105168 (Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации), страница 13

Директор ОАО

ПИК «Идел-Пресс»

_____________________

«___»_____________2007 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря

1. Общие положения

   1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

   2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

   3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

   4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

• законодательными актами РФ;

• Уставом предприятия;

• Положением о функциональных службах общества;

• приказами (указаниями) руководства общества;

• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.

1. На должности секретаря-референта человек должен владеть вопросами:

• перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

• организации работы с документами, составлении документов;

• применение средств вычислительной и организационной техники;

• перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера.

• культура труда и служебной этики;

• охрана труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

• оказание первичной медицинской помощи.

1. Функции и обязанности

На секретаря-референта возлагаются следующие функции и обязанности:

Информационно-справочное обслуживание по документам.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства.

1. Обеспечить выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

2. Использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства.

3. Проводить ежегодно отбор документов на хранение или на уничтожение.

4. Выполнять отдельные поручения руководителя по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

5. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

1. Права

Секретарь-референт имеет право:

1. Запрашивать из функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38. – 96), международных правил оформления документов.

4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствоваию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

6. Требовать от руководства нормальных условий выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «конфиденциально».

8. Принимать решения в рамках своей компетенции.

9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представленных на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

Приложение 2

Форма опросного листа

Уважаемый секретарь!

Студенты 5-го курса РГГУ факультета «Документоведения и документационного обеспечения управления» проводят исследования с целью изучения деятельности секретаря.

Убедительно просим Вас ответить на вопросы нашей анкеты.

1.Какую именно секретарскую должность Вы занимаете в данной организации?

- секретарь руководителя

- секретарь-машинистка

- секретарь-стенографистка

2.Как долго Вы работаете в ОАО «ПИК «Идел-Пресс»?________________

3.Какое у Вас образование?

- высшее профессиональное образование

- незаконченное высшее

- среднеспециальное образование

- свой вариант____________________________

4. Какие факторы изменили Ваше отношение к выполняемой работе?

- изменение содержания деятельности

- условия труда секретарей

- мнение общественности об этой профессии

- изменения выполняемых функций

5. Считаете ли Вы свою работу интересной и требующей творческого подхода?

- да

- нет

6. Какие функции преобладают в деятельности Вашей организации?

- функции документного обслуживания

- функции бездокументного обслуживания

7. Вы повышали свою квалификацию за последние лет?

- нет

-да

8. Если «Да», то каким образом?

- посещали курсы повышения квалификации

- обучались в высшем учебном заведении

- в процессе самообразования

- в ходе работы с другими специалистами, перенимая их опыт работы

9. В какой форме Вы повышали квалификацию?

- лекций

- семинаров

- деловых игр

- свой вариант______________________

10. Для качественного документного и бездокументного обслуживания управленческой деятельности вам важны знания (проранжируйте):

• основ делопроизводства (методы создания и оформления документов; организация работы с документами);

• функций, задач, структуры организации, в которой работает опрашиваемый субъект, ее связи по вертикали и горизонтали;

• вычислительной и организационной техники;

• основ проведения различного рода мероприятий;

• основ культуры общения с клиентами, партнерами;

• обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта);

• обеспечение работы руководителя;

• составление и оформление документов, в том числе с помощью ПК;

• работа с документами

• организация приема посетителей;

организация рабочего места руководителя, и др.

11. В ходе профессиональной деятельности Вы выполняют следующие обязанности?

• учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

• телефонное обслуживание;

• оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п.;

• организация приема работников и посетителей;

• прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы;

• техническое обеспечение работы руководителя;

• оформление протоколов, рассылка выписок из них;

• подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам;

• введение табеля учета рабочего времени;

• стенографирование.

12.Испытываете ли Вы при реализации своих должностных обязанностей необходимость в специальной литературе?

- да

- нет

13. Специальную информацию, необходимую при выполнении своих профессиональных обязанностей, ВЫ находят в:

• общении с коллегами;

• справочных изданиях:

справочниках;

словарях;

энциклопедиях;

• средствах массовой информации;

• периодических изданиях;

• учебно-методических изданиях.

14. Какие виды документов Вам приходится составлять чаще всего?

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- информационно-справочные документы.

15. Приходится ли Вам готовить пакет документов по заключению договора с юридическими лицами?

- да

- нет

16. Какими нормативно-методическими документами Вы руководствуетесь в ходе своей профессиональной деятельности?

- уставом организации

- должностной инструкцией

- правилами внутреннего трудового распорядка

- нормативно-распорядительными документами по организации делопроизводства

- положениями о структурных подразделениях организации - правила и нормы охраны труда

Свой вариант ответа

17.Читаете ли Вы специальную периодику ?

- да

- нет

18. Какие периодические издания предпочитаете?

- «Секретарское дело»

-«Секретарь-референт»

-«Делопроизводство»

- «Управление персоналом»

19. Автоматизировано ли Ваше рабочее место?

- да

- частично

- нет

20. Как Вы думаете, что необходимо для совершенствования Вашей работы?

- регулярное повышение квалификации

- автоматизация рабочего места

- автоматизация труда секретаря

- совершенствование законодательной и методической базы профессиональной деятельности секретаря

Большое Вам спасибо за участие в нашем опросе!

Приложение 3.

Сводная ведомость результатов исследования

Уважаемый секретарь!

Студенты 5-го курса РГГУ факультета «Документоведения и документационного обеспечения управления» проводят исследования с целью изучения деятельности секретаря.

Убедительно просим Вас ответить на вопросы нашей анкеты.

1. Какую именно секретарскую должность Вы занимаете в данной организации?

- секретарь руководителя – 40%

- секретарь-машинистка – 30%

- секретарь-стенографистка- 30%

2. Как долго Вы работаете в ОАО «ПИК «Идел-Пресс»?________________ - до 3 лет – 20%

- от 5 до 10 лет – 50%

- от 10 до 15 лет – 30%

3. Какое у Вас образование?

- высшее профессиональное образование – 80%

- незаконченное высшее – 20%

- среднеспециальное образование

- свой вариант _______________________

4. Какие факторы изменили Ваше отношение к выполняемой работе?

- изменение содержания деятельности – 50%

- условия труда секретарей

- мнение общественности об этой профессии – 50%

- изменения выполняемых функций – 40%

5. Считаете ли Вы свою работу интересной и требующей творческого подхода?

- да – 60%

- нет – 40%

6. Какие функции преобладают в деятельности Вашей организации?

- функции документного обслуживания – 90%;

- функции бездокументного обслуживания – 10%

7. Вы повышали свою квалификацию за последние лет?

- нет -30%

- да - 70%

8. Если «Да», то каким образом?

- посещали курсы повышения квалификации – 50%

- обучались в высшем учебном заведении – 20%

- в процессе самообразования – 50%

- в ходе работы с другими специалистами, перенимая их опыт работы – 40%

9. В какой форме Вы повышали квалификацию?

лекций - 50%,

семинаров – 20%

деловых игр - 10 %.

10. Для качественного документного и бездокументного обслуживания управленческой деятельности вам важны знания (проранжируйте):

• основ делопроизводства (методы создания и оформления документов; организация работы с документами) (80%);

• функций, задач, структуры организации, в которой работает опрашиваемый субъект, ее связи по вертикали и горизонтали (60%);

• вычислительной и организационной техники (60%);

• основ проведения различного рода мероприятий(60%);

• основ культуры общения с клиентами, партнерами (60%);

• обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта) (70%);

• обеспечение работы руководителя (70%);

• составление и оформление документов, в том числе с помощью ПК (70%);

• работа с документами

• организация приема посетителей (60%);

организация рабочего места руководителя (50%), и др.

11. В ходе профессиональной деятельности ВЫ выполняете следующие обязанности?

• учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству (10 %);

• телефонное обслуживание (90%);

• оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п. (40%);

• организация приема работников и посетителей (70%%);

• прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы (70%);

• техническое обеспечение работы руководителя (90%);

• оформление протоколов, рассылка выписок из них (60%);

• подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам (30%);

• введение табеля учета рабочего времени (90%);

• стенографирование (90%).

12. Испытываете ли Вы при реализации своих должностных обязанностей необходимость в специальной литературе?

- да – 50%

- нет – 50%

13. Специальную информацию, необходимую при выполнении своих профессиональных обязанностей, Вы находят в:

• общении с коллегами (90 %);

• справочных изданиях:

справочниках (90 %);

словарях (60 %);

энциклопедиях (50 %).

• средствах массовой информации (80 %);

• периодических изданиях (80 %);

• учебно-методических изданиях (70%).

14. Какие виды документов Вам приходится составлять чаще всего?

- организационные документы – 20%;