work Excel (Работа в среде EXCEL. Средства управления базами данных в EXCEL), страница 4

Понятия базы, записи, поля данных. Системы управления базами данных. Примеры.

База данных – это список заданной структуры, которая определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе. Программное обеспечение баз данных позволяет выполнять по меньшей мере две операции: упорядочивать или сортировать данные в определённом порядке и выделять или фильтровать данные для поиска нужной информации.

Для сортировки информации базы данных сначала выберите все ячейки, а затем дайте команду «Данные» «Сортировка». Программа Excel выберет данные из базы и откроет диалоговое окно «Сортировка диапазона». Excel выбирает ячейки во всех направлениях от активной ячейки, пока не обнаружит пустую строку или столбец. Просмотрев верхнюю строку базы данных, программа либо решит, что она представляет собой запись и включит её в выборку, либо сочтёт, что это строка заголовков столбцов. Последняя часть диалогового окна «Сортировка диапазона» позволяет исправить ошибочный выбор, прямо указав, существует ли строка заголовков. Можно также сортировать базу данных с помощью кнопок сортировки на панели инструментов «Стандартная». Выбрав отдельную ячейку в столбце, по которому требуется сортировка, щёлкните на кнопке «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию».

Во многих случаях удобнее работать с подмножеством базы данных – ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определённому условию, и временно скрыть все остальные записи используется фильтр. Фильтр задают, вводя условие фильтрации.

Создание баз данных в EXCEL. Размер базы данных. Сохранение базы данных.

Размер баз данных в Excel ограничен числом строк на рабочем листе – 65536. Несмотря на эти и другие ограничения, средства управления данными в Excel – это мощный инструмент для создания небольших баз данных и работы с выборкой записей из крупных баз данных.

При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы данных, необходимо соблюдать два правила:

- Пустая строка указывает на окончание базы данных. Не оставляйте пустых строк между заголовками столбцов и записями данных.

- Имена полей располагаются в верхней части столбцов.

Любой ранее созданный рабочий лист можно использовать как базу данных, хотя может возникнуть необходимость в удалении или добавлении строк или в редактировании заголовков столбцов, чтобы удовлетворить этим требованиям.

Ввод данных с помощью формы базы данных.

В Excel предусмотрено мощное, удобное и в то же время простое средство для облегчения ввода в базу данных – форма ввода данных. Для того, чтобы воспользоваться формой данных: 1) выделите диапазон базы данных. 2) выберите команду меню «Данные», «Форма». Откроется диалоговое окно с именем рабочего листа, на котором находится база данных. 3) С помощью полосы прокрутки выберите запись, которую необходимо отредактировать или удалить. 4) Нажмите кнопку «Удалить», если необходимо удалить запись. 5) Нажмите кнопку «Добавить», если нужно создать новую запись. При этом поля ввода очистятся, и в них можно будет ввести данные. 6) Если необходимо внести данные в область критериев, нажмите кнопку «Критерии». Для возврата к вводу в область базы данных нажмите кнопку «Форма». 7) С помощью кнопок «Назад» и «Далее» можно переходить на предыдущую и последующую записи соответственно. 8) По окончании ввода нажмите кнопку «Закрыть».

Поиск данных с помощью средства автофильтра. Восстановление исходной базы после поиска.

Откройте в меню «Data» подменю «Filter» и включите в нем опцию «AutoFilter». В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного поля.

Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограмма со стрелкой и элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтому признаку можно определить, что список был профильтрован по указанному полю. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному, полному списку, то нужно выбрать опцию «All» в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация.

Сортировка базы данных.

Для сортировки информации базы данных сначала выберите все ячейки, а затем дайте команду «Данные» «Сортировка». Программа Excel выберет данные из базы и откроет диалоговое окно «Сортировка диапазона». Excel выбирает ячейки во всех направлениях от активной ячейки, пока не обнаружит пустую строку или столбец. Просмотрев верхнюю строку базы данных, программа либо решит, что она представляет собой запись и включит её в выборку, либо сочтёт, что это строка заголовков столбцов. Последняя часть диалогового окна «Сортировка диапазона» позволяет исправить ошибочный выбор, прямо указав, существует ли строка заголовков. Можно также сортировать базу данных с помощью кнопок сортировки на панели инструментов «Стандартная». Выбрав отдельную ячейку в столбце, по которому требуется сортировка, щёлкните на кнопке «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию».

Во многих случаях удобнее работать с подмножеством базы данных – ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определённому условию, и временно скрыть все остальные записи используется фильтр. Фильтр задают, вводя условие фильтрации.

Расширенная фильтрация с помощью диапазона критериев.

Команда «Расширенный фильтр», в отличие от команды «Автофильтр», имеет некоторые дополнительные возможности. Можно задавать условия, соединённые логическим оператором ИЛИ, для нескольких столбцов. Допускается задавать вычисляемые условия (например можно вывести на экран список только тех сотрудников, у которых оклад хотя бы на 25% выше среднего). Кроме того команда «Расширенный фильтр» может использоваться для извлечения строк из списка и вставки копий этих строк в другую часть текущего листа. Поскольку при фильтрации скрываются целые строки, диапазон условий лучше поместить выше или ниже списка.

Диапазон условий должен содержать, по крайней мере, две строки. Введите один или несколько заголовков столбцов в верхней строке, а условия отбора – во вторую и последующие строки. За исключением вычисляемых условий, заголовки в диапазоне условий должны точно совпадать с заголовками столбцов в списке. Для обеспечения точности эти заголовки лучше всего создавать, выделяя заголовки столбцов в списке и копируя их в верхнюю строку диапазона условий с помощью команд «Копировать и Вставить» меню «Правка».

Имейте ввиду, что в диапазон условий достаточно включить заголовки только тех столбцов, которые используются в условиях отбора.

Создание промежуточных итогов. Функции подведения промежуточных итогов. Свёртывание записей промежуточных итогов. Удаление промежуточных итогов.

Операция автоматического подведения промежуточных итогов в Excel не только производит вычисление итоговых сумм и их занесение на рабочий лист, но и одновременно создаёт на рабочем листе структуру, связанную с полученными итогами.

Для подведения простых промежуточных итогов: 1) Выделите диапазон, подлежащий обработке. 2) Выполните команду «Данные», «Итоги». Откроется окно «Промежуточные итоги». 3) Установите флажок «Заменить текущие итоги», если в выделенной области рабочего листа уже имеются какие-либо итоги, и их предполагается заменять. 4) При необходимости установите флажок «Конец страницы между группами» - если требуется, чтобы конец страницы не разрывал данные по одной группе. 5) Установите флажок «Итоги под данными» - в этом случае окончательные итоги будут выведены в нижней части таблице. 6) Нажмите кнопку «ОК».

При необходимости, наоборот, удалить ранее созданные промежуточные итоги, следует повторить описанные выше действия, но вместо кнопки «ОК» нужно нажать кнопку «Убрать всё».

Подготовка документации к печати в Excel.

Если просто выбрать в меню «Файл» команду «Печать» и нажать кнопку «ОК», MS Excel напечатает одну копию всей заполненной области текущего листа. Совсем не обязательно задавать диапазон печати, кА этого требуют некоторые другие программы электронных таблиц.

Excel обычно печатает только одну копию документа. Если вам нужно получить несколько копий, введите нужное значение в поле «Число копий» окна диалога «Печать». Если отпечатанный документ нужно разложить по копиям, установите флажок «Разобрать по копиям» в окне диалога «Печать»

Различные области окна диалога «Параметры страницы» позволяют задать параметры, определяющие внешний вид печатаемых страниц, например ориентацию, масштаб, размер бумаги, качество печати и начальный номер, который будет напечатан на первой странице документа.

Область «Ориентация» определяет, как будет печататься рабочий лист: горизонтально или вертикально. Если установлен переключатель «Книжная», Excel располагает строки рабочего листа на печатаемой странице горизонтально. По умолчанию используется именно книжная ориентация. Альбомная ориентация удобна для печати страниц рабочих листов, которые не помещаются по ширине на стандартном листе бумаги.