Чистякова М.А. Теоретические основы автоматизированного управления, страница 2

Таблица. Функциональные задачи управления формой.^Лит-ра

Функции и задачи управления	Функциональные задачи
Оперативное управление предприятием	Управление материально-техническим снабжением Управление сбытом и реализацией продукции Управление бартерными операциями и взаимозачетами Управление запасами – движение и наличие материальными ценностями Управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и получателями Управление штрафными обязательствами Управление финансами Управление производством Управление проектами Управление себестоимостью продукции Управление персоналом, учет кадров Управление делопроизводством Управление транспортом
Задачи планирования	Финансовое планирование Календарно-сетевое планирование Планирование маркетинговых кампаний, проектов развития Техническая подготовка и планирование производства Планирование себестоимости продукции – товаров и услуг Оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей
Задачи бухгалтерского учета	Кассовые и финансово-расчетные операции Учет валютных операций Учет товарно-материальных ценностей Учет основных средств и нематериальных активов Учет труда и заработной платы Учет фактических затрат Ведение главной книги и составление баланса Налоговый учет Сводная и консолидированная бухгалтерская и финансовая отчетность Бухгалтерская и финансовая отчетность в международных стандартах
Задачи контроля	Контроль выполнения планов Контроль исполнения бюджета Контроля взаимных финансовых обязательств Контроль использования ресурсов Контроль неликвидов, сверхнормативных запасов, дефицитных позиций Контроль качества, обработка возвратов и рекламаций Контроль исполнительской дисциплины
Задачи анализа	Анализ выполнения планов и использование ресурсов Анализ финансовой и хозяйственной деятельности Анализ эффективности использования оборотных средств Анализ фактических затрат (себестоимости) и сопоставления их с планами Анализ эффективности маркетинговых мероприятий и рекламных кампаний Анализ факторов, определяющих качество и причины рекламаций и возвратов

Следует отметить, что каждая из перечисленных функций реализуется набором задач. Например, функция «Управление сбытом»:

• Учет заявок покупателей

• Ведение карточек клиентов

• Создание исходящих договоров и спецификаций к ним

• Проведение анализа договоров, отгрузки товаров и полученных оплат

• Контроль ожидаемой отгрузки, наличие товаров на складе

• Выдача рекомендаций по планированию закупок

• Формирование различных прайс-листов, поддержка сложных ценовых структур

• Формирование различных отчетных документов, ведомостей реестров для анализа реализационной деятельности.

Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы. Объем прибыли и уровень рентабельности напрямую зависит от объема реализации.

Также в качестве примера можно рассмотреть задач состав автоматизации подсистемы «Управления документооборотом». Для каждого рабочего места этот перечень будет выглядеть следующим образом:

Руководство:

• Просмотр информации в базах данных

• Выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения

Службы и подразделения:

• Просмотр и редактирование информации в базах данных

• Составление отчетов

• Подготовка служебных записок

• Подготовка исходящей корреспонденции

Секретариат:

• Регистрация входящей корреспонденции

• Регистрация и отсылка исходящей корреспонденции

• Ввод документов в базы данных

• Сдача документов в архив

Администратор базы данных:

• Регистрация пользователей информационной системы

• Установка прав доступа к отдельным базам данных

• Сдача документов в архив и т.д.

В этом случае система документооборота осуществляет централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов любых форматов и разграничения доступа к ним, дает необходимую информацию о клиентах, партнерах и конкурентах, позволяет планировать и учитывать мероприятия и контакты, осуществлять обмен информацией с территориально рассредоточенными объектами.

4. Автоматизированные системы управления (АСУ)

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система - это средство организации информационного обеспечения процесса управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней. К информационным системам относятся и автоматизированные системы управления технологическим процессом, предприятием или организацией и информационно-поисковые системы.

Наиболее сложной и имеющей наибольший набор функций являются автоматизированные системы управления. Можно выделить три группы функций АСУ:

1) сбор, обработка информации и выдача информации в виде необходимом для реализации именно реализуемой функции управления (не избыточность и удобство представления)

2) анализ полученной информации и выработка оптимальных решений, которые позволяют оперативно принимать управленческие решения

3) прогнозирование, составление оптимальных планов развития объекта.

При этом на человека возлагаются такие важные задачи, как: постановка и корректировка целей и критериев управления; выявление творческого элемента использования эвристических алгоритмов для поиска наилучших путей достижения поставленных целей, которые иногда приводят к существенному изменению принятой методики или структуры управления; окончательный выбор решения и придания ему правовой силы; снабжение системы управления информацией, сбор которой нерационально или невозможно автоматизировать.

Классификация АИС:

• по сфере функционирования объекта управления:

АИС промышленности;

АИС сельского хозяйства;

АИС транспорта;

АИС связи и т.п.

• по видам процессов управления:

АИС управления технологическим процессом;

АИС управления организационно-технологическими процессами;

АИС организационного управления;

АИС научными исследованиями;

Обучающие АИС

• по уровню в системе государственного управления:

отраслевые АИС;

территориальные АИС;

межотраслевые

• по степени централизации обработки информации:

централизованные системы обработки информации;

распределенные системы обработки информации;

• по характеру производства:

АСУ непрерывными производствами;

АСУ производствами с дискретным технологическим циклом;

АСУ непрерывно-дискретным производством.

5. Структура АСУ

АИС относятся к большим системам и требуют деления на отдельные части и элементы: подсистемы, набор задач, отдельные задачи. Подсистема - относительно самостоятельная часть системы выделенная по определенному признаку. Подсистемы могут выделяться по функциональному или структурному признаку.

Принято выделять две группы подсистем в структуре АИС: функциональные подсистемы и обеспечивающие подсистемы.

Функциональные подсистемы составляют содержательную часть автоматизированной системы. Именно в функциональных подсистемах сосредотачиваются задачи, реализующие конкретные функции системы управления. Задачи управления объединяются в функциональные подсистемы исходя из принципа однотипности относительно функции управления. Так в рамках АСУ предприятием чаще всего выделяют следующие функциональные подсистемы: технической подготовки производства, технико-экономического планирования, оперативного планирования и управления, материально-технического снабжения, бухгалтерского учета, управления сбытом, управления кадрами, управления качеством, управления финансами, управления вспомогательным производством. В рамках функциональных подсистем, как правило, выделяют подсистемы более низкого уровня. Таким образом реализуется иерархичность системы управления.

Обеспечивающие подсистемы создают условия для работы функциональных подсистем. Выделяют следующие обеспечивающие подсистемы: информационное обеспечение, математическое обеспечение, техническое обеспечение, программное обеспечение, лингвистическое обеспечение, правовое обеспечение.

Таким образом, можно сказать, что функциональные подсистемы представляют комплекс экономико-математических моделей для решения задач управления, а обеспечивающие подсистемы представляют собой комплекс технических средств, носителей информации, программ и различных инструктивно-методических документов, необходимых для реализации соответствующих функциональных подсистем.

5.1 Информационное обеспечение.

Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменении, происходящих в системе и окружающей среде.

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управленческих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. Управленческая информация всегда имеет целевое назначение и содержит либо управленческое воздействие, либо сведения о состоянии управляемого объекта.

Совокупность различных экономических, технических, социологических и других данных, используемых в процессе управления объектом, представляет собой систему технико-экономической информации, являющейся частью информационного обеспечения.

Информационное обеспечение – это совокупность системы классификации и кодирования, системы технико-экономической информации, языков записи данных, унифицированных систем документации и массивов информации используемых в АИС.

Целью информационного обеспечения (ИО) является своевременная выдача необходимой и достоверной информации для выработки и принятия управленческих решений.

К основным задачам ИО относится:

Классификация, формирование оптимального перечня и состава информации, ее кодирование;

Разработка классификаторов;

Создание информационной модели объекта автоматизации;

Формирование информационной справочно-нормативной базы управления.

Информационное обеспечение включает:

Состав информации, т.е. перечень информационных единиц или информационных совокупностей – показателей, констант, переменных, документов и других сообщений необходимых для решения комплекса задач системы;

Структуру информации и закономерности ее преобразования, т.е. правила построения показателей, документов, агрегации и декомпозиции информационных единиц;