100053 (Діяльність канцелярії. Атестація і звільнення кадрів)

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Черкаський державний бізнес-коледж

Циклова комісія економіки, комерції та бухгалтерського обліку

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

"Діяльність канцелярії. Атестація і звільнення кадрів."

Виконав: студент

заочного відділення

Перевірила викладач

Борисенко О.І.

Черкаси 2006

План:

1. Збереження документів

2. Скласти і оформити діловий лист (№8)

3. Взаємозв’язок атестації та економічного успіху підприємства

4. Опишіть систему заходів щодо роботи зі співробітниками, що звільняються з ініціативи адміністрації та при звільненні співробітника з власної ініціативи

Список літератури

1. Збереження документів

Оперативне зберігання документів. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює канцелярія чи призначена для цього особа.

Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі у відомчий архів зберігають за місцем формування у справи (на великих установах доцільно зберігати справи у канцелярії). Для підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують у відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за номенклатурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і прав забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальність за документацію.

Справи повинні знаходитися у робочих кімнатах або у спеціально відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що замикаються , чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органа несе відповідальність за їх зберігання.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігають на загальних підставах.

Стороннім установам справи видаються з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ.

Підготовка справ до наступного зберігання використання. Підготовка справ до наступного зберігання використання передбачає такі види робіт:

• експертиза цінності документів;

• оформлення справ;

• складання справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності для встановлення строків зберігання та відбору на державне зберігання.

Відбір документів для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Після затвердження актів документи і вправи, відібрані до знищення, працівники служби документації або відомчого архіву організації здають господарчій службі або установам по заготівлі вторинної сировини.

Оформлення обкладинки справи. Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведення і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повинні мати внутрішні описи документів. Опис подається на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справи.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовку справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що містить документи років, що передували рокові утворення справи, під датою робиться запис: (є документи за _____ роки).

На обкладинці проставляють номер справи за описом і (за погодженням з відомчим архівом) номер опису фонду.

Написи на обкладинках справ постійного і тимчасового зберігання виконують чорним світлостійким чорнилом або пастою.

Складання описів справ. За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою).

Описи ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

Наприкінці опису роблять підсумковий запис, в якому вказують (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюють особливості нумерації (літерні і пропущені номери).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках наприкінці пічних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: «Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, №».

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складають у трьох примірниках, оскільки один з них додається як підстава до протоколу експертної комісії.

Опис справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за якими справи передаються на зберігання до державних чи відомчих архівів України.

Зведені описи справ тривалого зберігання складають у двох примірниках і оформляють так само як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються.

Зберігання справ у архіві. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві. Справи тимчасового зберігання передають до архіву на розсуд керівника установи.

Передавання справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності працівника діловодної служби лише після повного впорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділові, решта залишається в архіві.

Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архіву установи за номенклатурою.

До відомчого архіву співробітники діловодної служби доставляють справи у в’язках. Схоронність документів в установі забезпечується: наданням приміщення для відомчого архіву; обладнанням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронної сигналізації,; застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажі, сейфи, картонажі та ін.); створенням оптимального волого-температурного і світлового режиму в приміщеннях архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.

2. Скласти і оформити діловий лист (№8)

ТОВ «Поліграфсервіс»

Директорові

Черкаського модельного центру

вул. Лісова, 28,

м. Київ, 01031

тел.: (044) 338-58-98

факс: (044) 338-22-64

Підтверджуємо одержання Вашого запиту (від 17.05.2006) і робимо тверду пропозицію щодо постачання підручників у замовленій кількості.

Постачання замовлених книжок здійснюватиметься однією партією згідно заявки у десятиденний термін після здійснення передоплати..

Передоплату просимо здійснити на розрахунковий рахунок № 012345678 у Лісовому відділенні Промстройбанка м. Києва, МФО 485678.

20.05.2006

Директор (підпис)

3. Взаємозв’язок атестації та економічного успіху підприємства

Атестація кадрів – періодичне визначення ділової кваліфікації працівників, професійної їх придатності й відповідності посадам, які вони займають, націлена на поліпшення якісного складу кадрів, в першу чергу, спеціалістів та керівників різних рівнів. Перелік посад і порядок атестації встановлюється в кожній галузі окремо.

Оцінка працівників – невід’ємна складова системи управління персоналом. Оцінка працівників є однією із важливих необхідних складових системи управління персоналом. Оцінка працівників надає можливість поліпшити якісний склад працівників; ефективно використовувати кадри; сприяє зростанню професійної компетентності, відповідальності, дисциплінованості.

Оцінка повинна ґрунтуватися на принципах:

• законності;

• об’єктивності;

• неупередженості.

Оцінку персоналу поділяють на поточну та періодичну.

Поточна оцінка. Поточна оцінка проводиться в між атестаційний період. Вона являється визначною для заохочення або застосування стягнень до працівників у зазначений період, а при атестації служить основою для висновків атестаційної комісії. Поточна оцінка повинна базуватися на нормативній трудомісткості виконаних робіт, положенню про структурні підрозділи, посадових обов’язках працівників, професійній моделі керівництва і спеціалістів. Критеріями поточної оцінки служать виконання поточних особистих (щомісячних, щоквартальних) планів роботи спеціалістів, а також показники, що дають можливість оцінити відповідність досвіду, навичок та здібностей працівників, оперативність та якість виконаних ними робіт, робоче навантаження.

Поточна оцінка повинна включати в себе три етапи:

• процес визначення результатів (кількісні та якісні показники);

• повідомлення працівника про результати;

• затвердження плану покращення результатів

Оцінка персоналу розглядається як невід’ємна частина загальної системи управління персоналом. Для отримання точних результатів і якісного зворотного зв’язку процедури оцінки необхідно “вживлювати” в поточне управління. Періодичність проведення оцінки залежить від фінансового циклу діяльності організації. Організація може оцінювати працівників щомісячно, але кінцева оцінка може бути отримана в цьому випадку тільки за підсумками кварталу або року. Оцінка результатів праці працівників всіх категорій через оцінку роботи інспекції прямо пов’язує діяльність працівників з кінцевими цілями організації.

Процедура поточної оцінки повинна бути орієнтована на утримання працівника в організації, розвитку його потенціалу. За результатами поточної оцінки працівники завжди повинні отримувати інформацію і аргументовані докази переваг і недоліків. Потрібно постійно задовольняти допитливість працівників стосовно того, наскільки добре вони працюють. Як правило, така інформація цікавить нових працівників, у подальшому інтерес понижується. Задача керівництва постійно підтримувати зацікавленість працівників в досягненні організацією поставленої мети, і тим самим підвищити свій статус в організації. При організації поточної оцінки потрібно врахувати помилки, які трапляються при проведені оцінки:

• в пам’яті керівництва залишається останній період роботи (тиждень, день);

• надання переваги тільки одному фактору;

• упереджене ставлення до якостей особистості, так, наприклад, замкнутість людини може знижувати оцінку, тоді як комунікабельність, хороші стосунки в колективі співробітників завищують оцінки. В даному випадку оцінюються показники, що характеризують особливості, які працівники змінити не в силах;

• потрібно враховувати, що в підрозділі, який не досягнув високих результатів, не всі працівники працюють незадовільно.

Організація поточної оцінки працівників повинна здійснюватися підрозділом по роботі з кадрами відповідного органу державної податкової служби. Методологія поточної оцінки повинна бути розроблена згідно з діючою функціональною структурою та затверджена керівництвом. Такий підхід дасть можливість забезпечити ефективність роботи, та уникнути конфліктів у процесі виконання функцій, удосконалити організаційну систему підготовки та підвищення кваліфікації кадрів.

В залежності від функціональних обов’язків керівництвом використовується певна група оцінок, що дає можливість оцінити досвід, навички, здібності працівників їх оперативність та якість виконаних робіт, робоче навантаження.

Оцінка персоналу дозволяє:

- сформувати еталонні показники ефективності роботи працівників щодо досягнення конкретної мети, що дає можливість об’єктивно оцінювати працівника;