Компания «ДелоТех» принимает решение о переходе с бумажного на электронный документооборот для повышения эффективности работы и сокращения издержек. Заседание проводится для согласования плана внедрения, распределения ролей и утверждения бюджета проекта.

Компания «ДелоТех» принимает решение о переходе с бумажного на электронный документооборот для повышения эффективности работы и сокращения издержек. Заседание проводится для согласования плана внедрения, распределения ролей и утверждения бюджета проекта. Задание: Подготовьте шаблон протокола по сценарию: Дата заседания: 05.11.2025. Время: 14:00–16:30. Место: конференц‑зал, головной офис (пр‑т Мира, 87). Форма проведения: очно‑дистанционная (часть участников — по видеосвязи). Председатель: Громов Д. В., директор по развитию. Секретарь: Зайцева О. С. Присутствовали (всего 7 человек): Громов Д. В. — директор по развитию (председатель). Зайцева О. С. — секретарь.

Васильев И. К. — IT‑директор. Романова Е. П. — начальник отдела кадров. Орлов М. А. — главный бухгалтер. Лебедева Т. В. — руководитель юридического отдела. Соколов А. Н. — менеджер проекта от подрядчика «ЭДО‑Решения». Повестка дня: Презентация выбранной СЭД и её функциональных возможностей (докладчик — Васильев И. К.). План поэтапного внедрения системы (докладчик — Соколов А. Н.). Обучение сотрудников работе с СЭД (докладчик — Романова Е. П.). Бюджет проекта и источники финансирования (докладчик — Орлов М. А.). Юридические аспекты перехода на ЭДО (докладчик — Лебедева Т. В.). Ход заседания: По первому вопросу Васильев И. К. представил систему «DocFlow Pro», продемонстрировал интерфейс, модули согласования, архивирования и отчётности.

Высказаны пожелания: интеграция с бухгалтерской программой, мобильная версия. Решение: запросить у поставщика техническое задание на доработку интеграции (ответственный: Васильев И. К.; срок: 10.11.2025). По второму вопросу Соколов А. Н. предложил трёхэтапный план: 01.12.2025–31.12.2Newton25 — пилотное внедрение в IT‑отделе и бухгалтерии; 15.01.2026–28.02.2026 — масштабирование на остальные отделы; 01.03.2026–31.03.2026 — полный переход. Обсуждены риски: сопротивление сотрудников, технические сбои. Решение: утвердить план с условиемеженедельного мониторинга на пилотной стадии. По третьему вопросу Романова Е. П. предложила провести серию тренингов (8 занятий по 2 часа) и создать базу знаний с инструкциями.

Выдвинуто предложение: назначить «кураторов» в каждом отделе для поддержки коллег. Решение: разработать программу обучения до 12.11.2025, включить в план внедрение кураторов. По четвёртому вопросу Орлов М. А. озвучил бюджет: 1 850 000 руб. (лицензии, внедрение, обучение). Предложено распределить затраты на 2 финансовых периода. Решение: согласовать поэтапное финансирование, подготовить заявку на выделение средств. По пятому вопросу Лебедева Т. В. разъяснила требования к электронной подписи и хранению документов. Подчёркнута необходимость обновления локальных нормативных актов. Решение: подготовить изменения в регламент документооборота до 20.11.2025. Итоговые решения (постановили): Запросить у поставщика ТЗ на интеграцию СЭД с бухгалтерской программой (ответственный: Васильев И. К.; срок: 10.11.2025).

Утвердить план внедрения СЭД с пилотной стадией и мониторингом (ответственный: Соколов А. Н.; срок: 07.11.2025). Разработать программу обучения сотрудников и назначить кураторов (ответственный: Романова Е. П.; срок: 12.11.2025). Согласовать поэтапное финансирование проекта (ответственный: Орлов М. А.; срок: 15.11.2025). Обновить локальные нормативные акты в связи с переходом на ЭДО (ответственный: Лебедева Т. В.; срок: 20.11.2025)..