Модуль «Окно студента» поможет родителям и самим студентам проанализировать состояние оплат и успеваемость прямо из дома.

Оригинальная система отправит SMS-сообщение студенту в случае изменения расписания.

Отличительной особенность КИС УЗ Модус является то, что система позволяет организовать работу с филиалами, партнерами и представительствами. Организуется обмен учебными планами, студентами, преподавателями и учебными пособиями.

КИСУЗ Модус открытая система. Она позволяет осуществить стыковку с другими системами: СДО Прометей, библиотечная система ИРБИС, бухгалтерские системы (например, «1С: Бухгалтерия») и системы по учету кадров.

Стоимость приобретения системы зависит от количества и функционала модулей. Цена модулей представлена в Таблице 1.4.

Обновление версии КИС УЗ Модус для ВУЗа 15 % стоимости модулей.

Таблица 1.4 — Цена модулей КИС УЗ Модус

1. СПЕЦИАЛЬНЫЙ РАЗДЕЛ

   1. Описание обеспечивающих подсистем

Информационная система (ИС) ― это организационно-упорядоченная взаимосвязанная совокупность средств, и методов ИТ, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Сегодня обработка экономической информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов. Отдельные компоненты процесса обработки данных достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации на конкретном экономическом объекте понятием «экономическая информационная система» (ИС) [2.1].

Экономическая информационная система представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления.

Потребность в создании ИС может обусловливаться либо необходимостью автоматизации или модернизации существующих информационных процессов, либо необходимостью коренной реорганизации в деятельности предприятия (проведении бизнес-реинжиниринга). Потребности создания ИС указывают, во-первых, для достижения каких именно целей необходимо разработать систему; во-вторых, к какому моменту времени целесообразно осуществить разработку; в-третьих, какие затраты необходимо осуществить для проектирования системы.

Проектирование ИС ― трудоемкий, длительный и динамический процесс. Технологии проектирования, применяемые в настоящее время, предполагают поэтапную разработку системы. Этапы по общности целей могут объединяться в стадии. Совокупность стадий и этапов, которые проходит ИС в своем развитии от момента принятия решения о создании системы до момента прекращения функционирования системы, называется жизненным циклом ИС.

Суть содержания жизненного цикла разработки ИС в различных подходах одинакова и сводится к выполнению следующих стадий:

1. Планирование и анализ требований (предпроектная стадия) системный анализ. Исследование и анализ существующей информационной системы, определение требований к создаваемой ИС, оформление технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на разработку ИС.

2. Проектирование (техническое проектирование, логическое проектирование). Разработка в соответствии со сформулированными требованиями состава автоматизируемых функций (функциональная архитектура) и состава обеспечивающих подсистем (системная архитектура), оформление технического проекта ИС.

3. Реализация (рабочее проектирование, физическое проектирование, программирование). Разработка и настройка программ, наполнение баз данных, создание рабочих инструкций для персонала, оформление рабочего проекта.

4. Внедрение (тестирование, опытная эксплуатация). Комплексная отладка подсистем ИС, обучение персонала, поэтапное внедрение ИС в эксплуатацию по подразделениям экономического объекта, оформление акта о приемо-сдаточных испытаниях ИС.

5. Эксплуатация ИС (сопровождение, модернизация). Сбор рекламаций и статистики о функционировании ИС, исправле­ние ошибок и недоработок, оформление требований к модернизации ИС и ее выполнение (повторение стадий 2-5).

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема — это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой ИС может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем.

В этом разделе рассмотрим более подробно следующие обеспечивающие подсистемы разрабатываемой ИС:

• подсистема организационного обеспечения;

• подсистема технического обеспечения;

• подсистема математического обеспечения;

• подсистема программного обеспечения;

• подсистема информационного обеспечения.

1. Новая технология сопровождения процесса обучения

Для успешной реализации проекта объект проектирования (АРМ) должен быть прежде всего грамотно описан, должны быть построены полные и непротиворечивые функциональные и информационные модели функционирования АРМ.

Современные CASE-средства охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС: от простых средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл программного обеспечения.

Обычно к CASE-средствам относят любое программное средство, автоматизирующее ту или иную совокупность процессов жизненного цикла программного обеспечения и обладающее следующими основными характерными особенностями:

• мощные графические средства для описания и документирования ИС, обеспечивающие удобный интерфейс с разработчиком и развивающие его творческие возможности;

• интеграция отдельных компонент CASE-средств, обеспечивающая управляемость процессом разработки ИС;

• использование специальным образом организованного хранилища проектных метаданных (репозитория).

При проектировании структурно-функциональной модели учебной деятельности НОЧУ ДПО ЦПК «Учебный центр «ИнфоТеКС» использовалось CASE-средство "Ramus".

После внедрения разрабатываемого АРМ технология сопровождения процесса обучения в учебном центре изменится. Будущие процессы можно представить с помощью методологии IDEF0 [2.2].

На Рисунке 2.1 представлена начальная контекстная диаграмма, имеющая название «Организация учебной деятельности в НОЧУ ДПО ЦПК «Учебный центр «ИнфоТеКС».

Рисунок 2.1 — Диаграмма IDEF0 «Организация учебной деятельности в НОЧУ ДПО ЦПК «Учебный центр «ИнфоТеКС»

Организация учебной деятельности базируется на тематических планах, должностных инструкциях сотрудников и приказов (входящие стрелки сверху), управление процессом осуществляет генеральный директор, бухгалтер и офис-менеджер с использованием АРМ.

Входящей информацией являются заявки на обучение, персональные данные учащихся и данные об оплате обучения (входящие стрелки слева), а исходящей — протоколы, удостоверения, сертификаты, договоры, отказы от прохождения обучения, отчеты и уведомления о начале занятий.

Более детально этот процесс рассмотрен на Рисунке 2.2. Учебную деятельность центра можно представить как совокупность четырех взаимосвязанных подпроцессов:

• прием заявок на обучение;

• создание групп;

• организация учебного процесса;

• оформление аттестационной документации.

Клиент, подает заявку, которая регистрируется офис-менеджером. Данный процесс называется «Прием заявок на обучение» и выходным потоком является «Данные о заявках».

На основании данных о зарегистрированных заявках и данных об оплате обучения, происходит формирование учебных групп (процесс «Создание групп»). После принятия руководством решения о начале занятий в группе, об этом информируют клиентов (поток «Уведомления о начале занятий»). Исходящими потоками являются «Договоры» и «Отказы». Данные об оплате первого взноса, данные об учебных группах и личные карточки используются в блоке «Учебный процесс».

Для организации учебного процесса необходимы данные об учащихся, полученные из личных карточек, данные об учебных группах. При выполнении учебного плана и наличия полной оплаты формируются списки обучающихся, допущенных к итоговой аттестации.

Рисунок 2.2 — Подпроцессы диаграммы «Организация учебной деятельности в НОЧУ ДПО ЦПК «Учебный центр «ИнфоТеКС»

При оформлении аттестационной документации подготавливаются документы о прохождении курса обучения (протоколы, удостоверения, сертификаты и отчеты).

Декомпозиция процесса «Создание групп» представлена на Рисунке 2.3. На данном этапе происходит проверка данных, полученных из заявок на обучение. Если выясняется, что информация не полная или не соответствует требованиям организации, то секретарь сообщает об этом клиенту. До начала занятий все отмеченные недостатки должны быть устранены. Занятия начинаются после того, как будет набрано количество заявок, достаточное для организации новой группы. Оптимальная численность группы рассчитывается методами CVP-анализа на основании данных бухгалтерского учета, поступающих из бухгалтерии в виде внешнего файла. Дата начала занятий устанавливается приказом руководства и об этом информируют всех клиентов, чьи заявки были приняты. На первом занятии происходит оформление договора. Данные из него используют для составления личных карточек учащихся. Когда все данные внесены в АРМ, подгружается файл о внесенной плате за обучение, после чего она отражается в личной карточке.

Декомпозиция диаграммы «Учебный процесс» представлена на Рисунке 2.4. В процессе обучения преподаватели отслеживают посещаемость на занятиях, которая отражается в журналах. В свою очередь, бухгалтерия в течение всего срока учебного процесса контролирует оплату за курсы. Это связано с тем, что клиентам разрешается оплачивать обучение несколькими взносами, но по окончанию занятий должна быть внесена полная сумма.

При выполнении всех требований учебного плана и наличия полной оплаты, на учащегося подготавливается промежуточная документация. Если учащийся сдает все экзамены, предусмотренные тематическим планом, то ему выдается вся необходимая аттестационная документация.

Рисунок 2.3 — Диаграмма IDEF0 «Создание групп»

Рисунок 2.4 — Диаграмма IDEF0 «Учебный процесс»

1. Информационное обеспечение

Информационное обеспечение представляет собой совокуп­ность проектных решений по объемам, размещению, формам ор­ганизации информации. Оно включает в себя совокупность показателей, справочных данных, классифика­торов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, специально организованные для автоматического обслуживания. Составные элементы информационного обеспечения представлены на Рисунке 2.5.