110579 (616273)

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Казанский Государственный Энергетический университет

Кафедра истории, культурологии и архивоведения

Курсовая работа

по архивоведению

Современная организация и перспективы развития ведомственных архивов в РФ

Проверила:

доц. Кафедры ИКА

к.и.н. Садыкова Р.Б.

КАЗАНЬ – 2010

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива

1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды

1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива

1.3 Права и ответственность ведомственного архива

1.4 Нормативно – правовая основа работы ведомственных архивов

1.5 Современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов

ГЛАВА 2. Организация работы ведомственных архивов (на примере Центрального архива Министерства обороны РФ (ЦАМО))

2.1 Архивы вооруженных сил Российской Федерации и их задачи

2.2 Экспертиза ценности документов в ЦАМО

2.3 Использование документов в архивах

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами¹.

Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда – часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

Целью курсовой работы является изучение современной организации и перспектив развития ведомственных архивов в Российской Федерации.

На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:

1. дать определение понятию «ведомственный архив», рассмотреть виды ведомственных архивов;

2. определить функции, задачи, права и ответственность ведомственных архивов;

3. проанализировать нормативно – правовую базу деятельности ведомственного архива;

4. определить перспективы развития ведомственных архивов.

5. рассмотреть организация работы ведомственных архивов на примере Центрального архива Министерства обороны РФ (ЦАМО)

Курсовая работа состоит из двух глав. В первой главе «Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива» рассматриваются общие вопросы по организации хранения документов, законченных делопроизводством, в том числе статус, функции, задачи, права и ответственность ведомственных архивов. Во второй главе «Организация работы ведомственных архивов на примере ЦАМО» последовательно изучается комплекс мероприятий, которые проводятся в ведомственных архивах ЦАМО при работе с архивными документами.

При написании курсовой работы были использованы федеральные и республиканские законы в области архивного дела, нормативно-методические документы, регламентирующие порядок работы архивов организаций, а также журналы «Делопроизводство», «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера» и учебные пособия по архивоведению.

ГЛАВА 1. Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива

1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.²

В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

• архив организации, хранящий документы только данной организации;

• центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

• центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

• объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

• объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива

Основными задачами ведомственного архива являются³:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

• обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

• осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:

• Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;

• Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;

• Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;

• Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

• Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;

• Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

• Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;

• Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;

• Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

  • Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);

  • Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

  • Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

- Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

1.3 Права и ответственность ведомственного архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право⁴:

• требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

• контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

• запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;

• участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

• несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

• утрату и несанкционированное уничтожение документов;

• необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

• нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

1.4 Нормативно – правовая основа работы ведомственных архивов

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов⁵.

В своей работе архив организации, расположенной на территории Республики Татарстан, руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Татарстан от 13.06.1996 «Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах» (с изменениями № 63-ЗРТ от 28.07.2006), распорядительными документами руководителя организации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ, научно-методическими разработками Национального архива РТ и др.

«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы⁶:

1) основные положения;

2) состав документов архива;

Характеристики

Тип файла документ

Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.

Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.

Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.

Список файлов курсовой работы