Чистякова М.А. Теоретические основы автоматизированного управления, страница 7

Обследование информационной составляющей предполагает:

уточнение применяемой терминологии с целью обеспечение взаимопонимания персонала разработчика и заказчика;

выявление используемых в организации внешних и внутренних документов, составлении схемы документооборота;

анализ массивов информации;

определение информационных связей организации и ее подразделений.

Документы, которые предназначены для сбора и регистрации данных, называются входными (регистрационными, учетными) документами. Входными по отношению к административным процедурам обработки данных.

Документы, вырабатываемые в результате обработки данных, называются Выходными (результирующими) документами.

Документы, предназначенные для пользования внутри организации, называются внутренними документами. Документы поступающие или направляемые вне организации называются внешними документами.

Прежде чем приступить к изучению каждого документа по отдельности, следует составить список всех документов, разрабатываемой задачи. Существование каждого документа должно быть обосновано, поскольку часто выясняется, что некоторые документы, хотя и существуют, но не используются. Должны быть выявлены причины не использования этих документов; неточное соответствие их назначению, перегрузка должностного лица, задержка в их поступлении.

Массивы информации подлежащие исследованию могут быть или ручными или машинными.

При изучении массивов необходимо собрать информации:

наименование,

носитель,

место нахождения,

структура записи,

длина записи,

число записей,

процедуры ведения массивов,

способы использования массивов,

процедуры защиты массивов.

Следует обратить внимание на ручные массивы информации, которые ведутся не по стандартным формам в тетрадях, личных записных книжках.

Используемые средства обработки информации.

При этих исследованиях определяется:

- какие ручные процедуры выполняются при обработке данных;

- с помощью каких средств выполняются процедуры;

с какой скоростью выполняется процедура.

Для каждого из используемых средств следует зафиксировать следующие сведения: тип средства; покупная цена; дата приобретения; срок амортизационного отчисления; расходы на содержания; ежегодная продолжительность использования. Эти сведения могут использоваться при определения экономических показателей.

10.4. Анализ существующей системы и выработка новых

проектных решений.

Цель данного этапа заключается в установлении полной картины использования ручных процедур. Необходимо составить перечень выявленных недостатков и определить их истинные причины. Такой анализ имеет важное и принципиальное значение, поскольку следствием устранения выявленных недостатков могут стать организационные изменения и даже постановка вопроса о самом существовании системы.

Критический анализ должен осуществляться исследовательским коллективом совместно с руководителями подразделений организации.

Выводы, получаемые из критического анализа существующей системы, должны лавным образом содержать результаты обобщения выявленных недостатков и основные причины плохого функционирования существующей системы. Эти выводы служат исходными данными для выработки новых проектных решений, поскольку они должны вскрыть самые существенные ошибки, которых не следует повторять в режиме автоматизации.

В процессе выработки новых проектных решений выделяются следующие подэтапы:

определение основных целей новых проектных решений;

поиск возможных проектных решений;

исследование средств реализации намеченных проектных решений.

Определение основных целей новых проектных решений.

На этом подэтапе необходимо определить основные средне- и долгосрочные цели проектных решений, подлежащих дальнейшей разработке. Эти цели должны быть самым непосредственным образом увязаны с политикой в области совершенствования управления, принятой в организации.

Нередко трудно выяснить цели политики совершенствования управления в организации. Часто это связано с отсутствием у руководства организации таковых целей. В этом случае разработчик должен подсказать руководству каким образом лучше определить эти цели.

В формулировке основных целей должны также учитываться ограничения по времени и затратам.

Поиск возможных проектных решений.

Возможное проектное решение в общем случае может быть:

модификацией ручных процедур с реорганизацией структуры самих процедур;

автоматизацией без изменения организации;

автоматизацией с реорганизацией структур и процедур.

Во время поиска возможных проектных решений необходимо рассматривать намеченные варианты с такой степенью детализации, которая позволила бы оценить их достоинства и недостатки. Для этого иногда должен быть проведен функциональный анализ некоторых решений ( даже на этапе обоснования целесообразности автоматизации). Подобные исследования требуют времени, но дают хорошие исходные данные для сравнения намеченных вариантов.

При выборе проектных решений должно учитываться:

- определенные ранее цели и в особенности сроки реализации и финансовые средства, которые организация в состоянии выделить на разработку задач;

- технические средства обработки информации, которыми организация может располагать;

мнения, которые могут подвести к выбору определенных проектных решений.

Исследование средств реализации намеченных проектных решений.

Для каждого намеченного проектного решения необходимо изучить следующее:

персонал, необходимый для его реализации: пользователи, участники разработки; пользователи, не входящие в коллектив разработчиков; разработчики-исследователи; разработчики- постановщики задач; программисты; операторы первичного ввода.

материальные средства: материальные средства для обеспечения помещения коллектива разработчиков; технические и вычисли тельные средства реализации автоматизированных задач; сопутствующие материалы.

сроки реализации;

затраты на реализацию.

10.5. Комплектование документации этапа.

Документация играет важную роль в выборе проектных решений и установлении взаимоотношений с заказчиком.

На этапе обоснования целесообразности автоматизации готовится документ «Технико-экономическое обоснование». Основное содержание этого документа описание характеристик организации подлежащей автоматизации, критический анализ системы, определение целесообразности автоматизации и направлений автоматизации.

После выбора варианта автоматизации готовится документ «Техническое задание». В этом документе, кроме характеристики системы подлежащей автоматизации, приводится структуризация автоматизированной системы, а также постановка задач автоматизации.

11. Разработка задачи автоматизации

На этом этапе конкретизируются задачи управления и процедуры обработки информации.

Формулировка задачи начинается с детализации целей решения задачи управления (возможно построение дерева целей). Цели могут быть сформулированы как преследуемый результат решения задачи управления – цель управления, и как перечень функциональных требований и ограничений решения задачи (например, акцентирование внимания разработчиков на реализации той или иной операции по обработке данных) – цели реализации.

Перед конкретизацией алгоритма решения задачи управления необходимо еще раз определить сроки решения задачи, режим решения задачи, пользователей этой задачи, связанность этой задачи с другими задачами.

При проектировании задачи должны быть изучены:

Выходные данные;

Входные данные;

Ввод данных;

Диалоговые процедуры;

Процедуры контроля вводимых данных;

Процедуры обработки данных;

Проблемы защиты;

Потоки данных.

11.1. Определение выходных данных.

Целью решения задачи управления, как правило, является подготовка необходимой информации для принятия управленческого решения, оформленной в виде выходных данных.

Определение выходных данных сводится к выполнению следующих работ:

Выявление состава выходных данных. Состав выходные данных определяется содержанием выходных документов, содержанием макетов экранов мониторов, а также составом машинных массивов информации. При этом должны быть указаны типы и форматы данных.

Выбор способов вывода данных. Выбор способов вывода данных требует выявления различных типов выходных данных из всего множества выходных данных. Одни данные могут оформляться в виде документов, которые выводятся либо на бумажный носитель, либо на монитор или предусматривают оба варианта вывода. В других случаях могут формироваться машинные массивы информации.

Установление носителей выходных данных. Необходимо определить форматы выходных документов и выходных форм. Особо должны быть отмечены оригинальные способы вывода информации, такие как графопостроители и т.п. При выводе данных на машинные носители необходимо определить виды устройств внешней памяти и их характеристики.

Выявление принципиальных характеристик способов вывода данных. В качестве принципиальных характеристик способов вывода данных можно назвать следующие: периодичность использования, потребителей, число знаков, число строк, количество экземпляров.

Определение в общих чертах рабочих мест, имеющих отношение к выходным данным.

11.2. Определение входных данных и их ввода.

Изучение ввода данных сводится к выполнению следующих работ:

Определение состава, носителей информации и способов ввода данных. Определение состава входных данных сводится к составлению перечня вводимых данных по способам ввода. Входные данные описываются наименованием, типом, источником (носителем), параметрами и способами контроля достоверности вводимых данных. При определении документов-источников следует особое внимание уделить структуризации документа удовлетворяющей требованиям процедур ввода (выделение полей ввода), а также рассмотрению структуры документа с точки зрения минимизации вводимой информации. В целом процедуры ввода информации должны быть максимально автоматизированы и должны использовать современные средства ввода (сканирование и считывание штрихкодов и т.п.). Это повысит производительность ввода данных и исключит возможность ошибок ввода. Следует учитывать и размещение данных в машинных массивах.

Выявление принципиальных характеристик способов ввода данных. В качестве принципиальных характеристик способов ввода данных можно перечислить: периодичность ввода, источник-подразделение данных, число страниц в документе и их формат.

Определение в общих чертах рабочих мест ввода информации. Рабочие места ввода должны быть оборудованы в соответствии с выбранными способами ввода информации, удовлетворять требованиям безопасности жизнедеятельности. Количество рабочих мест рассчитывается исходя из анализа объемов вводимой информации.

11.3. Разработка диалоговых процедур.

Диалоговые процедуры являются результатом реализации интерфейса автоматизированной системы. Диалоговые процедуры должны удовлетворять следующим требованиям: единая идеология манипулирования, простота использования, обеспечения необходимых временных параметров работы, удобство и полнота отражения информации.

Диалоговые процедуры можно разбить на группы по функциональному признаку:

- ввод, считывание, изменение и контроль записей;

- обращение к записям по информационному запросу;

- запрос на выполнение программных модулей;

- передача данных.

При разработке диалоговых процедур необходимо определить:

содержание вопросов, ответов, реплик;

разработать схемы диалоговых процедур.

11.4. Разработка средств контроля.

Под контролем понимается обнаружение ошибок в данных и их исправление. Таким образом достигается истинность информации.

Процедура контроля может быть ручной или автоматической. Эти процедуры могут быть реализованы в виде прямого контроля или косвенного контроля.

Прямой контроль осуществляется с использованием только самой контролируемой информации: никакая другая информация уже проверенная или подлежащая контролю, в этой процедуре не используется. Этим методом контролируется наличие данных, типы данных, диапазоны допустимых значений, ограничения расположения данных.

Косвенный контроль производится путем сопоставления различных данных. Различают два вида косвенного контроля:

1) косвенный контроль, осуществляемый путем проверки простых отношений =, <, <=, >, >=;

2) косвенный контроль, требующий определенных вычислений. При этом контроль может основываться или на повторном расчете значения контролируемых данных, или на проверке балансовых соотношений.

При организации процедур контроля следует иметь в виду, что процедуры прямого контроля выполняются в первую очередь, а косвенного во вторую.

При проектировании средств контроля выполняются следующие работы:

Разработка правил кодирования процедур контроля, кодов ошибок и процедур их исправления;

Разработка ручных процедур контроля для каждого способа ввода и вывода данных. Эти процедуры должны быть определены в виде инструкций.

Контроль диапазонов значений;

Косвенный контроль.

11.5. Процедуры обработки данных.