А.Ю. Гончаров Access 2003 (960524), страница 15
Текст из файла (страница 15)
Причем делать это можно, используя отдельный файл. В разрабатываемой базе данных надо создать таблицу с таким же именем и структурой и заполнить ее несколькими записями длятестирования. Потом настоящую таблицу можно будет скопировать в разработанную базу данных. Возможно, что в процессе работы над проектом потребуетсяизменить структуру таблицы. Эти изменения надо тщательно задокументировать,а потом так же .преобразовать полученную от оператора таблицу. Как правило, подобные преобразования происходят достаточно легко и не требует набирать данные заново.
Действительно, текстовые данные всегда останутся данными,числовые- числовыми. Даты легко конвертируются в тестовый формат и обратно.Обычно могут измениться имена полей, их длины, подписи и тип. Могут появитьсяполя подстановки, новые поля, вычисляемые поля. Но все это не означает, что уже80Глава 4введенные данные не подойдут. Их можно будет конвертировать в нужный формат.Единственное, что нужно обдумать и предусмотреть заранее, - наличие полейсчетчиков, индексных полей, полей с запретом дублирования данных.В нашем примере в таблице ТаблицаТовары можно предусмотреть следующиеполя:Имя поляФормат поляКодНаименованияСчетчик, последовательная нумерация, первичный ключНомерНакладнойЧисловое (длинное целое)НомерПоПорядкуЧисловое (цалое), номер товара в накладнойНаименованиеТекстовое, 30 символовЕдИзмТекстовое, 6 символов, поле подстановки с названиями единиц измеренияКоличествоЦенаЧисловое (длинное целое)Тип поля «Денежный», формат поли «Денежный»Поле ЕдИзм надо оформить следующим образом:1.
На бланке таблицы выберите тип данных Мастер подстановки,2. На первом шаге мастера выберите вариант «Будет введен фиксированный набор значений».3. На втором шаге мастера определите, что будет использован один столбец списка^и введите в столбце возможные и необходимые значения: шт., ящ., л, кг, т,упак., компл. и т. д.4. На третьем шаге мастера задайте подпись «ЕдИзм».Получилось поле подстановки (список) с фиксированным набором значений.Если в дальнейшем понадобиться изменить состав списка, надо открыть вкладкуПодстановка этого поля и отредактировать строку Источник строк: там возможные значения просто перечислены через запятую.Таблица получилась очень простая, все ее столбцы очевидны. Но не хватаетполя для вычисления суммы.
Для этого надо построить запрос.4.2. Запрос с вычисляемым полемПроцесс создания запроса можно разбить на шаги.1.На вкладке Запросы щелкнем два раза значок Создание запроса в режимеконструктора.Компьютеризация данных (пример)1. В окне Добавление таблицы выберем таблицу ТаблицаТовары.3.
На бланке запроса появится наша таблица. В первой колонке бланка надо открыть список «Поле» и выбрать опцию Таблица. Товары, *, Звездочка обозначаетвсе поля таблицы. Нам надо выбрать все поля, так как заранее неизвестно, какие потребуются: например, по значению поля счетчика легко найти определенную запись е таблице, но неизвестно, захотят ли работники работать с безл и к и м и числами.4. Во втором столбце бланка в строке «Поле» введем выражение:Сумма: [Цена] * [Количество] ;Сохраним запрос, дав ему имя ЗапросТовары.В выражении слово «Сумма» определяет заголовок вычисляемого сто.юца.Двоеточие и квадратные скобки - необходимые элементы синтаксиса, Это выражение можно было бы создать и с помощью построителя выражений (командаПостроить в контекстном меню).
Бланк готового запроса показан на рис. 4.2.5.I.jji Запрос Товары : запрос на выборкуНомерНаклоДнойНомерПоПорядкуНаименование,ЕдИ>мПопеИмя таблицыСортиров «аВывод на зкранУсловие отбораТабпицаТоваоы.*Сумма: ГЦенаТТКопиместео] 'АТабгицоТсвары^«•ИЛИVРис. 4.2. Бланк запроса с вычисляемым полемВ режиме просмотра запрос выглядит, как и таблица, только добавляется новоеполе. Данные можно вводить и в таблицу, но можно создать и форму для ввода.Глава 44.3. Создание второй таблицыДля оставшейся в накладной информации надо создать отдельную таблицу.Назовем ее ТаблицаНакладные.
В ней будут такие поля:Формат поляИмя поляНомерНакладнойЧисловое (длинное целое), первичный ключДатаДата, средний формат датыФилиалТекстовое, 30 символов, поле подстановкиПоставщикТекстовое, 30 символовПоскольку филиалы своей организации известны, мы можем создать поле подстановки, чтобы оператор выбирал название филиала из списка.
На втором шагемастера подстановки (рис. 4.3) надо тоже ввести все необходимые названия. Полесоздается так же, как и для первой таблицы.Создание подстановкиВыберите значения, которые будет содержать столбец подстановки,столбцов списка и значения для каждой ячейки,Перетащите правую границу заголовка столбца на нужную ширину или ДЕщелкните ее для автоматического подбора ширины.Филиал 1 (на Пятницкой)__| Филиал 2 (на Тори«опекой)Ларек 1Склад 1Склад 2\Рис. 4.3. На втором таге мастера подстановок надо ввестинабор допустимых значений поляТеоретически так же надо поступить и с названиями поставщиков.
В продвинутом проекте названия поставщиков должны быть размещены в отдельной таблицетак, чтобы названия организаций-поставщиков не повторялись (в поле с названиемможно с помощью индексации запретить повторение значений). Такая таблица могла бы служить источником данных для поля подстановки в ТаблицаНакладные,Но, во-первых, список поставщиков нам пока неизвестен, а во-вторых, это услож-83Компьютеризация данных {пример}нило бы пример. Проще собрать все данные в таблицу, а потом проделать необходимую работу по формированию такого списка.
Если же вводить каждый раз названиепоставщика заново, может получиться так, что одно название будет записано поразному, и это создаст потом проблемы при сортировке, фильтрации и анализе данных. На данном этапе работы приходится полагаться на внимательность и добросовестность операторов. На рис. 4.4 показаны созданные запрос и таблица.Запрос Товары : запрос на выборкуКодНаименования НомерНакладясй НомерПоПоряд^ Наименование ! Ед/'зм | Количестве]! Плюшкашт.1 Хлебшт20402 Батон "Нарезной"шт403 Кока-КалаупаЦанаЗ.ООр4.00р5Д)риI.,,,,ОС .00р.16С,ООрЭТ.ООр.40[i,00pО.1 Та6лицаНакладные : таблица|НомерНакладнсй|ФилиалДата1210-окт-2003 Ларек 1Ю-окт-2003 Филиал 1 (на Пятницкой)311-ОКТ-2003 Склэд IПоставщикj*j ЗАО "Кииек"000 "Микс"ЗАО'Тортои 1[3Рис. 4.4.
Запрос и таблица для хранения информации из накладных4.4. Связывание таблицИнформация из одного документа будет распределяться по двум таблицам,поэтому их надо связать, чтобы получить возможность построить форму для ивода.Нажмем кнопку Схема данных на главной панели инструментов. В открывшемся окне Добавление таблицы щелкнем фон окна правой кнопкой мыши и припомощи команды Добавить таблицу выберем объекты ТаблицаНакладныеи ЗапросТовары. Для связывания можно использовать как таблицы, так и запросы.Панели указанных объектов появятся на схеме данных. Теперь надо перетащить полеНомерНакладноЙ из ТаблицаНакладные на одноименное поле в ЗапросТовары.Указатель мыши в конце перетаскивания должен принять вид прямоугольника.После этого автоматически откроется окно Изменение связей, в которомможно выбрать параметры связи.
Мы можем нажать кнопку Объединение и,прочитав формулировки объединения, выбрать второй вариант (всего их три).Наш выглядит так: «Объединение ВСЕХ записей из "ТаблицаНакладные" и толь-84Глава 4ко тех записей из "ЗапросТовары", в которых связанные поля совпадают». Здесь,по сути, решается вопрос, как поступить с записями, которые не попадают подусловие ооъединения (например, если в одной таблице некоторое значение поляприсутствует, а в другой - нет). Тут надо делать выбор, исходя из конкретнойзадачи. Будем считать, что ТаблицаНакладные является в данном случае «главной» таблицей. Но, строго говоря, в нашем примере этот выбор не очень критичен: на данном этапе нам бы подошел любой вариант.
В результате схемаданных приобретает вид, показанный на рис. 4.5.Схема данныхК о дНаиченованп я•НомерНакладной1НомерПоПоряд к у•Наименование;ЕдИзпУаличестеоjLJehdСуииаНоиерНякладнойФилиалПоставщикРис. 4.5. На схеме данных показана связь между таблицей и запросомNBНа схеме данных можно при помощи мыши установить размеры объектов так, чтобы все названия полей были полностью видны.4.5. Быстрое создание формыФормам в этой книге посвящена отдельная глава. Здесь мы создадим формупри помощи самых простых средств.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
