FINAO (Финансы АО), страница 11

3. Создание инструкций для рабочих мест. Инструкции для рабочих мест представляют собой конкретные действия сотрудника при выполнении тех или иных этапов бизнес-процессов. Существование инструкций позволяет пользователю не копаться в документации по Системе, а всегда иметь под рукой краткое описание своих действий. Инструкции для рабочих мест оформляются как Приложение к проектной документации.

Разработка аналитических отчетов с использованием генератора отчетов.

При проведении комплексного обследования выясняется потребность Заказчика в специальных отчетах. После проведения анализа сложности и возможности реализации отчета в Системе Заказчику выставляется счет на разработку отчета (Стоимость также может изначально закладываться в стоимость Договора на проектные работы). Разработка отчетов начинается после создания макета, когда определятся таблицы и поля БД, необходимые для отчета.

Защита макета Системы и проектной документации.

Составление плана защиты.

По завершении работ над макетом и документацией к проекту Проектировщик готовится к защите Проекта. Защита проводится в 3 этапа.

1. Внутренняя защита проекта

2. Защита на рабочих местах

3. Комплексная защита

Для проведения защиты Проектировщик готовит план показа макета.

Пример плана защиты:

1. Общее знакомство с Системой.

2. Словари Системы, Прайс-лист, Склады (структура, принципы заведения позиции)

3. Образцы документов.

4. Работа с документами по схемам бизнес-процессов.

5. Показ документации в части схем бизнес-процессов.

6. Формирование отчетов (Оперативных, бухгалтерских).

7. Представление инструкций для рабочих мест.

8. Представление Плана перехода на Систему АФХД “Парус”.

9. Ответы на вопросы.

Внутренняя (в “Парусе”) предзащита проекта и документации.

Перед проведением защиты макета и документации у Заказчика проводится внутренняя предзащита Проекта. Проектировщик совместно с Менеджером Проекта согласуют дату предзащиты, но не позднее чем за 3 дня до защиты у Заказчика. На предзащиту приглашаются (кроме Проектировщика) Менеджер Проекта, Эксперт направления Проектирования, Руководитель проектной группы, Консультант по внедрению (планирующийся для внедрения Системы в эксплуатацию), Эксперт направления Внедрения. Проектировщик за несколько дней до предзащиты, но не позднее 2-х дней, предоставляет для ознакомления проектную документацию.

Процедура предзащиты представляет из себя показ реализованных бизнес-процессов предприятия в макете (по необходимости), с необходимыми комментариями, на обсуждение присутствующих выносится план запуска Системы в эксплуатацию.

Задача участвующих в предзащите лиц - оценить степень готовности Проекта, возможность реализации его у Заказчика, возможные затраты на внедрение. Замечания, возникающие в процессе обсуждения, фиксируются в письменном виде Проектировщиком. По окончании обсуждения принимается решения о принятии Проекта или необходимости его доработки. В случае доработки Проекта, в зависимости от размеров изменений, происходит повторная предзащита или изменения принимаются только менеджером Проекта, при косметических доработках.

Согласование и подписание приказа о начале работ.

После принятия Проекта в “Парусе” (и согласно срокам Договора) Менеджер Проекта извещает Заказчика о готовности проведения защиты Проекта на рабочих местах. Для обеспечения четкой организации проведения защиты Проекта Менеджер Проекта предлагает Заказчику образец приказа о проведения защиты на рабочих местах. В приказе оговариваются сроки и время проведения защиты, присутствие сотрудников подразделений, обеспечение техникой.

Защита макета на рабочих местах.

После согласования приказа и получения его копии Проектировщик и Менеджер Проекта составляют план-график защиты. Согласно плану-графику Проектировщик выезжает к Заказчику и защищает Проект на каждом функциональном рабочем месте согласно составленному и утвержденному Менеджером Проекта плана. Замечания, полученные в процессе защиты, фиксируются в письменном виде и подписываются Проектировщиком и сотрудником подразделения Заказчика.

Комплексная защита макета.

После проведения защиты на рабочих местах, Менеджер Проекта и Проектировщик проводят комплексную защиту проекта. Проектировщик защищается согласно утвержденному плану (см. п.1.2.3.1.). В процессе защиты Заказчику передается для ознакомления проектная документация и протокол замечаний. После завершения защиты оговариваются сроки, необходимые Заказчику для ознакомления с документацией.

Оформление перечня требований и доработок как в ПО, так и в макете.

После ознакомления Заказчика с документацией и макетом Системы Заказчик и Менеджер Проекта оформляют протокол замечаний по Проекту. В протоколе указываются конкретные недостатки Проекта (неправильный шаблон документа, неверный порядок этапов, отсутствие функций в программе). Менеджер Проекта разделяет все замечания на 2 раздела: претензии к ПП и претензии к Проекту. Замечания к ПП рассматриваются с точки зрения целесообразности доработки ПП. В случае справедливости замечаний проводятся консультации с ЦИТ по поводу доработок в ПП. Возможны 3 варианта:

1. Замечания о несоответствии ПП законодательству проверяются и, при подтверждении, исправляются

2. Замечания по доработке функциональной части ПП рассматриваются и могут быть внесены (или не внесены) в ТЗ на следующие версии. Решение по каждому конкретному замечанию оформляется Менеджером проекта в письменном виде и передается Заказчику.

Претензии к проекту рассматриваются Проектировщиком и, в случае подтверждения, исправляются, после чего Заказчику предоставляется окончательный вариант проекта.

Уточнение плана и сметы проекта.

Одновременно с защитой проекта Менеджер проекта предоставляет Заказчику смету проекта .

Готовность к закрытию акта.

После комплексной защиты проекта, устранения замечаний и предоставления окончательного варианта макета и документации считается, что работы по данному этапу выполнены, и Заказчику предлагается подписать Акт сдачи-приемки работ.

Закрытие акта о проведении проектных работ, подписание контракта на поставку ПО и продолжение работ.

Подписание Акта о завершении проектных работ.

По окончании работ по каждому пункту Договора на проектные работы (создание макета, написание инструкций, проектной документации, отчетов, предоставление сметы проекта и др.) Заказчик принимает работы и подписывает Акт о завершении проектных работ.

Заключение договора на поставку ПО.

При продолжении работы Заказчику предлагается Договор на ПО и Внедрение Системы. В спецификации к Договору на ПО указывается комплектация Системы, количество рабочих мест и стоимость ПО, в спецификации на внедрение Системы указывается количество 3-часовых консультаций. В приложении к Договору прилагается План-график обучения (количество консультаций на каждое рабочее место), в стоимость ПО необходимо заложить годовое сопровождение Системы.

При необходимости Заказчику предлагаются также договора на услуги других подразделений фирмы (поставка оргтехники, услуги по генерации сети и поставке сетевого оборудования, обучение в Учебном центре, аудиторские услуги и др.)

Формирование графика платежей

При большой итоговой стоимости Договора на автоматизацию ФХД предприятия Менеджер Проекта (по согласованию с руководством фирмы) предлагает Заказчику произвести оплату по Договору частями. В этом случае Менеджер Проекта составляет и согласовывает с Заказчиком график платежей. В графике платежей указываются Сроки оплаты и предмет оплаты.

Этап 3. Запуск в промышленную эксплуатацию.

После того как Исполнитель и Заказчик закончили этап проектирования и убедились в процессе деловой игры в реальности создания системы управления предприятием, наступает следующий этап-запуск системы в промышленную эксплуатацию.

Целью данного этапа является полноценное овладение сотрудниками предприятия Заказчика приемами работы в системе.

Специалисты корпорации Парус:

• доставят, установят и проверят технические средства и коммуникационное оборудование, необходимое для реализации проекта;

• подготовят технические средства и установят систему на все рабочие места;

• введут в систему необходимую первичную информацию;

• проведут обучение сотрудников предприятия Заказчика в собственном учебном центре и на рабочих местах исполнителей;

• окажут необходимые консультации по использованию системы.

Накопленный опыт ввода в эксплуатацию подобных проектов позволяет утверждать, что консультанты корпорации Парус способны добиться скоординированного выполнения обязанностей сотрудников Заказчика на всех участках работы системы. На этом же этапе производится обучение администратора системы управления предприятием. Это позволит Заказчику в дальнейшем самостоятельно управлять технологией использования системы, оперативно корректировать ее работу при изменениях схем бизнес-процессов, учетной политики предприятия, законодательства и других объективных по отношению к предприятию условиях.

Итогом работ по этому этапу является полноценно работающая информационная система управления предприятием.

Этап 4 . Сопровождение.

В динамично изменяющихся рыночных условиях вынуждена подстраиваться и совершенствоваться и система управления предприятием. В связи с этим исполнитель предлагает Заказчику авторское (лицензионное) сопровождение системы, гарантирующие поддержание работоспособности комплекса в течении всего времени его эксплуатации .

Авторское сопровождение включает в себя:

• обновление версий программного обеспечения;

• поддержание системы в соответствии с Законодательством;

• консультации по перенастройке системы при изменениях схем бизнес- процессов и Законодательстве;

• бесплатные оперативные консультации по “горячей линии” и в офисе фирмы;

• обучение новых сотрудников.

Работы этого этапа проводятся либо по заявке Заказчика, либо в виде ежемесячного абонементного обслуживания в течении года. Стоимость сопровождения определяется необходимым для предприятия Заказчика уровнем сервиса и зависит от количества пользователей системы.

В результате проведения всех четырех указанных выше этапов работ Заказчик получает устойчиво функционирующую систему управления предприятием, адекватную его нынешнему бизнесу и способную развивать его дальше.

После подписания Договора на предпроектное обследование, для обеспечения результативного и качественного проведения работ, необходимо Приказом по предприятию оповестить должностных лиц и рядовых сотрудников подразделений о начале работ. Менеджер Проекта предлагает руководству Заказчику проект Приказа и согласовывает содержание Приказа, сроки и состав персонала. Перед началом работ необходимо также Приказом назначить администратора Системы на предприятии Заказчика. Требования о Приказах необходимо оговорить в Договоре на проектные работы, там же необходимо согласовать условие о предоставлении копий Приказов Менеджеру Проекта перед началом выполнения проектных работ.

Глава 2.

Организационно экономическая характеристика КРППС “Крымпочта”

Основные положения

Крымское республиканское предприятие почтовой связи “Крымпочта”, основано на государственной собственности, входит в состав Украинского объединения почтовой связи “Укрпочта” и подчиняется Министерству связи Украины.

Цель и предмет деятельности

1. Предприятие создано с целью своевременного, качественного и полного удовлетворения потребностей всех форм собственности, как юридических, так и физических лиц услугами почтовой связи на территории Автономной Республики Крым в соответствии с действующим законодательством Украины и лицензиями.

1. Основными направлениями деятельности предприятия являются:

2.1. Организация и руководство финансово-хозяйственной деятельностью филиалов, создание условий для их деятельности на принципах хозрасчета и самофинансирования.

2.2. Обеспечение исполнения технологических функций с определенным нормативным уровнем качества.