185226 (Етика міжнародних ділових зустрічей), страница 3

Перший. Керівники обох делегацій сідають в центрі столу один проти одного (для них ставлять стільці з високими бильцями). Ліворуч від перших осіб сідають перекладачі, праворуч — решта членів команди. Секретарі розташовуються також один проти одного.

Другий. Керівники делегацій сідають наприкінці довгого столу також один проти одного. Перекладач сідає з одного боку, а секретар — з іншого.

Місця, відведені іншим учасникам переговорів, можуть позначатися картками, на яких вказано прізвище та ім'я учасника, а також назву фірми, яку він представляє. В такому випадку проблема розміщення зникне.

Гостей із суто психологічних причин краще садовити обличчям до дверей, при розміщенні навпроти вікон вони можуть відволікатися від теми переговорів: заважатиме сонячне світло, відвертатиме увагу непоказний пейзаж.

Один бік зали доцільно залишити вільним для зручності розповсюдження документів або проходу учасників.

Третій. Якщо зустріч має непротокольний характер, перші керівники (К) сідають на дивані, а за ними розміщуються перекладачі. Члени делегації розташовуються навколо невеликого круглого столу. Якщо зустріч більш розкута, члени делегації також розміщуються поруч.

При наявності в кімнаті для переговорів телефону необхідно потурбуватися, щоб секретар не з'єднував абонентів з цим номером.

Вся обстановка при проведенні ділових переговорів повинна сприяти спокійній бесіді, щоб партнери могли спілкуватися без завад і не відволікатись. Іноді доцільно на вхідні двері повісити табличку «Не заходити, ідуть переговори».

1.11. Офіційна мова

Питання про офіційну мову переговорів не виникає, коли партнери можуть говорити однією мовою. Якщо ж сторони представляють різномовні держави, питання про офіційну мову переговорів треба вирішити завчасно.

Російська мова найбільш прийнятна в спілкуванні між партнерами з держав колишнього СРСР і Східної Європи.

У Британській співдружності націй і США говорять англійською. Іспанською мовою спілкуються в більшості країн Південної Америки, крім Бразилії. Французька визнається офіційною мовою в Бельгії, Гаїті, Люксембурзі і Швейцарії. Говорять французькою мовою також в середземноморських країнах і в деяких африканських державах.

Яку ж мову вибрати офіційною на переговорах? Для відповіді на це запитання зробимо невеликий екскурс в історію.

У середні віки та на початку новітнього періоду історії переговори між партнерами велися латинською мовою, яка у ті часи була спільною мовою для всіх цивілізованих християнських народів.

З XVI століття спільною мовою вищого світу в Європі стала французька мова, яка витіснила іспанську та італійську мови, поширені раніше.

Першорядною, хоча і не єдиною причиною поширення французької мови, було панування в Європі Людовика XIV, «Короля Сонця», і багатство французької літератури. Специфічні якості французької мови, її виразність, точність і усталеність, суворі синтаксичні правила, великий словниковий запас зробили цю мову основною мовою міжнародного права, мовою дипломатів.

Англійська мова внаслідок її великого поширення визнається мовою міжнародного бізнесу. Рівень володіння англійською мовою обома сторонами суттєво впливає на темп і успіх переговорів.

У кожній країні розмовна англійська мова має свої особливості, тому навіть при спілкуванні високоосвічених людей можуть виникати деякі непорозуміння. Ще Б.Шоу говорив: «Англія і Америка — це дві країни, розділені спільною мовою».

Часто одна із сторін не володіє досить глибокими знаннями англійської мови, що може прямо впливати на перебіг переговорів. Як наслідок, уповільнюється темп спілкування, з'являється необхідність перепитувати щойно почуте, у той час як партнер намагається пояснити те ж саме іншими словами, збільшується імовірність невірного розуміння позицій сторонами.

Звідси правило: не проводьте переговори іноземною мовою, якщо недостатньо володієте нею, оскільки вся ваша увага буде зосереджена не на суті переговорів, а на мові.

У більшості випадків різномовні учасники переговорів звертаються до послуг перекладачів. Потрібно підібрати такого перекладача, який міг би забезпечити правильність і точність перекладу повідомлення. Знавці іноземних мов, здатні передати всі нюанси і тонкощі, закладені в словах виступаючого, ціняться дуже високо.

Для ефективної організації перекладу можна скористатися порадами члена комітету Гарвардської програми по проведенню переговорів Д. Селекьюза. Суть їх полягає ось у чому:

• Делегація, яка уповноважена вести переговори, повинна мати свого перекладача. Не покладайтесь на послуги перекладача своїх партнерів, якщо жоден з членів вашої команди не володіє офіційною мовою переговорів.

• Перед початком переговорів проведіть коротку бесіду з перекладачем, поясніть йому суть і мету переговорів, ваші вимоги до перекладу. Стережіться перекладачів, які внаслідок своїх особистих інтересів чи егоїзму намагаються заволодіти перебігом переговорів чи направити їх по своєму руслу.

• Говорити слід невеликими реченнями, чітко виражати свої думки і не забувати про паузи, необхідні для перекладу сказаного. Завчасно обмірковуйте свої висловлювання, робіть їх максимально зрозумілими, уникайте скорочень і спеціальної термінології.

• Праця перекладача важка і відповідальна, тому час від часу давайте йому можливість відпочити. Перекладач може або бути бездоганною лінзою, або стати засміченим фільтром.

• Ставтесь до перекладача з повагою, достойною професіонала. Якщо у вас зав'яжуться дружні стосунки з перекладачем своїх партнерів, він може надати багато корисної інформації про своїх наймачів. Свої зауваження про якість перекладу, щоб уникнути непорозумінь під час переговорів, робіть після їх закінчення.

• Якщо з'ясується, що переклад було зроблено неправильно і присутні хибно зрозуміли виступаючого, то йому необхідно повторити свою думку такими більш простими словами, які будуть ліпше перекладені і стануть зрозумілими для слухаючих.

2. Візитні картки як засіб ділового спілкування

Ліквідація монополії держави на зовнішньоекономічні зв'язки відродила інтерес до етики ділових стосунків, норм і правил спілкування між партнерами як у межах країни, так і за кордоном.

Візитним карткам, як елементу ділових стосунків, просто не було місця в існуючій командно-адміністративній системі, тоді як наші іноземні партнери, особливо в розвинутих країнах Європи і США, завжди надавали їм належну увагу. Використовуються візитні картки в таких випадках: інформування в момент знайомства про себе і свою фірму чи підприємство; інформування про себе осіб, в контактах з якими зацікавлені; підтримання контактів з партнерами, поздоровлення зі святом чи іншою подією; вираження подяки, співчуття, а також супроводження подарунка чи квітів.

Залежно від призначення умовно можна виділити чотири основні типи візитних карток:

Варіант А. На візитній картці вказується прізвище, ім'я та по батькові, посада, найменування і адреса організації, в якій працює особа, а також її робочий і, при необхідності, домашній телефон. Це класичний приклад ділової візитки. Виготовляється вона виключно на білому картоні чітко встановленого розміру — 9x5 см. Текст друкується розбірливим чорним шрифтом. Єдина допустима кольорова пляма — рекламний знак фірми у верхньому лівому кутку. Вгорі — назва фірми, де працює власник картки. По центру — його ім'я і прізвище (у нашій практиці — ім'я, прізвище та по батькові), під ними — посада. В лівому нижньому кутку — адреса фірми, у правому — телефони. Часто поряд з телефонами подаються контактні години для зв'язку. Цей тип картки використовується при наявності знайомства і застосовується як м'яка, ненав'язлива форма вияву вашої зацікавленості і надії на співробітництво.

Варіант Б. На візитній картці вказуються П.І.Б. і посада особи, але без вказівки координат. Візитні картки цього типу використовуються для спеціальних і представницьких цілей. Якщо вам вручають таку картку, це означає, що ваш співрозмовник просто представляє себе для полегшення спілкування і не налаштований на продовження знайомства. Просити його написати на картці свої координати не слід.

Представлений тип візитної картки використовується особами, що займають досить високу посаду (міністрами, керівниками великих підприємств, представниками президента тощо). Застосовується така картка на неофіційних зустрічах, у тому числі на прийомах для вручення дамам.

Варіант В. Спільна чи сімейна візитна картка. На картці вказуються прізвища, імена та по батькові подружжя, а також їх домашня адреса і телефон.

Варіант Г. Візитна картка фірми, підприємства, організації чи відділу. Цей тип картки використовується для поздоровлення партнерів від імені фірми, наприклад, в День незалежності, на Різдво Христове тощо.

У практиці ділових стосунків існує велика кількість відмінних від вищенаведених основних типів карток, що застосовуються за межами бізнес-сфери. Це можуть бути візитки діячів мистецтва, науки, церкви тощо. Розмір таких карток, шрифт, розміщення тексту і колір паперу не регламентуються суворими правилами і тому можуть бути виконані на різних матеріалах, мати найрізноманітніші кольори і найвигадливіші шрифти. Зустрічаються також візитні картки з кольоровим фото її власника. Бувають візитні картки, складені вдвічі, як книжечка, із зазначенням розташування фірми, під'їзду до неї, місця стоянки автомобілів.

Розглянемо основні положення азбуки ділових стосунків:

Направлення візитної картки рівноцінне візиту.

Більш ввічливо залишати візитну картку особисто. Візитна картка, яку її власник, особисто відвідуючи, залишає для особи, яка не змогла його прийняти з поважних причин, повинна бути із загнутим куточком. Дехто надає значення тому, як і який кутик візитної картки загнутий — верхній, нижній, а також з якого боку. Тому щоб уникнути непорозумінь, пов'язаних з неправильним в різних країнах тлумаченням загину, рекомендується загинати правий край картки на 1/4 так, щоб було чітко видно його слід, а потім розправити картку. Загнуту картку залишають або в офісі, в резиденції партнера або у нього вдома, це свідчить про те, що ви особисто залишили її, а це ознака найбільшої поваги і шаноби.

Візитну картку, що подається через посередника (кур'єра чи водія) або поштою, загинати не потрібно. Бажано, по можливості, написати декілька слів на картці. Такий запис не дасть змоги використати її будь-якою сторонньою особою в корисних цілях. Якщо картка залишається особисто, надпис на конверті робиться олівцем, якщо ж надсилається поштою,— то авторучкою. Відповіді на візитні картки необхідно давати протягом доби і також візитними картками.

Зашифровані скорочення на візитних картках, які раніше були досить поширені, в наш час застосовуються дуже рідко. Але, оскільки вони час від часу зустрічаються, необхідно знати їх значення:

P.R . — /Pour remercier/ — вираз подяки;

P.F. - /Pour fete/ — поздоровлення зі святом;

P.F.C. — /Pour/aire connaissance/ — задоволення знайомством;

P.F.NA — /Pour feliciter Nouvel An/ — поздоровлення з Новим роком;

Р.Р.С. — /Pour prendre conge/ — на прощання;

Р.Р.Р. — /Pour prendere part/ — готовність допомогти;

Р.С. — /Pour condoleances / — вираз співчуття:

Р.Р. — /Pour presentation/ — заочне відрекомендування.

Візитні картки зі скороченнями P.P., PP.С. та P.R. залишаються без відповіді. На візитні картки зі скороченнями Р.С, Р.Р.Р. та P.F. дають відповідь своєю візитною карткою зі скороченням P.R. На візитні картки з побажаннями щастя у новому році відповідають карткою з абревіатурою P.F.Nj4., якщо свято ще не минуло. В разі деякого запізнення одночасно дається (у скороченому вигляді) вираз подяки та побажання щастя, наприклад P.R.P.F.

Припустимо, вас поздоровили зі святом. Написавши на своїй картці в лівій нижній частині абревіатуру — P.R., краще всього її в той самий день вислати своєму партнеру. Дякувати за поздоровлення партнера по телефону або вручати особисто йому свою візитну картку з висловленням подяки не прийнято. Якщо ж ви це зробили, то, скориставшись вашим дзвінком і вислухавши подяку, партнер може нав'язати ділову розмову для обговорення конкретного питання, до якого ви, ймовірно, не готові. Цілком можливий і такий варіант, коли особиста зустріч, на якій ви планували віддати свою картку, за якихось причин не відбудеться. В обох випадках ви будете виглядати недостатньо вихованим.

Перебуваючи у чужій країні під час національних свят, ви повинні першим поздоровити своїх партнерів. Не лякайтесь, що, наприклад, в Японії не зрозуміють абревіатуру відповідних французьких виразів. Існуючі правила, норми і традиції, стандартна міжнародна символіка однаково розуміються в усіх цивілізованих державах. На візитних картках можна робити і більш розгорнуті написи, звичайно від третьої особи, наприклад: «...дякує за увагу», «Найкращі побажання до Нового року», «...щиро дякує», «...бажає всього найкращого».