ГОСТ 2.503-90 (ГОСТ 2.503-90 (СТ СЭВ 1631-79, СТ СЭВ 4405-83)), страница 5

Графы 1, la, 2, 4, 5, 12, 13, 17, 23 не заполняются.

6.3. При наступлении даты, указанной в графе 7, если ПИ не было погашено ИИ, не переоформлено в ИИ и не было аннулировано, действие ПИ прекращается.

7. На находящихся в производстве копиях документа, к которому выпущено ПИ, на поле для подшивки делают запись или проставляют штамп, например, «Действителен с АБВГ.58—89ПИ» («Действителен с К.72—89ПИ») с подписью лица, сделавшего эту запись, и указывают дату записи.

Копии документов на опытный образец (опытную партию) и на изделия единичного и вспомогательного производства допускается изменять по ПИ с соответствующими отметками в таблице изменений по ГОСТ 2.104 (за исключением графы «Изм.») или в блоке внесения изменений по ГОСТ 3.1103 (за исключением графы 16), без записи или штампа «Действителен . . . ».

8. При выпуске документа или замене его документом с новым обозначением по ПИ, эти новые документы нигде не учитывают, а на поле для подшивки таких документов делается запись или проставляется штамп, например:

«Действителен с АБВГ.37—89ПИ» или «Действителен с К.24—89ПИ».

9. Подлинники ПИ, выпущенные на предприятии — держателе копий документов, высылают предприятию—держателю подлинников документов для рассмотрения. Если предприятие — держатель подлинников принимает ПИ, то оно высылает предприятию—держателю копий документов копии ИИ, в котором указывают о погашении ПИ или копии ПИ переоформленного в ИИ.

Если предприятие—держатель подлинников не принимает присланное ПИ, то оно сообщает об его отклонении. В этом случае предприятие—держатель копий аннулирует отклоненное ПИ другим ПИ или действие ПИ прекращается после наступления даты, указанной в графе 7 ПИ.

10. Погашение ПИ извещением об изменении

10.1. При выпуске ИИ о погашении ПИ, содержание которых полностью вносят в подлинник, в графе 18 ИИ указывают, например:

«Погасить АБВГ.18—90ПИ с внесением изменений в подлинник».

10.2. При выпуске ИИ о погашении ПИ, содержание которых не полностью вносят в подлинник, а также о погашении ПИ, выпущенных предприятием — держателем копий, в графе 18 ИИ приводят необходимое содержание изменений, а в конце текста указывают, например:

«Данным извещением погашается АБВГ.83—90ПИ».

11. При переоформлении ПИ в ИИ незаполненные графы подлинника ПИ заполняют в соответствии с приложением 2.

12. Аннулирование ПИ производят выпуском ИИ или выпуском нового ПИ.

12.1. При выпуске ИИ об аннулировании ПИ, в графе 18 ИИ делают запись, например, «АБВГ.86—89ПИ аннулировать» или «К.49—89ПИ аннулировать», при этом графу 17 прочеркивают. Сведения об этом ИИ в подлинник документа и его копии не вносят.

12.2. Если в выпущенном ПИ в графе 18 обнаружены ошибки, то выпускают новое ПИ под другим обозначением.

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Рекомендуемое

ВЫПОЛНЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО

ИЗВЕЩЕНИЯ

1. Дополнительное предварительное извещение (ДПИ) выполняют на формах 1 и 1а приложения 2 и составляют на одно ПИ в случае, предусмотренном п. 1.11 стандарта.

2. Обозначение ДПИ состоит из обозначения ПИ, к которому оно составлено, и кода «ДПИ» вместо кода «ПИ», например, обозначение ПИ — АБВГ.32—89ПИ, обозначение ДПИ к нему—АБВГ.32ДПИ.

3. На подлинниках и копиях ПИ, к которым выпущено ДПИ, в верхней правой части первого (заглавного) листа ПИ над рамкой ПИ указывают, например, «Действителен с АБВГ.32—89ДПИ».

4. Заполнение граф ДПИ:

графы 1, la, 4, 8, 9, 19—22 заполняются так же, как в ПИ;

в графе 6 указывают обозначение ДПИ;

в графе 18 указывают содержание изменения, вносимого в ПИ, если это содержание не вошло в другие графы ДПИ;

остальные графы не заполняют.

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Рекомендуемое

ПРЕДЛОЖЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

1. Предложения об изменении (ПР) оформляют на формах 1 и 1а приложения 2.

2. ПР присваивают обозначение согласно п. 3.2 настоящего стандарта с добавлением кода «ПР», например, АБВГ.27-89ПР.

3. В целях возможности использования ПР для переоформления в ИИ их выполняют так же, как ПИ, в соответствии с приложением 5, с учетом следующих дополнений:

предлагаемую причину изменений и производственно-технические указания излагают в сопроводительном письме к ПР;

в графе 6 указывают обозначение ПР;

в продублированных графах 19—22 указывают характер работы (должности), фамилии лиц, подписывающих ПР, их подписи и даты подписания. Подписи составителя ПР, нормокотролера и представителя заказчика, при его наличии, обязательны.

4. Если, в связи с предполагаемым выпуском ИИ по данному ПР, возникает необходимость замены подлинников изменяемых документов или выпуска новых документов, то предприятию—держателю подлинников вместе с ПР предприятие — держатель копий высылает указанные документы в виде проектов подлинников, которые выполняют в соответствии с требованиями к подлинникам, при этом фамилии, подписи и даты в основной надписи не проставляют, а проект подлинника на предприятии—держателе копий визируют на поле подшивки аналогично правилам, установленным для заполнения основной надписи. Допускается на поле для подшивки проекта подлинника проставлять обозначение ПР, с которым высылают проект данного подлинника предприятию — держателю подлинников.

5. Предприятие—держатель подлинников может использовать полученные ПР для переоформления в ИИ, при этом оно должно быть проверено, при необходимости, дополнено и оформлено в соответствии с правилами оформления ИИ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Обязательное

ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

С ЗАКАЗЧИКОМ И ЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ

1. Общий порядок согласования изменений документов⁵ с заказчиком должен производиться по соответствующей нормативно-технической документации.

2. Все ИИ и ПИ независимо от содержания предлагаемых изменений должны быть согласованы с представителями заказчика на предприятиях—держателях подлинников.

3. ИИ и ПИ до представления на согласование представителю заказчика на предприятии—держателе подлинников должны быть оформлены всеми необходимыми согласующими подписями.

4. ПИ и ПР предприятия—держателя копий перед направлением предприятию—держателю подлинников должны быть согласованы с представителем заказчика на предприятии—держателе копий.

5. Представителю заказчика с ИИ и ПИ представляют при необходимости технические расчеты (отчеты по испытаниям), обосновывающие целесообразность и необходимость вносимых изменений.

Если представитель заказчика не согласен с предлагаемыми изменениями, то он об этом дает обоснованное заключение.

________

⁵ В данном приложении рассматривают документы, утвержденные (согласованные) с заказчиком (представителем заказчика), а также документы, неутвержденные (согласованные) им, но по которым ведут (вели) постановку изделий заказчику.

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Рекомендуемое

УЧЕТ ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ И ПР

1. Все оформленные ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР с приложениями, при их наличии, передают в службу технической документации (СТД) предприятия.

Одновременно в СТД передают подлинники, выпущенные в связи с заменой или добавлением листов изменяемых документов, а также вновь введенные или замененные подлинники.

2 При приемке подлинников ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР проверяют:

наличие подписи лица, производящего нормоконтроль;

наличие всех листов этих документов;

наличие вновь выпущенных и замененных документов;

пригодность их для хранения и размножения.

3. Все ИИ, ПИ и ПР, выпускаемые на данном предприятии, подлежат регистрации в книге регистрации извещений об изменении, предварительных извещений и предложений об изменении (далее—книге регистрации), при этом на всех листах ИИ, ПИ и ПР и приложениях к ним проставляют обозначение по книге регистрации. В проектах подлинников документов, прикладываемых к ПР в соответствии с п. 4 приложения 7, обозначение ПР не проставляют.

4. На одном экземпляре копий ИИ и ПИ на лицевой стороне всех листов ставят штамп «Контрольный экземпляр».

5. На основании ИИ и ПИ вносят все связанные с ними изменения учетных данных в инвентарную книгу подлинников и карточки учета документов в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501.

6. Ведение книги регистрации

6.1. Книга регистрации предназначена для регистрации НИ, ПИ и ПР и ведется в пределах предприятия.

6.2. Книга регистрации ведется по форме 4.

6.3. Книги регистрации ИИ, ПИ и ПР ведут, как правило, отдельно для конструкторских и технологических документов. Допускается вести одну книгу регистрации для конструкторских и технологических документов.

6.4. ИИ, ПИ и ПР регистрируют в отдельных книгах, при этом книги регистрации ведут отдельно для документов, выпущенных данным предприятием и полученных от других предприятий.

6.5. В книге регистрации указывают:

в графе «Дата» — дату поступления ИИ, ПИ или ПР в СТД предприятия;

в графе «Кем выпущен»: для ИИ, ПИ и ПР данного предприятия — код (номер) или краткое наименование подразделения, выпустившего их; для ИИ и ПИ других предприятий — номер или краткое наименование подразделения, ответственного на данном предприятии за изготовление и учет изделий;

в графе «Сдано в СТД» — подпись сотрудника СТД, принявшего ИИ, ПИ и ПР и дату их получения;

в графе «Примечание» — различные отметки; например: для срочного ИИ — время принятия ИИ в СТД, для ПИ—ссылку на обозначение ИИ, которым погашено ПИ, и т.д. В данной графе для ИИ и ПИ указывается, что оно действует соответственно с ДИ и ДПИ;

графы «Номер изменения», «Код изменения» и «Срок изменения» заполняют так же, как соответствующие графы ИИ;

остальные графы заполняют в соответствии с их наименованиями.

7. Лист учета извещения и предварительного извещения

7.1. Лист учета извещения и предварительного извещения (далее—лист учета) предназначается для учета рассылки копий ИИ или ПИ внешним абонентам документов, изменяемым по данным ИИ или ПИ и подразделениям данного предприятия, а также для учета проведения изменений по ИИ или ПИ на данном предприятии.

7.2. Лист учета выполняют по форме 5 и заполняют на основании ИИ или ПИ и карточек учета документов и абонентских карточек по ГОСТ 2.501 или карточек учета применяемости документации по ГОСТ 3.1201.

Книга регистрации извещений, предварительных извещений и предложений об изменении

Форма 4

Лист учета извещения и предварительного извещения

Форма 5

7.3. В листе учета указывают:

в заголовке — обозначение ИИ или ПИ и обозначение изменяемого документа;

в графах «Местонахождение» и «Кол. экз.» — соответственно абоненты учтенных копий документов и количество экземпляров копий, числящихся за абонентом.

Подпись сотрудника СТД заполнившего данные графы и заголовок листа учета, и дату заполнения указывают ниже сделанных записей;

в графе « » — подпись сотрудника подразделения, получившего ИИ или ПИ, или сотрудника СТД, составившего опись в соответствии с п. 9, и дату;

в графе «№ и дата описи» — порядковые номера описей и даты их составления;

в графе «Исправлено» — подпись лица, произведшего изменения (замену, исправление, аннулирование) копий документов на данном предприятии в соответствии с ИИ, и дату изменения.

8. Опись извещений и предварительных извещений (далее — опись)

8.1. Опись является сопроводительным документом к копиям (или дубликатам) ИИ или ПИ и прилагаемым к ним копиям (или дубликатам) документов рассылаемых другим предприятиям.

8.2 Опись составляют по форме 6.

Опись извещений и предварительных извещений

Форма 6

8.3. Заполнение всех граф описи производят в соответствии с их наименованиями, указанными в форме.