FINAO (Финансы АО), страница 7

Составление реестра документов.

При проведении предпроектного обследования необходимо собрать образцы первичных документов, используемых при осуществлении хоз. деятельности, внутренние отчеты предприятия (отчеты между подразделениями, отчеты руководству), а также проекты необходимых отчетов. В процессе обследования необходимо получить ксерокопию каждого документа и отчета со средним количеством документов в день, кроме того, для отчетов необходимо получить расшифровку значений клеток (формулы и т. п.). Это нужно для создания в макете Системы образцов документов и отчетов. Для реализации отчетов в системе могут быть также необходимы изменения плана счетов и образцов операций, заведение особых отметок, разбиение словарей на разделы; уточняется комплектация (управленческий учет).

На собранные в ходе опроса образцы документов, участвующие в документообороте предприятия, заполняются таблицы по видам документов: платежные документы, хозяйственные документы, отчетные документы (кроме бухгалтерских), прочие документы. Каждому образцу присваивается свой номер.

Ксерокопии образцов документов собираются в приложениях к документации по обследованию предприятия.

Примечание: рекомендуется в начале проведения обследования передать системному администратору пустые бланки таблиц (или заполненные типовыми документами) для того, чтобы системный администратор самостоятельно организовал составление реестра.

4.1. Платежные документы.

4.2. Хозяйственные (первичные и оправдательные) документы.

4.3. Прочие документы.

4.4. Отчетные документы.

1.1.1.5. Оценка материально-технического обеспечения заказчика.

При проведении предпроектного обследования необходимо выяснить наличие технических средств в подразделениях Заказчика, подлежащих автоматизации (см. Приложение 2 п. 1.3.). По результатам обследования составляется схема технического обеспечения предприятия с описанием характеристик компьютеров (процессор, ОЗУ), сети (ОС, число рабочих станций), принтеров (тип по принципу печати, сетевой или локальный) и др. обеспечения (модемы и др.). При наличии на предприятии удаленных объектов выясняется наличие телефонных линий, их количество и качество, а также наличие коммуникационного оборудования. В особо сложных случаях рекомендуется привлекать для проведения экспертизы сети, телефонных линий и т. д. специалистов Технического отдела. На основе среднего количества документов в день, комплектации системы и количества рабочих мест определяются требования и рекомендации к техническому обеспечению. Эти требования сравниваются с текущими данными по техническому обеспечению заказчика, и на основании разницы между ними выявляется потребность заказчика в техническом обеспечении. Пример Схемы Технического обеспечения предприятия Заказчика - Рис.6.

Оценка уровня подготовки персонала.

В ходе проведения предпроектного обследования путем опроса персонала Заказчика выясняется опыт работы персонала Заказчика с компьютером, а также со следующими группами программного обеспечения: сетевое ПО (в случае необходимости установки сетевой версии), текстовые и табличные редакторы (в случае необходимости выгрузки электронных версий отчетов и других документов в офисные приложения для последующей работы с ними), коммуникационное ПО (в случае наличия удаленных объектов или связи “клиент-банк”), ПО для интеллектуальных кассовых аппаратов (или другие способы автоматического формирования товарных отчетов в случае комплектации системы “товарные отчеты”), различное бухгалтерское ПО. На основании данной информации определяется потребность персонала заказчика в обучении. Кроме этого необходимо представлять общий интеллектуальный уровень персонала Заказчика для планирования дальнейших затрат на внедрение Системы и обучение персонала.

Особое внимание стоит обратить на психологический климат в подразделениях, отношения рядовых сотрудников друг к другу, к Руководству, к идее автоматизации предприятия. Необходимо как можно раньше понять возможные проблемы психологического свойства при запуске Системы в промышленную эксплуатацию.

Оценка потребностей Заказчика.

В ходе проведения комплексного обследования и опроса руководства и других должностных лиц предприятия Заказчика выясняется ожидание от автоматизации ФХД. В соответствии с полученной информацией формируются потребности Заказчика от Руководства предприятия до рядовых сотрудников.

Определение целей автоматизации; процессов, подлежащих автоматизации; комплектации Системы.

Заключительным этапом выполнения предпроектного обследования является составление Заключения. Заключение содержит следующие разделы :

1. Определение границ автоматизации.

В данном разделе дается заключение о возможности реализации в Системе бизнес-процессов, выявленных на предприятии Заказчика. Тут же описываются пути решения проблем по бизнес-процессам, не поддающимся автоматизации (дополнительная разработка, изменения в системе документооборота Заказчика, разработка спец. отчетов и т. д.). Если для автоматизации требуется дополнительная разработка, то возможность ее реализации в программе, а также сроки реализации и затраты предварительно согласовываются с Менеджером Проекта Системы 5.ХХ. Возможность реализации дополнительных отчетов (время работы, сложность, стоимость) необходимо уточнить у предполагаемого исполнителя работ, эксперта направления проектирования или разработчика Системы, причем в этот момент необходимо четко представлять себе, КАК возможно будет реализовать в Системе бизнес-процессы Заказчика.

2. Предложения по реализации Системы.

В данном разделе описываются возможные варианты реализации существующих бизнес-процессов и документооборота. Например: “счет покупателю выписывается в разделе Исходящие контракты, далее выписывается накладная на основание счета в разделе Накладная на отпуск”. При наличии у Заказчика нескольких юридических лиц и ведения общего оперативного учета рекомендуется разделять в Системе контура Оперативного (в т. ч. складского) учета с контурами Бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет рекомендуется вести на отдельных рабочих местах. При желании возможно реализовать обмен документами между контурами Оперативного и Бухгалтерского учета стандартными средствами Системы. При наличии удаленных объектов на обследуемом предприятии необходимо описать предполагаемую схему обмена документами и другой информацией между объектами в различных вариантах (передача по модему, на дискетах и т. п.), при этом необходимо указать оперативность и стоимость различных вариантов реализации.

3. Комплектация Системы.

На основании выводов, изложенных в пп. 2 и 3 Заказчику предлагается соответствующая его потребностям комплектация Системы. В общем случае Заказчику предлагается следующая комплектация: Хозрасчет (бухгалтерский учет), Склад (Складской учет), Торговля (работа с Контрактами и Складскими документами, Прайс-листы, Специальные скидки-наценки), Сеть (для сетевого варианта), Расширенный документооборот (для возможности настройки Системы в соответствии с потребностями Заказчика). При наличии на обследуемом предприятии удаленных объектов добавляется модуль Удаленный доступ (возможность создания объектов в Системе и организация пересылки документов и словарей Системы между объектами). При наличии потребности в товарной аналитике добавляется комплектация Товарная Аналитика (возможность разделения товара по поставщику, дополнительным характеристикам и т.п.), при наличии потребности в автоматизации Зарплаты добавляется модуль Зарплата, для учета затрат по статьям необходима комплектация Аналитика (возможность ведения аналитического учета), для ведения параллельного управленческого учета существует комплектация Управленческий учет, для возможности ведения учета в стандарте GAAP предлагается модуль Операции GAAP.

1.1.2.2.1. Подготовка предложений по реинженирингу бизнес-процессов.

1. В ходе описания бизнес-процессов обследуемого предприятия возможны ситуации, когда бизнес-процесс не может быть реализован в Системе. В данном случае, если существует возможность реализовать схему в Системе при определенных изменениях в системе документооборота предприятия Заказчика (введение нового документа, изменение последовательности обработки документа) эти изменения предлагаются руководству Заказчика и оговариваются в Заключении по обследованию предприятия.

2. В случае серьезных проблем в организации предприятия Заказчика и желании получить консалтинговые услуги Исполнитель должен предложить услуги специалистов Департамента управленческого консалтинга. Дальнейшие работы по реинженирингу осуществляются данным Департаментом по соответствующим расценкам.

Подготовка предложений по материально-техническому перевооружению.

После определения комплектации Системы и количества рабочих мест, сравнивается существующая схема технической оснащенности предприятия с требуемой для реализации и запуска Системы в эксплуатацию. В случае недостаточной обеспеченности Заказчика техникой или несоответствия ее требованиям программы, Менеджер проекта представляет Заказчику коммерческое предложение на покупку новой техники или модернизации существующей, а также на другие необходимые услуги (продажа и установка Сетевого ПО, прокладка сетей и др.). В случае затруднения определения самостоятельно потребностей Заказчика Исполнителем, привлекается специалист Технического отдела.

1.1.2.2.3. Подготовка предложений по обучению персонала.

После проведения обследования предприятия Исполнитель анализирует информацию о сотрудниках по следующим параметрам:

1. Опыт работы с компьютером.

2. Опыт работы с различными ПП.

3. Общий интеллектуальный уровень.

4. Профессиональный уровень.

5. Психологическая совместимость.