Ганина С.К. Дипломная работа (Эффективность использования профессиональных автоматизированных систем управления в работе турфирмы), страница 8

Основная цель компании – удовлетворение пожеланий клиентов.

Основные задачи компании:

• Продажа туристского продукта в соответствии с требованиями клиентов, осуществление бронирования туристского продукта;

• Продвижение туристских продуктов с помощью рекламы;

• Информирование туристов об имеющихся программах, о стоимости тура, о времени поездок;

• Инструктирование туристов о правилах пребывания в иностранных государствах, разъяснение условий тура, информирование по правилам таможенного и пограничного контроля и так далее;

• Бронирование и покупка авиа и ж/д билетов;

• Услуги визового оформления.

Основная деятельность предприятия:

• выездной туризм (оформление пакетных туров, оформление индивидуальных туров);

• внутренний туризм;

• въездной туризм;

• лечение за рубежом (компания предоставляет людям возможность пройти обследование в лучших клиниках Южной Кореи. Активно сотрудничает с клиникой «Инха» – является ее официальным представителем на Дальнем Востоке).

Компания является агентством по выездному туризму, и оператором по внутреннему туризму. В нынешнее время компания работает по следующим направлениям: Таиланд, Вьетнам, Турция, Египет, Крым, Европа, Китай, Корея, Япония, Приморский край и другие.

В связи с большим спектром направлений, клиентская база компании увеличивается с каждым годом. По словам генерального директора компании, клиентская база превышает 500 человек.

Компания предлагает как стандартные, так и индивидуальные туры в любых направлениях, в зависимости от текущего спроса. В настоящее время компания Океан-Тур может удовлетворить любые желания, обратившегося в компанию, клиента. Сотрудники компании могут проконсультировать туриста по любому направлению.

Компания постоянно расширяет свой спектр услуг. На сегодняшний день компания занимается не только продажей готовых туров, но и разработкой индивидуальных. Для этого компания налаживает партнерские отношения с туристическими компаниями из разных стран. Таких как: Китай, Япония; Корея; Вьетнам.

Помимо основной деятельности (продажи туров), Океан-Тур занимается оформлением виз. Из беседы с менеджером компании было выяснено, что визы можно отправить в 22 страны мира. Такие как: Австрия, Болгария, Германия, Греция, Дания, Индия, Испания, Италия, Китай, Литва, Мальта, Нидерланды, Норвегия, Польша, Сингапур, Тайвань, Финляндия, Франция, Чехия, Швеция, Швейцария, Япония.

Еще одной особенностью компании, является то, что она оформляет авиабилеты на все регулярные и чартерные рейсы. А так же помогает в оформлении проездных билетов для военнослужащих.

Из представленного спектра услуг, видно, что компания Океан-Тур, с каждым годом увеличивает объемы своих услуг. В связи с этим у руководства компании возникла необходимость в автоматизации деятельности турфирмы.

Согласно штатному расписанию, штат компании составляют – 4 человека: генеральный директор, бухгалтер и 2 менеджера (за каждым менеджером закреплено определенное направление).

Что касается организационной структуры, то она на предприятии она линейная, то есть все сотрудники подчиняются непосредственно генеральному директору. Организационная структура представлена на рисунке 3.1.

Генеральный директор

менеджер

менеджер

менеджер

бухгалтер

Рис. 3.1 Организационная структура ООО «ТК «Океан-Тур»

Компания «Океан-Тур» зарекомендовала себя как турфирма с широким спектром предоставляемых услуг, высоким качеством обслуживания клиентов, наличием квалифицированного и отзывчивого персонала, с гибкой ценовой категорией, а так же с удобным месторасположением, что немаловажно для удобства туристов.

Компания существует на рынке уже больше 10 лет, и поэтому смело может называться перспективной и стабильной организацией. Это так же дает ей право быть одним из фаворитов у клиентов.

С наступлением нового туристического сезона, компания стремиться предложить клиенту новое направление или новую услугу. Это не только благоприятно сказывается на настроении клиента, но и на развитии компании. Перед тем как предложить клиентам что-то новое и необычное, сотрудники компании тщательно изучают непосредственно сам курорт или направление; его отельную базу (для разных категорий граждан), менеджеры знают все положительные и отрицательные стороны той или иной гостиницы; рассматривают экскурсионные программы; направления вылета самолетов. Так же менеджеры компании «Океан-Тур» проводят сравнительный анализ цен у разных туроператоров, и выбирают наиболее подходящие варианты, по соотношению цена/качество. И только после всего этого, сформулированная и достоверная информация попадает к клиенту.

В дальнейшей перспективе, компания планирует наладить сотрудничество с еще большим количеством туроператоров и авиаперевозчиков. Чтобы клиенты, именно компании «Океан-Тур», могли выбирать разные варианты своего отдыха.

На данный момент компания сотрудничает с такими крупными туроператорами как: Pegas Touristik, Coral travel, Anex, Натали Турс и другие.

Сотрудничество с такими крупными операторами дает компании возможность большого и разнообразного выбора туров, по всем направлениям в мире. Начиная от близлежащей Азии и до жаркой Южной Америки. Так же компания сотрудничает именно с этими операторами, потому что, они производят качественный турпродукт, и имеют отличную репутацию, как у турагентов, так и у самих туристов.

Для того, чтобы в дальнейшем внедрить в компанию «Океан-Тур», автоматизированную программу, необходимо выяснить каким техническим оборудованием пользуется персонал компании.

Характеристика техники, используемой в компании «Океан-Тур»:

При личном посещении компании Океан-Тур, было выяснено, что в офисе находятся четыре персональных компьютера (на каждого сотрудника). Два компьютера – компании Samsung; один – QLG; и еще один – Fiatron_L15105.

Так же, в наличии у компании, имеется одно многофункциональное устройство (принтер + сканер), два стационарных телефона (компании – Panasonic), кассовый аппарат Меркурий 115К.

Все рабочие места сотрудников оснащены сетью Интернет.

В качестве рабочих программ компания использует стандартный пакет Microsoft Office – Word, Excel, Outlook. Данные программы используются в качестве создания туристских продуктов, и для оформления необходимых документов (договоров, ваучеров, путевок и другого).

Для бронирования туров, компания использует системы бронирования туроператоров, с которыми сотрудничает.

Специализированного программного обеспечения у компании, на данный момент, нет. Но как было выяснено, из интервью с генеральным директором компании, в ближайшем будущем (в 2016-2017гг.) планируется внедрение автоматизированной системы управления.

Интервью в компании было проведено не только с генеральным директором, но и двумя менеджерами компании. Бланки всех трех респондентов представлены в приложении Д.

В ходе интервью было выяснено, что оба менеджера компании считают, что количество сотрудников (работающих напрямую с клиентом) должно превышать 5 человек.

Так же сотрудники компании имеют представления только о малой части имеющихся автоматизированных систем. Сотрудники знакомы с такими программами как: «Само-Турагент», «Само-Тур», «1С» и «Мои Документы - Туризм». Так как менеджеры компании работают с авиабилетами, то они так же имеют представления о системе бронирования «Amadeus».

В ходе интервью был задан такой вопрос: «Как Вы считаете, нужна ли автоматизация в сфере туризма?». Менеджеры компании, считают, что автоматизация необходима только крупным компаниям (туроператорам). Генеральный директор компании «Океан-Тур», считает иначе, он утверждает следующее: «Автоматизация в сфере туризма необходима. Так как она ускоряет процесс обработки данных, позволяет качественно вести учет информации».

Внедрение автоматизированного программного обеспечения позволит турфирме увеличить производительность труда. А так же снизится количество ошибок, в связи с тем, что все функции возлагаются на программу.

3.2. Описание программы «Мои документы – туризм»

«Мои документы – Туризм» – профессиональная программа, разработанная специально под нужды работников туристической отрасли. Была выпущена в 2009 году [27].

Возможности и преимущества программы «Мои документы – туризм»:

• Документы (система имеет готовые образцы всех необходимых документов, таких как договор, заявка, путевка, приходник и другие);

• Туристы (возможность ведения единой клиентской базы; создание карточки туриста, с внесением его личных данных, фото, контактные данные; сортировка клиентов по схожим критериям, например, любители пляжного отдыха или VIP клиенты);

• Оплата путевок (контроль всех входящих/исходящих оплат; слежение за сроками оплаты, подачей виз; контроль в выдачи документов туристу; удобный перенос данных в систему 1С-Бухгалтерия);

• Календарь (единый календарь с задачами и напоминаниями на каждый день; в календаре расписаны все даты прилетов/отлетов туристов, их днях рождения и много других функций);

• Архив документов (наличие хранилища для всех созданных документов; быстрый поиск нужных документов; возможность повторной распечатки необходимого документа);

• Общение с туристами (наличие истории общения с клиентом; к каждому диалогу можно прикрепить конкретную заявку);

• Предварительные заявки (все предварительные заявки находятся в одном окне; для каждой заявки можно выставить этап на котором она находится – от «предварительной заявки» до «оформленного договора»);

• МойТур.Клуб (личный кабинет для туристов; вся информация по туру автоматически попадает в личный кабинет туриста: статус тура; оплаты по нему; документы по туру; контакты офиса и менеджера);

• Прием заявок с сайта (заявки, оформленные на сайте компании, автоматически попадают в программу; при поступлении новой заявки менеджера оповестят письмом на его электронную почту);

• E-mail рассылка (мгновенная рассылка прямо из программы; каждый турист получает свое индивидуальное письмо с необходимыми файлами и картинками; наличие отчета по отправленным письмам);

• Sms рассылки (моментальная отправка сообщения прямо из программы; возможность настройки sms по расписанию);

• Дисконтные карты (возможность ведения реестра выданных скидок и дисконтных карт);

• Отчеты и статистика (специально для руководителя турфирмы – всевозможные отчеты, графики и таблицы);

• Я – туроператор (возможность ведения данных о расселении туристов по гостиницам, базам отдыха, по рассадке в автобусах);

• Фингарантии (актуальная информация обо всех туроператорах России);

• Online бронирование (модуль может сократить время на заполнение данных на сайте туроператора при бронировании тура, просто необходимо установить его и в один клик можно подставлять данные туристов прямо из программы) [26].

Так как у данной программы нет представительства в городе Хабаровске, необходимы данные, по которым компания-клиент может связываться с руководством программы [27]:

• Многоканальный телефон: 8 800 100 2713

• Email: sales@moidokumenti.ru

• Skype: moidokumenti.ru

• ICQ: 6633377, 666220

Лицензионный договор на право использования программы для ЭВМ «Мои документы – Туризм» представлен в приложении Е.

Программа «Мои документы – Туризм», имеет множество свидетельств и сертификатов:

• Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ «Мои документы – Туризм» в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам № 2011613470.

• Аттестат соответствия. Информационная система персональных данных «Мои документы – Туризм» ООО «МоиДокументы.ру» соответствует требованиям по безопасности персональных данных при их обработке в информационной системе персональных данных.

• Письмо из Министерства связи и массовых коммуникаций о получении ООО «МоиДокументы.ру» государственной аккредитации в качестве организации, осуществляющей деятельность в области информационных технологий.

• Участие в специализированной выставке Лето 2012 [27].

Так же у программы есть свои «фишки»:

1. Модуль «Избранные туры» – покажет рейтинги найденных отелей прямо на сайтах туроператоров.

2. Горящие туры для ВК – размещение самой свежей и актуальной информации на страничке социальной сети, с использованием логотипа компании и яркими картинками.

3. Парковочные карточки – необычное решение для привлечения новых туристов, при помощи креативной карточки [27].

Программа «Мои документы – Туризм» предлагает два варианта хранения данных:

1. Храните данные на высокопроизводительном серверном оборудовании, аттестованном по 152 ФЗ «О Персональных данных»;

2. Храните данные на компьютере компании.

В свою очередь, каждый из представленных выше вариантов делится на две группы.

Данные подгруппы представлены на рисунке 3.2 и рисунке 3.3.

Храните данные на высокопроизводительном серверном оборудовании
Эконом – Web	Стандарт – Web

Рис. 3.2 Тарифы для «облака»