work Excel (Работа в среде EXCEL. Средства управления базами данных в EXCEL)

Отделение ускоренного обучения,

Экономический факультет,

2 курс, 3 семестр, 2002

«Работа в среде EXCEL. Средства управления базами данных в EXCEL ».

1. Назначение редакторов электронных таблиц. Возможности MS EXCEL. Структура документа Excel. Размеры электронной таблицы.

2. Способы получения справочной информации в среде Excel.

3. Идентификация ячейки, диапазона ячеек. Относительные и абсолютные адресные ссылки. Имя ячейки, диапазона ячеек.

4. Первичная и вторичная информация. Ввод информации в ячейку.

5. Средства редактирования (перемещение, поиск и замена в таблице; выделение, перемещение, копирование, удаление информации).

6. Средства форматирования (изменение числовых форматов, выравнивание данных, задание нужного шрифта и размера).

7. Применение к ячейкам. Средства проверки правильности заполнения ячейки.

8. Назначение специальной (частичной) вставки.

9. Оформление ячеек. Форматирование границ ячейки, узоров цветов.

10. Форматирование строк и столбцов (изменение размеров ячейки, объединение ячеек, перенос по словам, сокрытие строк или столбцов).

11. Условное форматирование. Автоформат.

12. Формулы. Ввод и копирование формул. Мастер функций, палитра формул.

13. Задание условий в Excel. Использование логических функций: ЕСЛИ, И, ИЛИ.

14. Диаграммы. Построение, редактирование.

15. Защита ячеек таблицы от несанкционированного доступа.

16. Графические возможности Excel. Внедрение объектов WordArt.

17. Работа на нескольких рабочих листах. Вставка, удаление, переименование рабочих листов. Ссылки на ячейки другого листа.

18. Понятия базы, записи, поля данных. Системы управления базами данных. Примеры.

19. Создание баз данных в EXCEL. Размер базы данных. Сохранение базы данных.

20. Ввод данных с помощью формы базы данных.

21. Сортировка базы данных.

22. Поиск данных с помощью средства автофильтра. Восстановление исходной базы после поиска.

23. Расширенная фильтрация с помощью диапазона критериев.

24. Создание промежуточных итогов. Функции подведения промежуточных итогов. Свёртывание записей промежуточных итогов. Удаление промежуточных итогов.

25. Поиск данных с помощью функций баз данных.

26. Подготовка документации к печати в Excel.

Назначение редакторов электронных таблиц. Возможности MS EXCEL. Структура документа Excel. Размеры электронной таблицы.

Рабочее окно программы Excel содержит стандартную строку заголовка и панели команд. Строка под ними содержит поле имени и строку имени. Строка состояния программы Excel выдаёт информацию о текущем выборе, команде или операции.

Рабочая книга – многостраничный документ в Excel. Каждая страница рабочей книги называется рабочим листом, а страница, активная в данный момент, отображается в окне документа. Каждый рабочий лист разделён на столбцы, строки и ячейки, отдельные друг от друга разделительными линиями. Столбцы – это вертикальные разделы, строки – горизонтальные. Ячейка – это область пересечения строки и столбца.

Способы получения справочной информации в среде Excel.

Меню Справка (Help), содержит следующие команды: «Справка по Microsoft Excel», которая выводит на экран помощника, если он не отключён; «Скрыть помощника»; «Что это такое»? которая позволяет вывести подсказку об элементе, указанном на экране; «Office на Web», запускающая ваш браузер (программу просмотра, называемую ещё обозревателем) и подключающая его к узлам Microsoft в Интернете, которые предлагают дополнительную справочную информацию; «О программе», сообщающая информацию о программе Microsoft Excel. Две команды не появляются в кратком меню и для их отображения нужно нажать двойную стрелку в нижней части меню. Команда «Найти и устранить» пытается исправить все ошибки, которые могли произойти при установке Excel.

1. Окно справочной системы.

Окно предлагает три вкладки: «Содержание», «Мастер ответов» и «Указатель».

Вкладка «Содержание» подобна оглавлению книги, где каждая глава представлена заголовком со значком закрытой книги. После нахождения интересующего вас раздела можно вывести его содержимое в правой части окна справки. Часто разделы содержат ссылки на другие разделы и справки. Подчёркнутый текст в правой области окна справки является гиперссылкой на другой раздел. Щелчок на гиперссылке активизирует соответствующий раздел. Это напоминает работу с браузером.

Для поиска нужной информации можно также использовать вкладку «Указатель». Если вы введёте ключевое слово и нажмёте кнопку «Найти» или дважды щёлкните на нужном слове в списке, то получите список всех подходящих разделов справки.

1. Получение справочной информации через Интернет.

Если имеется доступ к Интернету, для вас доступны дополнительные ресурсы. Команда «Office на Web» запускает браузер и подключает его к странице Office Update на Web-узле Microsoft. Этот узел постоянно обновляется, так что там можно найти свежую информацию.

1. Контекстная справка.

Excel позволяет получить информацию о конкретной команде без использования окна справочной системы. Справка такого вида называется контекстно-зависимой или просто контекстной, поскольку она действительно зависит от того, что вы делаете на листе.

1. Всплывающие подсказки.

Для тех, кому трудно запомнить назначение всех кнопок панелей инструментов, Excel предоставляет всплывающие подсказки. Если всплывающие подсказки включены, то при установке указателя мыши на кнопке панели инструментов появляется название кнопки. По умолчанию всплывающие подсказки включены. Чтобы отключить их, в меню «Вид» выберите команду «Панели инструментов», затем - «Настройка» и на вкладке «Параметры» открывшегося окна диалога снимите флажок «Отображать подсказки для кнопок».

Идентификация ячейки, диапазона ячеек. Относительные и абсолютные адресные ссылки. Имя ячейки, диапазона ячеек.

На пересечении строки и столбца находится ячейка. Ячейки являются основными строительными блоками рабочего листа. Каждая ячейка занимает своё место на листе, где можно хранить и отображать информацию, и имеет уникальные координаты, которые называются адресом ячейки или ссылкой. Выделенную ячейку называют активной ячейкой. Адрес активной ячейки выводится в поле имени, которое находится в левом конце строки формул.

Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на её положении относительно ячейки, в которой находится формула. Абсолютная ссылка использует для указания на ячейку её фиксированное положение на листе. Смешанная ссылка содержит относительную и абсолютную ссылку. Абсолютные и смешанные ссылки особенно полезны при копировании формулы из одного места листа в другое.

Первичная и вторичная информация. Ввод информации в ячейку.

В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константы разделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения и значения дат и времени.

Простые числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы + - Е е ( ) . , $ % /. Текстовое значение может содержать практически любые символы.

Чтобы ввести числовое значение или текст, выделяйте ячейку и вводите с клавиатуры. Вводимые данные отображаются в строке формул и в активной ячейке. Мигающая вертикальная черта, которая появляется в строке формул и в активной ячейке называется точкой вставки. По окончании ввода данных их нужно зафиксировать, чтобы оно постоянно хранилось в ячейке. Простейшим способом фиксации ввода является нажатие клавиши Enter. После этого точка вставки исчезает, и Excel сохраняет введённое значение в ячейке. Если по окончании ввода нажать клавиши Tab, Shift+Tab, Enter, Shift+Enter или клавишу со стрелкой, Excel фиксирует ввод и активизирует соседнюю ячейку.

Средства редактирования (перемещение, поиск и замена в таблице; выделение, перемещение, копирование, удаление информации).

1. Маркирование ячеек

Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол). Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по немаркированной ячейке. Для маркирования нескольких ячеек с помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу «Shift» нажатой, распространить маркировку на всю область с помощью клавиш управления курсором.

Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

1. Отмена операций.

Действие, которое выполнено последним, можно отменить директивой «Undo» из меню «Edit» или комбинацией клавиш «Ctrl-Z». Операцию отмены можно также выполнить, щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели управления.

Директива отмены после выполнения превращается в директиву подтверждения изменения «Redo». Выполнив эту директиву, можно снова ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации «Ctrl-Z» или щелчка по 11-й пиктограмме.

Предыдущее действие можно повторить - для этого служит директива «Repeat» из меню «Edit». Для повторения последнего действия можно также нажать клавишу «F4» или щелкнуть по 12-й пиктограмме на панели управления.

1. Копирование данных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать директиву «Copy» из меню «Edit». После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода «Enter». Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если область, в которую нужно поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих групп должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано сообщение об ошибке.

В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива копирования. Для копирования можно также использовать комбинацию клавиш «Ctrl-C» или 8-ю пиктограмму на панели управления.

Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву «Cut» из меню «Edit». На панели управления этой директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы), а на клавиатуре - комбинация клавиш «Ctrl-X».

1. Удаление данных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню «Edit» есть подменю «Clear», которое содержит следующие четыре директивы:

«All» - удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;

«Formats» - отменяет только формат ячейки;

«Contents» - удаляет только содержимое ячейки;

«Notes» - удаляет только комментарии к ячейке.

Директива удаления «Clear Contents» есть также в меню правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши «Del». Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш «Ctrl-Z», которая отменит директиву удаления.

Средства форматирования (изменение числовых форматов, выравнивание данных, задание нужного шрифта и размера).

1. Форматирование чисел.

Прежде всего нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву «Format Cells», либо вызвать директиву «Cell» из меню «Format». В любом случае на экране появится диалоговое окно «Format Cells». По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция «Number», которая предназначена для форматирования чисел. В поле «Category» приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. В поле «Format» «Codes»: показаны коды форматов выбранного типа. В поле ввода «Code»: пользователь может задать код своего формата и запомнить его в списке форматов. В нижней части окна «Format» «Cells» находится поле просмотра «Sample»:, в котором показано, как будет выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты). Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели позволяет установить формат процентов (к числу добавляется символ процентов).

1. Выравнивание данных.

Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel можно использовать либо директивы меню, либо пиктограммы на панели форматирования (4-я, 5-я, 6-я). Прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее можно открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву «Format Cells», либо вызвать директиву «Cell» из меню «Format». В любом случае на экране появится диалоговое окно «Format Cells». В верхнем поле этого окна выберите опцию «Alignment». После этого в поле «Horizontal» можно выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center) и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.

Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на панели форматирования. В этом случае нужно промаркировать соответствующие ячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

1. Установка шрифтов.

Прежде всего надо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву «Format Cells», либо вызвать директиву «Cell» из меню «Format». В верхнем поле открывшегося окна «Format Cells» нужно выбрать опцию Font. В окне появится поле «Font»:, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.

В правом поле «Size» устанавливается размер (кегль) шрифта. По умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов. В списке шрифтовых стилей «Font Style»: можно выбрать обычный стиль (Regular), курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В поле «Underline» можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя линиями). В поле «Effects» расположены три опциональные кнопки, которые дают возможность зачеркнуть текст (Strikethrough) либо разместить его на месте верхнего (Superscript) или нижнего (Subscript) индексов.