Курсовая работа: Текущее хранение документов систематизация документов в дела

Оглавление

Введение.......................................................................................................................... 3

1. Теоретические основы исследования текущего хранения документов систематизация документов в дела.......................................................................................................................... 6

1.1. Систематизация документов при текущем хранении................................................... 6

1.2. Процедура систематизации документов в номенклатуре дел....................................................................................................................... 9

1.3. Выявление проблем и нарушений в систематизации документов в номенклатуре при их текущем хранении..................................................................................................................... 11

2. Анализ текущего хранения документов систематизация документов в дела........................................................................................................................ 15

2.1 Организационно-экономическая характеристика организации АО «Транснефть Верхняя Волга» ..................................................................................................................... 15

2.2 Нормативная база хранения документов в организации..................................................................................................................... 16

Заключение........................................................................................................................ 20

Список литературы........................................................................................................................ 22

Введение

Деятельность всех организаций, предприятий, учреждений предусматривает формирование огромного количества документации различного уровня ценности. Однако не все документы имеют одинаковую ценность.

Успех деятельности предприятия во многом зависит от организации работы с документами и их хранения. Для решения деловых вопросов необходимо оперативно находить нужную информацию, зафиксированную в документах, что становится возможным при четкой систематизации документации.

Научно обоснованная классификация документов необходима не только для повышения оперативности работы с документами, но и для организации последующего хранения и использования документов в архивах. Поэтому разработка номенклатуры дел в организации с учетом ее специфики является

Цель работы- проанализировать особенности хранения текущих документов в организации.

Задачи исследования:

• - исследовать систематизацию документов при текущем хранении;
• - описать процедуры систематизации документов в номенклатуре дел;
• - выявить проблемы и нарушения в систематизации документов в номенклатуре при их текущем хранении;
• - провести анализ текущего хранения документов систематизация документов в дела.

Объект исследования- текущее хранение документов в организации

Предмет исследования-процесс отбора текущих документов

Обзор литературных источников. Литературные источники исследования условно разделим на несколько направлений-нормативно-правовыми актами, такие ка законы №125-ФЗ, №149-ФЗ, отраслевым государственным стандартом Р 7.0.8-2013, а также методическими рекомендациями, общими требованиями к документации, правилами работы ведомственных, государственных архивов, правилами организации.

Деятельность организации АО «ТВВ» сопровождается большим количеством различных документов. Со временем некоторые из них полежат архивному хранению после обязательного прохождения ЭЦД, существуют требования Федерального закона об архивном деле от 22.10.2004 №125-ФЗ.

И так разделим все документы в организации на два важные группы на текущие и архивные. К ним применяются разные правила в зависимости от вида документа.

К текущем видам документа относятся все документы, исполнение по которым уже завершено, и ожидают проведения ЭЦ. Текущие документы так же могут называться дела «оперативного характера» и могут включать в себя приказы о направлении работника в командировку, приказ на очередной отпуск, график отпусков, уведомление об отпуске и т.п. все эти документы имеют временный срок хранения по приказу Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков из хранения.

Документы текущего характера могут быть использованы в течении некоторого времени, например: групповой приказ на очередной отпуск работника может включать в себя до тридцати человек, по каким то обстоятельствам не все сотрудники ознакомились с приказом на отпуск при этом уже отгуляли его или находятся в отпуске.

Специалист ответственный на этом участке, в течении некоторого времени продолжает вести работу с ознакомлением этим приказом, после чего вносятся в папку, в дальнейшем документы хранятся в отделе (ОК).