Диссертация (Стандартизация и информационное сопровождение обеспечения качества изделий электронной компонентной базы на различных стадиях жизненного цикл), страница 12

Экономия ресурсов за счет сокращения издержек науправление потоками документов в организации;- исключение необходимости или существенное упрощение и удешевлениехранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.Основные преимущества при использовании систем СЭД/ECM – класса:- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицироватьдокумент в любой инсталляции данной системы;56- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить времядвижения документов и повышения оперативности их исполнения;-непрерывностьдвижениядокумента,позволяющаяидентифицироватьответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизнидокумента (процесса);- единая (или согласованная распределённая) база документной информации,позволяющая исключить возможность дублирования документов;- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находитьдокумент, обладая минимальной информацией о нём;- развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов,позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота ипринимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.Ниже представлен один из вариантов классификации систем класса СЭД/ECM:1) Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронныеархивы).

Электронный архив - это частный случай системы документооборота,ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системыособенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск,смысловой поиск и т. д., другие – за счет эффективной организации хранения: HSM,поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации.2) Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основномрассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам(так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться,поэтому его называют общим словом "работа" (work).

Системы такого типа называютсистемами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точногоэквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но недокументы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можноорганизовать определенные работы, для которых заранее известны и могут бытьпрописаны все этапы.3) Системы, ориентированные на поддержку управления организацией инакопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементыдвух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть, как сам документ,так и задание, которое нужно выполнить.

Для управления организацией нужна как"жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документаназначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в57том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активноиспользуются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний,которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедурыдвижения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят ипринимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении такихсистем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли системавозможностьэффективногоадминистрирования,обработкибольшихобъемовинформации, интеграции с автоматизированными системами управления производством,масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности,сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа.4) Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration).

Этоновое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивостирыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрогодвижения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта.Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии ворганизации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделенытерриториально, и сохранить результаты этой работы.

Обычно реализованы в концепции"порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет,поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так ивиртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихсякоммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственныхструктурах;5) Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы.

Например, сервисуправления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почты ипрочее.Методы автоматизации СЭД:1)Хаотичнаяавтоматизация:процессвнедренияпредполагаетустановкуотдельных модулей СЭД по мере возможности, определяется «оперативными» задачами ипредставляет собой автоматизацию не связанных между собой операций, выполняемыхкакодним,такинесколькимисотрудниками,чтоприводиткналичиюнеавтоматизированных участков документооборота. Принятие решения об автоматизацииобычно не отражается в стратегических планах компании.582) Автоматизация по участкам представляет собой процесс автоматизациидокументооборота отдельных производственных или управленческих подразделенийпредприятия, объединенных по функциональному признаку (например, бухгалтерия,канцелярия и т.п.). Автоматизация по участкам подразумевает выбор одного илинескольких участков работ, а именно, задач решаемых одним или несколькимисотрудниками того или иного отдела без привязки к существующим на предприятиибизнес-процессам.

Этот способ характерен для следующих случаев: инвестиционныересурсы предприятия недостаточны для решения задачи автоматизации документооборотав полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительныйэкономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы илииные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных системдокументооборота.

Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходимаразработка стратегических и оперативных планов автоматизации документооборота.3) Автоматизация документооборота по направлениям деятельности, таким какуправление, производство, сбыт, управление финансами и т.п. От автоматизации поучасткам этот подход отличается тем, что автоматизация по направлениям деятельностипредполагаетучастиевэтомпроцессевсехорганизационныхподразделений,функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любоенаправление деятельности охватывает практически все подразделения предприятия,поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе, нельзярассматривать как локальный.

Автоматизация по направлениям включает в себя выбордля автоматизации одного или нескольких бизнес-процессов, от начала до конца, при этомтребуетсяпроведениядокументооборотавсегореинжинирингапредприятия.бизнес-процессовДляповышенияисозданияэффективностимоделипроцессаавтоматизации документооборота по направлениям деятельности также необходимыстратегический и тактический планы автоматизации. Планы должны пересматриватьсяпосле окончания автоматизации документооборота какого-либо бизнес процесса и оценкиполученных результатов.4) Комплексная автоматизация документооборота предполагает распространениеСЭД на все функции управления и все бизнес-процессы предприятия за счёт системнойинтеграции при внедрении.

Практическим результатом перехода к единой системедокументооборота становится общий для всего предприятия стандарт на способывзаимодействия пользователей с системой (использование одних и тех же процедуробработки документов, требуемых для подготовки различных управленческих решений).59Можно отменить следующие особенности комплексного подхода к автоматизациидокументооборота предприятием: повышенная экономическая эффективность этогоподхода по сравнению с другими (по участкам и по направлениям); высокие требования ккачеству управления процессом внедрения системы. Выбор одной или комбинации изстратегий автоматизации документооборота определяется результатом анализа текущего ипланируемогосостоянияпредприятиянаопределённыйпериод.Приэтомконкретизируется набор функций системы автоматизации документооборота, которыйбудет содержать выбранное решение, для удовлетворения потребностей предприятия.Набор функций позволяет перейти к выбору способа приобретения СЭД.Важной тенденцией развития СЭД/ECM - систем является адаптация интерфейсовсистем электронного документооборота и хранения данных к удаленному доступу излюбой точки («мобильный офис») и разнообразным мобильным устройствам.

РастетинтересзаказчиковкдоступукECM-системамчерезнетбуки,смартфоны,коммуникаторы, планшеты и т.д. Специально разработанные интерфейсы для подобныхустройств повышают удобство использования систем и мобильность пользователей,позволяют бизнесу увеличить скорость и гибкость всех деловых процессов.При этом специально разработанные под мобильные устройства интерфейсылишены тех недостатков, которые присущи обычному доступу к системам через веббраузер. Новые технологии позволяют обеспечить более богатый набор компонентов,интерактивность интерфейсов, более удобную работу с большими объемами данных,пониженные требования к каналам связи. Мобильное рабочее место для руководителя ещебольше расширяет спектр возможностей и адаптирует систему под требования топменеджера: минимум необходимых операций, интерфейс, ориентированный на работу врежимах согласования, подписи и рассмотрения документов, поддержка различныхмобильных устройств и платформ, возможность работы в off-line режиме.2.4ИнтегрированнаялогистическаяподдержкаизделийЭКБнасокращениезатратнапостпроизводственных стадиях ЖЦКомплексмероприятий,постпроизводственныхстадияхнаправленныхЖЦ,наобъединяетсяпонятиеминтегрированнойлогистической поддержки (ИЛП).

Иначе говоря, ИЛП – это систематизированный подходк конструированию изделия, в рамках которого формируются проектные решения,оптимизирующие эксплуатационно-экономическую эффективность и стоимость владенияизделием, планируется «начальный пакет поддержки» и осуществляется непрерывная60оптимизация решений по поддержке изделия в ходе ЖЦ, при модернизации, а также приизменениях в его использовании по назначению.ИЛП ориентирована на процессы создания, сопровождения и развития системытехнической эксплуатации (СТЭ) изделия и связана, преимущественно, с разработкойметодического, документального и информационного обеспечения указанных процессов.Соответственно, виды деятельности ИЛП группируются по следующим основнымнаправлениям:создание (разработка) СТЭ, элементы которой должны быть увязаны между собойи с изделием так, чтобы обеспечить достижение целей, указанных в приведенном вышеопределении; это направление деятельности предполагает подготовку (в том числесогласование и утверждение) необходимых для последующего функционирования СТЭтребований, планов, программ, методик, инструкций и других данных и документов (втом числе – в электронном виде);сопровождение (обеспечение функционирования) СТЭ в ходе использованияизделия по назначению (от момента начала эксплуатации до списания и утилизации); этонаправление деятельности предполагает техническую методическую и информационнуюподдержку функционирования СТЭ на основе данных и документов, полученных при ееразработке, включая систематическую верификацию и актуализацию документов иданных по результатам анализа фактических сведений о ходе эксплуатации изделия;совершенствование (развитие) СТЭ в ходе ЖЦ изделия; это направлениедеятельности предполагает внесение в полученные при создании и сопровождении СТЭдокументы и данные изменений, обусловленных изменениями конструкции изделия,условий эксплуатации, технологий и оборудования ТО и другими (в том числе –экономическими) факторами.Состав видов деятельности, входящих в ИЛП, представлен на рис.3.Анализ логистической поддержки (АЛП) – одна из важнейших составляющихИЛП.АЛПпредставляетсобойформализованнуютехнологиювсестороннегоисследования изделия и вариантов системы его эксплуатации и поддержки, включающую:анализ условий и возможных сценариев эксплуатации финального изделия (ФИ);анализ существующей СТЭ;61анализ логистическойподдержкипланированиепроцессовутилизации изделия иего составных частейпланированиеобученияперсонала, в томчисле разработкитехническихсредств обученияподдержкапрограммногообеспечения ивычислительныхсредствпланирование ТО и Р,регламентных работпланирование МТОВИДЫДЕЯТЕЛЬНОСТИ,ВХОДЯЩИЕ В ИЛПразработка исопровождениеэксплуатационнойи ремонтнойдокументациимониторингтехнического состоянияизделия и процессовэксплуатации итехническогообслуживанияпланирование процессовупаковывания,погрузки/разгрузки,хранения,транспортированияизделияразработкаинфраструктурысистемытехническойэксплуатацииобеспечение заказчикаспециальнымоборудованием,необходимым дляэксплуатации,обслуживания и ремонтаизделия, проведенияремонтных работРис.3 - Состав видов деятельности, входящих в ИЛПанализ вариантов конструкции ФИ и СТЭ и выбор их наилучшего сочетания;анализ технического обслуживания, включающий выбор методов и технологийвыполнения работ по ТО с оценкой их трудоемкости и продолжительности; определениепотребностей в материальных, трудовых (кадровых) и других ресурсах, необходимых длявыполнения указанных работ;анализ изменений в существующей СТЭ, связанных с вводом в эксплуатациюнового ФИ;определение формы, объемов и условий постоянной технической поддержки,которую поставщик должен обеспечить заказчику;определение содержания послепроизводственного обеспечения – деятельностипоставщика после прекращения производства ФИ;разработка методического обеспечения системы сбора данных (мониторинга),имеющей целью установление обратной связи от заказчика к поставщику в части62информации о ходе технической эксплуатации, возникающих проблемах и т.д., с тем,чтобы использовать эту информацию в работе по совершенствованию конструкции ФИ,возможностей СТЭ и в последующих проектах;оценкаэффективностиразработаннойСТЭчерезфактическиезначенияэксплуатационно-технических характеристик ФИ (показателей готовности, показателейзатрат на ТО и Р и значения издержек, связанных с эксплуатацией, и, при необходимости,планирование мероприятий по развитию СТЭ.Полученные результаты накапливаются в базе данных АЛП (БД АЛП) ииспользуются при формировании СТЭ и ее элементов.