Курсовая работа: Значение и функции секретарской службы

1. Введение
В современных условиях значение секретарской службы особенно велико,
возможно, более велико, чем когда бы то ни было в прошлом. XXI столетие -
эра информации и компьютеризации, период беспрецедентного накопления и
расширения знаний, необычайного распространения деловых контактов и
связей, требующих соответствующего документационного, правового и
организационного обеспечения. Развитие рыночной экономики, становление
гражданского общества в России (это когда граждане знают, что они могут
потребовать от властей каких-то действий, и власти обязаны принять их
требования во внимание), совершенствование многообразных отношений
между частными и юридическими лицами, разнообразными организациями,
различными государственными структурами и международными фирмами,
группами и сообществами - все это в огромной степени повышает требования к
обеспечению организации и управления.
Упорядочение потока деловых связей, разнообразных коммерческих,
финансовых, трудовых, профессиональных, культурных и других отношений на
местном, региональном и федеральном уровне приобретает первостепенное
значение. В связи с этим профессия секретаря учреждения, фирмы,
организации, банка, торгового объединения, ассоциации, акционерного
общества и т.д. становится особенно значимой.
Слово «секретарь» происходит от латинского «secretaries», и первоначально
оно означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появилась
в XVIII в. - сначала как должность личного секретаря. В Толковом словаре
В.Даля дается такое определение: «Статс-секретарь - доверенное лицо
государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным
лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера
его деятельности и служебные обязанности.
В современных словарях «секретарь» определяется как «лицо, ведущее
деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также
ведающее делопроизводством».
Секретарь - это одна из самых распространенных управленческих профессий.
Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни
руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности
секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари
занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие
выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу
коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые
ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы; пятые
работаю в приемной (рецепции), с телефоном или телефон6ной станцией,
факсом, электронной почтой. Однако при всех различиях в работе секретаря
можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть
профессии.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой
проблемы документационного обеспечения управления в организациях.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях
позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы
организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими
затратами времени, труда и средств.