161619 (Організація обліку грошових коштів в касі), страница 2

* установлення розпорядженням керівника підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і неприпустимість виконання касових операцій по неоформлених документах.

* кількість грошей у касі, так званий ліміт, повинна бути обмежена і встановлюється банком. Ліміт залишку наявних коштів у касі встановлюється в розмірі, необхідному для виплати невідкладних витрат.

Підприємства самостійно визначають ліміт наявних у їхніх касах і розрахунки потреб наявної маси з урахуванням їхньої виробничої необхідності і розміщення.

З метою контролю головний бухгалтер не рідше одного разу на місяць повинний перевіряти наявні кошти в касі, складати акт (додаток 5) і доповідати керівнику підприємства. Керівник підприємства відповідає за зберігання готівки, правильне і доцільне їхнє використання. Відповідно до підпункту «р» пункту 73 Інструкції № 4 і пункту 7 Порядку № 21 підприємства не мають права використовувати кошти, отримані в банку, на інші цілі, крім тих, що зазначені в чеку.

У випадку використання наявних коштів, отриманих у банку, не по цільовому призначенню, до підприємства відповідно до Указу № 436 застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу в розмірі витрачених сум.

Касові документи варто зброшурувати окремо від бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію, і при здачі в бухгалтерський архів необхідно фіксувати в архівній книзі факт прийняття касових документів.

Бухгалтерія після одержання звіту касира робить перевірку обґрунтованості всіх записів у звіті, проставляє кореспонденцію рахунків на кожному документі і заповнює журнал-ордер № 1 із кредиту рахунку 30 «Каса» у дебет рахунків обліку виробничих витрат, матеріальних цінностей, розрахунків із працюючими, із підзвітними особами й ін. наприкінці місяця в журналі-ордері № 1 і відомості № 1 підраховують прихід і витрати коштів і визначають на перше число такого місяця залишок грошей у касі, що повинний бути рівнозначним показнику у касовій книзі.

Відповідно до інструкції з журнально-ордерної форми обліку необхідно використовувати журнал-ордер № 1 і відомість № 1.

Підсумкові дані записують у головну книгу.

Для обліку залишків і руху наявних коштів у бухгалтерії Ткаченко Н.М. [12] рекомендує використовувати активний рахунок 30 «Каса» із такими субрахунками (по старому Плану рахунків):

Сума розрахунків наявними коштами одного підприємства (приватного підприємця) із другим протягом дня не повинна перевищувати 10000 грн. по одному або декільком платіжним документам. У випадку здійснення розрахунків наявними коштами одного підприємства з другим понад установлену суму відповідальність за дане порушення несе підприємство-покупець [14]. Сума перевищення одноразово включають розрахунково в суму фактичного залишку готівки в касі платника на кінець дня з подальшим порівнянням отриманої суми з установленим лімітом залишку готівки каси [15]. Якщо ліміт залишку готівки в касі перевищений, до підприємства застосовується фінансова санкція у виді штрафу в дворазовому розмірі виявленої понадлімітної готівки [13].

По Плану рахунків бухгалтерського обліку рахунок 30 "Каса" призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства [16]. Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті"

302 "Каса в іноземній валюті"

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів із каси підприємства.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо) відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

Таблиця 1. Типові проводки, які застосовуються при обліку операцій на рахунку 30 "Каса"

Для відображення в бухгалтерському обліку здійснених касових операцій використовуються визначені первинні документи, облікові регістри і форми фінансової звітності.

1. Первинні документи:

• прибуткового касові ордера; видаткового касові ордера;

• квитанції на внесок наявними в банк;

• корінці чекової книжки;

• розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості;

• трудові угоди;

• акти інвентаризації каси;

• звіти про відрядження, чеки на придбання ТМЦ за готівку (як правило, на малих підприємствах).

2. Облікові регістри:

• журнал реєстрації первинних документів по касі;

• касова книга;

• звіт касира;

• журнал-ордер № 1 й відомість № 1;

• головна книга.

3. Звітні документи:

• баланс підприємства.

В роботі питанню обліку касових операцій виділена велика увага, тому що каса є на будь-яких підприємствах і являється предметом особливого контролю з боку державних органів.