105168 (Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации), страница 12

Анализ деятельности секретарей обследуемого учреждения показал, что условно всех опрашиваемых секретарей можно разбить на две группы:

1 группа – это секретари, занимающиеся большей частью документационным и информационным обеспечением (секретарь руководителя и заместителей);

2 группа - это секретари, занимающиеся обслуживанием как организационным, так и информационным (секретари стенографистки, машинистки и пр.).

Деятельность данных групп очень неоднородна. Это связано с тем, что: во-первых, содержание их работы определяется, прежде всего, уровнем управления; во-вторых, все выше перечисленные профессиональные обязанности, не одинаковые по сложности, требуют различной компетентности и соответствующего уровня подготовки; в-третьих, состав профессиональных функций секретаря всегда определяет руководитель в соответствии с должностной инструкцией.

Результаты исследования показывают, что работа секретаря творческая. Для выполнения на качественном уровне всех профессиональных обязанностей им нужны глубокие аналитические знания в области организации и технологии документационного обеспечения управления.

Для эффективного выполнения всех перечисленных функций в работе секретарей немаловажное значение имеет умение организовать свою работу.

Результаты анализа нашего исследования наглядно подтвердили проявление в современном обществе тенденций усиления информационно - документных функций в деятельности секретаря. Поэтому важным условием совершенствования деятельности данных специалистов выступает регулярное повышение уровня их квалификации, автоматизация технологических процессов документирования и организации работы с документами, рационализация документного и бездокументного обслуживания и т.п.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12. 1993.

2. Гражданский кодекс РФ. Принята Государственной Думой 30.11.1994 №51-ФЗ. Часть первая (в ред. от 21.07.2005) // СЗ РФ. – 1994. - №32. - ст. 3301; 2005.-№30 (ч.2).- ст. 3120.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 30.12. 2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05. 2005) // СЗ РФ. - 2002. - №1 (Ч.1). ст. 3; 2005.-№19.- ст. 1752.

4. Закон РСФСР от25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД И ВС РСФСР. – 1991. - №50. – ст. 1740; 2002. - №50. - ст. 4926.

5. Закон РФ от 21.07.1993 №5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22.08.2004) // СЗ РФ. – 1997. – 41. – С.8220-8235.

6. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. – 2006. - №25.

7. Федеральный закон от 044.07.1996 №85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» (в ред. от 29.06.2004) // СЗ РФ. – 1996. – №28. – ст.3347; 2004. - №27. - ст.2711.

8. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. – 2002. - №2. – ст.127.

9. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне // СЗ РФ. – 2004. – 32. – ст.3283.

10. Федеральный закон от 22.10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2004. - №43. – Ст.4169.

11. Федеральный закон от 01.06. 2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2005. - №23. – ст. 2199.

12. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: ИПК Издательство стандартов. - М., 1998. – 13 с.

13. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.

14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. - М., 1991. – 78 с.

15. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37 (в ред. от 12.11.2003). – М., 2003.

16. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003). – М., 2003.

17. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2001. – 80 с.

18. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пособие / В.И. Андреева. – 7-е изд., перераб. и доп. – М.: АЗО «Бизнес-школа»,2000. – 192 с.

19. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирм (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М: Инфра – М, 1996. – 224 с.

20. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): настол. кн. для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1995. - 222 с.

21. Андреева, В.И. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы: практ. пособие для негосударственных структур / В.И. Андреева, С.Н. Батюк. - М.: АО «Технолюкс –2», 1994. – 205 с.

22. Барсуков М.И. Справочник секретаря-референта: практ. пособие. – 2-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2003. – 512с.

23. Веселов П.В. Профессия – секретарь: учеб. пособие / В.П. Веселов. - М.: Информ.-внедрен. центр «Маркетинг», 1996. – 96 с.

24. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности / В.П. Веселов. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Изд-во стандартов, 1990. – 158 с.

25. Виноградова Т.В. Из истории канцелярии / Т.В. Виноградова // Секретар. дело. – 1997. - №4. – С.106-108.

26. Галуцкий Г.М. Управляемость культуры и управление культурными процессами / Г.М. Галуцкий. – М., 1998. – 464 с.

27. Гречихин А.А. Информационные издания. Типология и основные особенности подготовки: (От рукописи – к книге)/ А.А Гречихин, И.Г. Здоров. – М.: Книга,1983. – 320 с.

28. Демин Ю.М. Секретарское дело. Универсальный справочник / Ю.М. Демин. – М.: Бератор-Пресс, 2003. – 320 с.

29. Додонова, М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России // Секретар. дело. – 1997. - №1. – С.123.

30. Додонова М.И. Где и чему учат секретарей? / М.И. Додонова // Секретар. дело. - 1997. - № 2. - С.27-33.

31. Зиновьева, Н.Б. Документоведение: учеб.-метод. пособие / Н.Б. Зиновьева. – М.: Профиздат, 2001. – 208 с.

32. «Идел-Пресс»: полиграфически- издательский комплекс. – Казань, 2005. – 100 с.

33. Казаков Е.А. Информационно-аналитическое обеспечение органов власти / Е.А. Казаков // НТИ. Сер.1. – 1992. - № 3/4. – С.67-76.

34. Карцева Л.В. Руководить эффективно: учеб. пособие / Л.В. Карцева. – Казань: ФГОУ, 2003. – 117 с.

35. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие / М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. - 2-е изд. - М.: Инфра-М; Новосибирск: НГРАЭиУ, 1998. - 272 с.

36. Книга секретаря. – СПб.: Питер, 2004. – 512 с.

37. Конькова А.Ю. Статус канцелярских служащих в пореформенной России 19 века / А.Ю. Конькова // Секретар. дело. – 1997. - №2. – С.123-129.

38. Конькова А.Ю. Государственные секретари во второй половине 19 века (Е.А. Перетц, А.А. Половцев)/ А.Ю. Конькова // Секретар. дело. – 1997. - №4. – С.99-1106.

39. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. – М.: ИНФРА-М, 1998.

40. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2000. - №1. -С. 35.

41. Кузнецова С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса / С.Л. Кузнецов // Секретар. дело. - 1997. - № 1. - С. 73-81.

42. Кузнецова С.Л. Обеспечение сохранности электронных документов / С.Л. Кузнецов // Секретар. дело. - № 1. - С.98-105.

43. Кузнецов, С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах/ С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2000. - №3. - С. 35.

44. Кузнецов С.Л. Программные средства обеспечения сохранности электронных документов / С.Л. Кузнецов // Секретар. дело. - 1998. - № 2. - С.71-76.

45. Кузнецов С.Л. Программные средства обеспечения сохранности электронных документов / С.Л. Кузнецов // Секретар. дело. – 1998. - № 2. - С.71-76.

46. Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме / С.Л. Кузнецов // Секретар. дело. - 1997. - № 2. - С.80-89.

47. Кузнецова Т.В. Секретарь-референт - высокопрофессиональный помощник руководителя / Т.В. Кузнецова //Секретар. дело. – 2004. - №3. – С.4-5.

48. Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ / Т.В. Кузнецова // Секретар. дело. – 2003. - №3. – С.12-15.

49. Кузнецова Т.В. Место и значение секретаря в структуре управления / Т.В. Кузнецова // Секретар. дело. - 1998. - № 2. - С.4-8.

50. Кузнецова,Т.В. Секретарь-референт: практ. пособие / Т.В. Кузнецова, Г.А. Серова, В.И. Андреева, К.А. Литвинцева. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1995. - 512с.

51. Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе / Б.Я. Курицкий. - СПб.: ВНУ – Санкт-Петербург, 1997. - 176с.

52. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учеб. / Н.Н. Кушнаренко.– 2-е изд., перераб. и доп. - К.: Т-во «Знания», КОО, 2000. – 460с.

53. Ларин М.В. К вопросу о разработке концепции Федерального Закона «О документационном обеспечении управления» / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2001. - №2. – С.3-8.

54. Литвинцева Н.А. Профессионально важные деловые и личные качества секретаря // Секретар. дело. – 2003. - №3. – С.5-10.

55. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. – Ростов н/Д: МарТ, 2002. – 272с.

56. Максимович Г.Ю. Применение технологии баз данных в работе секретаря / Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина // Секретар. дело. - № 1. - С.82-87.

57. Максимович Г.Ю. Электронные переводчики /Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретар. дело. - 1998. - № 2. - С.84-89.

58. Мартынова Л.А. Стандарты среднего профессионального образования для специалистов по делопроизводству / Л.А. Мкартынова // Секретар. дело. - 1998.- № 2.- С.107-110.

59. Матвеева Г.В. Потребности общества в секретарях-референтах и требования, предъявляемые к ним / Г.В. Матвеева // Потребности в кадрах социокультурной деятельности: Состояние и перспективы изучения: Материалы Всерос. науч.- метод. конф., Казань, 22 – 23марта / Казан. гос. акад. культуры и искусств. – Казань,2001. - С.71 – 72.

60. Матвеева Г.В. Методика создания опросника «Информационная культура секретаря-референта» / Г.В. Матвеева // Современные проблемы образования и молодежной политики: материалы науч.-практ. и науч.-метод. конф., Казань, 20 апр. 1999г. / Казан. гос. акад. культуры и искусств. – Казань,1999. – С.65-67.

61. Мелюхин И.О. Проблемы развития информационно-аналитических служб органов исполнительной власти / И.О. Мелюхин // Информ. ресурсы России. - 1994. - № 5. - С.6-8.

62. Мелюхин И.О. Состояние информационно-аналитической деятельности в России / И.О. Мелюхин // Информ. ресурсы России. - 1994. - № 2. - С. 2-4.

63. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности производственных кооперативов в современном Российском законодательстве/ М.Д. Надершина // Секретар. дело. – 2001. - №4. – С.33-36.

64. Назаренко О.Б. Оформление документов в современных текстовых редакторах / О.Б. Назаренко // Секретар. дело. – 1988. - № 2. - С.77-83.

65. Ожегов С.И. Словарь русского языка / С.И. Ожегов. – М.. 1990.

66. Организация работы с документами: учеб. / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М,2001. – 592с.

67. Охотский Е.В. Делопроизводство в системе государственной службы: учеб.-практ. пособие / Е.В. Охотский. – М.: РАГС,2000.

68. Рабочая книга социолога // АН СССР. – М.: Изд-во «Наука», 1977. – 511с.

69. Самуэльян Н.А. Настольная книга секретаря-референта: Контакты, деловая корреспонденция, документация на англ. и рус. яз. / Н.А. САмуэльян. - М.: Менеджер, 1995. - 216с.

70. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта: (Рекомендации по составлению) / Л.В. Санкина // Секретар. дело. - 1997. - № 4. - С.19-24.

71. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя / Л.В. Санкина // Секретар. дело. - 1998. - № 2. - С.30.

72. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря структурного подразделения / Л.В. Санкина // Секретар. дело. - № 1. - С.20-25.

73. Соловьев В.И. Составление и редактирование рефератов. Вопросы теории и практики / В.И. Соловьев. – М.:Книга,1975. – 104 с.

74. Словарь иностранных слов. – 10-е изд., стереотип. – М.: Рус. яз.,1983. –608 с.

75. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 1996. - 144с.

76. Стенюков М.В. Секретарское дело / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2000. - 192с.

77. Тейлор К. Секретарь-референт: Как работать в офисе / Пер. с англ. - М.: Солсистем, 1994. - 171 с.

78. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М., 1994. – 146с.

79. Философский энциклопедический словарь / Редкол.: С. С. Аверинцев и др. - 2-е изд. – М.: Сов. энцикл., 1989. – 815 с.

80. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения: пер. с англ. / Дж. Харрисон. - М.: Экономика, 1985. – 128с.

81. Шамурин Е.И. Методика создания аннотации / Е.И. Шамурин. – М.: Всесоюз. кн. палата,1959. – 230с.

82. Шатина Н.В. Функции секретаря помощника руководителя / Н.В. Шатина // Секретар. дело. - 1997. - № 4. - С.6-11.

83. Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций / Г.Н. Швецова-Водка // Книга: исслед. и материалы. – 1994. – Сб.69. - С.37-57.

84. Ядов В.А. Социологическое исследование: методология, программа, методы / В.А. Ядов. – Самара: Самарский ун-т, 1995. – 328с.

85. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. – 1999. - № 1. – С.41- 46.

Приложение 1

Должностная инструкция секретаря руководителя

УТВЕРЖДАЮ