ГОСТ 2.503-90 (ГОСТ 2.503-90 (СТ СЭВ 1631-79, СТ СЭВ 4405-83)), страница 4

Если часть подписей разработчиков и лиц, с которыми должно быть согласовано ИИ не размещается на первом листе, то их можно перенести на второй лист, при этом в правом углу второго листа делают надпись, например: «Продолжение титульного листа извещения АБВГ.41—90».

Для технологической документации титульный лист составляют по ГОСТ 3.1105, при этом поля 1, 2, 3, 4 заполняют аналогично полям 1, 3, 5, 6 титульного листа для конструкторской документации. Поля 5, 6 и основные надписи не заполняют.

Графа 23.

При автоматизированном внесении изменения в графе проставляются реквизиты лица, внесшего изменение в информацию на носителе данных и дата внесения изменения.

2. Журнал изменений

2.1. Журнал изменений (далее—журнал) выполняют на форме 2.

2.2. Заполнение журнала

В журнале указывают:

в графе 1 — порядковый номер изменений по данному журналу, общий для всех одновременно производимых изменений в одном документе;

в графе 2 — дату записи в журнале;

в графе 3 — обозначение изменяемого документа;

в графе 4 — содержание изменяемого участка (графическое, текстовое и т.д.) и дают указания об использовании или доработке задела.

При необходимости допускается наклеивать или помещать в виде приложения копии изменяемых документов. При этом в графе 4 указывают «См. приложение...»;

в графе 5 — должности, фамилии, подписи соответствующих лиц, дату подписания и согласующую подпись заказчика (представителя заказчика) при его наличии;

в графе 6 — сведения о внесении изменений в подлинники;

в графе 7 — сведения о внесении изменений в копии или о замене копий;

в графе 8 — при необходимости дополнительные сведения о внесении изменений.

2.3. Внесение изменений по журналу

2.3.1. По журналу в соответствии с п. 1.5 настоящего стандарта, производят изменения конструкторских документов до присвоения литеры «О₁ » на изделия вспомогательного и единичного производства разового изготовления с литерой «И».

Примечание. Для отдельных изделий допускается вносить изменение по журналу в конструкторскую документацию с литерой O₁ с последующим оформлением ИИ. Возможность применения указанного допущения в каждом конкретном случае определяется по согласованию между разработчиком и заказчиком (представителем заказчика).

2.3.2. Ведение журнала

2.3.2.1. Журнал ведут для каждого изделия отдельно. Допускается при небольшом объеме документов на изделие вести один журнал на несколько изделий.

2.3.2.2. Листы (страницы) каждого журнала прошнуровывают и пронумеровывают по порядку. На оборотной стороне последнего листа указывают общее количество листов (страниц) в журнале, заверяют подписью лица, ответственного за выдачу журнала, с указанием даты подписи.

2.3.2.3. Журнал заполняют тушью, чернилами или пастой черного или синего цвета.

Записи следует делать четкими и разборчивыми.

Исправления и перечеркивания заверяют подписью.

2.3.2.4. Каждому журналу присваивают порядковый регистрационный номер.

2.3.3. Внесение изменений по журналу в копии документов

2.3.3.1. Внесение изменений в копии документов производят путем непосредственного исправления копий и их замены. Изменения в копии документов вносят тушью, чернилами или пастой черного цвета.

2.3.3.2. Внесение изменений в копии документов по журналу выполняют так же, как внесение изменений в подлинник, при этом в таблице изменений по ГОСТ 2.104 указывают:

в графе «Изм.» — порядковый регистрационный номер изменения по журналу с буквой «Ж», например, «2Ж»;

в графе «№ докумен.» — регистрационный номер журнала;

графу «Лист» — прочеркивают.

Аналогично заполняют графы блока внесения изменений по ГОСТ 3.1103 и графы ЛР.

2.3.3.3. Изменения вносят во все имеющиеся учтенные копии документов, находящиеся на данном предприятии, и в «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА».

2.3.3.4. Все копии документов, в которые вносили изменения по журналу, после изготовления и испытания опытного образца (опытной партии) изделия, заменяют новыми копиями, снятыми с подлинников, исправленных без выпуска ИИ в соответствии с пунктом 1.5 настоящего стандарта.

2.3.4. Внесение изменений в подлинники документов без выпуска извещения

2.3.4.1. Изменения в подлинники документов, выполненные без выпуска ИИ, должны быть внесены на основании записи в журнале.

2.3.4.2. Изменения в подлинники документов вносят подчисткой (смывкой) или выпуском новых подлинников по правилам, установленным разд. 2 настоящего стандарта. При этом таблицу изменений, блок внесения изменений или ЛР не заполняют и около каждого изменения порядковый номер изменения не проставляют.

Форма 2

ЖУРНАЛ ИЗМЕНЕНИЙ

Примечания:

1 Журнал выполняют на листах формата А4 или A3 по ГОСТ 2.301.

2. Размеры граф журнала определяет предприятие—его пользователь.

2.3.4.3. При замене в процессе внесения изменений подлинника новым с тем же обозначением инвентарный номер подлинника сохраняется.

2.3.4.4. При внесении изменений по журналу подлинники документов подвергают повторному нормоконтролю и визируются нормоконтролером на поле для подшивки этих документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Рекомендуемое

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

1. Лист регистрации изменений (ЛР) выполняют по форме 3.

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Форма 3

Примечания:

1. ЛР выполняют на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 или по ГОСТ 2.004 с вертикальным или горизонтальным расположением листа.

2. Для текстовых документов, издаваемых типографским способом, форма ЛР может быть изменена в соответствии с требованиями оформления типографских изданий.

3. Размеры граф ЛР устанавливает разработчик документа.

4. Основная надпись ЛР для конструкторских документов по ГОСТ 2.104 (форма 2), для технологических документов—по ГОСТ 3.1103.

2. ЛР предусматривают в текстовых документах в соответствии с ГОСТ 2.105, включают в общее количество листов (страниц) документа и помещают последним листом документа.

Допускается предусматривать ЛР для других видов документов, предусмотренных ГОСТ 2.102 (для конструкторских документов) и ГОСТ 3.1102 (для технологических документов).

3. ЛР, как правило, предусматривают для эксплуатационных и ремонтных документов, изданных типографским способом.

Допускается для изделий, на которые составлена эксплуатационная и ремонтная документация и не предусматривается внесение в нее изменений в процессе эксплуатации и ремонта, ЛР не предусматривать.

4. 3аполнение граф ЛР

4.1. Графы «Изм.», «№ докум.», «Подп.» и «Дата» заполняют аналогично графам таблицы изменений по ГОСТ 2.104 и графам блока внесения изменений по ГОСТ 3.1103.

4.2. В графах «Номера листов (страниц) измененных, замененных, новых, аннулированных» указывают номера листов (страниц) соответственно измененных, замененных, добавленных и аннулированных по данному ИИ.

При переиздании всего документа в графе «Номера листов (страниц) замененных» указывают «Все».

4.3. Графу «Всего листов (страниц) в докум.» заполняют в случае заполнения граф «Номера листов (страниц) новых» и (или) «Номера листов (страниц) аннулированных», в остальных случаях графу прочеркивают.

4.4. Графу «Входящий № сопроводительного докум. и дата» заполняют при внесении изменений в эксплуатационные и ремонтные документы в соответствии с правилами, установленными ГОСТ 2.603. В остальных случаях графу прочеркивают или в ЛР не предусматривают.

5. При замене всех листов подлинника в ЛР не воспроизводят номера изменений и другие данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в документ изменениям.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Рекомендуемое

ВЫПОЛНЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ИЗВЕЩЕНИЯ

1. Дополнительное извещение (ДИ) выполняют на формах 1 и 1а приложения 2 и составляют на одно ИИ в случае, предусмотренном п. 1.9 настоящего стандарта.

2. Обозначение ДИ состоит из обозначения ИИ, к которому оно составлено, и кода «ДИ», например, обозначение ИИ—АБВГ.17—90, обозначение дополнительного извещения к нему—АБВГ.17—90ДИ.

3. На подлиннике и копиях ИИ, к которому выпущено ДИ, в верхней правой части первого (заглавного) листа ИИ над рамкой ИИ указывают, например, «Действителен с АБВГ.17—90ДИ».

4. Заполнение граф ДИ:

графы 1, la, 4, 8, 9, 19—22 заполняют так же, как в ИИ;

в графе 2 указывают обозначение ДИ;

в графе 18 указывают содержание изменения, вносимого в ИИ, если это содержание не вошло в другие графы ДИ;

остальные графы не заполняют.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Рекомендуемое

ВЫПОЛНЕНИЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ИЗВЕЩЕНИЯ

1. Предварительное извещение (ПИ) выполняют на формах 1 и 1а приложения 2 и составляют на один документ, в случае, предусмотренном п. 1.10 настоящего стандарта. Допускается составлять одно общее ПИ на несколько документов, при условии проведения в них одинаковых изменений и в один срок. При этом желательно, чтобы у этих документов были одинаковые внешние абоненты.

2. ПИ выполняют в соответствии с п. 3.4 настоящего стандарта.

3. ПИ действует в производстве до его погашения ИИ, переоформления в ИИ, окончания срока действия или аннулирования.

4. На один документ допускается одновременное действие не более четырех ПИ.

5. ПИ обозначают согласно п. 3.2 стандарта с добавлением кода «ПИ» например, АБВГ.34—89 ПИ, К.89—89 ПИ.

6. Оформление ПИ

6.1. Если ПИ подлежит погашению ИИ, то его оформляют так же, как ИИ, за исключением граф 2, 5—7, 17, 23.

В графе 5 указывают дату, до наступления которой должна быть произведена соответствующая запись в копиях или изменены копии, а также, при необходимости, отосланы копии ПИ на другие предприятия.

В графе 6 указывают обозначение ПИ.

В графе 7 указывают дату, до которой действует ПИ.

Графы 2, 17 и 23 не заполняют.

6.2. Если ПИ подлежит переоформлению в ИИ, то его оформляют так же, как ИИ, за исключением граф 1, la, 2, 4, 4a, 5, 5a, 6, 7, 12, 12a, 13, 13a, 17, 19—22, 23.

В графе 4a указывают дату сдачи ПИ в СТД предприятия, выпустившего ПИ.

В графе 5a указывают дату, до наступления которой должна быть произведена соответствующая запись в копиях или изменены копии документов, а также, при необходимости, отосланы копии ПИ на другие предприятия.

В графе 6 указывают обозначение ПИ.

В графе 7 указывают дату, до которой действует ПИ.

В графе 12a дают указания об использовании задела изменяемых изделий на выпустившем ПИ предприятии.

В графе I3a дают указания о внедрении изменения в производство на выпустившем ПИ предприятии.

Графы 19—22 дублируют над имеющимися для указания в них выполняемой функции (должности) лиц, подписывающих ПИ, их фамилии, подписи и даты подписания. Подписи составившего ПИ, нормоконтролера и представителя заказчика (при его наличии) являются обязательными.