ОСОБЕННОСТИ РЕГИСТРАЦИИ И ИНДЕКСАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 2

ГЛАВА 1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ. 4

1.1 Документ: понятие, классификация, характеристика 4

1.2 Понятие регистрации и индексации документов в организации. 7

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ РЕГИСТРАЦИИ И ИНДЕКСАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ 12

2.1 Формы регистрации документов в организации. 12

2.2 Особенности регистрации и индексации документов в организации. 18

2.3 Анализ процесса регистрации документов Администрации г.Челябинска 23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 26

ВВЕДЕНИЕ

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Функция делопроизводства в первую очередь состоит в том, чтобы все создаваемые, получаемые и отправляемые документы поступали по месту следования и по ним производились те или иные действия и конечно без строгого контроля сложно было бы отследить, не только выполнено ли то или иное указание, но и дошел ли документ до адресата, поэтому еще с незапамятных времен в делопроизводстве была введена такая процедура как регистрация документов.

Основной принцип регистрации документов — однократность.

Это означает, что документы должны быть зарегистрированы лишь единожды:

• входящие — в день поступления;
• внутренние и исходящие — в день подписания и утверждения.

Если зарегистрированный документ передают по структурным подразделениям, повторной его регистрации не требуется.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Если в организации не налажена четкая система работы с документами, то это значительно усложнит не только ведение делопроизводства организации, но и создаст проблему в деловых отношениях с другими предприятиями.

Чтобы предупредить подобное упущение в организациях создаются отделы, специализирующиеся на документировании информации в сфере управления – службы ДОУ.

Также вопросы организации ДОУ и делопроизводства в небольших организациях могут быть возложены на одного специалиста.

Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Данными аспектами представлена актуальность выбранной темы.

Цель работы: изучить особенности регистрации и индексации документов в организации.

Предмет работы: особенности регистрации и индексации документов в организации.

Объект работы: документы, подлежащие регистрации и индексации.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить учебную литературу по выбранной теме;

2. Изучить понятие и классификацию документов;

3. Рассмотреть понятие регистрации и индексации документов в организации;

4. Изучить характеристику современных регистрационных форм;

5. Проанализировать особенности регистрации и индексации документов в организации.

Методы исследования: подбор литературы, анализ и синтез полученного материала.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.. 27

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. 29

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. 30