ref12012 (Ревизия и аудит), страница 11

Если в процессе хозяйственной деятельности предприятия имели место случаи приостановления изготовления ранее принятых заказов, контролёр должен проверить, как использовались запасы, которые остались, как определенные и отраженные в бухгалтерском учёте затраты по аннулированным заказам.

Раздел 3. Автоматизация учета и контроля производственных запасов.

Рациональное использование материальных ресурсов и снижение материалоемкости может быть обеспечено только в условиях функционирования современных средств вычислительной техники с использованием АРМ бухгалтера.

АРМ бухгалтера по учету запасов предназначен для принятия управленческих решений по вопросам производственных запасов.

АРМ бухгалтера по учету материалов организуются на основе трехуровневого информационного обмена между ними (рис. 3).

Рис. 3.20. Схема взаимодействия подразделений предприятия в условиях функционирования АРМ бухгалтера

На АРМ бухгалтера I категории осуществляется документальное оформление операций и первичное обработка данных по учету запасов, аналитический учет ведется по местам хранения производственных запасов, здесь создается информационная база – складская картотека, в которой отражается движение и остатки запасов: приход, расход, списание, остатки на определенную дату или за определенный период времени. Информацию по складской картотеке можно выдать на печать или на экран дисплея в виде карточки складского учета.

АРМ бухгалтера II осуществляется расчет и формирование выходной информации регламентного контрольного и справочного характера.

На АРМ бухгалтера III категории формируются сводные данные для составления отчетности анализа, прогноза и принятия управленческих решений в целом по предприятию или отдельному структурному подразделению.

АРМ бухгалтера по учету производственных запасов тесно взаимосвязан с другими смежными АРМ бухгалтера и всей информационной системы предприятия (рис. 3. 21.).

Рис. 3. 21. Схема информационной увязки АРМ бухгалтера по учёту производственных запасов с другими АРМ бухгалтера и информационной системой предприятия.

При автоматизации учета производственных запасов особое внимание следует уделить автоматизированному контролю НСИ, который вместе с входным контролем должен составлять единую систему обеспечения достоверности обработки данных. Контроль выходных показателей основывается на семантических связях между результатными показателями и заключается в автоматической их проверке на ПЭВМ.

Наиболее прогрессивным методом является автоматизированное формирование входной информации путем использования штрих – кодов, магнитных карт и т. д. Однако данная технология пока ещё применяется лишь на некоторых предприятиях. На практике чаще всего встречается метод формирования входной информации на машинных носителях или путём использования бумажного первичного документа.

Например, при заполнении документов на отпуск запасов вначале выдаётся справочная информация о наличии данных материалов на складе, а потом принимает решение о выписке ценностей. На основе сформированных данных автоматически производится формирование бухгалтерской проводки.

Конечным результатом решения всех задач по учёту материалов является формирование сведений о хозяйственных операциях различной степени обобщения, отражаемых на уровнях синтетического и аналитического учёта, а также формирование информации для управления производственными запасами. Группировка материалов на уровне синтетического учёта осуществляется по счетам и соответствующей экономической классификации материалов.

Такая группировка упрощает формирование синтетических показателей движения и остатков материалов. При этом регистры аналитического учета оформляются в виде удобных для восприятия машинограмм, которые могут выдаваться на печать, как в регламентированном режиме, так и по запросам.

Упражнение работой АРМ бухгалтера по учету материалов выбор функций осуществляется автономно в диалоговом режиме с использованием многоуровневого меню. Головное меню АРМ бухгалтера I категории содержит следующие функции: входная информация, нормативно-справочная информация, выходная информация, ведение информационной базы.

Для функции «Входная информация» меню II уровня имеет вид: приходный ордер (оплата через банк), приходный ордер (оплата чеком), приходный ордер (возврат из подотчета), требование, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск материалов на сторону (частным лицам), контроль входной информации.

Ввод данных с первичных документов является основной ежедневной работой, проводимой на АРМ бухгалтера I категории. Режим ввода документов определяется функциональной директивой меню II уровня, после чего открывается окно для непосредственного ввода данных.

Вначале вводится вид операции, потом определяется номенклатурный номер материала. После его ввода на экран автоматически выдается код соответствующего счета, субсчета, затем определяется аналитические признаки материального счета.

При формировании входной информации осуществляется отображение реестра документов складского учета отдельно по каждому складу.

Реестр включает в себя следующие данные: дата проведения хозяйственной операции, вид документа, получатель, сумма по документу, корреспонденция счетов. При проверке проверяющий сличает количество первичных данных, проведенных по реестру, с количеством документов, которые фактически были проведены по складу.

После набора НСИ и первичной информации необходимо перейти к расчету и формированию выходной информации. АРМ бухгалтера I категории выдает следующий перечень машинограмм:

карточка складского учета материалов

оборотная ведомость материальных ценностей

справочная информация

информация о переоценке материальных ценностей

реестр первичных документов

При выборе какой-либо машинограммы производится её автоматизированный подсчет и выдача на экран или печатное устройство выходной информации. Возможна выдача информации по предприятию, подразделению, материально-ответственному лицу.

Карточка складского учета материалов отображает информацию в аналитическом разрезе материалов. На основании первичных данных и данных, отраженных в карточке складского учета проверяющий (бухгалтер) имеет возможность проконтролировать наличие и движение производственных запасов.

На месте хранения информации пользователь (кладовщик, ответственные лица за хранение и отпуск материалов и т.п.) и контролирующие лица (бухгалтер, проверяющий) имеют возможность получить справочную информацию для контроля и оперативного управления производственными запасами.

Особое значение для работы АРМБ имеют функции контроля на уровне входной информации введенных ранее данных. Путем автоматического формирования данных по необходимой форме и структуре контролер имеет возможность проанализировать данные за любой период времени (год, месяц, декаду, день и т.д.).

Автоматическое формирование необходимых данных осуществляется путем применения автоматизированного документирования хозяйственных операции. При этом на экран выдается информация по следующим основным параметрам:

• структура первичного документа по заданному периоду;

• осуществление операции;

• определенный период времени (день, месяц, квартал, год и т.д.)

• определенные показатели, отраженные в первичных данных;

• счета, субсчета и коды аналитического учета;

• наименование материалов и их кодов;

• информация по поставщикам в диапазоне дат;

• структурные подразделения (склады, кладовые, цеха и т.п.)

• номера документов или диапазону номеров;

• материально ответственные лица;

• сроки поставок материалов;

• динамика цен на приобретенные материалы;

• допустимость корреспонденции счетов по учету материалов;

• сроки и правильность переоценки материалов;

• полнота входной информации.

Информация о наличии и движении материалов по каналам связи передается на АРМ бухгалтера II категории. Здесь дополняется недостающая информация, создается база данных бухгалтерских проводок.

Выходная информация в условиях функционирования АРМ бухгалтера II категории отражается как в регламентном, так и в запросном режимах.

О сновной регламентированной выходной информацией по учету производственных запасов, выдаваемой в виде машинограмм, видеокадров, справок, являются:

Инвентаризационная ведомость по наличию материальных

ценностей

Сводная ведомость по приходу материальных ценностей

Сводная ведомость по расходу материальных ценностей

Оборотная ведомость материальных ценностей

Карточка подотчетного лица