185226 (Етика міжнародних ділових зустрічей), страница 2

а) Не планувати зустріч безпосередньо перед обідом: поспіх та думки про їжу лише заважатимуть.

Приблизно об 11 годині організм вже потребує підзарядки, тому, якщо зустріч вже передбачена, буде добре в процесі переговорів запропонувати партнерам чашку кави, щось поїсти. Це підбадьорить обидві сторони.

б) Не слід планувати зустріч і одразу ж після обіду, її бажано проводити хоча б через годину, надавши партнерам можливість зібратися з думками і переглянути інформацію, що надійшла.

в) У понеділок людям потрібен час, щоб налаштуватися на робочий ритм після вихідних. Хоча, з іншого боку, у понеділка є перевага «свіжої голови», і в цей день можна зустрічатися для обговорення важливих проблем, плануючи закінчити їх до кінця тижня.

г) У п'ятницю люди вже очікують вихідних. Це не час для того, щоб починати будь-що, і звичайно, цей день — не найкращий для додаткового напружування думок.

д) Обговорюйте тривалість зустрічі. Може статися так, що ваш не попереджений партнер через півгодини після початку зустрічі вибачиться і, пославшись на необхідність виконання своїх не менш важливих справ, залишить вас. Обумовленого часу проведення зустрічі заведено дотримуватись обов'язково.

є) У випадку, коли у вашого партнера виявиться щільний графік роботи, організуйте проведення ділової зустрічі таким чином, щоб був час не тільки для викладення своєї позиції, але й для можливих відповідей на запитання і необхідних пояснень, не поглядаючи на годинник.

Так, якщо мова йтиме про знайомі обом сторонам предмети, викладення їх суті можна скоротити, але так, щоб зберегти загальну зацікавленість. Якщо ж предмет обговорення досить складний, необхідно виділити головне і занадто не заглиблюватися в деталі. Подбайте, щоб ваша інформація налаштовувала партнера на позитивне очікування і він зрозумів, що сюрпризів не буде.

ж) Домовившись про час проведення зустрічі, будьте точним. Запізнення розглядається як зневага до приймаючої особи і може позначитись на ході переговорів. У випадку припустимої затримки намагайтесь знайти можливість, нехай навіть за короткий час, попередити партнера і відповідно вибачитись.

Приймаючий має моральне право, почекавши гостя належну чверть години, зайнятися своїми справами, передоручивши переговори своїм заступникам, або взагалі в цей день відмовитись від зустрічі.

1.5. Кількість учасників

Домовляючись про зустріч, рекомендується обумовлювати і кількість її учасників. Звичайно це робиться, виходячи з принципу рівної чисельності делегацій з обох сторін.

Згідно з протоколом право на участь у переговорах, крім керівника, надається також особам, які внесені до списку.

У протокольному списку зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, місце роботи і посада учасника. При необхідності на переговорах з іноземними партнерами в протокольних списках наводяться короткі відомості про сферу діяльності та інтересів кожного учасника, тему майбутнього виступу.

Обмінюються протокольними списками до початку зустрічі. Якщо ж списки завчасно не складені, для того, щоб володіти інформацією про учасників зустрічі, сторони обмінюються візитними картками.

Важливість правильного підбору складу і рівня учасників переговорів залежить від значення, яке надають зустрічі її учасники, характеру угоди і культурного рівня сторін. Китайські делегації на переговорах відрізняються, наприклад, чисельністю, в той час як американці віддають перевагу невеликим групам. У деяких партнерів може викликати побоювання наявність юриста, оскільки це може бути пов'язане із судовими справами.

Найбільш ефективні, як показує досвід, переговори «один на один». Якщо ж планується кілька учасників делегації, то слід призначити керівника, який відповідатиме за діяльність всієї групи в цілому і кожного учасника зокрема.

1.6. Матеріали для обговорення

Майбутня зустріч чи переговори передбачають завчасну підготовку матеріалів. При цьому слід розрізняти кілька категорій документів, які обговорюються у ході зустрічі.

Перша — відображає позицію учасника зустрічі з широкого кола питань і, як правило, містить рекомендації щодо питань, які будуть розглядатися. Друга — це проекти різних угод, протоколів чи договорів, які пропонуються як основа для проведення переговорів. Третя — проекти резолюцій чи угод про наміри. Проекти використовуються як для проведення консультацій з місцевою клієнтурою, так і для вироблення прийнятної позиції на переговорах.

Корисним допоміжним матеріалом є перелік питань та пам'ятки для бесід з тематики зустрічі, які використовуються як напередодні, так і в процессі переговорів

Невід'ємною частиною підготовчої роботи є підбір документів з різноманітних питань, які передбачається розглянути. На основі цієї підбірки, як правило, готуються тексти виступів, матеріали для бесіди з партнерами, різноманітні довідки.

Підбірка може складатися з офіційних довідок та інших документів, вирізок із газет і журналів, які містять відомості про партнера і його бізнес.

Досвідчені менеджери збирають також дані про кон'юнктуру своїх партнерів, їх поведінку на ринку протягом останніх місяців чи років. Безперечно, це вимагає великих зусиль, знань і часу, але у підсумку така праця себе виправдовує.

Автор славнозвісного бестселера «Як уціліти серед акул» Харві Маккей відзначає, що знати хоч щось про клієнта так само важливо, як знати все про свою продукцію. Якщо ви знаєте своїх клієнтів, якщо вам відомі їх специфічні інтереси і риси характеру, то у вас завжди буде основа для встановлення контакту з ними, вважає автор книги І пропонує свою анкету, що складається з 66-ти пунктів, які відбивають профіль клієнта. Основні розділи Ті: особові дані клієнта, освіта, сім'я, попередня діяльність, особливі інтереси, стиль життя, ваші попередні взаємовідносини з ним та інші додаткові дані.

1.7. Підготовка приміщень

Основними вимогами до приміщень для ділових зустрічей є чистота і порядок. Повинно бути не душно і не шумно; саме приміщення перед зустріччю треба добре провітрити.

Підготовкою приміщень для ділових зустрічей звичайно займаються або спеціально призначені працівники фірми, або запрошені спеціалісти.

Столи для переговорів часто покриваються традиційною зеленою скатертиною. На столах розкладаються для кожного учасника блокноти, ручки і проспекти. Стільці чи крісла мають бути зручними і в достатній кількості.

Вздовж столу для переговорів заведено розставляти групами пляшки з мінеральною водою. Біля них ставлять чисті склянки і приладдя для відкривання. Якщо немає мінеральної води, то, як виняток, можна поставити графини з кипяченою водою, попередньо поклавши туди декілька кубиків льоду.

В полі зору керівників повинен бути годинник, який нагадує про те, що затягувати час не можна: «time is money». Максимальна тривалість переговорів — 2—2,5 години. Якщо в приміщенні, де планується проведення переговорів, немає годинника, допускається покласти свій наручний годинник у полі зору, збоку.

Бажано потурбуватися про каву або чай. Для цього необхідно передбачити на столах для переговорів самовар, кілька гарних сервізів, чай, каву, печиво чи кондитерські вироби.

На відміну від інших країн, в Туреччині багато ділових розмов починаються за чаєм із тістечками. Турки надзвичайно полюбляють солодке. У них навіть є прислів'я: «Солодко поїли — солодко поговорили».

Весь світ знає про російську гостинність і українську хлібосольність. І наші співвітчизники, дійсно, намагаються показати себе достойно перед іноземними партнерами. Разом з тим немає особливої потреби пишно пригощати партнерів під час ділової зустрічі — для цього існують прийоми.

Якщо ви поставили на стіл попільничку, це є сигналом, що палити можна, але перш ніж запалити, запитайте дозволу у присутніх осіб. Якщо ж палити не можна, має бути підготовлене приміщення для паління під час перерви.

1.8. Зустріч делегації

При зустрічі делегації необхідно правильно визначити рівень зустрічаючих. Загальне правило таке: зустрічає той, хто запрошував, хто підписував лист із запрошенням, як виняток — один з його заступників.

При посадці в автомобіль необхідно враховувати такі правила.

Першим почесним місцем є місце на задньому сидінні праворуч у напрямку руху автомобіля, друге почесне місце — за водієм.

Першим сідає пасажир на найбільш почесне місце, потім пасажир, що займає друге місце.

При зустрічах, як правило, займають тільки заднє сидіння. Якщо в автомобіль сідає ще одна особа, тоді займається місце № 3 між двома почесними місцями, щоб не заважати тому, хто сидить на почесному місці, при виході.

Особа, що займає місце № 1, входить через праві дверцята, а решта, щоб не турбувати того, хто сидить на почесному місці,— через ліві. Виходять першими особи, що займають почесні місця.

У представницьких екіпажах з розташуванням місць один проти одного почесним місцем є також місце на задньому сидінні праворуч за рухом автомобіля. Порядок розміщення в екіпажі:

Після прибуття екіпаж подається таким чином, щоб вихід був з правого боку, причому особа, що займає почесне місце, виходить першою.

До візиту делегації, тим більш іноземної, треба добре підготуватися. Іноземці, начувані про наші труднощі, дуже вдячно сприймають найменші ознаки уваги до себе.

Завчасно потурбуйтесь про те, щоб прибулих до фірми привітно зустріли біля виходу, супроводили до приймальні, запропонували зняти верхній одяг. У приймальній надайте можливість членам делегації розташуватися «як вдома», випити чашку чаю чи кави. Діловій розмові з турецькими бізнесменами обов'язково буде передувати розмова про щось абстрактне. І може статися так, що саме під час цієї розмови буде вирішена доля пропозиції про співробітництво.

До моменту прибуття гостей вся група, що бере участь у переговорах з вашої сторони, повинна зібратися. Погане враження справляють господарі, які в присутності гостей входять і виходять, навіть вибачаючись.

1.9. Привітання

З давніх часів представники різних народів, зустрічаючись, різними способами вітають один одного (бажають добра, щастя і здоров'я). Вітання — найбільш розповсюджений звичай в діловому спілкуванні і вимагає тактовності. Кожному народу, кожній соціальній групі властива своя манера привітання. Так, монголи та індокитайці проявом ввічливості вважають потирання носа, а в Новій Зеландії вітають один одного, дотикаючись носами. Серед народів Нігерії проявом поваги є дотик лобом до підлоги, а ось жителі Тібета, вітаючись, знімають головний убір правою рукою, ліву закладають за вухо і при цьому висовують язик. В Японії застосовуються три види поклонів: найнижчий — сайкейрей, середній — під кутом 30° і легкий — під кутом 15°. На Сході характерною ознакою привітання є нахил корпуса з одночасним викиданням рук.

У країнах, де зберігся монархічний чи напівфеодальний режим, існують привітання у вигляді коліносхилення: повного (на обох колінах) і неповного (на одному).

В Європі звичайно вітають один одного, трохи підіймаючи лівою рукою капелюх і роблячи легкий уклін головою. Порушенням етикету є шумні, нестримані привітання.

Під час вітання додержуються таких правил:

• Чоловік вітає жінку, молодший за віком чи посадою — старшого, член делегації — керівника. В рівних умовах першим вітається той, хто більш ввічливий. Якщо чоловік один, він першим вітається з чоловіком, який знаходиться поряд з жінкою.

• Чоловік повинен розглядати як ознаку особливої до нього поваги, якщо жінка першою привітала його.

• Вітаючи жінку на вулиці, чоловік знімає рукавичку з правої руки, для жінок це необов'язково. Якщо жінка зняла рукавичку,— це знову ж таки ознака великої поваги.

• Привітання у формі рукостискання чоловікам рекомендується робити завжди (в давнину це означало акт дружби і миру), жінкам — за взаємною згодою. Вітаючись, треба дивитись в очі дружелюбно, не високомірно.

• Якщо чоловіка представляють жінці, руку першою подає жінка. Той же пріоритет належить літнім особам і старшим за Посадою. Якщо ж зустрічаються подружжя, то спочатку вітаються жінки, потім чоловіки вітають жінок, і лише потім — один одного.

• Жінка першою вітається з чоловіком у тих випадках, коли вона його обминає чи коли проходить повз групу людей, які сидять чи стоять.

• Першою також вітається жінка, яка йде разом з чоловіком, з жінкою, що йде без супроводу чи з іншою жінкою.

• Жінкам, вітаючи, ніколи не цілують руку на вулиці: це роблять тільки в приміщенні. У нас заведено цілувати руку лише заміжнім жінкам. Цілуючи руку жінці, не варто підіймати її занадто високо, намагайтесь нахилитися самі.

• Вітаючись один з одним, чоловіки можуть залишатися і в рукавичках. Але якщо один зняв, знімає рукавичку й інший. На вулиці першим вклоняється до чоловіка, який стоїть на місці, той, хто проходить повз нього.

• Обмінюючись потиском, треба пам'ятати, що не варто занадто міцно стискати руку особи, з якою вітаєтесь, тим більше жінки. Вітання повинно бути дружнім і коротким. Надмірно довге і сильне рукостискання не потрібне, так само як і слабке. Чоловікам слід пам'ятати, що ініціатором потиску є жінка і старший за віком. Прийшовши у гості, перш за все вітаються з господинею дому, далі з господарем, потім з іншими особами.

• Потискаючи руку, чоловіки звичайно говорять коротке привітання: «Моє шанування ...», «Прийміть мої вітання ...», «Радий зустрітися з Вами...». Вітаючи чоловіка, за правилами ввічливості слід спитати: «Як здоров'я Вашої дружини?, «Як почувають себе Ваші діти?», «Як здоров'я Вашої матусі?» тощо.

1.10. Розміщення учасників зустрічі

План розміщення учасників ділової зустрічі повинен бути заздалегідь продуманий, обумовлений і погоджений секретарями обох сторін.

Звичайно гості заходять до кабінету, господар встає (не зустрічає біля дверей) зі свого стільця і підходить до місця, де розташувалися його співробітники, вони разом вітають прибулих. Після обміну привітаннями і знайомства господар вказує членам прибулої делегації місце за столом переговорів.

При цьому може бути кілька варіантів.