Як ми бачимо, облік касових операцій достатньо жорстко регламентований законодавством при тому, що документообіг при вчиненні цих операцій дуже ємний.

2. Організація обліку грошових коштів в касі на прикладі сумської науково-дослідної станції “Семичи”

2.1 Організаційно-економічна характеристика підприємства.

Сумська науково-дослідна станція “Семичи” була заснована розпорядженням Міністерства сільського господарства України № 218 від 20.06.2008 року на базі дослідної станції КСГ пгт Сад.

Підприємство створено з метою одержання прибутку за рахунок науково-дослідних й інших видів виробничо-господарської і підприємницької діяльності.

Підприємство діє на основі повного госпрозрахунку і самофінансування. Предметом і основними напрямками діяльності підприємства являються: розробка нових і удосконалення чинних технологій вирощування сільськогосподарських культур; проведення робіт із метрологічного, патентно-інформаційного забезпечення і стандартизації, аналітичних досліджень; розробка й удосконалення технологічного устаткування по переробці сільськогосподарської сировини, систем автоматизованого керування технологічними процесами виробництва.

Причиною невідповідності обмеженням багатьох показників є діяльність підприємства - будівельно-ремонтні роботи зв'язані з довгостроковим залученням великих засобів, як власних так і позикових. Отже подібна динаміка коефіцієнтів є нормальним явищем для підприємства й у цілому його положення стійке (табл. 2.).

Як видно з таблиці, збільшення відбулося майже по всіх статтях, що характеризує фінансову стійкість підприємства, що є позитивним чинником.

У такий спосіб значне збільшення джерел власних засобів (п.1) відбулося головним чином за рахунок відображення в балансі прибутку від робіт виконаних у плині періоду. Це дозволило збільшити підприємству основні фонди (п.2) головним чином за рахунок придбання нових основних засобів. Значний залишок власних засобів (п.3) дозволив підприємству обійтися без позикових засобів (п.4 і 6) і сформувати значний резерв (п.7). Загальна величина запасів і витрат знизилася, головним чином за рахунок зменшення виробничих запасів.

2.2 Стан організації обліку готівкових коштів в НДС “Семичи”

Як будь-яке підприємство, науково-дослідна станція має свою касу.

Організація прийому, видача і збереження грошей у касі інституту, а також оформлення касових операцій ведеться відповідно до «Порядку ведення касових операцій у національній валюті в Україні», затвердженому постановою Правління Національного банки України [14].

Облік касових операцій здійснюється на підставі "Типових форм первинного обліку касових операцій"[20].

Кошти підприємства знаходяться в банку. У касі знаходяться тільки кошти в межах ліміту каси. На 2009 рік банком для НДС “Семичи” був встановлень ліміт у розмірі 150 грн.

Вся готівка понад установлені ліміти залишку готівки в касі здається касиром у порядку й у терміни, установлені банком для зарахування їх на розрахунковий рахунок підприємства.

Оскільки НДС “Семичи” одночасно з науковими розробками займається і торгівельно-комерційною діяльністю, у касу надходить виручка від реалізації товарів, робіт, послуг. Ця виручка використовується в необхідних розмірах для забезпечення своєї господарської діяльності. Єдине, куди не використовується ця виручка - на виплату заробітної плати.

Кошти на виплату заробітної плати одержуються з каси банку після того, як зроблені перерахування в Пенсійний фонд, Фонд соціального страхування, місцевий бюджет, Фонд сприяння зайнятості населення.

Таблиця 3. Облік видачі заробітної плати в НДС “Семичи”

При встановленні лімітів залишку готівки в касі враховується, що підприємство має право зберігати гроші на протязі 3 робочих днів (включаючи день одержання грошей у банку) понад установлений ліміт, отримані для виплати заробітної плати, заохочень, компенсацій. Після закінчення термінів, суми наявних, не використаних по призначенню коштів, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня.

Касир одержує кошти з каси банку по грошовим чекам. Чеки зброшуровані в чекові книжки, які інститут отримує у відділенні банку по заяві і зберігаються в сейфі каси разом з грішми. Для отримання грошей у касі банку чеки завіряють підписами директора інституту або його заступника; головного бухгалтера або її заступника І скріплені печаткою; також в чеку вказані прізвище, ім'я, по- батькові касира (або особи, на яку оформлене доручення на одержання коштів); одержуваної суми і мети, на яку будуть витрачатися кошти.

Видача готівки під звіт проводиться з каси при умові повного звіту конкретної підзвітної особи по раніше виданим під звіт сумам. Сам видатковий ордер виписує бухгалтер, завіряє підписами директора і головного бухгалтера і передає касиру.

Особа, що одержали готівку під звіт представляє у бухгалтерію звіт про витрачені суми. Кошти, що були отримані, але не витрачені, повертаються в касу не пізніше 3 робочих днів по завершенні відрядження, а ті кошти, що були видані на інші цілі - не пізніше 10 робочих днів з дня видачі їх під звіт і здаються в касу банку не пізніше наступного дня.

Таблиця 4. Порядок відображення використання підзвітних сум на матеріалах НДС “Семичи” за січень 2009 р.

Надходження грошів у касу оформляється прибутковими касовими ордерами (додаток №1), підписаними головним бухгалтером, або її замісником.

При прийомі грошей видається квитанція з підписом головного бухгалтера або її заступника і касира, завірена штампом касира.

Таблиця 5. Відображення в обліку розрахунок з постачальником готівковими коштами

Видачу грошей касир проводити лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері. Якщо гроші видаються по дорученню, то в тексті ордера після прізвища, ім'я і по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказуються прізвище, ім'я і по-батькові особи, якій довірено отримання грошей. Доручення залишається в касира і прикріплюється до видаткового касового ордера.

Якщо виплати провадяться по платіжних відомостях, на титульному листі робиться надпис, що дозволяє видачу грошів за підписом директора і головного бухгалтера або її замісника з указівкою термінів видачі грошей і суми прописом. В кінці відомості робиться запис про фактично витрачену суму. На загальну суму виданих по відомості грошей виписується видатковий касовий ордер (додаток № 2).

Прибуткові та видаткові касові ордери реєструються касиром у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (додаток 3).

Всі надходження і видача грошових коштів підприємства записують у касову книгу (додаток 4), яка обов'язково пронумерована, прошнурована й скріплена печаткою. Кількість листів у книзі завірена підписом директора і головного бухгалтера підприємства.

Записи в касовій книзі ведуться в двох екземплярах через копіювальний папір кульковою ручкою. Інший екземпляр (відривний), який служити в якості звіту касира, разом з прибутковими і видатковими документами здається в бухгалтерію інституту. Обидва екземпляри листів нумеруються однаковими номерами.

В тих випадках, коли в касовій книзі робляться поправки, вони завіряються касиром і головним бухгалтером.

Записи в касову книгу проводяться касиром в кінці робочого дня, коли підраховуються підсумки за день, виводиться залишок грошей у касі на наступне число.

Отримані касові звіти і документи обробляються в бухгалтерії. Кожен запис перевіряється по суті, звіряється з первинним документом. Залишок грошей на початок дня по звіту касира звіряється з залишком грошей на кінець дня, показаним у попереднім звіті, і перевіряється правильність виведених оборотів і залишків.

Касові документи після звіту касира і його обробки в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, переплітаються і зберігаються на протязі 36 місяців по закінченні календарного року.

У тих випадках, коли касир перебуває у відпустці, по письмовому розпорядженні директора, обов'язки останнього виконує бухгалтер, з яким складена угода про матеріальну відповідальність.

На підставі обробленого звіту касира, бухгалтером ведеться облік касових операцій у журналі-ордері № 1 по рахунку 30 "Каса". По дебету рахунка 30 відображаються надходження грошей в касу, а по кредиту рахунка 30 відображається їх видача.

У кінці місяця в журналі-ордері № 1 підраховують підсумок надходження і витрат готівкових коштів, у тому числі в розрізі кореспондуючих рахунків, і визначають залишок грошей в касі на 1-е число наступного місяця, котрий повинен бути тотожний тому ж показнику в касовій книзі. Підсумкові данні записуються в Головну книгу.

Самостійна здача грошової готівки в касу банку оформляється випискою об'явлення на внесок готівки, що складається з трьох частин; власне об'явлення - документа, що служить підставою для зарахування готівки на рахунок підприємства; квитанції - документа з відміткою каси ОД УСБ, котрий вручається особі, яка вносить гроші, і служить підтвердженням для списання в витрати відповідних сум по касі підприємства; ордера - що прикладається до виписки банку як підстава правомірності зарахування коштів на поточний рахунок підприємства.