diplom (Бухгалтерский учет и отчетность в бюджетных организациях), страница 13

Превышение установленных норм является нарушением бюджетной дисциплины, и вышестоящая организация имеет право уменьшить финансирование по соответствующим статьям на сумму превышения фактического остатка материалов против норм.

Для учета материальных ценностей необходима правильная организация складского хозяйства.

Систематизированный перечень всех материалов, используемых в учреждении, с точным их наименованием представляет единую номенклатуру.

Каждому наименованию материалов в этом перечне присваивается постоянный номенклатурный номер, устанавливается единица измерения. При наличии большого количества различных материалов для правильности их учета разрабатывается классификация с учетом характеристик, сортов, размеров и свойств материалов, т.е. деление их на группы и подгруппы. Для сокращения учетной номенклатуры материалов и упрощения учета, однородные и близкие по свойствам материалы могут объединяться под одним номенклатурным номером. Например, возможна такая структура номенклатурного номера: первые две цифры обозначают номер балансового счета, третья – номер группы, четвертая – номер подгруппы, две последние – порядковый номер материала в подгруппе. Присвоенный материалам номенклатурный номер проставляется во всех документах по учету наличия и движения материалов, что необходимо для их последующей обработки.

Материалы оцениваются в учете и в бухгалтерском балансе по ценам их приобретения. Транспортные расходы по доставке материалов списываются на соответствующие статьи расходов в зависимости от ассигнований, за счет которых приобретались материалы.

В организации установлен четкий порядок, обеспечивающий своевременный контроль за фактическим поступлением материалов. Принимая материальные ценности заведующий складом (кладовщик) обязан проверить соответствие количества, сорта и качества поступивших материалов по данным, указанным в документах.

1. Классификация и оценка материальных запасов.

Классификация материалов положена в основу их учета по синтетическим счетам. Для учета материальных запасов в нашей организации используют следующие счета:

• 06 "Материалы и продукты питания";

• 07 "Малоценные предметы".

Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения или учетным ценам. Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов, наценки, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешнеэкономическим организациям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.

Исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Поэтому фактическую себестоимость заготовления исчисляет лишь небольшая часть организаций по основным видам сырья или материалов.

В большей части организаций текущий учет материальных ценностей ведут по твердым учетным ценам – по средним покупным ценам, по плановой себестоимости и др. Отклонение фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов.

Определение фактической себестоимости материальных ресурсов разрешается производить следующими методами оценки запасов:

• по средней себестоимости;

• по себестоимости первых во времени закупок (метод ФИФО);

• по себестоимости последних во времени закупок (метод ЛИФО).

Первый способ оценки материальных ресурсов является традиционным для нашей отечественной учетной политики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списываются на производство, как правило, по учетным ценам, а в конце месяца – соответствующая доля отклонений фактической себестоимости материальных ресурсов от стоимости их по учетным ценам.

При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход – первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене первой закупленной партии, затем по цене второй партии и так далее в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

При методе ЛИФО применяют другое правило: последняя партия на приход – первая в расход. При этом правиле вначале списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей и так далее.

Пример оценки расхода 100 единиц материалов по методам ФИФО и ЛИФО приведен ниже в таблице 3.

Таблица 3

Оценка материалов по методам ФИФО и ЛИФО

Применение указанных методов оценки материальных ресурсов ориентирует организации на организацию аналитического учета материалов по отдельным партиям (а не только по видам материалов).

Единицей учета материальных ценностей является каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т. е. каждый номенклатурный номер.

1. Документальное оформление поступления и расходования материалов.

Первичные документы по приходу и расходу материальных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета.

Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и МБП. На поставку товаров организация заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения.

В этом отделе ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т. д. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

Поступающие в организацию материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные документы, накладные (приложение 18).

Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям.

При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов, составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет актом приемки материалов, который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В состав комиссии приглашают представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации.

Акт составляют также при приемке материалов, поступивших в организацию без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозка материалов осуществляется автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходования материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый – является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортные накладные применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной.

В случае наличия такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Поступление на склад материалов, оставшихся от ликвидации основных средств оформляют односторонними или многосторонними накладными на внутреннее перемещение материалов.

Поступление на склад материалов может осуществляться через подотчетных лиц, которые приобретают материалы в организациях торговли за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт, составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены.

Подотчетное лицо отражает в акте также паспортные данные продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Материалы отпускают со склада организации на хозяйственные нужды, на сторону и др.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организация осуществляет соответствующие организационные мероприятия.

Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела.

Все службы организации должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск материалов со склада, а также выдавать разрешение на вывоз материалов из организации.

Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны. Выдача материалов со склада производится по следующим документам:

• накладная (требование) ф. 434, применяется при выдаче материалов со склада и перемещении материалов внутри учреждения. Накладная выписывается в одном экземпляре (приложение 19);

• меню-требование ф. 299 применяется для выдачи продуктов питания со склада. Составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. С расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию не реже 2 раз в месяц (приложение 20);

• ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф.410, применяется для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца. Записи в ведомости производят не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов оставляют определенное количество строк, с тем, чтобы в конце месяца по каждому из материалов можно было подсчитать общий итог (приложение 21);

• путевой лист применяется для списания в расход автомобильного бензина. Бензин списывается по фактическому расходу, но не выше норм, установленных и утвержденных для отдельных марок автомобилей (приложение 22).

Списание материалов и продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам.

Возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, бутылки и т. п.), как свободная, так и находящаяся под материальными ценностями, учитывается по соответствующим группам или видам по ценам, указанным в счетах поставщиков.

При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара реализована, относится на фактические расходы по соответствующей статье бюджетной классификации.

1. Учет материалов на складах и в бухгалтерии.

Для обеспечения деятельности соответствующими материальными ресурсами в организациях создаются специализированные склады для хранения материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Каждому складу присваивается определенный номер, который впоследствии указывается на документах, относящихся к операциям данного склада.

Склады обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.