А.Ю. Гончаров Access 2003 (960524), страница 14
Текст из файла (страница 14)
Необходимо только, чтобы типы данных в поляхсовпадали.Команда Исключить выделенное также обеспечивает фильтрацию записей,но в данном случае критерий фильтрации обратный - скрываются записи, значения полей которых совпадают со значениями выделенных полей (ячеек).Команда Удалить фильтр не удаляет сам использованный критерий отбора из памяти, как можно подумать, а только отменяет действие фильтра, то есть все записистановятся доступными.
Параметры фильтрации сохраняются, и снова включить режим фильтрации можно командой Применить фильтр. На панели инструментов поумолчанию и в соответствующих режимах выводится кнопка, которая меняет своеимя в зависимости от ситуации: «Применение фильтра» или «Удалить фильтр».Команда Изменить фильтр позволяет отредактировать условие отбора записей в окне обычного фильтра. По этой команде открывается окно, в котором критерий фильтрации по каждому полю представлен в виде списка. Его можнооткрыть и изменить набор значений полей или создать дополнительные спискидля тех полей., которые первоначально не использовались для задания критерияфильтрации.
Пример такого окна показан на рис, 3.10. Выражение, введенное дляполя Телефон, позволяет отобрать все строки таблицы, где в номере телефона присутствует хотя бы одна единица. Это выражение сформировано автоматическипри помощи фильтра «по выделенному» (была выделена цифра 1).
Критерийфильтрации можно определить и для любого другого поля, использовав список.Например, список для поля Название содержит значения всех названий организаций, записанных в исходную таблицу. Вкладки Или позволяют создавать дополнительные критерии. Объединение по ИЛИ в данном случае означает, что послефильтрации будут показаны совместно все записи, которые были отобраны покритериям на каждой из вкладок.Организации: фильтрstТелефонРис.
3.10. Окно редактирования фильтраПример простейшей базы данных75В некоторых случаях невозможно реализовать преимущества фильтра по выделенному или обычного фильтра. Допустим, нам надо выполнить фильтрацию пономерам записей (значению счетчика). Фильтр по выделенному нам не поможет:если значение кода можно выделить мышью, то искать его уже не надо. Преимущество обычного фильтра заключается в возможности использовать список значенийполя.
Но для поля счетчика список получится таким же длинным, как и таблица:повторяющихся значений поля нет. В подобной ситуации разумнее всего использовать поле «Фильтр для» в контекстном меню, потому что это не требует сложныхманипуляций с командами и окнами программы. Достаточно установить курсор нанужное поле и нажать правую кнопку мыши. В поле Фильтр для надо ввести нужное значение и нажать клавишу Enter. После этого фильтр сразу же приводитсяв действие. Отменить фильтрацию можно, как и в предыдущих случаях, командойУдалить фильтр.NBВ отличие от фильтра «по выделенному», «фильтр для» не можетработать по фрагменту поля и требует ввода полного значения.Например, полного названия организации.Расширенный фильтр запускается командой Записи => Фильтр => Расширенный фильтр.
Его окно показано на рис. З . П . В данном случае для фильтрациибыла автоматически выбрана единственная таблица базы данных. Это окно оченьпохоже на окно запроса в режиме конструктора (см. главу 4). Действительно,у запроса и расширенного фильтра очень много общего. Условие отбора в этомфильтре задается точно так же, как и в запросе: при помощи бланка — специальной таблицы. Как и в окне редактирования фильтра, здесь можно задать критериидля нескольких полей. Например, можно отменить режим сортировки по значениям счетчика и отсортировать таблицу по полю Название.
Режим сортировки также может быть задан в бланке: путем выбора из списка. Преимуществорасширенного фильтра - наглядность.Расширенные фильтры похожи на запросы, но между ними есть определеннаяразница. Фильтр - это свойство объекта базы данных, которое может хранитьсяв памяти компьютера. Запрос - это объект базы данных, который создается с использованием таблиц и других запросов.
Он может служить, в свою очередь, основой для создания форм или отчетов. Наконец, запрос формулируется при помощиязыка программирования (SQL), а это предполагает высокий уровень стандартиза-Глава 3Органиэ.1цннФи.ч|.тр1 : фильтр[ ТелефонJOK! НазваниеvVПопе; ЛСортировка:Условие отбора:или:ТелефонНазваниепо возрастаниеЛ,Like "*!*"V-Рис. 3.11. Окно расширенного фильтрации и классические подходы к использованию приложения. Расширенный фильтрпредставляет собой более «легковесную» конструкцию. Например, в бланкефильтра отсутствует строка «Вывод на экран», которая есть в бланке запроса, и мыне можем скрывать поля таким способом.Контекстное меню расширенного фильтра содержит команды, позволяющие преобразовывать расширенные фильтры в запросы и наоборот.Использование фильтра в сочетании с печатью - хороший способ для представления результатов своей работы.
Например, в нашем примере оператор послеобзвона всех фирм может задать соответствующее условие фильтрации по полюРезультат, чтобы отобрать только те организации, которые заинтересовались коммерческим предложением, и вывести результаты на печать.Печать объекта базы данныхДня создания распечатки в Access используются три основных инструмента,как и в других программах Office: Параметры страницы, Предварительныйпросмотр и Печать.
Назначение первой и последней команд хорошо известнопользователям, с помощью этих команд выбираются параметры распечатки.Вторая команда заслуживает некоторого обсуждения. Основная задача предварительного просмотра - выяснить, как будут располагаться данные на листе бумаги.Поэтому возникает необходимость посмотреть на распечатку в разных масштабах. Мелкий масштаб покажет, насколько плотно заполняются листы, где расположены заголовки (нехорошо, если они будут в нижней части страницы) и т. д.Пример простейшей базы данных77Крупный масштаб позволяет проверить, не выходят ли данные за край листа.Программа не выводит никаких предупреждающих сообщений, просто обрезаетданные.
В этом плане достаточно интересным представляется опция масштабаОкно. Размер страницы автоматически изменяется в зависимости от размераокна так, чтобы пользователь видел страницу целиком. Меняя размеры окна(перетаскивая край), можно быстро просмотреть страницу в разных масштабах.Другой особенностью печати является распечатка формы. Последняя, как известно, может выводиться на экран в двух режимах: в режиме формы и в табличном представлении. Распечатку тоже можно сделать в двух форматах. Нарис.
3.12 показаны оба варианта. Вид распечатки зависит от того, в каком режименаходится форма перед использованием команд печати._о! ОрганизацииСтраница: М1 ТЕЛЕФОН 1 ОК111-22-зэИ2 <№-665-еве 03111-222-333 D4DsПвО7D|Калиттип-топБУТИК"$ЕСОЫ[>НАНО"СЕВЕРНАЯ БИРЖАРУССКОЕДЕПОэкс ПРЕСС ДИАГНОЗРОСБУМТРАНСПЕСФЕМИДИ.-СЕР6МСоСКУЧЧИСТЫDi; ]Г дГ)TQ|»ИО<f>,. ОрганизацииfrsnTaoi1'—woFИ :"iL_^j!SS!!I2'ЕСТЬ[r«"gL...._1|тип-топ[^11Ёк|пив1и^ ^ Ji, !_ L "UESELкfai"c_~'_"I^_^"\_*"Рис.
3.12. Варианты предварительного просмотра формы перед печатьюГлава 4Компьютеризация данных (пример)Очень часто бывает - работает коммерческая фирма или индивидуальныйпредприниматель, и со временем накапливается большое количество финансовыхдокументов.
Когда груда бумаг достигает внушительных размеров, возникаетидея «ввести все это в компьютер». Действительно, такая работа может оказатьсяполезной: в бумагах находятся данные о поставщиках и покупателях, о проданных товарах. Провести анализ проделанной работы невозможно, не внеся вседанные в компьютер. Даже при успешном ведении бизнеса остаются открытымисамые простые вопросы, например: какие были обороты в позапрошлом году?как изменяются объемы продаж во времени и по различным товарам? кто самыйактивный поставщик? и т.
д. Кстати, учебная база данных «Борей», неоднократноупоминавшаяся на страницах этой книги, посвящена именно такой проблеме.В этой главе мы рассмотрим создание такой базы данных «с нуля» (назовем еефайл delo.mdb).4.1. Организация ввода данных. Первая таблицаИтак, мы берем, в руки документ, который является типичным образцом - носителем интересующей нас информации.
Первым делом надо организовать занесение всех данных в файл базы данных. Скорее всего, такую работу будетвыполнять оператор, так что надо будет подготовить для него «поле деятельности»: таблицы и формы.Допустим, основной объем необходимой информации сосредоточен в накладных (рис. 4.1), по которым в нашу организацию поставлялись товары. При внимательном рассмотрении документа легко понять, что. основная информациясосредоточена в таблице, из которой и состоит документ. Таблица Access должнаповторять структуру этого бланка: в ней должны быть предусмотрены соответствующие столбцы.
В процессе набора данных формат придется изменять: например, в накладных отделяют «рубли» от «копеек» дефисами, а в базе данныхКомпьютеризация данных (пример)79требуется использовать в качестве разделителя запятую. Но есть и дополнительные данные, которые не впишутся в структуру таблицы: номер накладной, информация о поставщике и потребителе, дата. Значит, потребуются другиетаблицы.Н А К Л А Д Н А Я К! 2£g'ЗАО ФЕНИКОМ000 СЕЭАРОМ, ТОЧКА 1Рис. 4.1. Типичная накладнаяДля хранения данных о проданных товарах можно создать таблицу (назовем ееТаблицаТовары) и срачу, не дожидаясь завершения проекта базы данных,поручить оператору ввод данных, чтобы не терять время.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
