А.Ю. Гончаров Access 2003 (960524), страница 17
Текст из файла (страница 17)
Тогда надо выбрать второй вариант: «Нет, разделениепроводится вручную».Если выбрано разделение таблиц вручную, то на пятом шаге (рис. 4.12) мыдолжны создать новую таблицу. В нашем примере повторяющиеся данные находятся в поле Поставщик. Это поле надо перетащить на свободное место в окне., чтобы мастер создал еще одну таблицу. Ей надо дать имя в появившемся модальномокне. Мастер разбил исходную таблицу на две. Теперь каждый объект в нейвстречается только один раз -дублирование данных исключено. В нашем случаемастер сделал то, что сделал бы и разработчик базы данных.
В окне мастера имеется также кнопка Советы (с изображением лампочки). Нажав ее, можно получить некоторые объяснения работы мастера и рекомендации по текущимдействиям.Мастер связал две таблицы с помощью операции подстановки. Связь междудвумя таблицами носит название «многие-к-одному». Много записей изТаблица! связаны с одной записью из Таблица2. Графически «много» обозначается символом бесконечности, а «один» - соответствующей цифрой.Г лава 4Мастер позволяет автоматически разделить поля потаблицам, БослолвзоБоться этим средством?При автопатическсм разделении сохраняетсявозможность проверки и изменения состава таблиц.О Дэ» разделение полей выполняется мастерам.•^ :Нет, разделение проводится вручную.Рис.
4.11, Четвертый шаг маст'сра анализа таблицАнализ таблицКакие поля содержат повторы данных? И* следует перенести в новы* таблицы.Каждая таблица должна содержать данные об однсн предмете.Поли можно перетаскивать мышью между таблицами или для создания новыхтаблиц. Допускается переименование таблиц и определение ключевых полей.Таблица!! "$ СчетчикДиректор^Телефон\Подстаиаеяа Твблица?..;*' Анализ таблиц\г\ня таблицы:Рис. 4.12.
Пятый шаг мастера анализа таблиц91Компьютеризация данных (пример)Шестой шаг мастера (рис. 4. 1 3) позволяет исправить значения поля, если однии те же записи введены немного по-разному. В этом случае новое значение выбирается только из списка, доступного в окне. В нашем примере нужно заменить«Хлебзавод 2» на «Хлебозавод № 2».Анализ таблицИсправление опечаток для таблицы 'Таблица?'.("Qы записи с очень похожими значениями, Если записи относятся к №Ю1чу предмет1^,! значения попей должны точно совпадать, чтобы избежать ошибок обработки данных,Намечены следующие исправления. Длят изменения выберите значение из списка. Они будутi выполнены при создании новых табпии.
Чтобы оставить запись Б ее текущем виде выберите б:списке "Оставить как есть" или оставите исправление пустым.:ЗАО Баранки'ЗАО "Тортом"ЭДО "Хлеб11Хлебзавод 2Хлебозавод № I(Оставить как есть,База 6ООО "Микс"Продуктовая 6аз=Хлебозавод № г< НазадДалеРис. 4.13. Шестой шаг мастера анализа таблицНа рис. 4.14 показан седьмой, последний шаг мастера анализа таблиц. Здесьможно разрешить создание запроса, заменяющего исходную таблицу, которая будетпереименована, а запрос получит ее имя. В нашем примере таблица получит название ТаблицаПоставщики_СТАРАЯ. Если таблица использована в базе данных(например, для создания формы), то теперь ее заменит запрос, и работа базы данных не нарушится.В результате работы мастера мы получили таблицу, изображенную на рис. 4.15.В ней название каждой организации-поставщика встречается только один раз.Такую таблицу можно использовать как справочник названий и связыватьс другими таблицами.
В режиме конструктора можно ввести запрет на повторениязначений поля Поставщик - после этого в таблице не появятся одинаковые названия.•Глава 4Анализ таблицУказаны все сведения, необходимые для создания стаблиц с помсщью мастера.После создания ьовы> таблиц мастер может также создать ;который расширяет возможности исходной таблицы,При создании запроса:. фориы и отчеты, основанные на исходной таблице, будутрабататс без изменений;- мастер сохранит запрос под именен исходной таблицы ипереименует саму таблицу.3 Вывести справку па работе с новой таблицей или запросом?Рис, 4.14.
Седьмой шаг мастера анализа таблицЛ Таблица? : таблицаПоставщик..ПКодБаээбЗАО "баранки"'ЗАО "Тортам"ЗАО "Хлеб"000-"МиксПродуктовая бэззХлебозавод № 1Хлебозавод №Рис. 4.15. Таблица с уникальнымизначениями поля ПоставщикКомпьютеризация данных (пример)934.7. Анализ данныхПосле того как данные внесены в таблицы, можно приступать к их анализу.Одним из самых удобных инструментов является мастер сводных таблиц. С1 водная таблица может состоять из трех частей: данных, сгруппированных, в столбцах, данных, сгруппированных в строках, и собственно тела таблицы. Кромеэтого, в таблице автоматически вычисляются итоговые значения, Результаты работы мастера целиком зависят от того, что именно выберет пользователь, поэтому рассмотрим конкретный пример, разбив его на шаги.1.Откроем вкладку Формы и щелкнем два раза значок Создание формыс помощью мастера.На первом шаге мастера выберем таблицу ТаблнцаНакладные и ее поля Датаи Поставщик.3. На втором шаге мастера выберем опцию «сводная таблица».А.
Два следующих шага мастера не имеют принципиального значения, и налюбом из них можно нажать кнопку Готово.5. После этого будет открыто окно для формирования сводной таблицы. Это самый ответственный момент: мастер не может выполнить эту работу автоматически. Поскольку мы выбрали поле с датами, у нас есть возможность сгруппировать данные за какой-либо период времени. Допустим, мы хотим получить сводку по месяцам. Раскроем в маленьком окне список Дата помесяцам и перетащим слово Месяцы в верхнюю зону (рис. 4.16).2.• ..J Таб л нцйНак ладныеПеретащите сюда поля фильтраМесяцы •Ш октШ нояё *"Перетащите Б таблицу^ ТаблицаНакладныеОбщие итоги* а д*«-.
[j] Да-а по неделям- [5] Дата по месяцамЩ КвартаныПеретащите сюда паля итогов нлк деталей<-ЩШ Дни[3 Часы[j| Минуть[5| Секунды* Ш ПоставщикДобавить вРис. 4.16. Заготовка сводной таблицы|СтрокиГлава 4946. Перетащим слово Поставщик в зону «поля итогов или деталей».7. Закроем окно Список полей сводной таблицы.8. Закроем окно формы.Та 6л ицаНаиладн ыепретащнте сюда поля фильтраМесяцы ШоктШиояПоставщик '>000 "Микс"ЗАО "Тортом"с ЗАО "Хлеб"Общие итоги:• \Поставщик - Нет итоговЗАО "Тортом"ЗАО "Хлеб"Хлебозавод №1.Рис. 4.17. Готовая форма типа «сводная таблица»Готовая таблица показана на рис. 4.17. В моем примере были данные за октябрь и ноябрь 2003 года, поэтому в сводной таблице появились только эти двамесяца.
Теперь мы можем увидеть, какие поставщики работали с фирмой в определенные месяцы. Обратите внимание, что таблица изобилует элементами управления (которые выглядят как плюсы, минусы и стрелки). С помощью ник можновыбирать различные периоды времени (например, включать разные года). В техполях, которые мы выбрали для анализа, нет числовой информации, поэтому графа «Общие итоги» появилась, но не была заполнена данными.Глава 5ЗапросыТак уж получилось, что запросы - средство отбора и сортировки данных в Access являются промежуточным звеном между, таблицами и формами.Запросы- это своеобразные виртуальные таблицы, которые, обладая всемисвойствами таблиц, на самом деле хранилищем данных не являются.
Зато с помощью запросов легко создавать вычисляемые поля. Классический пример изсферы коммерческих задач: есть колонка с количеством товаров и есть колонкас ценой единицы товара, надо создать третью колонку со стоимостью по ка.кдому виду товара.При разработке баз данных формы и отчеты можно создавать как на основетаблиц, так и на основе запросов. Я всегда рекомендую использовать в такихслучаях запросы - создавать запрос с такими же полями, как и в таблице. Дажеесли полезность запроса сразу не очевидна, потом появляется возможность, меняя его свойства, добиваться требуемых результатов.В данной главе мы используем базу данных «Борей» - пора познакомитьсяс базой данных, которую сами разработчики Access предназначили для учебы.Ее можно запустить командой Справка =э Примеры баз данных => Учебнаябаза данных «Борей» или найти в папке примеров:Program Fi!es\Microsoft Qffice\OFFICE11 \SAMPLES\bopeu.mdbВ английской версии Microsoft Office этот файл носит название Northwind.mdb.Сделайте копию файла, чтобы в процессе экспериментов не испортить исходную базу данных.iГ лава 55.1.
Мастер запросовПеред началом работы я рекомендую ознакомиться со схемой данных базы«Борей». Ее структура в чем-то похожа на структуру базы данных, которая обсуждалась в предыдущей главе. В этом нет ничего удивительного: коммерческиезадачи мало отличаются по обе стороны океана.Как правило, таблицы служат в качестве исходного материала для создания запроса. Откроем вкладку Запросы в окне базы данных и щелкнем два раза значокСоздание запроса с помощью мастера. Будет открыт мастер простых запросов.Первый шаг мастера, позволяющего построить простой запрос, показан нарис. 5.1.
На этом этапе надо выбрать таблицы, к которым будет адресован запрос,и нужные поля из этих таблиц. Мы укажем следующие поля; Фамилия и Имя изтаблицы Сотрудники, ДатаИсполнения из таблицы Заказы, Марка из таблицыТовары, КодТовара, Цена и Количество из таблицы Заказано.Создание простых запросовВыберите поля лля sanpooa.Допускается выбор нескольких таблиц или запросов,Тэбпицы и запросыТаблица; Заказано%-;Доступные полн:КооЗаказаВыбранные поля:Г^-ГП *амил|1а••"*•«•••'Имя>> | ДатаИсполнения—-—' Марка—-i КодТовараОтменаIIДалее >| |ГотовоРис.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
