☀️Организация работы с электронными документами и электронными архивами Практическое занятие 4 | НСПК ДОУА☀️

Проанализируйте представленный макет содержания Инструкции по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства. Выявите положения, не соответствующие нормативным требованиям. Свой ответ обоснуйте. Оглавление 1. Общие положения 2. Виды регистрируемых документов 3. Участники документооборота 4. Обработка документов с использованием средств СЭД 5. Основные операции документооборота 5.1. Документооборот и его основные операции 5.2. Подготовка проекта документа 5.3. Согласование проекта документа 5.4. Отправка документов на подпись 5.5. Подписание документа и его отправка на регистрацию 5.6. Отправка документа на регистрацию 5.7. Порядок регистрации документов 5.7.1.

Общие положения 5.7.2. Места регистрации документов 5.7.3. Формирование номера документа 5.7.3 Формирование заработанной платы в системе 1С Зарплата. Управление персоналом. 5.8. Ознакомление с документом 5.9. Внесение резолюций и выдача поручений 5.10. Постановка документа, резолюций и поручений на контроль 5.10.1. Контроль исполнения документа в целом 5.10.2. Контроль исполнения резолюций и поручений 5.11. Отчет об исполнении документа, резолюций и поручений 5.12. Исполнение резолюций, поручений и документа в целом 5.13. Отнесение документа в дело и его хранение в архиве 5.14. Учет передачи экземпляров 5.15. Порядок уничтожения документов на бумажном носителе 6.

Виды рабочих мест в СЭД и распределение функций 6.1. Рабочие места в СЭД 6.2. Специализированное рабочее место 6.2.1. Назначение СРМ 6.2.2. Делопроизводители Управления делами и их функции 6.2.3. Делопроизводители структурных подразделений и их функции 6.2.4. Контролеры и их функции 6.2.5. Распространение персональных данных в сети Интернет 6.3. Выходное пособие. 6.3.1. Общие положения 6.3.2. Подготовка документа 6.3.3. Документооборот и делопроизводство 7. Автоматизация контроля исполнения документов 8. Администрирование СЭД Задание 2. (максимальное количество баллов – 3 балла). Составьте макет раздела Инструкции «Участники документооборота». Группы участников разместите в таблицу, укажите их основные функции в СЭД.

№ п/пГруппы участников (пользователей) СЭДФункции в СЭД 1. 2. …. Задание 3. (максимальное количество баллов – 3 балла). Изучите Приказ Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 года № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» и прилагаемые к нему требования (URL: https://docs.cntd.ru/document/565342925. Документ находится в свободном доступе в сети интернет. В случае неработоспособности ссылки можно воспользоваться другим источником по вашему выбору). Выпишите общие требования (не менее трех), предъявляемые к СЭД.

Задание 4. (максимальное количество баллов –3 балла). Источник для выполнения задания: ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005) "Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов https://files.stroyinf.ru/Index2/1/4293786/4293786217.htm (В случае неработоспособности ссылки можно воспользоваться другим источником по вашему выбору). Также документ прикреплен в Приложении 1 к практическому занятию. Решите задачу: В архиве хранились электронные документы. На основании графика, в архиве проводятся работы по модификации оборудования и замене существующих устройств хранения информации на новые. Ответьте на вопросы: а.

Обязан ли архив проводить переформатирование хранящихся у него электронных документов? б. Обязан ли архив ставить в известность лиц, сдавших документы на хранение о модификации оборудования? в. Существует ли в архиве плановое переформатирование? Задание 5. (максимальное количество баллов – 3 балла). Источник для выполнения задания: ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005) "Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов https://files.stroyinf.ru/Index2/1/4293786/4293786217.htm (В случае неработоспособности ссылки можно воспользоваться другим источником по вашему выбору). Также документ прикреплен в Приложении 1 к практическому занятию.

Составьте схему «Защита документов во время переформатирования» с «подробным шагом» действий. Задание 6. (максимальное количество баллов – 3 балла). Составьте руководство по проведению конверсии и миграции для муниципального архива используя ГОСТ Р ИСО 13008-2015 Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов. Источник: https://internet-law.ru/gosts/gost/60623/ (В случае неработоспособности ссылки можно воспользоваться другим источником по вашему выбору). Также документ прикреплен в Приложении 2 к практическому занятию. Задание 7. (максимальное количество баллов – 6 балла). Провести экспертизу ценности документов, представленных на бумажном носителе, в ходе которой провести отбор документов для выделения к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Для подготовки дела к передаче в архив, по типовой унифицированной форме (шаблону) сформировать в СЭД и оформить опись дел постоянного или долговременного срока хранения структурного подразделения, на передаваемое в архив дело. По типовой унифицированной форме (шаблону) сформировать в СЭД и оформить Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Провести описание архивных дел (документов). По типовой унифицированной форме (шаблону) сформировать в СЭД и оформить опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу. Алгоритм выполнения задания: 1. Подготовьте рабочее место для выполнения работы. Входим в ДЭМОверсию 1:С Документооборот 8 (3.0) (Материал сайта используется для студентов АНПОО «НСПК» в учебных целях.) Выбираем предприятие Меркурий Трейдинг.

Заходим от имени директора предприятия. Пароль не требуется. 2. Проверьте скорость Интернет-подключения. 3. Изучите ситуацию: Провести экспертизу ценности документов организации (Приложение 3), отобрать документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив на последующее хранение и документы, выделяемые к уничтожению, сроки хранения которых истекли. При проведении экспертизы ценности документов использовать Номенклатуру дел (Приложение 4). 4. Оформить на персональном компьютере дело постоянного или долговременного срока хранения (1 дело). обложку дела (Приложение 5); внутренние учетные документы дела: внутреннюю опись документов дела (Приложение 6), лист-заверитель дела (Приложение 7).

При составлении документов можно воспользоваться Приложением 8. Карточка предприятия и Приложением 11. Структура организации. 5. Сформировать дело, разместить внутренние учетные документы дела в нужной последовательности, прикрепить обложку дела. 6. Сохранить сформированное дело в формате pdf в папке на рабочем столе. 7. В соответствии с составом документов дела, для подготовки дела к передаче в архив, сформировать в СЭД (1С:Документооборот) и оформить опись дел структурного подразделения, документов постоянного или временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (Приложение 9.Алгоритм создания описи дел). 8. Сформировать в СЭД (1С:Документооборот) и оформить Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (Приложение 10.

Алгоритм создания акта об уничтожении дел). 9. В соответствии с составом документов дела провести описание архивных дел (документов). Сформировать в СЭД (1С:Документооборот) и оформить опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу. (Приложение 9). 10. Скачать, сформированные в СЭД (1С:Документооборот) документы (опись структурного подразделения, акт, опись) в формате pdf, и сохранить в папке на рабочем столе. 11. Подготовить к отправке файлы с названием: Ваше ФИО_Дело Ваше ФИО_ Опись дел структурного подразделения Ваше ФИО_Акт Ваше ФИО_Опись дел постоянного (врем., по личному составу) хранения 12. Сформировать электронный архив из файлов, поименованных в пункте 11.

13. Загрузить электронный архив для проверки .