ГОСТ 2.503-90 (ГОСТ 2.503-90 (СТ СЭВ 1631-79, СТ СЭВ 4405-83)), страница 2

в соответствии с ГОСТ 19.603 — для программных документов или в листе регистрации изменений (ЛР) (приложение 3).

В документах, не имеющих ЛР, таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют на листах (листе):

первом (заглавном) нового подлинника, изготовленном в целом взамен старого:

измененных;

выпущенных вместо замененных;

добавленных вновь.

В документах, имеющих ЛР, заполняют ЛР, а таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют только на листах, выпущенные вместо замененных и добавленных вновь, при этом, при автоматизированном способе внесения изменений, заполняют только ЛР. При замене всех листов подлинника при ручном способе внесения изменений заполняют только ЛР, а при автоматизированном—ЛР и таблицу изменений, при ее наличии, на каждом листе нового подлинника.

в) В таблице изменений конструкторских документов (ГОСТ 2.104) указывают:

в графе «Изм.» — порядковый номер изменения документа.

При замене подлинника новым очередной порядковый номер проставляют, исходя из последнего номера изменения, указанного в замененном подлиннике;

в графе «Лист» на листах, выпущенных вместо замененных.—«Зам.», на листах, добавленных вновь.—«Нов».

При замене всех листов подлинника:

1) при ручном внесении изменений на первом (заглавном) листе указывают «Все»;

2) при автоматизированном способе внесения изменений таблицу изменений, при ее наличии, заполняют на каждом листе, при этом в графе «Лист» указывают «Зам».

В остальных случаях графу «Лист» прочеркивают;

в графе «№ докум.» — обозначение ИИ, при этом код предприятия, выпустившего ИИ, допускается не проставлять;

в графе «Подп.» — подпись лица, ответственного за правильность внесения изменения;

в графе «Дата» — дату внесения изменения.

Графы блока внесения изменений технологических документов (ГОСТ 3.1103) заполняют аналогично основной надписи конструкторских документов.

г) ИИ об аннулировании документов выпускают после проверки возможности исключения их применяемости в других документах.

На всех аннулированных листах подлинника и контрольной копии проставляют штамп «Аннулирован, заменен ............. извещение ..... от ................... г.».

Если аннулирование производится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.

Допускается при аннулировании всех листов документа, изданного типографским способом, или копий документов, сброшюрованных в альбом, штамп «Аннулирован, заменен ............. извещение ..... от ............... г.» проставлять только на титульном и первом (заглавном) листе.

Пункт 2.2.

Изменения в копии вносят заменой старых копий новыми, снятыми с подлинников, исправленных по извещению. В случае нецелесообразности замены копий допускается исправлять их черными тушью, чернилами или пастой по правилам, установленным для подлинников. Внесение изменений в копии подчисткой не допускается. О необходимости исправления копий указывают в графе «Содержание изменения» извещения: «Копии исправить».

Изменения в контрольные копии (при их наличии) вносят зачеркиванием одновременно с внесением изменений в подлинники. Допускается замена контрольных копий новыми. В случае замены контрольной копии на ней делают надпись по примеру: «Замена новой контрольной копией, изм. 2 извещение АБВГ.837—89» и проставляют подпись ответственного лица с указанием даты замены копии. Замененную контрольную копию допускается хранить вместе с новой.

Пункты 2.3 и 2.4.

Если недостаточно места для внесения изменений или возможно нарушение четкого изображения при исправлении, или невозможно выполнить требования к микрофильмированию, то изготовляют новый подлинник с учетом вносимых изменений и сохраняют его прежнее обозначение.

Пункты 2.4 и 2.5.

При добавлении нового листа документа допускается присваивать ему номер предыдущего листа с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита или через точку арабской цифры, например 3а или 3.1. При этом на первом (заглавном) листе изменяют общее количество листов.

В текстовых документах, содержащих в основном сплошной текст, допускается при добавлении нового пункта (раздела, подраздела, подпункта), таблицы, графического материала присваивать им номер предыдущего пункта (раздела, подраздела, подпункта), таблицы, графического материала с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита; при аннулировании пункта (раздела, подраздела, подпункта), таблицы, графического материала сохраняют номера последующих пунктов (раздела, подраздела, подпункта), таблиц, графических материалов.

При необходимости замены отдельных страниц копий документов выполненных способом двухстороннего светокопирования, заменяют полностью листы.

Пункт 27.

При внесении изменений рукописным способом около каждого изменения, в том числе около места, исправленного подчисткой (смывкой) или закрашиванием белым цветом, за пределами изображения или текста наносят порядковый номер изменения в окружности диаметром 6—12 мм, в квадрате со стороной 6—8 мм или в скобках и от этой окружности (квадрата, скобок) проводят сплошную тонкую линию к измененному участку.

Допускается от окружности (квадрата, скобок) с номером изменения проводить несколько линий к участкам, изменение которых проведено под одним номером.

Допускается от окружности (квадрата, скобок) с номером изменения линию к изменяемому участку не проводить.

При внесении изменений в текстовые документы (в текстовую часть документов) линии от окружности (квадрата, скобок) с номером изменения не проводят.

Пункт 3.1.

При составлении одного ИИ на несколько документов желательно, чтобы у этих документов были одинаковые внешние абоненты.

Пункт 3.2.

При необходимости обозначение ИИ может состоять из кода предприятия, отделенного точкой кода (номера) подразделения предприятия, выпустившего ИИ и отделенного точкой порядкового регистрационного номера, например, АБВГ.42.107; К.05.49. Регистрационные номера допускается присваивать в пределах подразделения предприятия, выпустившего ИИ.

В случае, если ИИ не рассылают внешним абонентам, то порядок присвоения ему обозначения допускается устанавливать самому предприятию, выпустившему ИИ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рекомендуемое

ФОРМЫ ИЗВЕЩЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИИ И ЖУРНАЛА

ИЗМЕНЕНИЙ И ПРАВИЛА ИХ ЗАПОЛНЕНИИ

1. Извещение об изменении

1.1. ИИ выполняют на формах 1 и 1а на листах формата А5, А4, A3 по ГОСТ 2.301 или по ГОСТ 2.004.

1.2. Заполнение граф извещения об изменении.

В ИИ указывают:

в графе 1 — краткое наименование предприятия, выпускающего извещение.

Допускается графу не заполнять;

в графе la—номер или краткое наименование подразделения предприятия, выпускающего ИИ;

в графе 2—обозначение ИИ;

в графе 3—обозначение изменяемого документа (документов);

в графе 4 — дату сдачи ИИ в службу технической документации (СТД) предприятия;

в графе 5 —дату (при необходимости, время суток), до наступления которой должны быть внесены изменения в документы или документы должны быть аннулированы, а также отосланы копии извещения внешним абонентам. (Дополнительные пояснения к заполнению графы см. п. 1.3);

в графах 6, 7 — дополнительную информацию по усмотрению составителя ИИ;

в графе 8—порядковый номер листа ИИ. Если ИИ состоит из одного листа, графу не заполняют;

в графе 9 — общее количество листов ИИ;

в графе 10 — конкретную причину изменений;

в графе 11 — код причины изменения (коды причин изменений приведены в таблице). Допускается код причины изменения не указывать. В этом случае графу прочеркивают;

в графе 12—конкретные оказания по использованию задела изменяемых изделий (в том числе запасных частей). (Дополнительные пояснения к заполнению графы см п. 1.3);

Коды причин изменений

Примечания:

1. Допускается к однозначным цифрам добавлять слева ноль, например 01; 02 и т.д.

2. При необходимости, по усмотрению предприятия, могут указываться другие причины изменения и их коды.

в графе 13—заводские номера изделий, номера серий, заказов или дату внедрения изменений в производство. При необходимости внесения изменений в копии эксплуатационных документов, находящихся у заказчика (потребителя) (ГОСТ 2.603), в графе указывают: «Требуется выпустить бюллетень», а при необходимости создания страхового фонда документов—«Документы требуется микрофильмировать». При отсутствии указаний о внедрении графу прочеркивают. (Дополнительные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3);

в графе 14 — обозначение документов, в которых применяется изменяемый документ. Для конструкторских документов данные о применяемости приведены в карточке учета (ГОСТ 2.501), а для технологических — в карточке учета применяемости (ГОСТ 3.1201). (Дополнительные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3);

в графе 15—абоненты, которым следует направлять ИИ;

Форма 1

ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

(первый или заглавный лист)

Примечания:

1. ИИ выполняют на листах формата А5, А4 или A3 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004 с вертикальным или горизонтальным расположением листа. Допускается последующий лист ИИ выполнять на любых других форматах.

2 .Размеры граф ИИ определяет предприятие, его выпустившее.

Форма 1а

ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

(последующие листы)

в графе 16 — количество листов приложений. При отсутствии приложений графу прочеркивают. (Дополнительные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3);