ref12012 (Ревизия и аудит), страница 8

п о пос- по рас- ведомости синтетического

т упле- ходова- учёта Ведомости, журналы-ордера

н ию нию по поступле- по использо- по поступлению материалов

нию ванию

Ведомости, журналы-ордера

По использованию материалов

Г лавная книга

Рис. 1.5.14 Схема организации учета запасов.

Раздел 2. Контроль за использованием

производственных запасов.

2.1.Задачи и источники

контроля операции с запасами.

Контроль состояния учета, полноты и своевременности оприходования, правильности хранения и использования производственных запасов в современных условиям имеет большее значение.

Материально производственные запасы составляют значительную часть стоимости имущества организации, материалоёмкость в некоторых отраслях составляет 90 % хозяйствующего субъекта.

Целью контроля операций с запасами является установление достоверности первичных данных касающихся наличия и движения производственных запасов, полуфабрикатов, готовой продукции, МБП, товаров; полноты и своевременности отражения первичных, данных в свободных документах и учетных регистрах; правильности ведения учета запасов соответственно принятой учетной политики; достоверности отражения остатков записей в отчетности хозяйствующего субъекта.

Поэтому основными задачами контроля операций с производственными запасами являются:

- проверка организации складского хозяйства, состояние сохранности запасов;

- установление законности проведенных операций с запасами;

- определение правильности отнесения затрат в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг);

- проверка соблюдения норм затрат материалов, сырья и топлива;

- проверка правильности и эффективности использования материальных ресурсов;

- проверка нормативов запасов;

- проверка соблюдения правил отпуска запасов;

- оценка системы внутреннего контроля за использованием запасов в производстве;

- проверка правильности реализации излишков запасов;

- проверка правильности формирования себестоимости продукции (работ, услуг) по объектам калькулирования затрат;

- определение правильности синтетического и аналитического учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг), которые включаются в себестоимость;

- проверка соблюдения предприятиями налогового законодательства по операциям, связанных с формированием себестоимости продукции (работ, услуг);

- оценка полноты и правильности отражения хозяйственных операций и с запасами в бухгалтерском учете и отчетности.

Источники информации для контроля операций с запасами:

1 – приказ о принятой учетной политике;

2 – плановые показатели, включая расчеты норм и нормативов;

3 – договора с поставщиками;

4 – первичные документы по учету запасов, такие как:

- журналы учета грузов;

- доверенности;

- журнал регистрации доверенностей;

- приходные ордера;

- акты приемки материалов;

- лимитно-заборные карты;

- ведомости учета остатков материалов на складе;

- материальный ярлык;

- материальные отчеты;

- карточки складского учета материалов;

- счета фактуры;

- товарно-транспортные накладные;

- маршрутные листы;

- акты закупки запасов;

- акты о браке;

- ведомости о браке;

- карты движения кроя;

- накладные на сдачу готовой продукции;

- опись-акт уценки товаров и продукции, которая осталась, и остатков

запасов;

- налоговые накладные;

- требования на внутренне перемещение запасов;

- ордера складов и т.п.

5 – книги складского учета;

6 – инвентарные карточки;

7 – сальдовые книги, карточки количественно-стоимостного учета;

8 – книги учета приобретений и продажи товаров;

9 – разработочная таблица №1 по учету списания материалов, начисляется заработной платы и отчисления от неё;

10 – разработочная таблица №8 по учету МПБ.

11 – ведомость №10 по учету движения производственных запасов на складах;

12 – ведомость №11 по учету движения материалов в цехах запасов на складах;

13 – журналы-ордера №6,7,5,5-А;

14 – главная книга;

15 – акты предыдущих проверок, заключения и другая документация, которая обобщает результаты контроля;

16 – отчетность – контролеру необходимо знать порядок отражения хозяйственных операций по учету производственных запасов в регистрах учета и отчетности (таблица 2.1.15)

Таблица 2.1.15

Отражение запасов в регистрах учета и отчетности.

2.2. Контроль за сохранностью

производственных запасов на складах.

Методом обследования складских помещений, выявляются условия хранения производственных запасов, соответствуют ли они требованиям обеспечения их сохранности.

Основные направления контроля по операциям с производственными запасами представим в виде рисунка (схема 2.2.16)

Рис. 2.2.16 Основные направления контроля по операциям с запасами.

Рассмотрим основные направления контроля подробнее.

І. Проверка организации сохранности материалов на предприятии.

Во время проведения инвентаризации производственных запасов производится обследование на предмет обеспечения сохранности запасов от возможных краж, порчи, пожаров, а именно:

1. состояние охраны складских помещений (наличие решеток на окнах, регистрация в журнале сдаче объектов под охрану и их приемку, наличие сигнализации и т.п.);

2. состояние противопожарной безопасности;

3. соблюдение санитарных норм, температурных режимов, порядка складирования запасов;

4. обеспечение складов весоизмерительными приборами и техникой с целью установления сроков их клеймения и проверки соответствующими специалистами.

Однако, на исследуемом предприятии по нашему мнению, руководство (как уже было сказано в предыдущем разделе 1.5) не обращает внимания на состояние складских помещений и сохранность производственных запасов.

ІІ. Проверка закрепления материальной ответственности за работниками, которые производят приемку, хранение и отпуск производственных запасов. При этом в отделе кадров предприятия необходимо проверить методом обследования личных дел, своевременно ли составлены с материально ответственными лицами соглашения о полной материальной ответственности, а в бухгалтерии – наличие актов приемки-передачи производственных запасов при увольнении с работы одних и приему на работу новых работников.

Методом сравнения данных об остатках производственных запасов в главной книге и оборотных ведомостях по материально ответственным лицам и анализа данных о фактически отработанном времени за исследуемый период на личных счетах расчетов по заработной плате устанавливается «фиксированные» материально ответственные лица.

ІІІ. Проверка соблюдения работниками установленных правил, которые касаются приемки и отпуску запасов, своевременность и правильность ведения записей в карточках складского учета.

IV. Проверка организации пропускной системы при вводе и выводе материалов с предприятия. При этом анализируются данные книги регистрации пропусков, акты проверки органов правопорядка, приказов о используемых методах по ликвидации нарушений.

V. Проверка подбора кадров материально ответственных лиц (имеют ли они специальную подготовку, не привлекались ли раньше к уголовной ответственности за кражи).

VI. Проверка правил складирования производственных запасов (сгруппированы ли они по сортам, типам, есть ли на них ярлыки, в которых указан номенклатурный номер, единицы измерения и нормативы запасов).

VII В случаях наличия на предприятии специфических материалов, проверяется, есть ли специальные склады для их хранения.

Систематизация данных о нарушениях в организации запасов дает возможность обосновать критерии для выбора объектов инвентаризации по конкретным материально ответственным лицам, видам и номенклатуры производственных запасов, где наиболее большая вероятность недостач, краж, фактов бесхозяйственности и утере материалов.

Контроль за операциями с производственными запасами начинают с проверки их сохранности. Самым наилучшим приемом является инвентаризация. Она может быть полной и выборочной. Полная инвентаризация проводится в случаях, когда проверяющие имеют информацию о кражах. Во всех других случаях проводят выборочную инвентаризацию тех материалов, на которые указывает контроль.

Главной целью инвентаризации является определение фактического наличия и состояния имущества объекта инвентаризации.

Объекты инвентаризации представлены по рис.2. 2. 17.

Рис.2.2.17 Объекты инвентаризации.

До начала инвентаризации заведующий складом должен составить последний на момент проверки отчёт. Этот отчёт проверяется контролёром и сдаётся в бухгалтерию для учёта.

Потом заведующий складом даёт расписку о том, что все документы, которые относятся к оприходованию или расходованию материалов, включенные в отчёт, не оприходованные и не списанных на расход материалов на складе нет.