          стандарты хранения документации в архиве; -          правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами; -          правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним; -          правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных; -          правила проверки корректности документации; -          сроки проведения основных работ с документами; -          порядок доступа персонала к категориям архивных дел; -          порядок списания и ликвидации документов; -          нормы трудового распорядка и дисциплины.

Архивариус ориентируется на: -          действующие законы; -          профильные нормативы; -          положения данной инструкции; -          соответствующие документы организации. Обязанности Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов: -          Обеспечение сохранности архивированной документации. -          Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников. -          Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации. -          Изготовление требуемых отчетов по архивным документам. -          Участие в составлении описи имеющихся документов. -          Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.

-          Структурирование хранимой документации по заданным параметрам. -          Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами. -          Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации. -          Выкладывание копий документов в локальную сеть организации. -          Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации. -          Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов. -          Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации. -          Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов. -          Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.

-          Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте. Права Архивариус наделен следующими правами: Подписывать документы в пределах своих полномочий. Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе. Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам. Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий. Ответственность Архивариус несет ответственность в следующих случаях: За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации. За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.

За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства. За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.   Оформите письменный ответ в следующем формате: не более 2 страниц печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.   ЗАДАНИЕ 5. Максимальное количество баллов - 2 По теме 9.2 Электронная подпись как обязательный элемент современного документооборота   Цель занятия: приобретение практических навыков и умений по теме электронной подписи как обязательного элемента современного документооборота.

 Вы являетесь секретарем в строительной организации «Высотка». К вам на электронную почту пришел договор поставки материалов для строительства дома. В сопроводительном письме поставщик просит подписать договор на бумажном носителе и отправить один оригинал почтой, а также подписать договор электронной подписью в системе электронного документооборота (Сбис). Опишите порядок Ваших действий. Учитывайте, что право подписи договоров есть только у административного директора.   Оформите письменный ответ на вопрос в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

    ЗАДАНИЕ 6. Максимальное количество баллов - 4 по теме 3.1 Профессиональные сайты в сфере делопроизводства и архивного дела   Цель занятия: приобретение практических навыков и умений по работе с профессиональны....